Latvija iki 2026 m. neįsipareigota naudoti elektroninių sąskaitų faktūrų įprastiems verslo sandoriams (B2B). Šis reikalavimas įsigalioja tik 2028 m. sausio 1 d., remiantis Latvijos įstatymo pereinamosiomis nuostatomis. Apskaitos teisė. Pasikeitė tai, kad oficialus Latvijos elektroninis adresas, žinomas kaip e. adresas (oficialā elektroniskā adrese), tapo praktišku, nemokamu kanalu siųsti elektronines sąskaitas faktūras, automatiškai teikiančiu sąskaitų faktūrų duomenis Valstybinei pajamų tarnybai (VID). Ši taisyklių dalis... įsigaliojo 2026 m. sausio 1 d.. Jei išrašote sąskaitas faktūras Latvijos vyriausybinėms įstaigoms, struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra jau yra privaloma. Jei jūsų klientas yra įprasta privati įmonė, elektroninis adresas yra vienas iš galimų būdų, tačiau tai dar nėra teisinis reikalavimas.

Kas iš tikrųjų taikoma B2B elektroninėms sąskaitoms faktūroms Latvijoje 2026 m.?

Didžiausia painiava kyla dėl to, kad Latvija vienu metu vykdo tris terminus, o ne vieną. Pasak VID elektroninių sąskaitų faktūrų puslapis, Struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas jau tapo privalomas 2025 m. sausio 1 d. verslo ir valdžios (B2G) sandoriams, t. y. Latvijos įmonei išrašant sąskaitas faktūras iš biudžeto finansuojamai viešajai įstaigai. 2026 m. sausio 1 d. buvo pridėtas antras sluoksnis: sąskaitų faktūrų duomenys iš tų pačių B2G, vyriausybės ir verslo (G2B) bei vyriausybės ir valdžios (G2G) sandorių dabar turi būti automatiškai pateikiami VID, niekam to nedarant rankiniu būdu. Įprasta B2B sąskaita faktūra, kai viena Latvijos įmonė išrašo sąskaitą kitai, lieka savanoriškai iki 2027 m. pabaigos. Tikrasis B2B įpareigojimas įsigalios tik 2028 m. sausio 1 d. Taigi praktiškai struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras ir VID duomenis galite siųsti jau 2026 m., jei norite to išvengti. Tačiau niekas negali jūsų priversti to daryti, jei tik jūsų klientas yra privati įmonė.

Su kokio tipo sąskaita faktūra iš tikrųjų susiduriate?

Prieš pasirinkdami kanalą, išsiaiškinkite, kas yra gavėjas. Sąskaita, išsiųsta valdžios institucijai (B2G) arba gauta iš jos (G2B), išrašoma pagal kitą laiką nei sąskaita faktūra tarp dviejų privačių įmonių.

B2G ir G2B sąskaitos faktūros: jau privalomos

VID paaiškina kad “vyriausybinė įstaiga” čia apima iš biudžeto finansuojamas įstaigas, iš valstybės biudžeto iš dalies finansuojamas išvestines viešąsias įstaigas ir įstaigas, kurios visiškai negauna valstybės finansavimo. Tai galite patikrinti pagal įstaigos registracijos numerį Centrinės statistikos valdybos registre. Jei jūsų klientas patenka į šią kategoriją, struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra jau yra privaloma, taškas. Jei kai kurios jūsų viešojo sektoriaus sutartys buvo pasirašytos iki 2024 m. gruodžio 31 d., taikomas pereinamasis terminas – 2026 m. sausio 1 d. vėliausiai; sena sutartis nesuteikia jums neriboto atleidimo nuo mokesčių.

Įprastos B2B sąskaitos faktūros: vis dar savanoriškos iki 2028 m.

Visa kita tarp dviejų privačių įmonių yra įprastas B2B (verslas verslui), ir būtent tai apima 2028 m. terminas.

Ką iš tikrųjų gali padaryti e. adresas, o ko negali?

eAddress yra oficiali Latvijos valstybės valdoma pašto dėžutė. Pagal įstatymą, jo tikslas – saugus elektroninis bendravimas tarp valdžios institucijų ir privačių šalių. Komerciniame registre įtrauktos įmonės privalo jį turėti, tačiau pats įstatymas aiškiai nurodo, kad jis nereglamentuoja bendravimo tarp dviejų privačių šalių, o tai reiškia, kad sąskaita faktūra, kurią viena įmonė siunčia kitai, automatiškai nepatenka į šio įstatymo bendrąją taikymo sritį. Būtent todėl reikėjo surašyti atskirą taisyklę: 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, kuris leidžia abiem sandorio šalims susitarti dėl elektroninės sąskaitos faktūros pristatymo būdo. Tai galėtų būti el. adresas, bet lygiai taip pat galėtų būti operatoriaus kanalas arba kita sutarta konfigūracija, pavyzdžiui, tiesioginis ryšys iš jūsų apskaitos programinės įrangos. Jūs ir jūsų klientas kartu nusprendžiate, kuris kanalas veikia. El. adresas nėra teisiškai privalomas vienintelis kelias. Tai vienas iš trijų leidžiamų variantų.

Kaip parengti taisyklingos struktūros elektroninę sąskaitą faktūrą?

Būtent čia dauguma verslo savininkų ir suklumpa. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kokia tvarkinga ji atrodytų, nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra.

Latvijos reikalaujamas XML formatas

VID apibrėžia struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra pagal jos failo formatą: XML (išplečiamoji žymėjimo kalba, mašininio skaitymo žymėjimo formatas), sukurta taip, kad atitiktų Latvijos nacionalinį standartą ir PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikacija, kur PEPPOL reiškia visos Europos viešųjų pirkimų internetinį tinklą. PEPPOL BIS Billing 3.0 savo ruožtu yra techninis platesnio Europos standarto EN 16931 įgyvendinimas, vadinamas pagrindine sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacija (CIUS). Paprastai tariant: tai bendras šablonas, skirtas sąskaitų faktūrų duomenims tvarkyti XML faile, kad bet kurio gavėjo sistema galėtų juos automatiškai nuskaityti be žmogaus perrašymo. Latvijos... Apskaitos teisė tą patį standartą – EN 16931-1:2017 – tiesiogiai įvardija struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros apibrėžime.

Patvirtinkite prieš siųsdami

Prieš ką nors siųsdami, patikrinkite failą. VID nukreipia įmones į Europos Komisijos elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo įrankį, kuris nustato klaidas privalomuose laukuose ir skaičiavimuose prieš tai, kai jūsų klientas arba VID išsiunčia jums visą failą.

Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą per Latvija.gov.lv elektroninį adresą?

Jei nuspręsite, kad e. adresas tinka jūsų verslui, praktinis darbo eiga atrodo taip:

  • Aktyvuokite savo paskyrą: Jei jūsų įmonė registruota Latvijoje, galbūt jau turite el. adreso paskyrą arba galite ją aktyvuoti per latvia.gov.lv portalas.
  • Sukurkite arba įkelkite XML failą: naudoti apskaitos programinę įrangą, kuri gali sugeneruoti su PEPPOL BIS Billing 3.0 suderinamą XML failą, arba sukurti sąskaitą faktūrą tiesiai portalo formoje.
  • Pasirinkite vieną gavėją: remiantis paties portalo dokumentacija, vieno pranešimo el. sąskaitos priedas skirtas vienas konkretus gavėjas. Tai nėra masinio siuntimo įrankis keliems klientams vienu metu.
  • Išsiųskite jį ir leiskite VID automatiškai gauti jo kopiją: kai siunčiate per el. adresą, Oficialių elektroninių adresų informacinė sistema automatiškai persiunčia pranešimą ir jo duomenis VID.. Šio veiksmo nereikia atlikti atskirai, svarbu, kad integracija būtų atnaujinta.
  • Sekti pristatymo patvirtinimą: Patikrinkite portale, ar klientas atidarė pranešimą. Pagal el. adreso taisykles, pranešimo perskaitymas laikomas oficialiu sąskaitos faktūros gavimu.

Ar turėtumėte naudoti nemokamą el. adresą, operatorių ar EDS / API?

Reglamente Nr. 749 išvardyti trys leidžiami pristatymo kanalaieAddress – operatoriaus kanalas, integruotas su VID sistema per taikomųjų programų programavimo sąsają (API), arba paties VID elektroninio deklaravimo sistema (EDS), tiek per API, tiek per paprastą failų įkėlimo funkciją. Mažai įmonei, siunčiančiai porą dešimčių sąskaitų per mėnesį, rankinė eAddress forma yra protingas pasirinkimas. Ji nemokama, o kiekvienas pranešimas VID pasiekia automatiškai. Kai jūsų sąskaitų kiekis padidėja arba jums reikia išrašyti sąskaitas klientams, registruotiems už Latvijos ribų, verta pasidomėti operatoriumi, jau prijungtu prie VID API. Apskaitos įstatymas netrukdo jums išrašyti struktūrizuotą e. sąskaitą faktūrą įmonei, registruotai ne Latvijoje, jei abi šalys su tuo sutinka. Rankinis įkėlimas per EDS yra prasmingesnis vienkartiniams atvejams, nes EDS priima tik užbaigtą XML failą, ne PDF, ne „Excel“ skaičiuoklę. Tiesioginis ryšys su jūsų apskaitos programine įranga yra patogiausias pasirinkimas, kai apimtys išauga, tačiau tai priklauso nuo to, ar jūsų programinės įrangos tiekėjas jau yra integravęs VID el. sąskaitų faktūrų API V2.

Kaip ruošiatės 2028 m. įgaliojimams?

Kad ir kokį kanalą pasirinktumėte, visiems galioja viena taisyklė: el. sąskaita faktūra turi pasiekti VID lygiai vieną kartą, per penkias darbo dienas tą dieną, kai ją išsiunčiate. Jei naudojatės „eAddress“ ir turite dabartinę integraciją, tai įvyksta savaime. Jei naudojate operatorių arba EDS, šio termino laikymasis yra jūsų arba jūsų operatoriaus atsakomybė. Jei sistemos gedimas sutrukdo, turite apie tai pranešti EDS ne vėliau kaip kitą darbo dieną, o tada pateikti sąskaitą faktūrą per tris darbo dienas nuo gedimo ištaisymo. Iki 2028 m. verta patikrinti keturis dalykus: ar jūsų apskaitos programinė įranga iš tikrųjų gali sugeneruoti XML, kuris atitinka PEPPOL BIS Billing 3.0, ar su kiekvienu nuolatiniu klientu susitarėte dėl pristatymo kanalo, ar jūsų procesas neleidžia pateikti tos pačios sąskaitos faktūros VID du kartus ir ar archyvuojate pačius struktūrizuotus XML failus, o ne tik jų PDF formatu atvaizdavimą. Įmonėms, kurios savanoriškai susikurs šiuos įpročius 2026 ir 2027 m., nereikės nieko keisti per naktį 2028 m. sausio 1 d. Iki to laiko sistema jau veiks savarankiškai.

DUK

Ar 2026 m. Latvijos B2B elektronines sąskaitas faktūras bus privaloma teikti kaip struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras?

Standartinė B2B sąskaita faktūra tarp dviejų privačių įmonių išliks neprivaloma iki 2027 m. pabaigos. Įpareigojimas B2B įsigalios tik 2028 m. sausio 1 d.

Kada 2026 m. Latvijos įmonėms bus privalomos struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros?

Jei sąskaita faktūra susijusi su vyriausybine įstaiga (B2G) arba sąskaita faktūra gauta iš vyriausybinės įstaigos (G2B/G2G), reikalavimas taikomas pagal ankstesnius terminus. Be to, nuo 2026 m. sausio 1 d. šioms operacijoms reikalingas automatinis duomenų perdavimas į VID.

Ar e. adresas yra vienintelis leidžiamas kanalas siųsti elektronines sąskaitas faktūras Latvijoje?

Nr. 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749 leidžia šalims susitarti dėl elektroninių sąskaitų perdavimo kanalo. Leidžiama naudoti elektroninį adresą, operatoriaus kanalą ir API arba failų įkėlimą per VID EDS.

Kokio formato failą turi pateikti e. sąskaita faktūra, kad ją būtų galima siųsti į VID?

Struktūrizuota el. sąskaita faktūra turi būti XML formatu ir atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) specifikaciją. PDF sąskaitos faktūros formatas neatitinka struktūrizuotos el. sąskaitos faktūros reikalavimų.