Onko yritysten välinen sähköinen laskutus pakollista Latviassa jo vuonna 2026?

Kuvittele tavallinen lasku: yksi latvialainen osakeyhtiö (SIA) laskuttaa toista SIA:tä palvelusta tai tavaralähetyksestä. Vuonna 2026 laskun ei vieläkään tarvitse olla strukturoitua sähköistä laskua, joka olisi koneellisesti luettava versio laskusta, jonka kirjanpitojärjestelmät voivat käsitellä automaattisesti, toisin kuin henkilön luettavaksi tarkoitettu asiakirja. Velvollisuus käyttää sellaista tulee myöhemmin. Siirtymäsäännösten nojalla... Kirjanpitolaki, 1. tammikuuta 2028 alkaen jokaisen Latviassa rekisteröidyn yrityksen, joka laskuttaa toista latvialaista yritystä, on lähetettävä strukturoitu sähköinen lasku ja samanaikaisesti toimitettava laskun tiedot valtion verohallinnolle (VID). Määräaika oli alun perin asetettu vuodelle 2026, mutta 12. kesäkuuta 2025 voimaan tullut muutos siirsi sitä kahdella vuodella eteenpäin.

Budjettilaitoksille eli ministeriöille, kunnille ja vastaaville julkisille elimille lähetetyt laskut käsitellään eri aikataululla. Siellä sähköinen laskutus on ollut pakollista 1. tammikuuta 2025 lähtien, ja laskutietojen toimittaminen VID:lle tuli pakolliseksi 1. tammikuuta 2026.

Tästä hämmennys alkaa. Ihmiset huomaavat julkisen sektorin laskutukseen liitetyn tammikuun 2026 päivämäärän ja olettavat sen koskevan kaikkia, ja päättelevät, että "sähköinen laskutus on jo pakollista". Se ei ole, ainakaan tavallisessa yritysten välisessä kaupassa. Kirjanpitolaki asettaa yritysten välisen toimitusvelvollisuuden alkavaksi 1. tammikuuta 2028. Siinä ei kuvata nimenomaisesti, mitä tapahtuu ennen kyseistä päivämäärää, mutta ainoa järkevä tulkinta on, että vuosina 2026 ja 2027 strukturoitujen verkkolaskutietojen toimittaminen yritysten välisistä tapahtumista ei ole vielä lakisääteinen vaatimus.

Miten tarkistat, onko ostajasi yritys vai budjettilaitos?

Ennen laskun muotoilun päättämistä tarkista, kuka on vastaanottaja. Jos ostaja on ministeriö, kunta tai muu budjettilaitos, strukturoitu sähköinen lasku on jo ainoa VIDin hyväksymä muoto. VID selittää Tuo "budjettilaitos" kirjanpitolain tarkoittamassa merkityksessä kattaa budjettirahoitteiset elimet, osittain valtion budjetista rahoitetut johdetut julkisyhteisöt ja muut kuin budjettirahoitteiset laitokset. Voit tarkistaa, mihin tietty vastapuoli kuuluu, etsimällä sen rekisteröintinumeron Tilastokeskuksen rekisteristä. Jos ostajasi on yksinkertaisesti SIA, AS (osakeyhtiö) tai itsenäinen ammatinharjoittaja eli yksityinen yritys eikä osa julkishallintoa, voit jatkaa tavallisen PDF-tiedoston lähettämistä vuonna 2026, ja se on täysin laillista.

Mitä Latviassa oikeastaan pidetään strukturoituna verkkolaskuna?

Sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto on tarkoitettu henkilökohtaiseen luettavaksi, eikä se ole jäsennelty verkkolasku, olipa se kuinka hyvin muotoiltu tahansa. Järjestelmä ei voi käsitellä sitä automaattisesti. Jäsennelty verkkolasku, niin kuin laki sen määrittelee, sen sijaan se valmistellaan, lähetetään ja vastaanotetaan koneellisesti luettavana XML-tiedostona (tekstimuoto, joka on suunniteltu ohjelmistojen suoraan luettavaksi, ei henkilökohtaisesti), joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että XML-tiedoston rakenteen on noudatettava UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 määritykset, tekniset säännöstöt, jotka määrittelevät tarkalleen, mitkä kentät laskun on sisällettävä ja miten ne nimetään. Sama muoto on jo käytössä valtion virastojen välillä. Jos kirjanpito-ohjelmistossasi on jo tämä vientitoiminto, mikään ei estä sinua ottamasta sitä käyttöön yritysten välisissä laskuissa vuonna 2026, vaikka mikään laki sitä vielä ei vaadikaan.

Mitkä ovat neljä käytännön tapaa lähettää B2B-verkkolasku vuonna 2026?

Hallituksen asetus nro 749 esittelee useita jakelukanavia, ja voit yhdistellä niitä:

  • Virallinen sähköinen osoite (e-address): valtion ylläpitämä digitaalinen sähköpostitili, jos olet aktivoinut sellaisen, vaikka tällä hetkellä tämä reitti on rakennettu ensisijaisesti vaihtoon valtion elinten kanssa, ei kahden yksityisen yrityksen välillä.
  • Operaattori tai PEPPOL-kanava: palveluntarjoaja, joka toimittaa XML-tiedoston vastaanottajalle ja voi samanaikaisesti välittää sen VID:lle.
  • Mikä tahansa muu yhteisesti sovittu kanavasuora integraatio kahden kirjanpitojärjestelmän välillä tai jopa pelkkä sähköposti, johon on liitetty XML-tiedosto, kunhan molemmat osapuolet ovat siitä sopineet.
  • VID:n EDS-portaaliTämä ei ole lainkaan toimituskanava asiakkaallesi. Se on tiedonlähetystyökalu. EDS hyväksyy vain XML-tiedoston, ei PDF-tiedostona, ja käyttäisit manuaalista latausta tai sen API:a vain, jos päätät lähettää verkkolaskutiedot VID:lle.

Miten sähköpostiosoite, VID ja viiden arkipäivän sääntö koskevat yritysten välisiä laskuja?

Laki ei sanele, mitä kanavaa kaksi yritystä käyttää laskujen vaihtamiseen keskenään. Se on asia, yritysten on sovittava suoraan. Latvija.gov.lv:n sähköpostiosoite ei tällä hetkellä ole yleinen yritysten välinen vaihtoehto, koska Valtion tietosuojavaltuutettu (VDAA) toteaaOikeushenkilöt, jotka eivät ole valtion laitoksia, eivät voi käyttää sähköpostiosoitetta kommunikointiin keskenään. Kaksi yksityistä yritystä ei siis voi lähettää laskuja suoraan toisilleen sen kautta. Jos B2B-laskutiedot päätyvät VIDiin, se tapahtuu vapaaehtoisesti, koska sitä ei vaadita vuosina 2026 tai 2027, joko operaattorin tai EDS:n kautta, ja molempiin suuntiin sovelletaan yhtä määräaikaa: verkkolaskun on saavuttava VID viimeistään viiden arkipäivän kuluessa lähetyspäivästä. Jos järjestelmäkatkos aiheuttaa viivästyksen, sinun on ilmoitettava siitä EDS:lle viimeistään seuraavana arkipäivänä ja lähetettävä lasku kolmen arkipäivän kuluessa katkoksen korjaamisesta.

Käytännönläheinen tarkistuslista vuodelle 2026 vuoteen 2028 valmistautumiseen

Sinun ei tarvitse rakentaa koko laskutusprosessiasi uudelleen tänään, mutta aloittaminen vuotta ennen määräaikaa ei ole myöskään fiksua. Järkevä toimintajärjestys:

  1. Kysy kolmelta viideltä suurimmalta B2B-asiakkaaltasi minkä kanavan kautta he haluaisivat strukturoidun verkkolaskun toimitettavan, jos lähetät heille sellaisen.
  2. Tarkista, viekö kirjanpito-ohjelmistosi jo XML-tiedostot standardin EN 16931 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 -formaatin mukaisesti.
  3. Suorita yksi testilähetys yhden liikekumppanin kanssa: on parempi löytää virheet vuonna 2026, kun se on valinnaista, kuin vuonna 2028, kun se ei ole.
  4. Aseta VID-tiedonsyöttö vain, jos molemmat osapuolet käyttävät sitä jo. Muuten se on ylimääräistä työtä ilman tuottoa.
  5. Pidä PDF-esikatselu saatavilla asiakkaille ja henkilökunnan jäsenille, jotka edelleen luottavat päivittäin ihmisen luettavissa olevaan laskuun. XML ja PDF voivat toimia rinnakkain.

Usein kysytyt kysymykset

Tuleeko yritysten välinen sähköinen laskutus pakolliseksi Latviassa vuonna 2026?

Vuonna 2026 yritysten välinen sähköinen laskutus ei ole pakollista Latviassa. Velvoite tulee voimaan 1. tammikuuta 2028. Poikkeuksena ovat budjettilaitokset, joille strukturoitu sähköinen laskutus on pakollista jo vuodesta 2025 alkaen.

Miten tarkistaa, onko ostaja B2B-yritys vai budjettilaitos?

Tarkista yrityksen status Latvian tilastokeskuksen rekisteristä. Jos ostaja on ministeriö, kunta tai muu budjettilaitos, sähköisen laskun on oltava strukturoitu. Jos ostaja on SIA tai yksityisyrittäjä, sovelletaan B2B-sääntöjä.

Mitä pidetään strukturoituna e-laskuna Latviassa?

Rakenteinen verkkolasku on koneellisesti luettava XML-tiedosto, joka on EN 16931 -standardin ja PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukainen. Sähköpostiin PDF-tiedostona liitettyä rakenteista verkkolaskua ei lueta.

Mitkä ovat neljä vaihtoehtoa B2B-verkkolaskujen lähettämiseen Latviassa vuonna 2026?

Mahdollisia lähetyskanavia ovat: virallinen sähköpostiosoite (ei sovellu kahden yksityisen yrityksen välille), operaattorin tai PEPPOL-kanava, muut yhteisesti sovitut kanavat (esimerkiksi sähköposti XML-tiedostolla) ja VID EDS (tietojen lähetystyökalu, ei asiakkaalle lähettämiseen).