Ar B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas Latvijoje jau bus privalomas 2026 m.?
Įsivaizduokite įprastą sąskaitą faktūrą: viena Latvijos ribotos atsakomybės bendrovė (SIA) išrašo sąskaitą kitai SIA už paslaugą ar prekių siuntą. 2026 m. ši sąskaita faktūra vis dar neprivalo būti struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra – kompiuterio skaitoma sąskaitos faktūros versija, kurią apskaitos sistemos gali apdoroti automatiškai, o ne dokumentas, skirtas žmogui perskaityti. Pareiga ją naudoti atsiranda vėliau. Pagal pereinamojo laikotarpio nuostatas... Apskaitos teisė, Nuo 2028 m. sausio 1 d. kiekviena Latvijoje registruota įmonė, išrašanti sąskaitas faktūras kitai Latvijos įmonei, turės išrašyti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą ir tuo pačiu metu pateikti tos sąskaitos faktūros duomenis Valstybinei pajamų tarnybai (VID). Iš pradžių šis terminas buvo nustatytas iki 2026 m., tačiau 2025 m. birželio 12 d. įsigaliojęs pakeitimas jį atidėjo dvejiems metams.
Biudžetinėms įstaigoms, t. y. ministerijoms, savivaldybėms ir panašioms viešosioms įstaigoms, siunčiamos sąskaitos faktūros yra išrašomos kitu laiku. E. sąskaitų faktūrų išrašymas ten tapo privalomas. nuo 2025 m. sausio 1 d., o tų sąskaitų faktūrų duomenų pateikimas VID tapo privalomas nuo 2026 m. sausio 1 d.
Čia ir prasideda painiava. Žmonės pastebi 2026 m. sausio mėn. datą, susietą su viešojo sektoriaus sąskaitų faktūrų išrašymu, ir mano, kad ji taikoma visiems, darydami išvadą, kad “elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas jau yra privalomas”. Bent jau ne įprastai B2B prekybai. Apskaitos teisė nustato, kad B2B pateikimo prievolė įsigalioja 2028 m. sausio 1 d. Jame aiškiai neaprašoma, kas vyksta iki šios datos, tačiau vienintelis pagrįstas aiškinimas yra tas, kad 2026 ir 2027 m. struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų teikimas B2B sandoriams dar nėra teisinis reikalavimas.
Kaip patikrinti, ar jūsų pirkėjas yra įmonė, ar biudžetinė įstaiga?
Prieš nuspręsdami, kaip formatuoti sąskaitą faktūrą, patikrinkite, kas yra gavėjas. Jei pirkėjas yra ministerija, savivaldybė ar kita biudžetinė įstaiga, struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra jau yra vienintelė forma, kurią VID priims. VID paaiškina Ta “biudžetinė įstaiga”, kaip ji vartojama Buhalterinės apskaitos įstatyme, apima iš biudžeto finansuojamas įstaigas, išvestinius viešuosius subjektus, kurie iš dalies finansuojami iš valstybės biudžeto, ir ne iš biudžeto finansuojamas įstaigas. Konkrečios sandorio šalies registrą galite patikrinti patikrinę jos registracijos numerį Centrinės statistikos valdybos registre. Jei jūsų pirkėjas yra tiesiog SIA, AS (akcinė bendrovė) arba savarankiškai dirbantis asmuo, kitaip tariant, privati įmonė, o ne viešojo administravimo dalis, 2026 m. galite ir toliau siųsti paprastą PDF failą, ir tai visiškai teisėta.
Kas iš tikrųjų laikoma struktūrizuota elektronine sąskaita faktūra Latvijoje?
Prie el. laiško pridėtas PDF dokumentas yra skirtas asmeniui skaityti, o ne struktūrizuota el. sąskaita faktūra, kad ir kaip gerai ji atrodytų suformatuota. Sistema negali jos apdoroti automatiškai. Struktūrizuota el. sąskaita faktūra, kaip tai apibrėžia įstatymas, vietoj to yra parengiamas, siunčiamas ir gaunamas kaip kompiuterio skaitomas XML failas (teksto formatas, sukurtas programinei įrangai, o ne asmeniui skaityti), kuris atitinka Europos standartą EN 16931. Praktiškai tai reiškia, kad XML failo struktūra turi atitikti UBL 2.1 ir PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų išrašymas 3.0 specifikacijos, techninių taisyklių rinkiniai, tiksliai apibrėžiantys, kokius laukus turi turėti sąskaita faktūra ir kaip jie žymimi. Tas pats formatas jau naudojamas tarp vyriausybinių agentūrų. Jei jūsų apskaitos programinė įranga jau turi šią eksportavimo funkciją, niekas netrukdo jums ją įjungti B2B sąskaitoms faktūroms 2026 m., nors to dar nereikalauja joks įstatymas.
Kokie yra keturi praktiniai būdai siųsti B2B e. sąskaitas faktūras 2026 m.?
Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749 nustato kelis pristatymo kanalus, kuriuos galite derinti:
- Oficialus elektroninis adresas (e. adresas): valstybinė skaitmeninė pašto dėžutės paskyra, jei ją aktyvavote, nors kol kas šis būdas pirmiausia skirtas mainams su vyriausybinėmis įstaigomis, o ne tarp dviejų privačių įmonių.
- Operatorius arba PEPPOL kanalas: paslaugų teikėjas, kuris pristato XML failą gavėjui ir tuo pačiu metu gali jį perduoti VID.
- Bet kuris kitas abipusiai sutartas kanalastiesioginė dviejų apskaitos sistemų integracija arba net paprastas el. laiškas su pridėtu XML failu, jei abi pusės su tuo susitarė.
- VID EDS portalas: tai visai ne pristatymo kanalas jūsų klientui. Tai duomenų pateikimo įrankis. EDS priima tik XML failus, o ne PDF formatu, ir rankinį įkėlimą arba jo API naudotumėte tik tuo atveju, jei nuspręstumėte pateikti el. sąskaitų faktūrų duomenis VID.
Kaip el. adresas, VID ir penkių darbo dienų taisyklė taikomi B2B sąskaitoms faktūroms?
Įstatymas nenurodo, kurį kanalą dvi įmonės naudoja keisdamosi sąskaitomis faktūromis tarpusavyje. Tai yra kažkas, įmonės turi tiesiogiai susitarti. Latvija.gov.lv el. adresas šiuo metu nėra universalus B2B pasirinkimas, nes Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAA) pažymiJuridiniai asmenys, kurie nėra valstybinės institucijos, negali naudoti el. adreso bendraudami tarpusavyje. Taigi dvi privačios įmonės negali siųsti sąskaitų faktūrų tiesiogiai viena kitai per jį. Jei B2B sąskaitų faktūrų duomenys savanoriškai pasiekia VID, kadangi to nereikalaujama 2026 ar 2027 m., tai daroma per operatorių arba per EDS, ir abiem atvejais taikomas vienas pateikimo terminas: el. sąskaita faktūra turi pasiekti VID ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo dienos. Jei dėl sistemos sutrikimo vėluojama, apie tai reikia pranešti EDS ne vėliau kaip kitą darbo dieną, o sąskaitą faktūrą pateikti per tris darbo dienas nuo sutrikimo pašalinimo.
Praktinis 2026 m. kontrolinis sąrašas, skirtas pasiruošti 2028 m.
Šiandien nereikia iš naujo kurti viso sąskaitų faktūrų išrašymo proceso, bet pradėti jį likus metams iki termino taip pat nėra protinga. Protinga veiksmų tvarka:
- Paklauskite savo trijų–penkių didžiausių B2B klientų per kurį kanalą jie norėtų gauti struktūrizuotą el. sąskaitą faktūrą, jei tokį jiems siunčiate.
- Patikrinkite, ar jūsų apskaitos programinė įranga jau eksportuoja XML pagal EN 16931 standartą ir PEPPOL BIS Billing 3.0 formatą.
- Atlikti vieną bandomąjį siuntimą su vienu verslo partneriu: geriau rasti klaidas 2026 m., kai tai neprivaloma, nei 2028 m., kai to padaryti negalima.
- VID duomenų perdavimo kanalą nustatykite tik tuo atveju, jei abi pusės jį jau naudoja. Kitaip tai bus papildomas darbas be jokio pelno.
- Palaikykite PDF peržiūrą pasiekiamą klientams ir darbuotojams, kurie kasdien vis dar naudoja žmogaus skaitomas sąskaitas faktūras. XML ir PDF gali veikti kartu.
DUK
Ar 2026 m. Latvijoje bus privalomas B2B elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas?
2026 m. Latvijoje B2B elektroninės sąskaitos faktūros nebebus privalomos. Prievolė įsigalios 2028 m. sausio 1 d. Išimtis yra biudžetinės įstaigos, kurioms struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros bus privalomos jau nuo 2025 m.
Kaip patikrinti, ar pirkėjas yra B2B įmonė, ar biudžetinė įstaiga?
Patikrinkite įmonės statusą Latvijos centrinės statistikos tarnybos registre. Jei pirkėjas yra ministerija, savivaldybė ar kita biudžetinė įstaiga, e. sąskaita faktūra turi būti struktūrizuota. Jei pirkėjas yra SIA arba individuali įmonė, taikomos B2B taisyklės.
Kas laikoma struktūrizuota elektronine sąskaita faktūra Latvijoje?
Struktūrizuota el. sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas XML failas, atitinkantis EN 16931 standartą ir PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją. Prie PDF failo pridėta struktūrizuota el. sąskaita faktūra nebus nuskaitoma.
Kokios yra keturios B2B elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimo galimybės Latvijoje 2026 m.?
Galimi siuntimo kanalai: oficialus el. pašto adresas (netinka tarp dviejų privačių įmonių), operatoriaus arba PEPPOL kanalas, kiti abipusiai sutarti kanalai (pavyzdžiui, el. paštas su XML failu) ir VID EDS (duomenų pateikimo įrankis, neskirtas siųsti klientui).