Termi „PEPPOL-yhteensopiva” kattaa kolme eri asiaa, ja ohjelmistotoimittajat käyttävät sitä usein tarkoittamaan kaikkia kolmea yhdessä, vaikka ne ovat erillisiä asioita. Ensimmäinen on, että laskun sisältö on eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen. EN 16931 on yhteinen tietomalli, joka määrittää laskulla olevien kenttien sisällön. Toinen on, että se on Peppol BIS Billing 3.0 -säännöt (Business Interoperability Specifications), tarkempi sääntökokonaisuus, joka tarkistaa pakolliset tunnisteet ja laskelmien oikeellisuuden. Kolmas ja useimmiten unohdettu asia on varsinainen verkkoyhteys: onko ohjelmistolla Access Pointia, jonka kautta XML-tiedosto eli koneellisesti luettava strukturoitu lasku todella kulkee ostajalle, ja onko ostaja rekisteröitynyt tätä varten Peppol-verkostoon. Asiakkaalle sähköpostitse lähettämäsi PDF-lasku ei todista mitään näistä kolmesta, koska se on tavallinen tiedosto, ei Peppol-lasku. 17. elokuuta 2026 siitä tulee pakollinen. Peppol BIS -laskutusversio 3.0.21, joten kysy suoraan ohjelmistotoimittajalta, milloin ja miten tämä päivitys otetaan käyttöön.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen kuin luottaa ohjelmistotoimittajaan?

Ennen kuin päätät, että ohjelmistosi "tekee Peppolista", käy läpi nämä viisi kohtaa:

  • BIS-laskutusversio. Kysy tarkkaa numeroa, älä "tuemme Peppolia". Tällä hetkellä versio 3.0.20, mutta 17. elokuuta 2026 alkaen on pakollinen 3.0.21.
  • Vietävä strukturoitu XML. Ohjelmiston on kyettävä näyttämään varsinainen XML-tiedosto, ei vain PDF-tiedostoa.
  • Pakolliset tunnisteet ja viitteet. Laskun on sisällettävä ostajan ja myyjän sähköpostiosoite; niiden puuttuminen on kohtalokas vika. Myös ostajan viite tai tilausnumero on oltava, koska pelkkä yrityksen nimi, ALV-numero ja summa eivät riitä.
  • Validointi ilman kohtalokkaita virheitä. Pyydä vahvistusraporttia, älä lupausta.
  • Dokumentoitu lähetys- ja vastaanottoreitti. Kuka on operaattori, mitä tukiasemaa käytetään laskun siirtämiseen ja miten ostaja vastaanottaa sen?.

Mitä todisteita minun pitäisi pyytää ohjelmistotoimittajalta?

Lähetä lista suoraan ohjelmistotoimittajalle ja pidä siitä kiinni:

  • Esimerkkilasku, joka sisältää todelliset asiakastiedot XML-muodossa (omien tai testitilitietojesi perusteella).
  • Validointiraportti, josta näet, että PEPPOL-EN16931-R010 ja R020 (ostajan ja myyjän sähköpostiosoite) ja R003 (ostajan viite tai tilausnumero) läpäistään ilman kohtalokasta virhettä.
  • Sen tukiaseman nimi, jonka kautta lasku todellisuudessa lähetetään verkkoon.
  • Mitä asiakirjatyyppejä (lasku, hyvityslasku) ohjelmisto tukee ja vastaavatko ne profiilia 01 (tavallinen myyntilasku)?.
  • Kirjallinen vahvistus siitä, milloin se toteutetaan 3.0.21-päivitys. Päivitys on otettava käyttöön ennen 17. elokuuta 2026.

Jos vastaus on “meillä on Peppol-sertifiointi” ilman näitä viittä kohtaa, se on markkinointipuhetta, ei todiste. Sertifikaatti vahvistaa ohjelmiston yleiset ominaisuudet, mutta ei todista, että tilisi on määritetty, rekisteröity ja että se pystyy kommunikoimaan ostajasi kanssa.

Miten tehdä oikea testilasku?

Paras tapa varmistaa asia on lähettää aito, vähäriskinen lasku, esimerkiksi 1200 euron lasku, tutulle ostajalle, joka jo käyttää Peppolia. Selvitä ensin ostajan Peppol-tunniste eli sähköinen osoite tai heidän hyväksymänsä vastaanottokanava. Lähetä XML ohjelmistosi kautta ja kirjaa lähetystila: saapuminen, hyväksyntä, mahdollinen hylkäys. Pyydä ostajaa vahvistamaan, että lasku on saapunut heidän järjestelmäänsä luettavassa muodossa, ei vain "jotain tuli". Tämä on ainoa tapa osoittaa, että lasku todella liikkuu, eikä sitä vain viedä tiedostona.

Mitä eroja on Viron, Latvian ja Liettuan välillä?

Säännöt ovat erilaiset kolmessa maassa, eikä Peppol ole ainoa saatavilla oleva kanava missään.

Virossa kirjanpitovelvolliseksi rekisteröitynyt e-laskun vastaanottaja voi alkaen 1. heinäkuuta 2025 alkaen pyytää myyjältä verkkolaskua. Ellei toisin ole sovittu, laskun on vastattava EN 16931-1 -standardi. Tämä on sisältöstandardi, ei velvoite käyttää Peppol-verkkoa. Standardin mukainen XML ei automaattisesti takaa, että ohjelmisto voi lähettää myös laskuja Peppolin kautta.

Latviassa sinun on aloitettava 1. tammikuuta 2025 alkaen Latviassa rekisteröitynä yrityksenä laadi lasku toimitettavaksi valtion viranomaiselle strukturoituna sähköisenä laskuna. 1. tammikuuta 2026 alkaen Verkkolaskutiedot on lähetettävä myös valtion verovirastolle (SRS) G2G-, B2G- ja G2B-tapahtumissa. Tiedoston on oltava XML-muodossa, joka noudattaa Latvian kansallista standardia ja Peppol BIS Billing 3.0 -standardia, mutta Peppol-operaattorin olemassaolo sinänsä ei täytä SRS-raportointivelvoitetta, jos operaattorilla ei ole rajapintaa SRS-datan välittämiseen.

Liettuassa he vaativat SABIS-säännöt 4. helmikuuta 2025 alkaen toimittajan ostajalle lähettämän laskun on oltava standardin EN 16931-1:2017 mukainen. Lasku voidaan lähettää Peppol-verkon, SABIS-yleiskäyttöisen tietorajapinnan tai manuaalisen syötön kautta. Peppol on yksi vaihtoehto, mutta ei ainoa.

Miten säilyttää vaatimustenmukaisuus myös julkaisun jälkeen?

Koodiluettelot ja validointisäännöt muuttuvat säännöllisesti. Versio 3.0.21 tuo mukanaan uudet sähköiset osoitejärjestelmät ja määrittää määritystunnisteen, jonka on oltava täsmälleen muotoa `urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0`. Jos ohjelmistosi aikoo tukea uutta valinnaista profiilia 02, jossa laskuihin vastataan erillisellä vastausasiakirjalla, se vaatii erillisen rekisteröinnin. Normaali profiilin 01 rekisteröinti ei automaattisesti kata tätä.

Säilytä aina seuraavat todisteet vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi: validointiraportit jokaisen versiopäivityksen jälkeen, ohjelmistotoimittajan kirjallinen vahvistus siitä, että 3.0.21 on otettu käyttöön, XML-näyte varsinaisella lähetyslokilla ja ostajan kanssa käyty kirjeenvaihto, jossa vahvistetaan laskun vastaanottaminen. Tällä tavoin et jää 17. elokuuta 2026 vain toivomaan, että toimittaja on päivittänyt. Sinulla on tästä todiste paperilla.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kolmea asiaa termi "Peppol-yhteensopiva" tarkoittaa?

Ensimmäinen on laskun sisällön yhdenmukaisuus eurooppalaisen standardin EN 16931 kanssa. Toinen on Peppol BIS Billing 3.0 -sääntöjen noudattaminen. Kolmas on varsinainen verkkosiirto: onko ohjelmistolla tukiasema, jonka kautta XML-tiedosto kulkee ostajalle.

Mitä minun täytyy kysyä ohjelmistotoimittajalta ennen 17. elokuuta 2026?

Pyydä tarkkaa BIS Billing -versiota (tällä hetkellä 3.0.20, pakollinen 3.0.21 17.8.2026 alkaen), vietävää XML-tiedostoa, pakollisten tunnisteiden validointiraporttia, tukiaseman nimeä ja kirjallista vahvistusta 3.0.21-päivityksen käyttöönotosta.

Miten teen oikean testilaskun Peppolilla toimituksen varmistamiseksi?

Lähetä matalan riskin lasku (esim. 1200 EUR) ostajalle, jonka tunnet ja joka jo käyttää Peppolia. Selvitä ostajan Peppol-tunniste, lähetä XML ohjelmistosi kautta, tallenna lähetystiedot ja pyydä ostajalta vahvistus siitä, että lasku on saapunut luettavassa kunnossa heidän järjestelmäänsä.

Miten Peppolin vaatimukset eroavat toisistaan Virossa, Latviassa ja Liettuassa?

Virossa verkkolaskun vastaanottaja voi pyytää EN 16931-1 -standardin mukaista verkkolaskua 1.7.2025 alkaen, mutta Peppol ei ole pakollinen. Latviassa strukturoitu verkkolasku on pakollinen valtion viranomaisille lähetettäville laskuille 1.1.2025 alkaen, ja tiedot on lähetettävä myös SRS:lle 1.1.2026 alkaen. Liettuassa SABIS-säännöt edellyttävät EN 16931-1 -muotoa 4.2.2025 alkaen, mutta Peppol on yksi vaihtoehto, ei ainoa.