Kuram rēķinam 2026. gadā ir nepieciešams XML?
Ja jūsu Latvijas uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas budžeta iestādei, publisko tiesību subjektam, kas tiek finansēts no valsts vai pašvaldības budžeta, šim rēķinam 2026. gadā ir jābūt strukturētam e-rēķinam XML formātā, un tā datiem ir jāsasniedz Latvijas nodokļu iestāde VID piecu darba dienu laikā pēc nosūtīšanas, kā noteikts Ministru kabineta noteikumi Nr. 749. Ja rēķins tiek izrakstīts ārvalstu komercpircējam, piemēram, Igaunijas, Lietuvas vai Somijas uzņēmumam, šis iekšzemes 2026. gada pienākums uz jums neattiecas. VID apstiprina, ka Pārrobežu e-rēķinu sistēma ar ārvalstu uzņēmumiem pašlaik ir plānota no 2030. gada.. Tas, vai jūsu rēķinam ir nepieciešams XML, ir atkarīgs no pircēja juridiskā statusa, nevis no tā, vai pircējs parasti darbojas publiskajā vai privātajā sektorā.
Trīs datumi, kurus nevajadzētu jaukt: 2025., 2026. un 2028. gads
Latvijas e-rēķinu reforma norit trīs atsevišķos posmos, un tieši šie datumi cilvēkiem sagādā ķibeles. Pirmais termiņš: no plkst. 2025. gada 1. janvāris, Latvijas uzņēmumam, kas izraksta rēķinu budžeta iestādei kā preču vai pakalpojumu saņēmējam, ir jāizsniedz strukturēts e-rēķins. Tas neattiecas tikai uz publiskā iepirkuma līgumiem; tas attiecas uz katru darījumu ar šo iestādi. Otrais termiņš: no 2026. gada 1. janvāris, dati no šiem rēķiniem ir jānosūta arī VID. Nodoklis attiecas uz G2G, B2G un G2B darījumiem (valdības savstarpējiem, uzņēmumu savstarpējiem un valdības un uzņēmumu darījumiem) starp valsti un Latvijas uzņēmumiem. Trešais datums ir vispārējā strukturētā e-rēķina prasība iekšzemes uzņēmumu savstarpējiem (B2B) rēķiniem: rēķini citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam. Sākotnēji tas bija plānots 2026. gadā, bet Saeima, Latvijas parlaments, to atlika uz 2028. gada 1. janvāris. Līdz šim datumam jūs joprojām varat nosūtīt parastu PDF rēķinu parastam Latvijas biznesa klientam, neprasot, lai tam būtu jābūt mašīnlasāmam XML failam.
Budžeta iestāde: pārbaudiet pircēja statusu, nevis tā nosaukumu
Lielākā praktiskā kļūda ir pieņēmums, ka viss, kas ir "saistīts ar valsti", automātiski ievieš e-rēķina nodokli. Latvijas Grāmatvedības likums šajā kategorijā iedala budžeta iestādes, publiski atvasinātas juridiskas personas, kas daļēji finansētas no valsts budžeta, un ārpusbudžeta iestādes saskaņā ar Latvijas Likumu par budžetu un finanšu vadību, un šīs kategorijas ir izklāstītas likuma definīciju sarakstā.. Tas nozīmē, ka uzņēmums, kas tikai pieder valstij, piemēram, valsts kapitāla sabiedrība, kas darbojas uz komerciāliem noteikumiem, automātiski neietilpst šajā grupā. Tas ir parasts uzņēmums, un jūsu rēķins tam atbilst B2B, nevis B2G loģikai.
Pirms rēķina izrakstīšanas pārbaudiet divas lietas: vai pircējs ir iekļauts valsts vai pašvaldību budžeta iestāžu sarakstā un vai tas jūsu darījumā darbojas kā faktiskais preču vai pakalpojumu saņēmējs, nevis tikai kā starpnieks. Turklāt, Latvijas noteikumi nenosaka minimālo rēķina summu un PVN reģistrācijas slieksni šim nodoklim., tāpēc pat 15 eiro rēķinam nelielai pašvaldības iestādei ir jābūt strukturētam e-rēķinam.
Kā nosūtīt rēķinu un paziņot VID: izmantojot e-adresi, operatoru vai API?
Strukturēts e-rēķins nav e-pasts ar pievienotu PDF failu. Tas ir XML fails, kas atbilst UBL 2.1 standarts un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija, ar UBL (Universal Business Language) kā kopējo datu struktūru un PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) kā kopīgu ES tīklu un noteikumu kopumu šo failu apmaiņai. Rēķiniem, kas izrakstīti Latvijas valsts iestādei, Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 pieprasa, lai Latvijā reģistrēta piegādātāja rēķins atbilstu tieši PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai, papildus vispārējam Eiropas standartam. Tas ir obligātais datu formāts, taču tas pats regulējums pieļauj vairākus piegādes kanālus: oficiālo e-adresi (e-adrese, Latvijas valsts digitālā pastkastīte), pircēja tīmekļa vietnē publicēto e-pasta adresi vai citu līgumā saskaņotu kanālu. PEPPOL tīkls pats par sevi nav vienīgais piegādes veids.
Vispārīgie apstrādes noteikumi ir iegūti no Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, spēkā kopš 2025. gada 13. decembra. Ja e-rēķinu apmaiņai izmantojat oficiālo e-adresi, sistēma automātiski pārsūta rēķinu un ar to saistītos datus VID no 2026. gada 1. janvāra, un jums nekas atsevišķi nav jādara. Ja jūsu uzņēmums izmanto citu kanālu, par kuru puses ir vienojušās, piemēram, sistēmas integrāciju vai vienkāršu e-pastu, uzņēmums iesniedz e-rēķinu VID, izmantojot EDS API, vai augšupielādē XML formāta e-rēķinu tieši EDS., EDS ir VID Elektroniskā deklarēšanas sistēma — tās tiešsaistes iesniegšanas portāls.
Piecu darba dienu termiņš: ko darīt, ja to nokavējat
Neatkarīgi no kanāla, viens noteikums ir spēkā: e-rēķinam vienreiz jānonāk VID., ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc nosūtīšanas dienas. Ja šis logs aizveras, tālākā rīcība ir atkarīga no iemesla.
Ko darīt, ja kļūda ir IT sistēmas kļūme?
Ja kavēšanos izraisīja sistēmas kļūme, jums vai jūsu operatoram ir jāveic ne vēlāk kā nākamajā darba dienā paziņot VID, izmantojot EDS pēc termiņa beigām, norādot iesniegšanas iemeslu, un iesniedziet rēķinu trīs darbdienu laikā pēc tam, kad trūkums ir novērsts.
Ko darīt, ja kavēšanās iemesls ir cits?
Jebkura cita iemesla gadījumā jums līdzīgi jāpaziņo VID, izmantojot EDS, kurš periods ir ietekmēts un kāpēc rēķini netika iesniegti. iesniedziet tos 30 kalendāro dienu laikā cēloņa identificēšanas. Neviens no šiem veidiem neatceļ pienākumu; tas to tikai atliek atpakaļ.
Ārvalstu pircējs: ko Latvija neprasa un kas jebkurā gadījumā jāpārbauda
Ja jūsu klients ir reģistrēts ārpus Latvijas — Igaunijā, Lietuvā, Somijā vai citur, šodien piemērojama cita loģika. Latvijas iekšzemes B2B strukturēto e-rēķinu mandāts nepārprotami attiecas uz rēķiniem, kas izrakstīti citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, nevis pārrobežu darījumus. VID to norāda tieši: 2026. gada 1. janvāra noteikums attiecas tikai uz uzņēmumiem, uzņēmējiem un valsts vai pašvaldību iestādēm, kas reģistrētas Latvijā.. Tā pati loģika darbojas abos virzienos: ja ārvalstu uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas valsts iestādei, tam šis rēķins nav jāformatē XML formātā vai jāiesniedz VID.
Tas nenozīmē, ka visi noteikumi pārrobežu rēķinā pazūd. Nosūtot rēķinu Somijas vai Igaunijas uzņēmumam, pārbaudiet trīs lietas atsevišķi: ko pieprasa pircēja mītnes valsts likumi, piemēram, vietējie PVN rēķinu izrakstīšanas noteikumi; ko pieprasa jūsu līgums ar pircēju, jo daži lielāki klienti jau brīvprātīgi vēlas PEPPOL formāta rēķinu; un ko sagaida pircēja paša grāmatvedības sistēma. Latvija to jums vienkārši neuzspiež 2026. gadā; pagaidām tā joprojām ir komerciāla izvēle, nevis juridisks pienākums.
| Funkcija | Latvijas budžeta iestāde (2026) | Ārvalstu komerciālais pircējs (2026) |
|---|---|---|
| Nepieciešams strukturēts e-rēķins | Jā, no 2025. gada 1. janvāris | Nav iekšzemes mandāta |
| Dati nosūtīti VID | Jā, no 2026. gada 1. janvāris | Nav piemērojams |
| Nepieciešamais standarts | UBL 2.1 + PEPPOL BIS norēķinu sistēma 3.0 | Pēc vienošanās, bieži vien joprojām PDF formātā |
| Iesniegšanas termiņš | 5 darba dienas pēc nosūtīšanas | Neviens |
| Kad tas varētu mainīties | Vietējo B2B mandātu paplašinās 2028. gada 1. janvāris | VID apsver pārrobežu ieviešanu no 2030. gada |
Raugoties uz 2030. gadu: Latvijas plāns un ES Vides attīstības programma (ViDA)
Divas atsevišķas lietas saplūst aptuveni vienā laika posmā, un tās nevajadzētu jūsu galvā apvienot vienā termiņā. Pirmkārt, šis ir Latvijas iekšējais plāns, nevis jau spēkā esošs noteikums: VID vadlīnijās norādīts, ka... Obligāta e-rēķinu sagatavošana ārvalstu uzņēmumiem pašlaik ir plānota no 2030. gada., un sīkāka informācija ir gaidāma, tuvojoties šim datumam. Otrkārt, neatkarīgi no Latvijas laika grafika, ES PVN digitālajā laikmetā (ViDA) pakete ievieš digitālās ziņošanas prasības pārrobežu B2B darījumiem no 2030. gada 1. jūlija. visā blokā. Pārējās ir obligātas e-rēķinu sistēmas, un tās stājas spēkā visās dalībvalstīs, tostarp Latvijā, vienlaikus.
Praktiskais secinājums 2026. gadam: jūsu rēķiniem Latvijas budžeta iestādēm jau tagad ir nepieciešams XML un VID paziņojums, jūsu rēķiniem Latvijas biznesa partneriem tas būs nepieciešams no 2028. gada, un jūsu pārrobežu rēķini pagaidām joprojām ir vienošanās jautājums. Latvija pašlaik ir apņēmusies 2030. gadā ieviest obligātu e-rēķinu sistēmu ar ārvalstu uzņēmumiem, savukārt ES ViDA prasības pārrobežu B2B darījumiem stājas spēkā, kā apstiprināts, 2030. gada 1. jūlijā.
Bieži uzdotie jautājumi
What’s the difference in Latvia’s 2026 e-invoicing duty between a budget institution and a foreign buyer?
From 1 January 2026, an invoice issued to a Latvian budget institution must be a structured e-invoice in XML format, with the data reaching VID within five working days. This duty doesn’t apply to a foreign commercial client, since cross-border e-invoicing is currently planned to start only from 2030.
When does the B2B e-invoice duty take effect in Latvia in 2026?
The general domestic B2B structured e-invoice mandate was pushed back to 1 January 2028. So until 2028, you can still send an ordinary PDF invoice to a regular Latvian business client without XML format.
How do you send a structured e-invoice to a Latvian budget institution?
The invoice must conform to the UBL 2.1 standard and the PEPPOL BIS Billing 3.0 specification. For delivery, you can use the official e-address (e-adrese), an email address published on the buyer’s website, or a channel agreed in the contract. If you use the e-adrese, the system forwards the data to VID automatically.
What happens if submitting the e-invoice to VID is delayed?
If the delay is caused by an IT system failure, you must notify VID through EDS no later than the next working day and submit the invoice within three working days after the failure is resolved. For delays due to other reasons, invoices must be submitted within 30 calendar days after the reason is identified.