Tekoälyinen kirjanpito toimii kolmessa vaiheessa. Ensin kone lukee laskulta rakennetiedot: toimittaja, rivit, summat, ALV. Sitten se tarjoaa kirjanpidon, joka perustuu omaan historiaasi – saman toimittajan laskut ovat aiemmin menneet samalle tilille, samanlaisilla riviteksteillä varustetut kulut samaan paikkaan. Kolmanneksi varmuusaste ratkaisee, mitä seuraavaksi tapahtuu: korkean varmuuden kirjaus voidaan tehdä automaattisesti, matalan varmuuden tarjous tulee luoksesi valintamahdollisuuksineen. Tämä ei ole taikuutta, vaan kaava: järjestelmä tekee saman asian kuin kokenut kirjanpitäjä, joka tuntee tilikarttasi – vain väsymättä ja jokaisen laskun kohdalla.
Kuinka tarkka se oikeasti on?
Rehellinen vastaus: se riippuu historiastasi, ja jokainen, joka lupaa tietyn prosenttiosuuden näkemättä tietojasi, tarjoaa keskiarvon, ei sinä. Mekaniikka on kuitenkin ennustettavissa. Järjestelmä havaitsee toistuvat toimittajat (vuokra, viestintä, ohjelmistolisenssit) nopeasti, koska kaava on selkeä. Uudet toimittajat ja epätyypilliset ostokset havaitsee aluksi ihminen, ja jokainen tekemäsi korjaus opettaa mallia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tarkkuus ei ole ostohetken ominaisuus, vaan kasvukäyrä: ensimmäisen kuukauden aikana arvioit paljon, kolmantena kuukautena vähemmän, ja vakaan ostomallin myötä arvioinnista tulee otospohjainen. Se noin puolet kirjanpitäjistä käyttää jo tekoälyä, tämä käyrä on kulkenut tuhansien toimistojen läpi.
Miten virheet havaitaan?
Kolmella mekanismilla, ja ne ovat tärkeämpiä kuin tarkkuusprosentti. Luottamuskynnys: tapahtumat, joista järjestelmä ei ole varma, eivät synny hiljaa, vaan tulevat sinulle päätettäväksi. Poikkeusten korostaminen: toimittajan tavanomaisesta poikkeava määrä tai tili, jota ei ole aiemmin käytetty kyseisen toimittajan kanssa, saa merkinnän. Ja palaute korjauksista: kun muutat ehdotettua kirjausta, et korjaa yksittäistä tapahtumaa, vaan opetat säännön. Kysy kolmea asiaa jokaisesta ratkaisusta: voidaanko luottamuskynnys asettaa itse, ovatko poikkeukset erillisessä näkymässä ja opettavatko korjaukset mallia - jos jokin vastauksista on ei, katsot demoa, et työkalua.
Milloin kirjanpitoon voi luottaa?
Sitten, kun numerot kertovat niin: tarkkaile muutaman kuukauden ajan, meneekö suuri osa tarjouksista läpi muuttumattomina. Jos toistuvat toimittajamerkinnät ovat oikein viikkojen ajan ilman muutoksia, nosta niiden kynnys automaattiseksi ja pidä manuaalinen tarkistus uusille ja suurille. Kirjaus on ensimmäinen askel suuremmassa kuvassa: miten se tapahtuu? pankkien vertailu ja seuraa muuta rutiinia, näyttää automaatiosuunnitelma.