Czy fakturowanie elektroniczne B2B będzie już obowiązkowe na Łotwie w 2026 roku?

Wyobraź sobie zwykłą fakturę: jedna łotewska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (SIA) wystawia fakturę innej SIA za usługę lub dostawę towarów. W 2026 roku faktura ta nadal nie musi mieć formy ustrukturyzowanej e-faktury, czyli wersji faktury nadającej się do odczytu maszynowego, którą systemy księgowe mogą automatycznie przetwarzać, w przeciwieństwie do dokumentu przeznaczonego do odczytu przez człowieka. Obowiązek korzystania z takiej faktury pojawia się później. Zgodnie z przepisami przejściowymi Prawo rachunkowości, Od 1 stycznia 2028 roku każda firma zarejestrowana na Łotwie, która wystawia faktury innej firmie łotewskiej, będzie musiała wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną i jednocześnie przesłać dane z tej faktury do Urzędu Skarbowego (VID). Termin ten pierwotnie wyznaczono na 2026 rok, ale nowelizacja, która weszła w życie 12 czerwca 2025 roku, przesunęła go o dwa lata.

Faktury wysyłane do instytucji budżetowych, czyli ministerstw, gmin i podobnych organów publicznych, podlegają innym harmonogramom. Obowiązkowe jest tam wystawianie faktur elektronicznych. od 1 stycznia 2025 r., a przesyłanie danych z faktur do VID stało się obowiązkowe 1 stycznia 2026 r.

Tu zaczyna się zamieszanie. Ludzie zauważają datę stycznia 2026 roku, która jest przypisana do fakturowania w sektorze publicznym, i zakładają, że dotyczy ona wszystkich, dochodząc do wniosku, że “fakturowanie elektroniczne jest już obowiązkowe”. Tak nie jest, przynajmniej nie w przypadku zwykłego handlu B2B. Prawo rachunkowości ustala, że obowiązek przesyłania danych w ramach transakcji B2B zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2028 r. Nie opisano wprost, co będzie się działo przed tą datą, ale jedynym rozsądnym wytłumaczeniem jest to, że w latach 2026 i 2027 przesyłanie ustrukturyzowanych danych z faktur elektronicznych w przypadku transakcji B2B nie będzie jeszcze wymogiem prawnym.

Jak sprawdzić, czy odbiorcą jest firma czy instytucja budżetowa?

Zanim zdecydujesz, jak sformatować fakturę, sprawdź, kto jest jej odbiorcą. Jeśli nabywcą jest ministerstwo, gmina lub inna instytucja budżetowa, ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest jedyną formą akceptowaną przez VID. VID wyjaśnia Termin “instytucja budżetowa”, w rozumieniu ustawy o rachunkowości, obejmuje jednostki finansowane z budżetu państwa, podmioty publiczne będące pochodnymi, częściowo finansowane z budżetu państwa, oraz instytucje niefinansowane z budżetu państwa. Można sprawdzić, gdzie znajduje się konkretny kontrahent, sprawdzając jego numer rejestracyjny w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego. Jeśli Twoim odbiorcą jest po prostu spółka akcyjna (SA), przedsiębiorstwo prywatne (AS) lub osoba samozatrudniona, czyli przedsiębiorstwo prywatne, a nie jednostka administracji publicznej, możesz nadal wysyłać zwykły plik PDF w 2026 roku i jest to całkowicie legalne.

Co właściwie uznaje się za ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną na Łotwie?

Plik PDF dołączony do wiadomości e-mail to dokument przeznaczony do odczytu, a nie ustrukturyzowana faktura elektroniczna, niezależnie od tego, jak dobrze wygląda. System nie może jej przetworzyć automatycznie. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, zgodnie z definicją prawa, jest zamiast tego przygotowywany, wysyłany i odbierany jako plik XML nadający się do odczytu maszynowego (format tekstowy stworzony do bezpośredniego odczytu przez oprogramowanie, a nie przez człowieka), który jest zgodny z europejską normą EN 16931. W praktyce oznacza to, że struktura pliku XML musi być zgodna z UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0 Specyfikacje, zestawy reguł technicznych, które dokładnie określają, jakie pola musi zawierać faktura i jak są one oznaczane. To ten sam format, który jest już stosowany między agencjami rządowymi. Jeśli Twoje oprogramowanie księgowe posiada już tę funkcję eksportu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby włączyć ją dla faktur B2B w 2026 roku, mimo że nie jest to jeszcze wymagane przez prawo.

Jakie są cztery praktyczne sposoby wysyłania faktur elektronicznych B2B w 2026 roku?

Rozporządzenie Gabinetowe nr 749 udostępnia kilka kanałów dostaw, które możesz dowolnie łączyć i dopasowywać:

  • Oficjalny adres elektroniczny (e-adrese): państwowe konto poczty elektronicznej, jeśli je aktywowałeś, aczkolwiek na razie ta droga jest przeznaczona głównie do wymiany informacji z instytucjami rządowymi, a nie między dwiema prywatnymi firmami.
  • Operator lub kanał PEPPOL:dostawca usług, który dostarcza plik XML odbiorcy i równolegle może przekazać go do VID.
  • Każdy inny kanał uzgodniony na zasadzie wzajemności:bezpośrednia integracja dwóch systemów księgowych, a nawet zwykły e-mail z dołączonym plikiem XML, o ile obie strony się na to zgodzą.
  • Portal EDS firmy VID:To wcale nie jest kanał dostarczania informacji do klienta. To narzędzie do przesyłania danych. EDS akceptuje tylko pliki XML, a nie w formacie PDF, a ręczne przesyłanie danych lub korzystanie z interfejsu API będzie konieczne tylko wtedy, gdy zdecydujesz się przesłać dane z faktury elektronicznej do VID.

Jak adres e-mail, VID i zasada pięciu dni roboczych mają się do faktur B2B?

Prawo nie określa, z którego kanału korzystają dwie firmy do wymiany faktur między sobą. To coś firmy muszą się bezpośrednio zgodzić. Adres e-mail Latvija.gov.lv nie jest obecnie uniwersalną opcją B2B, ponieważ zauważa Państwowa Inspekcja Ochrony Danych (VDAA)Podmioty prawne, które nie są instytucjami państwowymi, nie mogą używać tego adresu e-mail do komunikacji między sobą. Oznacza to, że dwie firmy prywatne nie mogą wysyłać sobie faktur bezpośrednio za jego pośrednictwem. Jeśli dane z faktur B2B dotrą do VID, dobrowolnie, ponieważ nie będzie to wymagane w 2026 ani 2027 roku, odbywa się to za pośrednictwem operatora lub EDS, a w obu przypadkach obowiązuje jeden termin: e-faktura musi dotrzeć do VID nie później niż pięć dni roboczych od dnia jej wysłania. Jeśli awaria systemu spowoduje opóźnienie, należy powiadomić EDS najpóźniej następnego dnia roboczego, a następnie przesłać fakturę w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia awarii.

Praktyczna lista kontrolna na rok 2026, która pomoże Ci przygotować się na rok 2028

Nie musisz dziś przebudowywać całego procesu fakturowania, ale zaczynanie na rok przed terminem też nie jest mądre. Rozsądna kolejność działań:

  1. Zapytaj trzech do pięciu największych klientów B2B jakim kanałem chcieliby otrzymywać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, jeśli im ją wyślesz.
  2. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe eksportuje już pliki XML zgodnie z normą EN 16931 i formatem PEPPOL BIS Billing 3.0.
  3. Uruchom jeden test wysyłania z jednym partnerem biznesowym: lepiej znaleźć błędy w 2026 r., gdy będzie to opcjonalne, niż w 2028 r., gdy nie będzie to konieczne.
  4. Skonfiguruj kanał danych VID tylko wtedy, gdy obie strony już z niego korzystają. W przeciwnym wypadku będzie to dodatkowa praca, która nie przyniesie żadnych korzyści.
  5. Zachowaj podgląd PDF dostępny dla klientów i pracowników, którzy na co dzień nadal polegają na fakturach w formacie czytelnym dla człowieka. Pliki XML i PDF mogą być otwierane równolegle.

Często zadawane pytania

Czy fakturowanie elektroniczne B2B będzie obowiązkowe na Łotwie w 2026 roku?

W 2026 roku e-fakturowanie B2B nie będzie obowiązkowe na Łotwie. Obowiązek ten wejdzie w życie 1 stycznia 2028 roku. Wyjątkiem są instytucje budżetowe, dla których ustrukturyzowane e-fakturowanie będzie obowiązkowe już od 2025 roku.

Jak sprawdzić czy kupującym jest firma B2B czy instytucja budżetowa?

Sprawdź status firmy w rejestrze Centralnego Urzędu Statystycznego Łotwy. Jeśli kupującym jest ministerstwo, gmina lub inna instytucja budżetowa, faktura elektroniczna musi być ustrukturyzowana. Jeśli kupującym jest spółka akcyjna lub jednoosobowa działalność gospodarcza, obowiązują zasady B2B.

Co na Łotwie uważa się za ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną?

Ustrukturyzowana e-faktura to plik XML w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, zgodny z normą EN 16931 oraz specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0. Ustrukturyzowana e-faktura dołączona w formie pliku PDF do wiadomości e-mail nie zostanie odczytana.

Jakie są cztery możliwości wysyłki faktur elektronicznych B2B na Łotwie w 2026 roku?

Możliwe kanały wysyłki to: oficjalny adres e-mail (nieodpowiedni do komunikacji między dwoma prywatnymi firmami), kanał operatora lub PEPPOL, inne wspólnie uzgodnione kanały (na przykład e-mail z plikiem XML) oraz VID EDS (narzędzie do przesyłania danych, nie służące do wysyłania do klienta).