Która faktura wymaga XML w 2026 roku?
Jeżeli Twoja łotewska firma wystawia fakturę na łotewską instytucję budżetową, podmiot prawa publicznego finansowany z budżetu państwa lub samorządu terytorialnego, to w roku 2026 faktura ta musi być ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną w formacie XML, a jej dane muszą dotrzeć do Łotewski urząd skarbowy VID w ciągu pięciu dni roboczych od wysłania, zgodnie z postanowieniami Rozporządzenie Gabinetowe nr 749. Jeśli faktura jest wystawiona na zagranicznego nabywcę komercyjnego, np. firmę estońską, litewską lub fińską, ten krajowy obowiązek z 2026 r. nie ma do Ciebie zastosowania. VID potwierdza, że rozpoczęcie transgranicznego fakturowania elektronicznego z firmami zagranicznymi planowane jest obecnie na rok 2030. To, czy Twoja faktura wymaga formatu XML, zależy od statusu prawnego nabywcy, a nie od tego, czy działa on w sektorze publicznym czy prywatnym.
Trzy daty, których nie należy mylić: 2025, 2026 i 2028
Łotewska reforma e-fakturowania przebiega w trzech oddzielnych etapach i to właśnie te daty sprawiają ludziom trudność. Pierwszy termin: od 1 stycznia 2025 r., Łotewska firma wystawiająca fakturę instytucji budżetowej jako odbiorca towarów lub usług musi wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną. Nie dotyczy to wyłącznie zamówień publicznych; dotyczy to każdej transakcji z tą instytucją. Drugi termin: od 1 stycznia 2026 r., Dane z tych faktur muszą być również przesyłane do VID. Obowiązek ten obejmuje transakcje G2G, B2G i G2B (rząd-rząd, biznes-rząd i rząd-biznes) między państwem a łotewskimi firmami. Trzecia data to ogólny, ustrukturyzowany obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dla krajowych faktur typu business-to-business (B2B): faktur wystawianych na inną firmę zarejestrowaną na Łotwie. Pierwotnie planowano go na 2026 rok, ale Sejm, łotewski parlament, przesunął go na później. 1 stycznia 2028 r.. Do tego czasu nadal będzie można wysyłać zwykłe faktury w formacie PDF do zwykłych klientów biznesowych na Łotwie, bez wymogu, aby były to pliki XML nadające się do odczytu maszynowego.
Instytucja budżetowa: sprawdź status kupującego, a nie jego nazwę
Największym błędem praktycznym jest założenie, że wszystko, co jest “związane z państwem”, automatycznie powoduje obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. Łotewska ustawa o rachunkowości zalicza do tej kategorii instytucje budżetowe, podmioty prawne o charakterze publicznym, częściowo finansowane z budżetu państwa, oraz podmioty pozabudżetowe na mocy łotewskiej ustawy o budżecie i zarządzaniu finansami. kategorie te są wyszczególnione w wykazie definicji zawartych w ustawie. Oznacza to, że firma będąca wyłącznie własnością państwa, taka jak państwowa spółka kapitałowa działająca na zasadach komercyjnych, nie zalicza się automatycznie do tej grupy. To zwykła firma, a faktura wystawiana jej podlega logice B2B, a nie B2G.
Przed wystawieniem faktury sprawdź dwie rzeczy: czy nabywca figuruje na liście państwowych lub samorządowych instytucji budżetowych oraz czy występuje w transakcji jako faktyczny odbiorca towarów lub usług, a nie jedynie pośrednik. Ponadto, Przepisy łotewskie nie określają minimalnej kwoty faktury ani progu rejestracji VAT dla tego cła, więc nawet faktura na kwotę 15 euro wystawiona na mały urząd miejski musi być ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.
Jak wysłać fakturę i powiadomić VID: e-mail, operator czy API?
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to nie e-mail z załączonym plikiem PDF. To plik XML zgodny ze standardem Standard UBL 2.1 i specyfikacja PEPPOL BIS Billing 3.0, z UBL (Uniwersalnym Językiem Biznesowym) jako wspólną strukturą danych i PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) jako wspólną siecią UE i regulaminem wymiany tych plików. W przypadku faktur wystawianych na łotewski organ państwowy, Rozporządzenie Rady Ministrów nr 154 wymaga, aby faktura dostawcy zarejestrowanego na Łotwie spełniała specyfikację PEPPOL BIS Billing 3.0, a także ogólny standard europejski. Jest to obowiązkowy format danych, ale to samo rozporządzenie dopuszcza kilka kanałów doręczenia: oficjalny adres e-mail (e-adrese, łotewska państwowa skrzynka pocztowa), adres e-mail opublikowany na stronie internetowej kupującego lub inny kanał uzgodniony w umowie. Sieć PEPPOL nie jest jedyną drogą dotarcia do odbiorcy.
Ogólne zasady postępowania pochodzą z Rozporządzenie Gabinetowe nr 749, obowiązuje od 13 grudnia 2025 r. Jeśli korzystasz z oficjalnego adresu e-mail do wymiany e-faktur, system automatycznie przekazuje fakturę i powiązane z nią dane do VID od 1 stycznia 2026 r. i nie musisz nic robić osobno. Jeśli Twoja firma korzysta z innego kanału uzgodnionego między stronami, takiego jak integracja systemowa lub zwykła poczta e-mail, firma przesyła fakturę elektroniczną do VID za pomocą interfejsu API EDS lub przesyła fakturę elektroniczną w formacie XML bezpośrednio do EDS, EDS oznacza Elektroniczny System Deklaracji VID i jest portalem służącym do składania deklaracji online.
Termin pięciu dni roboczych: co zrobić, jeśli go przegapisz
Niezależnie od kanału obowiązuje jedna zasada: faktura elektroniczna musi raz dotrzeć do VID, nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od dnia wysłania. Jeśli to okno się zamknie, to co stanie się dalej, zależy od przyczyny.
A co jeśli błąd wynika z awarii systemu informatycznego?
Jeżeli opóźnienie spowodowane zostało awarią systemu, Ty lub Twój operator musicie powiadomić VID za pośrednictwem EDS najpóźniej następnego dnia roboczego po upływie terminu, podając przyczynę braku złożenia dokumentów, a następnie prześlij fakturę w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia uchybienia.
A co jeśli opóźnienie ma inną przyczynę?
W przypadku każdego innego powodu należy również poinformować VID za pośrednictwem EDS, który okres jest objęty i dlaczego faktury nie zostały złożone, a następnie złożyć je w ciągu 30 dni kalendarzowych zidentyfikowania przyczyny. Żadna z tych dróg nie anuluje zobowiązania, a jedynie je odsuwa.
Kupujący zagraniczny: czego nie wymaga Łotwa i co mimo wszystko należy sprawdzić
Jeśli Twój klient jest zarejestrowany poza Łotwą, w Estonii, na Litwie, w Finlandii lub gdzie indziej, dziś obowiązuje inna logika. Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych B2B na Łotwie wyraźnie obejmuje faktury wystawione na inną firmę zarejestrowaną na Łotwie, a nie transakcji transgranicznych. VID mówi o tym wprost: zasada obowiązująca od 1 stycznia 2026 r. dotyczy wyłącznie spółek, przedsiębiorców oraz instytucji państwowych i komunalnych zarejestrowanych na Łotwie. Ta sama logika działa w obie strony: jeśli zagraniczna firma wystawia fakturę łotewskiemu organowi państwowemu, nie musi formatować tej faktury do formatu XML ani przesyłać jej do VID.
Nie oznacza to, że wszystkie przepisy znikają z faktury transgranicznej. Wysyłając fakturę do fińskiej lub estońskiej firmy, sprawdź oddzielnie trzy rzeczy: czego wymaga prawo kraju nabywcy, na przykład lokalny przepis dotyczący fakturowania VAT; co wymaga Twoja umowa z nabywcą, ponieważ niektórzy więksi klienci już teraz dobrowolnie chcą otrzymywać faktury w formacie PEPPOL; oraz czego oczekuje system księgowy nabywcy. Łotwa po prostu nie będzie Cię do tego zmuszać w 2026 roku; na razie pozostaje to wyborem komercyjnym, a nie obowiązkiem prawnym.
| Funkcja | Łotewska instytucja budżetowa (2026) | Zagraniczny nabywca komercyjny (2026) |
|---|---|---|
| Wymagana ustrukturyzowana faktura elektroniczna | Tak, od 1 stycznia 2025 r. | Brak mandatu krajowego |
| Dane wysłane do VID | Tak, od 1 stycznia 2026 r. | Nie dotyczy |
| Wymagany standard | UBL 2.1 + PEPPOL BIS Billing 3.0 | Po uzgodnieniu, często nadal PDF |
| Termin składania wniosków | 5 dni roboczych po wysłaniu | Nic |
| Kiedy to może się zmienić | Rozszerza się zakres krajowego mandatu B2B 1 stycznia 2028 r. | VID rozważa wdrożenie transgraniczne od 2030 roku |
Spojrzenie w przyszłość, na rok 2030: plan Łotwy i unijna strategia ViDA
Dwa odrębne elementy zbiegają się mniej więcej w tym samym okresie i nie należy ich łączyć w myślach w jeden termin. Po pierwsze, to wewnętrzny plan Łotwy, a nie przepis już obowiązujący: wytyczne VID wskazują, że Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w przypadku firm zagranicznych ma rozpocząć się obecnie od 2030 r., a więcej szczegółów będzie dostępnych w miarę zbliżania się tej daty. Po drugie, niezależnie od harmonogramu Łotwy, UE Pakiet VAT w erze cyfrowej (ViDA) wprowadza od 1 lipca 2030 r. cyfrowe wymogi dotyczące raportowania dla transgranicznych transakcji B2B W całym bloku. Pozostałe są objęte obowiązkowym fakturowaniem elektronicznym i dotyczą wszystkich państw członkowskich, w tym Łotwy, w tym samym czasie.
Praktyczne wnioski na rok 2026: faktury wystawiane na łotewskie instytucje budżetowe już teraz wymagają powiadomień XML i VID, faktury wystawiane na łotewskich partnerów biznesowych wymagają ich od 2028 roku, a faktury transgraniczne pozostają na razie kwestią uzgodnień. Łotwa zaplanowała wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania dla firm zagranicznych na 2030 rok, a unijne wymogi ViDA dotyczące transgranicznych transakcji B2B zaczną obowiązywać, co zostało potwierdzone, 1 lipca 2030 roku.
Często zadawane pytania
Czy w 2026 r. na Łotwie będzie obowiązkowa faktura elektroniczna dla instytucji budżetowej i nabywcy zagranicznego?
Od 1 stycznia 2026 roku faktury składane do łotewskiej administracji budżetowej muszą być w ustrukturyzowanym formacie XML faktury elektronicznej, a dane muszą zostać przesłane do VID w ciągu pięciu dni roboczych. Obowiązek ten nie dotyczy zagranicznych klientów biznesowych, ponieważ transgraniczne transakcje e-fakturowe planowane są dopiero od 2030 roku.
Kiedy w 2026 roku na Łotwie wejdzie w życie obowiązek elektronicznego fakturowania B2B?
Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur B2B na Łotwie został przesunięty na 1 stycznia 2028 r. Oznacza to, że do 2028 r. faktura w formacie PDF może być wysyłana do typowych łotewskich firm bez konieczności korzystania z formatu XML.
Jak wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną do łotewskiej instytucji budżetowej?
Faktura musi być zgodna ze standardami UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0. Do wysyłki można użyć oficjalnego adresu e-mail (adres e-mail), adresu e-mail opublikowanego na stronie internetowej kupującego lub kanału uzgodnionego w umowie. W przypadku użycia adresu e-mail, system automatycznie wysyła dane do VID.
Co się stanie, jeśli przesłanie faktury elektronicznej do VID ulegnie opóźnieniu?
Jeśli opóźnienie jest spowodowane awarią systemu informatycznego, należy zgłosić to do systemu EDS najpóźniej następnego dnia roboczego, a fakturę należy przesłać w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia awarii. W przypadku opóźnień z innych przyczyn, faktury należy przesłać w ciągu 30 dni kalendarzowych od momentu ich wystąpienia.