Mikä lasku tarvitsee XML:n vuonna 2026?
Jos latvialainen yrityksesi lähettää laskun latvialaiselle budjettilaitokselle, valtion tai paikallishallinnon budjetista rahoitetulle julkisoikeudelliselle yhteisölle, laskun on oltava XML-muodossa oleva strukturoitu sähköinen lasku vuonna 2026 ja sen tietojen on saavutettava Latvian veroviranomainen VID viiden arkipäivän kuluessa lähettämisestä, kuten kohdassa on esitetty Hallituksen asetus nro 749. Jos lasku osoitetaan ulkomaiselle kaupalliselle ostajalle, esimerkiksi virolaiselle, liettualaiselle tai suomalaiselle yritykselle, tämä kotimainen vuoden 2026 velvoite ei koske sinua. VID vahvistaa, että rajat ylittävän sähköisen laskutuksen ulkomaisten yritysten kanssa on tällä hetkellä suunniteltu alkavan vuonna 2030. Laskun XML-tiedostojen tarve riippuu ostajan oikeudellisesta asemasta, ei siitä, toimiiko ostaja yleisesti julkisella vai yksityisellä sektorilla.
Kolme päivämäärää, joita ei pitäisi sekoittaa: 2025, 2026 ja 2028
Latvian sähköisen laskutuksen uudistus etenee kolmessa eri vaiheessa, ja juuri nämä päivämäärät saavat ihmiset irvistämään. Ensimmäinen määräaika: alkaen 1. tammikuuta 2025, latvialaisen yrityksen, joka lähettää laskun budjettilaitokselle tavaroiden tai palvelujen vastaanottajana, on lähetettävä strukturoitu sähköinen lasku. Tämä ei rajoitu julkisiin hankintasopimuksiin, vaan se koskee kaikkia kyseisen laitoksen kanssa tehtäviä liiketoimia. Toinen määräaika: alkaen 1. tammikuuta 2026, näiden laskujen tiedot on lähetettävä myös VID:lle. Velvollisuus kattaa G2G-, B2G- ja G2B-tapahtumat (valtion ja valtion, yritysten ja hallituksen sekä valtion ja yritysten väliset) valtion ja Latvian yritysten välillä. Kolmas päivämäärä on yleinen strukturoitujen sähköisten laskujen velvoite kotimaisille yritysten välisille (B2B) laskuille: laskut toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle. Alun perin tämän oli tarkoitus tapahtua vuonna 2026, mutta Latvian parlamentti Saeima lykkäsi sitä vuoteen 1. tammikuuta 2028. Kyseiseen päivämäärään asti voit edelleen lähettää tavallisen PDF-laskun tavalliselle latvialaiselle yritysasiakkaalle ilman vaatimusta, että sen on oltava koneellisesti luettavassa XML-muodossa.
Budjettilaitos: tarkista ostajan status, älä sen nimeä
Suurin käytännön virhe on olettaa, että kaikki "valtioon liittyvä" käynnistää automaattisesti sähköisen laskun maksuvelvollisuuden. Latvian kirjanpitolaki luokittelee tähän luokkaan budjettilaitokset, osittain valtion budjetista rahoitetut julkiset oikeushenkilöt ja Latvian budjetti- ja varainhoitolain mukaiset budjetin ulkopuoliset elimet. nämä luokat on määritelty lain määritelmäluettelossa. Tämä tarkoittaa, että pelkästään valtion omistuksessa oleva yritys, kuten kaupallisin ehdoin toimiva valtion pääomayhtiö, ei automaattisesti kuulu tähän ryhmään. Se on tavallinen yritys, ja laskusi sille noudattaa B2B-logiikkaa, ei B2G-logiikkaa.
Ennen laskun laatimista tarkista kaksi asiaa: onko ostaja valtion tai paikallishallinnon budjettilaitosten luettelossa ja toimiiko se liiketoimessasi tavaroiden tai palveluiden todellisena vastaanottajana eikä pelkästään välittäjänä. Tämän lisäksi, Latvian säännöissä ei ole asetettu vähimmäislaskun summaa eikä arvonlisäverovelvollisuuden rajaa tälle verolle., joten jopa 15 euron laskun pienelle kunnan toimistolle on oltava strukturoitu verkkolasku.
Kuinka lähettää lasku ja ilmoittaa siitä VIDille: sähköpostiosoite, operaattori vai API?
Rakenteinen sähköinen lasku ei ole sähköposti, johon on liitetty PDF-tiedosto. Se on XML-tiedosto, joka on standardin mukainen. UBL 2.1 -standardi ja PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaatio, jossa yhteinen tietorakenne on UBL (Universal Business Language) ja tiedostojen vaihtoon tarkoitettu yhteinen EU-verkosto ja sääntökirja PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Latvian valtion elimelle osoitettujen laskujen osalta, Hallituksen asetus nro 154 edellyttää, että Latviassa rekisteröidyn toimittajan lasku täyttää erityisesti PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation yleisen eurooppalaisen standardin lisäksi. Tämä on pakollinen tietomuoto, mutta sama asetus sallii useita toimituskanavia: virallisen sähköpostiosoitteen (e-adrese, Latvian valtion digitaalinen postilaatikko), ostajan verkkosivustolla julkaistun sähköpostiosoitteen tai muun sopimuksessa sovitun kanavan. PEPPOL-verkosto itsessään ei ole ainoa toimitusreitti.
Yleiset käsittelysäännöt ovat peräisin Hallituksen asetus nro 749, voimassa 13. joulukuuta 2025 alkaen. Jos käytät virallista sähköpostiosoitetta verkkolaskujen vaihtoon, järjestelmä välittää laskun ja siihen liittyvät tiedot automaattisesti VIDille 1. tammikuuta 2026 alkaen, eikä sinun tarvitse tehdä mitään erikseen. Jos yrityksesi käyttää osapuolten kesken sovittua muuta kanavaa, kuten järjestelmäintegraatiota tai tavallista sähköpostia, yritys lähettää verkkolaskun VIDille EDS-rajapinnan kautta tai lataa XML-muotoisen verkkolaskun suoraan EDS:ään, EDS on VID:n sähköinen ilmoitusjärjestelmä ja sen verkkopohjainen ilmoitusportaali.
Viiden työpäivän määräaika: mitä tehdä, jos et ehdi noudattaa sitä
Kanavasta riippumatta yksi sääntö pätee: verkkolaskun on saavuttava VID kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämisestä. Jos tuo ikkuna sulkeutuu, seuraavaksi tapahtuva riippuu syystä.
Entä jos virhe on IT-järjestelmän vika?
Jos viivästyksen aiheutti järjestelmävika, sinun tai operaattorisi on ilmoita VIDille EDS:n kautta viimeistään seuraavana arkipäivänä määräajan umpeuduttua ja mainitsemalla syy ilmoituksen jättämiseen, ja toimita lasku kolmen arkipäivän kuluessa puutteen korjaamisesta.
Entä jos viivästyksellä on jokin muu syy?
Muusta syystä sinun on samalla tavalla ilmoitettava VID:lle EDS:n kautta, mihin ajanjaksoon tämä vaikuttaa ja miksi laskuja ei ole arkistoitu. lähetä ne 30 kalenteripäivän kuluessa syyn tunnistamisesta. Kumpikaan vaihtoehto ei peruuta velvoitetta; se ainoastaan siirtää sitä taaksepäin.
Ulkomainen ostaja: mitä Latvia ei vaadi ja mitä joka tapauksessa tarkistetaan
Jos asiakkaasi on rekisteröity Latvian ulkopuolella, Virossa, Liettuassa, Suomessa tai muualla, pätee nykyään eri logiikka. Latvian kotimainen B2B-strukturoitu e-laskuvelvoite kattaa nimenomaisesti toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle osoitetut laskut, ei rajat ylittäviä liiketoimia. VID sanoo tämän suoraan: 1. tammikuuta 2026 voimaan tullut sääntö koskee vain Latviassa rekisteröityjä yrityksiä, yrittäjiä ja valtion tai kunnan laitoksia. Sama logiikka toimii molempiin suuntiin: jos ulkomainen yritys laskuttaa Latvian valtion laitosta, sen ei tarvitse muotoilla laskua XML-muotoon tai arkistoida sitä VID:iin.
Tämä ei tarkoita, että kaikki säännökset katoaisivat rajat ylittävästä laskusta. Kun lähetät laskun suomalaiselle tai virolaiselle yritykselle, tarkista erikseen kolme asiaa: mitä ostajan kotimaan laki vaatii, esimerkiksi paikallinen ALV-laskutussääntö; mitä sopimuksesi ostajan kanssa vaatii, koska jotkut suuremmat asiakkaat haluavat jo vapaaehtoisesti PEPPOL-muotoisen laskun; ja mitä ostajan oma kirjanpitojärjestelmä odottaa. Latvia ei yksinkertaisesti pakota tätä sinulle vuonna 2026; toistaiseksi se on kaupallinen valinta, ei lakisääteinen velvollisuus.
| Ominaisuus | Latvian budjettilaitos (2026) | Ulkomainen kaupallinen ostaja (2026) |
|---|---|---|
| Strukturoitu sähköinen lasku vaaditaan | Kyllä, alkaen 1. tammikuuta 2025 | Ei kotimaista toimeksiantoa |
| VIDille lähetetyt tiedot | Kyllä, alkaen 1. tammikuuta 2026 | Ei sovelleta |
| Vaadittu standardi | UBL 2.1 + PEPPOL BIS Laskutus 3.0 | Sopimuksen mukaan usein edelleen PDF-muodossa |
| Hakemisaika | 5 työpäivää lähettämisen jälkeen | Ei mitään |
| Milloin tämä voi muuttua | Kotimaan B2B-velvoite laajenee 1. tammikuuta 2028 | VID harkitsee rajat ylittävää käyttöönottoa vuodesta 2030 alkaen |
Katse vuoteen 2030: Latvian suunnitelma ja EU:n ViDA
Kaksi erillistä asiaa osuu kohdalleen suunnilleen samalle ajanjaksolle, eikä niitä pitäisi yhdistää yhdeksi määräajaksi mielessäsi. Ensinnäkin, tämä on Latvian oma sisäinen suunnitelma, ei jo voimassa oleva sääntö: VID:n ohjeistuksessa todetaan, että Pakollisen sähköisen laskutuksen ulkomaisten yritysten kanssa on tällä hetkellä suunniteltu alkavan vuonna 2030, ja lisätietoja odotetaan kyseisen päivämäärän lähestyessä. Toiseksi, Latvian omasta aikataulusta riippumatta EU:n Digitaalisen aikakauden arvonlisäveropaketti (ViDA) tuo voimaan digitaalisen raportoinnin vaatimukset rajat ylittäville yritysten välisille liiketoimille 1. heinäkuuta 2030 alkaen. koko blokissa. Nämä muut ovat pakollisia sähköisiä laskuja ja ne tulevat voimaan samanaikaisesti kaikissa jäsenvaltioissa, myös Latviassa.
Käytännön vinkki vuodelle 2026: Latvian budjettilaitoksille lähettämäsi laskut vaativat XML- ja VID-ilmoituksen jo nyt, latvialaisille liikekumppaneille lähettämäsi laskut vaativat sen vuodesta 2028 alkaen, ja rajat ylittävät laskut ovat toistaiseksi sopimusasia. Latvia on tällä hetkellä asettanut tavoitteekseen siirtyä pakolliseen sähköiseen laskutukseen ulkomaisten yritysten kanssa vuoteen 2030 mennessä, kun taas EU:n ViDA-vaatimukset rajat ylittäville yritysten välisille liiketoimille tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030.
Usein kysytyt kysymykset
What’s the difference in Latvia’s 2026 e-invoicing duty between a budget institution and a foreign buyer?
From 1 January 2026, an invoice issued to a Latvian budget institution must be a structured e-invoice in XML format, with the data reaching VID within five working days. This duty doesn’t apply to a foreign commercial client, since cross-border e-invoicing is currently planned to start only from 2030.
When does the B2B e-invoice duty take effect in Latvia in 2026?
The general domestic B2B structured e-invoice mandate was pushed back to 1 January 2028. So until 2028, you can still send an ordinary PDF invoice to a regular Latvian business client without XML format.
How do you send a structured e-invoice to a Latvian budget institution?
The invoice must conform to the UBL 2.1 standard and the PEPPOL BIS Billing 3.0 specification. For delivery, you can use the official e-address (e-adrese), an email address published on the buyer’s website, or a channel agreed in the contract. If you use the e-adrese, the system forwards the data to VID automatically.
What happens if submitting the e-invoice to VID is delayed?
If the delay is caused by an IT system failure, you must notify VID through EDS no later than the next working day and submit the invoice within three working days after the failure is resolved. For delays due to other reasons, invoices must be submitted within 30 calendar days after the reason is identified.