Kuriai sąskaitai faktūrai reikės XML 2026 m.?
Jei jūsų Latvijos įmonė išrašo sąskaitą faktūrą Latvijos biudžetinei įstaigai, viešosios teisės įstaigai, finansuojamai iš valstybės ar vietos valdžios biudžeto, ta sąskaita faktūra 2026 m. turi būti struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra XML formatu, o jos duomenys turi pasiekti Latvijos mokesčių administratorius VID per penkias darbo dienas nuo išsiuntimo, kaip nurodyta Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749. Jei sąskaita faktūra išrašyta užsienio komerciniam pirkėjui, tarkime, Estijos, Lietuvos ar Suomijos įmonei, ši 2026 m. vidaus prievolė jums netaikoma. VID patvirtina, kad Šiuo metu planuojama, kad tarpvalstybinis elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas su užsienio įmonėmis bus pradėtas nuo 2030 m.. Ar jūsų sąskaitai faktūrai reikalingas XML, priklauso nuo pirkėjo teisinio statuso, o ne nuo to, ar pirkėjas paprastai veikia viešajame, ar privačiame sektoriuje.
Trys datos, kurių nereikėtų painioti: 2025, 2026 ir 2028
Latvijos elektroninių sąskaitų faktūrų reforma vyksta trimis atskirais etapais, ir būtent šios datos žmonėms kelia nerimą. Pirmasis terminas: nuo 2025 m. sausio 1 d., Latvijos įmonė, išrašiusi sąskaitą faktūrą biudžetinei įstaigai kaip prekių ar paslaugų gavėjai, privalo išrašyti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Tai taikoma ne tik viešųjų pirkimų sutartims; tai taikoma kiekvienam sandoriui su ta įstaiga. Antrasis terminas: nuo 2026 m. sausio 1 d., duomenys iš tų sąskaitų taip pat turi būti siunčiami VID. Pareiga taikoma G2G, B2G ir G2B sandoriams (vyriausybės tarpusavio, įmonių ir vyriausybės bei vyriausybės verslui) tarp valstybės ir Latvijos įmonių. Trečioji data yra bendras struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų reikalavimas vidaus įmonių tarpusavio (B2B) sąskaitoms faktūroms: sąskaitoms faktūroms kitai Latvijoje registruotai įmonei. Iš pradžių tai buvo planuota 2026 m., tačiau Latvijos parlamentas Saeima atidėjo šį terminą iki... 2028 m. sausio 1 d.. Iki tos datos vis dar galite siųsti įprastą PDF sąskaitą faktūrą įprastam Latvijos verslo klientui, nereikalaujant, kad ji būtų kompiuterio skaitoma XML formato.
Biudžetinė įstaiga: patikrinkite pirkėjo statusą, o ne pavadinimą
Didžiausia praktinė klaida yra manyti, kad viskas, kas “susiję su valstybe”, automatiškai sukelia elektroninių sąskaitų faktūrų prievolę. Latvijos apskaitos įstatymas į šią kategoriją priskiria biudžetines įstaigas, viešuosius juridinius asmenis, iš dalies finansuojamus iš valstybės biudžeto, ir nebiudžetines įstaigas pagal Latvijos biudžeto ir finansų valdymo įstatymą. šios kategorijos yra išdėstytos įstatymo apibrėžimų sąraše. Tai reiškia, kad įmonė, kuriai tiesiog priklauso valstybė, pavyzdžiui, valstybinio kapitalo įmonė, veikianti komercinėmis sąlygomis, automatiškai nepatenka į šią grupę. Tai įprasta įmonė, ir jūsų sąskaita faktūra jai atitinka B2B, o ne B2G logiką.
Prieš išrašydami sąskaitą faktūrą, patikrinkite du dalykus: ar pirkėjas yra įtrauktas į valstybės ar vietos valdžios biudžetinių įstaigų sąrašą ir ar jis veikia kaip faktinis prekių ar paslaugų gavėjas jūsų sandoryje, o ne tik kaip tarpininkas. Be to, Latvijos taisyklės nenustato minimalios sąskaitos faktūros sumos ir PVM mokėtojo registracijos ribos šiam mokesčiui., taigi net 15 eurų sąskaita faktūra mažai savivaldybės įstaigai turi būti struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra.
Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą ir pranešti VID: el. pašto adresu, operatoriumi ar API?
Struktūrizuota el. sąskaita faktūra nėra el. laiškas su pridėtu PDF failu. Tai XML failas, atitinkantis UBL 2.1 standartas ir PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikacija, naudojant UBL (Universal Business Language) kaip bendrą duomenų struktūrą ir PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) kaip bendrą ES tinklą ir taisyklių rinkinį, skirtą keistis šiais failais. Sąskaitų faktūrų, skirtų Latvijos valstybės įstaigai, atveju, Ministrų kabineto reglamentas Nr. 154 Reikalaujama, kad Latvijoje registruoto tiekėjo sąskaita faktūra atitiktų konkrečiai PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją, be bendrojo Europos standarto. Tai yra privalomas duomenų formatas, tačiau tas pats reglamentas leidžia naudoti kelis pristatymo kanalus: oficialų el. pašto adresą (e-adrese, Latvijos valstybinė skaitmeninė pašto dėžutė), el. pašto adresą, paskelbtą pirkėjo svetainėje, arba kitą sutartyje sutartą kanalą. Pats PEPPOL tinklas nėra vienintelis būdas.
Bendrosios tvarkymo taisyklės yra kilusios iš Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, galioja nuo 2025 m. gruodžio 13 d. Jei elektroninėms sąskaitoms faktūroms keistis naudojate oficialų el. pašto adresą, sistema automatiškai persiunčia sąskaitą faktūrą ir su ja susijusius duomenis VID nuo 2026 m. sausio 1 d., ir jums nereikia nieko daryti atskirai. Jei jūsų įmonė naudoja kitą šalių sutartą kanalą, pavyzdžiui, sistemos integraciją ar paprastą el. paštą, įmonė pateikia e. sąskaitą faktūrą VID per EDS API arba įkelia XML formato e. sąskaitą faktūrą tiesiai į EDS, EDS yra VID elektroninė deklaravimo sistema – jos internetinis dokumentų teikimo portalas.
Penkių darbo dienų terminas: ką daryti, jei jo praleidote
Nepriklausomai nuo kanalo, galioja viena taisyklė: e. sąskaita faktūra turi pasiekti VID vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo išsiuntimo dienos. Jei tas langas užsidaro, tolesni veiksmai priklauso nuo priežasties.
O jeigu klaida yra IT sistemos gedimas?
Jei vėlavimą sukėlė sistemos gedimas, jūs arba jūsų operatorius privalote pranešti VID per EDS ne vėliau kaip kitą darbo dieną pasibaigus terminui, nurodant, kodėl pateikimas nebuvo atliktas, o tada pateikti sąskaitą faktūrą per tris darbo dienas nuo gedimo ištaisymo.
O jeigu vėlavimas turi kitą priežastį?
Dėl bet kokios kitos priežasties taip pat turite per EDS pranešti VID, kuris laikotarpis yra paveiktas ir kodėl sąskaitos faktūros nebuvo pateiktos. pateikti juos per 30 kalendorinių dienų priežasties nustatymo. Nei vienas iš šių būdų neatšaukia įsipareigojimo; jis jį tik nustumia atgal.
Užsienio pirkėjas: ko Latvija nereikalauja ir ką vis tiek reikia patikrinti
Jei jūsų klientas yra registruotas ne Latvijoje, Estijoje, Lietuvoje, Suomijoje ar kitur, šiandien taikoma kitokia logika. Latvijos vidaus B2B struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų įgaliojimas aiškiai apima sąskaitas faktūras, išrašytas kitai Latvijoje registruotai įmonei, o ne tarpvalstybinius sandorius. VID tai tiesiogiai nurodo: 2026 m. sausio 1 d. taisyklė taikoma tik Latvijoje registruotoms įmonėms, verslininkams ir valstybės ar savivaldybių įstaigoms.. Ta pati logika veikia abiem kryptimis: jei užsienio įmonė išrašo sąskaitą faktūrą Latvijos valstybės įstaigai, jai nereikia formatuoti tos sąskaitos faktūros XML formatu ar teikti jos VID.
Tai nereiškia, kad tarptautinėje sąskaitoje faktūroje dingsta visos taisyklės. Kai siunčiate sąskaitą faktūrą Suomijos ar Estijos įmonei, atskirai patikrinkite tris dalykus: ko reikalauja pirkėjo šalies įstatymai, pavyzdžiui, vietinė PVM sąskaitų faktūrų išrašymo taisyklė; ko reikalauja jūsų sutartis su pirkėju, nes kai kurie didesni klientai jau savanoriškai pageidauja PEPPOL formato sąskaitos faktūros; ir ko tikisi pirkėjo apskaitos sistema. Latvija tiesiog neverčia jūsų to daryti 2026 m.; kol kas tai lieka komerciniu pasirinkimu, o ne teisine pareiga.
| Funkcija | Latvijos biudžetinė įstaiga (2026 m.) | Užsienio komercinis pirkėjas (2026 m.) |
|---|---|---|
| Reikalinga struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra | Taip, iš 2025 m. sausio 1 d. | Nėra vietinio įgaliojimo |
| Duomenys išsiųsti į VID | Taip, iš 2026 m. sausio 1 d. | Netaikoma |
| Reikalingas standartas | UBL 2.1 + PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų išrašymas 3.0 | Pagal susitarimą, dažnai vis dar PDF formatu |
| Pateikimo terminas | 5 darbo dienos po išsiuntimo | Nėra |
| Kada tai gali pasikeisti | Vietinių B2B įgaliojimai plečiasi 2028 m. sausio 1 d. | VID svarsto tarpvalstybinį diegimą nuo 2030 m. |
Žvilgsnis į 2030 m.: Latvijos planas ir ES Vidaus plėtros programa (ViDA)
Du atskiri dalykai susikerta maždaug tuo pačiu laikotarpiu, ir nereikėtų jų mintyse sujungti į vieną terminą. Pirma, tai yra Latvijos vidaus planas, o ne jau galiojanti taisyklė: VID gairėse pažymima, kad... Privalomas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas užsienio įmonėms šiuo metu planuojamas nuo 2030 m., o artėjant tai datai tikimasi pateikti daugiau informacijos. Antra, nepriklausomai nuo Latvijos laiko juostos, ES PVM skaitmeniniame amžiuje (ViDA) paketas nuo 2030 m. liepos 1 d. įpareigoja teikti skaitmenines ataskaitas tarpvalstybiniams B2B sandoriams. visame bloke. Likusios šios sritys yra privalomos elektroninėms sąskaitoms faktūroms išrašyti ir galioja visose valstybėse narėse, įskaitant Latviją, tuo pačiu metu.
Praktinė išvada 2026 metams: jūsų sąskaitoms faktūroms Latvijos biudžetinėms įstaigoms XML ir VID pranešimai reikalingi jau dabar, jūsų sąskaitoms faktūroms Latvijos verslo partneriams tai reikės daryti nuo 2028 m., o jūsų tarptautinės sąskaitos faktūros kol kas lieka susitarimo reikalu. Latvija šiuo metu yra numačiusi 2030 m. privalomą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą užsienio įmonėms, o ES ViDA reikalavimai tarpvalstybiniams B2B sandoriams įsigalios, kaip patvirtinta, 2030 m. liepos 1 d.
DUK
What’s the difference in Latvia’s 2026 e-invoicing duty between a budget institution and a foreign buyer?
From 1 January 2026, an invoice issued to a Latvian budget institution must be a structured e-invoice in XML format, with the data reaching VID within five working days. This duty doesn’t apply to a foreign commercial client, since cross-border e-invoicing is currently planned to start only from 2030.
When does the B2B e-invoice duty take effect in Latvia in 2026?
The general domestic B2B structured e-invoice mandate was pushed back to 1 January 2028. So until 2028, you can still send an ordinary PDF invoice to a regular Latvian business client without XML format.
How do you send a structured e-invoice to a Latvian budget institution?
The invoice must conform to the UBL 2.1 standard and the PEPPOL BIS Billing 3.0 specification. For delivery, you can use the official e-address (e-adrese), an email address published on the buyer’s website, or a channel agreed in the contract. If you use the e-adrese, the system forwards the data to VID automatically.
What happens if submitting the e-invoice to VID is delayed?
If the delay is caused by an IT system failure, you must notify VID through EDS no later than the next working day and submit the invoice within three working days after the failure is resolved. For delays due to other reasons, invoices must be submitted within 30 calendar days after the reason is identified.