Vai B2B e-rēķini Latvijā jau būs obligāti 2026. gadā?
Iztēlojieties parastu rēķinu: viena Latvijas sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) izraksta rēķinu otrai SIA par pakalpojumu vai preču piegādi. 2026. gadā šim rēķinam joprojām nav jābūt strukturēta e-rēķina veidā — mašīnlasāmas rēķina versijas veidā, ko grāmatvedības sistēmas var apstrādāt automātiski, nevis dokumenta veidā, kas paredzēts personai lasīšanai. Pienākums to izmantot rodas vēlāk. Saskaņā ar pārejas noteikumiem... Grāmatvedības likums, Sākot ar 2028. gada 1. janvāri, ikvienam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas izraksta rēķinus citam Latvijas uzņēmumam, būs jāizsniedz strukturēts e-rēķins un vienlaikus jāiesniedz šī rēķina dati Valsts ieņēmumu dienestā (VID). Šis termiņš sākotnēji bija noteikts 2026. gadā, taču grozījumi, kas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā, to atlika par diviem gadiem.
Rēķiniem, kas tiek nosūtīti budžeta iestādēm, proti, ministrijām, pašvaldībām un līdzīgām valsts iestādēm, ir atšķirīgs laika grafiks. E-rēķinu nosūtīšana tur ir bijusi obligāta. kopš 2025. gada 1. janvāra, un rēķinu datu iesniegšana VID kļuva obligāta no 2026. gada 1. janvāra.
Šeit sākas apjukums. Cilvēki pamana 2026. gada janvāra datumu, kas pievienots publiskā sektora rēķiniem, un pieņem, ka tas attiecas uz visiem, secinot, ka "e-rēķini jau ir obligāti". Tas tā nav, vismaz ne parastajā B2B tirdzniecībā. Grāmatvedības likums nosaka, ka B2B iesniegšanas pienākums jāsāk ar 2028. gada 1. janvāri. Tajā nav skaidri aprakstīts, kas notiek pirms šī datuma, taču vienīgais saprātīgais skaidrojums ir tāds, ka 2026. un 2027. gadā strukturētu e-rēķinu datu iesniegšana par B2B darījumiem vēl nav juridisks pienākums.
Kā pārbaudīt, vai pircējs ir uzņēmums vai budžeta iestāde?
Pirms lēmuma pieņemšanas par rēķina formatēšanu pārbaudiet, kas ir saņēmējs. Ja pircējs ir ministrija, pašvaldība vai cita budžeta iestāde, strukturēts e-rēķins jau ir vienīgā forma, ko VID pieņems. VID skaidro Šis termins "budžeta iestāde" Grāmatvedības likuma izpratnē aptver no budžeta finansētas struktūras, atvasinātas publiskas personas, kuras daļēji finansē no valsts budžeta, un no budžeta nefinansētas iestādes. Jūs varat pārbaudīt, kur atrodas konkrēts darījuma partneris, meklējot tā reģistrācijas numuru Centrālās statistikas pārvaldes reģistrā. Ja jūsu pircējs ir vienkārši SIA, AS (akciju sabiedrība) vai pašnodarbināta persona, citiem vārdiem sakot, privāts uzņēmums, nevis valsts pārvaldes daļa, jūs varat turpināt sūtīt vienkāršu PDF failu 2026. gadā, un tas ir pilnīgi likumīgi.
Kas īsti tiek uzskatīts par strukturētu e-rēķinu Latvijā?
E-pastam pievienots PDF fails ir dokuments, kas paredzēts lasīšanai, nevis strukturēts e-rēķins, lai cik labi tas izskatītos formatēts. Sistēma to nevar apstrādāt automātiski. Strukturēts e-rēķins, kā to definē likums, tā vietā tiek sagatavots, nosūtīts un saņemts kā mašīnlasāms XML fails (teksta formāts, kas izveidots programmatūrai tiešai lasīšanai, nevis personai), kas atbilst Eiropas standartam EN 16931. Praksē tas nozīmē, ka XML faila struktūrai ir jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijas, tehnisko noteikumu kopas, kas precīzi nosaka, kuriem laukiem jābūt iekļautiem rēķinā un kā tie tiek apzīmēti. Tas pats formāts jau darbojas starp valdības iestādēm. Ja jūsu grāmatvedības programmatūrai jau ir šī eksporta funkcija, nekas neliedz jums to ieslēgt B2B rēķiniem 2026. gadā, pat ja neviens likums to vēl nepieprasa.
Kādi ir četri praktiski veidi, kā nosūtīt B2B e-rēķinu 2026. gadā?
Ministru kabineta noteikumi Nr. 749 nosaka vairākus piegādes kanālus, un jūs varat tos kombinēt:
- Oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese): valsts pārvaldīts digitālās pastkastes konts, ja tāds ir aktivizēts, lai gan pagaidām šis maršruts galvenokārt ir paredzēts apmaiņai ar valdības iestādēm, nevis starp diviem privātiem uzņēmumiem.
- Operators vai PEPPOL kanāls: pakalpojumu sniedzējs, kas piegādā XML failu saņēmējam un paralēli var to nodot VID.
- Jebkurš cits savstarpēji saskaņots kanālstieša integrācija starp divām grāmatvedības sistēmām vai pat vienkāršs e-pasts ar pievienotu XML failu, ja vien abas puses tam ir vienojušās.
- VID EDS portāls: šis vispār nav piegādes kanāls jūsu klientam. Tas ir datu iesniegšanas rīks. EDS pieņem tikai XML failu, nevis PDF failu, un manuālu augšupielādi vai tā API izmantotu tikai tad, ja izvēlētos iesniegt e-rēķinu datus VID.
Kā e-adrese, VID un piecu darba dienu noteikums attiecas uz B2B rēķiniem?
Likums nenosaka, kuru kanālu divi uzņēmumi izmanto rēķinu apmaiņai savā starpā. Tas ir kaut kas tāds, uzņēmumiem ir tieši jāvienojas. Latvija.gov.lv e-adrese pašlaik nav universāla B2B opcija, jo Valsts datu aizsardzības inspekcija (VDAA) norādaJuridiskas personas, kas nav valsts iestādes, nevar izmantot e-adresi saziņai savā starpā. Tātad divi privāti uzņēmumi nevar tieši sūtīt rēķinus viens otram, izmantojot to. Ja B2B rēķinu dati nonāk VID, tad, tā kā tas nav obligāti 2026. vai 2027. gadā, tas notiek vai nu ar operatora, vai EDS starpniecību, un abos gadījumos ir spēkā viens iesniegšanas termiņš: e-rēķinam jānonāk VID ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja sistēmas darbības pārtraukums rada kavēšanos, jums par to jāpaziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darba dienā un pēc tam jāiesniedz rēķins trīs darba dienu laikā pēc pārtraukuma novēršanas.
Praktisks 2026. gada kontrolsaraksts sagatavošanās darbiem 2028. gadam
Jums šodien nav jāpārveido viss rēķinu izrakstīšanas process, taču sākt to gadu pirms termiņa arī nav prātīgi. Saprātīga darbību secība:
- Pajautājiet saviem trim līdz pieciem lielākajiem B2B klientiem caur kuru kanālu viņi vēlētos saņemt strukturētu e-rēķinu, ja jūs viņiem tādu nosūtāt.
- Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības programmatūra jau eksportē XML saskaņā ar EN 16931 standartu un PEPPOL BIS Billing 3.0 formātu.
- Veikt vienu testa nosūtīšanu ar vienu biznesa partneri: labāk atrast kļūdas 2026. gadā, kad tas ir neobligāti, nekā 2028. gadā, kad tas tā nav.
- Iestatiet VID datu plūsmu tikai tad, ja abas puses to jau izmanto. Citādi tas ir papildu darbs bez atalgojuma.
- Saglabājiet PDF priekšskatījumu pieejamu klientiem un darbiniekiem, kuri ikdienā joprojām paļaujas uz cilvēkam lasāmu rēķinu. XML un PDF var darboties līdzās.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai B2B e-rēķini Latvijā būs obligāti 2026. gadā?
2026. gadā B2B e-rēķini Latvijā vairs nebūs obligāti. Pienākums stāsies spēkā 2028. gada 1. janvārī. Izņēmums ir budžeta iestādes, kurām strukturētie e-rēķini būs obligāti jau no 2025. gada.
Kā pārbaudīt, vai pircējs ir B2B uzņēmums vai budžeta iestāde?
Pārbaudiet uzņēmuma statusu Latvijas Centrālās statistikas pārvaldes reģistrā. Ja pircējs ir ministrija, pašvaldība vai cita budžeta iestāde, e-rēķinam jābūt strukturētam. Ja pircējs ir SIA vai individuālais komersants, tiek piemēroti B2B noteikumi.
Kas tiek uzskatīts par strukturētu e-rēķinu Latvijā?
Strukturēts e-rēķins ir mašīnlasāms XML fails, kas atbilst standartam EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Strukturēts e-rēķins, kas pievienots e-pastā kā PDF fails, netiks nolasīts.
Kādas ir četras B2B e-rēķinu nosūtīšanas iespējas Latvijā 2026. gadā?
Iespējamie nosūtīšanas kanāli ir: oficiālā e-pasta adrese (nav piemērota starp diviem privātiem uzņēmumiem), operatora vai PEPPOL kanāls, citi savstarpēji saskaņoti kanāli (piemēram, e-pasts ar XML failu) un VID EDS (datu iesniegšanas rīks, nav paredzēts nosūtīšanai klientam).