Īsa atbilde: izmantojiet veidlapu, nevis XML redaktoru

Mazam uzņēmumam nav jāraksta XML, lai nosūtītu Peppol rēķinu. Peppol rēķins ir strukturēts datu fails, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 specifikācija. Tas nozīmē rēķinu, kura lauki ir mašīnlasāmi: dators var tos apstrādāt automātiski, nevienam manuāli neievadot skaitļus. Jūs aizpildāt parastu rēķina veidlapu savā e-rēķinu vai grāmatvedības programmatūrā: klienta vārds, summas, PVN, maksājuma termiņš. Programmatūra pati izveido XML failu un nosūta to Peppol tīklā. Ir 2026. gada 17. augusts. jaunā BIS Billing 3.0 versija kļuva obligāta, tāpēc ir vērts pārbaudīt, vai jūsu operators izmanto jaunāko validācijas noteikumu kopu.

Jūsu darbs apstājas pie parasto rēķinu datu ievadīšanas. Ja klients vai operators jums paziņo, ka rēķins "neizdevās validēt", tas nenozīmē, ka jums ir manuāli jālabo XML kods. Tas nozīmē, ka veidlapā trūkst kāda lauka vai tas ir nepareizs, un jums tas ir jāpārbauda vēlreiz.

Kas ir Peppol un kas tas nav

Peppol ir drošs tīkls, kas pārsūta strukturētus rēķinus no vienas sistēmas uz citu. Peppol pats par sevi nav programmatūra, un tā nav veidlapa, ko aizpildāt. Iedomājieties to kā rēķinu pasta pakalpojumu. Visam, kas pārvietojas šajā tīklā, ir jāievēro noteikumi. Peppol BIS Billing 3.0 noteikumi, kuros precīzi norādīts, kuri datu lauki ir nepieciešami rēķinam un kā tie ir strukturēti. Šo struktūru sauc par UBL (Universal Business Language), kas ir viens no visizplatītākajiem uz XML balstītajiem rēķinu formātiem. XML (Extensible Markup Language) ir vienkārši mašīnlasāms failu formāts, ko datori izmanto datu apmaiņai; parasti jūs to nekad neredzēsiet.

Peppol rēķins nav tas pats, kas klientam pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins, un tas nav tas pats, kas PVN deklarācijas iesniegšana nodokļu iestādē. Tie ir trīs atsevišķi pienākumi: rēķina nosūtīšana klientam, datu padarīšana mašīnlasāmus un skaitļu ziņošana valstij. Tie bieži notiek kopā, bet tam nav jābūt.

Kas jāpārbauda pirms rēķina izveidošanas

Pirms rēķina ekrāna atvēršanas veiciet tālāk norādītās darbības:

  • Vai klients ir gatavs Peppol lietošanai? Vai pircējs faktiski var saņemt Peppol rēķinus, un vai jums ir precīzs viņa Peppol ID, adrese, uz kuru rēķins ir jānosūta?
  • Pircēja atsauce vai pasūtījuma numurs: zem strāvas Peppola noteikumi, rēķinam ir nepieciešama vai nu pircēja atsauce, vai pasūtījuma numurs. Bez tās validācija neizdodas.
  • Klientam specifiski norādījumi: Daži lielāki klienti un valsts iestādes vēlas savu iekšējo kodu, nevis jūsu izdomātu atsauci. Pajautājiet klientam šo numuru tieši. Nevajag minēt.

Nosūtiet Peppol rēķinu piecos soļos

  1. Izvēlieties klientu un nosūtīšanas metodi. Programmatūrā atzīmējiet, ka rēķins tiek nosūtīts caur Peppol kanālu, nevis pa e-pastu.
  2. Pievienojiet pārdevēja un pircēja identifikatorus. Jūsu Peppol ID un klienta dati parasti tiek automātiski iegūti no klienta ieraksta.
  3. Ievadiet rindu vienības, PVN un maksājuma nosacījumus. Produkti vai pakalpojumi, cenas, PVN likme, maksājuma termiņš.
  4. Pievienojiet pircēja atsauci vai pasūtījuma numuru. Šis lauks nav obligāts.
  5. Veikt validāciju un nosūtīt. Programmatūra automātiski pārbauda rēķinu pirms tā nosūtīšanas un atzīmē visu, kas trūkst.

Kuri lauki ir svarīgāki, nekā tie izskatās?

Iztēlojieties 1200 eiro rēķinu klientam Latvijā. Summa un PVN ir pareizi, taču rēķins joprojām var tikt atgriezts, ja:

  • rēķina numurs nav unikāls un atkārto iepriekšējo numuru;
  • valūtas kods ir nepareizs vai tā trūkst;
  • PVN kategorija un likme nesakrīt (piemēram, 0% PVN bez pamatojuma);
  • pārdevēja vai pircēja identifikatorā ir drukas kļūda;
  • trūkst maksājuma informācijas, IBAN, atsauces numura vai tā ir nepareiza;
  • Pircēja atsauces vai pasūtījuma numura lauks ir tukšs.

Šis pēdējais punkts ir visizplatītākā kļūda. Peppola noteikumi, tas ir obligāts lauks, un tā neaizpildīšana ir stingras validācijas kļūme, nevis ieteikums, ko varat izlaist.

PDF faili, pielikumi un noraidīti rēķini

PDF rēķinu var lasīt persona, taču tas nav Peppol rēķins. Saskaņā ar Igaunijas Finanšu ministrijas norādījumi, e-rēķins ir mašīnlasāms fails, kas saņēmējam nav atkārtoti jāievada ar roku. Attēls vai PDF fails neatbilst šim kritērijam. Daudz programmatūras pievieno PDF kopiju strukturētajam rēķinam, lai lietotājs varētu ātri pārskatīt saturu, taču tā ir ērtība, nevis aizstājējs.

Ja rēķins nekad nenonāk līdz klientam, tā ir piegādes problēma — parasti nepareizs Peppol ID vai savienojuma problēma. Ja rēķins nonāk līdz klientam, bet sistēma to noraida, tā ir biznesa noteikumu problēma — visbiežāk trūkstoša pircēja atsauce vai nepareiza informācija kaut kur. Pirms sākat šaubīties par programmatūru, vispirms pārbaudiet šīs divas lietas.

Kas šobrīd ir spēkā Igaunijā un Latvijā, un kas gaidāms nākotnē

Igaunijā uzņēmums, kas ir reģistrējies e-uzņēmumu reģistrā kā e-rēķinu saņēmējs, no 2025. gada var pieprasīt saviem piegādātājiem nosūtīt e-rēķins, ja vien abas puses nav vienojušās citādi. Igaunija atļauj vai nu vietējo standartu, vai Eiropas standartu — Peppol, un ministrija uzņēmumiem iesaka pēdējo, jo tas tiek izmantots daudz plašāk visā ES.

Latvijas noteikumi ir stingrāki un laika grafiks ir skaidrāks. No 2025. gada 1. janvāra strukturēts e-rēķins ir obligāts darījumiem starp G2G, B2G un G2B, un no 2026. gada 1. janvāra rēķinu dati no šiem pašiem darījumiem ir jāziņo arī Valsts kasei. Valsts ieņēmumu dienests (VID). Attiecībā uz B2B darījumiem šo datu ziņošana VID joprojām ir brīvprātīga līdz 2027. gada 31. decembrim. No 2028. gada 1. janvāra gan strukturētais e-rēķins, gan tā datu ziņošana VID kļūst obligāta arī darījumiem starp Latvijas uzņēmumiem.

ES līmenī nākamais svarīgais termiņš ir 2030. gada 1. jūlijs, kad ViDA reforma, PVN digitālajā laikmetā padara e-rēķinus par noklusējuma funkciju pārrobežu B2B darījumiem. Ja jūs jau šodien sūtāt Peppol rēķinus, jūs esat gatavs šim termiņam gadiem ilgi, pirms tas kļūst par kāda cita problēmu.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai mazajam uzņēmumam ir jāraksta XML, lai nosūtītu Peppol rēķinu?

Nē, mazam uzņēmumam nav jāraksta XML. Jūs savā programmatūrā aizpildāt standarta rēķina veidlapu, un programmatūra pati izveidos XML failu un nosūtīs to, izmantojot Peppol tīklu.

Kas ir Peppols?

Peppol ir drošs rēķinu datu apmaiņas tīkls. Tā nav programmatūra, bet gan pasta pakalpojums, kas piegādā strukturētus rēķinus.

Kādas ir visbiežāk pieļautās kļūdas, nosūtot Peppol rēķinu?

Visbiežāk pieļautā kļūda ir pircēja atsauces vai pasūtījuma numura neesamība. Šis ir obligāts lauks, un tā neesamība radīs validācijas kļūdu.

Kāda ir atšķirība starp Peppol rēķinu un PDF rēķinu?

PDF rēķins ir cilvēkam lasāms, bet ne mašīnlasāms. Peppol rēķins ir strukturēts XML fails, ko datori var automātiski apstrādāt.