Latvia ei ole tehnyt sähköisestä laskutuksesta pakollista tavallisissa yritysten välisissä (B2B) liiketoimissa vuonna 2026. Tämä vaatimus tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028 Latvian siirtymäsäännösten nojalla. Kirjanpitolaki. Muutos on se, että Latvian virallinen sähköinen osoite, eAddress (oficiālā elektroniskā adrese), on muuttunut käytännölliseksi ja maksuttomaksi kanavaksi sähköisten laskujen lähettämiseen, ja se raportoi laskutiedot automaattisesti valtion verohallinnolle (VID). Tuo osa säännöistä tuli voimaan 1. tammikuuta 2026. Jos laskutat Latvian valtion elimiä, strukturoitu sähköinen lasku on jo pakollinen. Jos asiakkaasi on tavallinen yksityinen yritys, sähköinen osoite on yksi käytettävissä oleva vaihtoehto, mutta se ei ole vielä lakisääteinen vaatimus.
Mitä oikeastaan koskee yritysten välisiä sähköisiä laskuja Latviassa vuonna 2026?
Suurin osa hämmennyksestä johtuu siitä, että Latviassa on käynnissä kolme määräaikaa samanaikaisesti, ei yksi. VIDin verkkolaskusivu, strukturoitu sähköinen laskutus tuli pakolliseksi jo 1. tammikuuta 2025 yritysten ja viranomaisten välisissä (B2G) tapahtumissa, eli latvialaisen yrityksen laskuttaessa budjettirahoitteista julkista elintä. 1. tammikuuta 2026 tähän lisättiin toinen kerros: samojen yritysten ja viranomaisten välisten (G2B) ja viranomaisten välisten (G2G) tapahtumien laskutustiedot on nyt raportoitava VID:lle automaattisesti ilman, että kukaan tekee sitä käsin. Tavallinen B2B-lasku, jossa yksi latvialainen yritys laskuttaa toista, pysyy voimassa. vapaaehtoista vuoden 2027 loppuun asti. Varsinainen B2B-velvoite tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028. Käytännössä voit siis lähettää strukturoituja verkkolaskuja ja VID-dataa jo vuonna 2026, jos haluat päästä edelle. Kukaan ei kuitenkaan voi pakottaa sinua siihen, kunhan asiakkaasi on yksityinen yritys.
Minkä tyyppisen laskun kanssa oikeastaan olet tekemisissä?
Ennen kuin valitset kanavan, selvitä kuka on vastaanottaja. Julkishallinnolle lähetetty (B2G) tai viranomaiselta vastaanotettu (G2B) lasku käsitellään eri aikataulun mukaan kuin kahden yksityisen yrityksen välinen lasku.
Yritysten väliset ja yritysten väliset laskut: jo pakollisia
VID selittää että "valtion viranomainen" kattaa tässä budjettirahoitteiset laitokset, osittain valtion budjetista rahoitetut johdetut julkiset yksiköt ja elimet, jotka eivät saa lainkaan valtion rahoitusta. Voit tarkistaa tämän laitoksen rekisteröintinumerosta Tilastokeskuksen rekisterissä. Jos asiakkaasi kuuluu tähän luokkaan, strukturoitu sähköinen lasku vaaditaan jo nyt, piste. Jos osa julkisen sektorin sopimuksistasi on allekirjoitettu ennen 31. joulukuuta 2024, siirtymäaikaa sovelletaan 1. tammikuuta 2026 viimeistään; vanha sopimus ei anna sinulle määräämättömäksi ajaksi voimassa olevaa vapautusta.
Tavalliset yritysten väliset laskut: edelleen vapaaehtoisia vuoteen 2028 asti
Kaikki muu kahden yksityisen yrityksen välillä on tavallista yritysten välistä kauppaa, ja vuoden 2028 määräaika kattaa juuri sen.
Mitä eAddress oikeastaan voi tehdä ja mitä se ei voi tehdä?
eOsoite on Latvian valtion ylläpitämä virallinen sähköpostilaatikko. Lain mukaan, sen tarkoituksena on turvallinen sähköinen viestintä viranomaisten ja yksityisten toimijoiden välillä. Kaupparekisteriin merkittyjen yhtiöiden on pidettävä sellaista hallussaan, mutta laki itsessään sanoo yksiselitteisesti, ettei se sääntele kahden yksityisen osapuolen välistä viestintää, mikä tarkoittaa, että yhden yrityksen toiselle lähettämä lasku ei automaattisesti kuulu tämän lain yleisen soveltamisalaan. Juuri siksi piti laatia erillinen sääntö: Valtioneuvoston asetus nro 749, annettu 9. joulukuuta 2025, jonka avulla sopimuksen molemmat osapuolet voivat sopia siitä, miten verkkolasku todellisuudessa toimitetaan. Se voi olla sähköinen osoite, mutta yhtä hyvin se voi olla operaattorin kanava tai jokin muu sovittu järjestelmä, kuten suora yhteys kirjanpito-ohjelmistostasi. Sinä ja asiakkaasi päätätte yhdessä, mikä kanava toimii. Sähköinen osoite ei ole laillisesti pakotettu yksittäinen reitti. Se on yksi kolmesta sallitusta vaihtoehdosta.
Miten laaditaan oikein jäsennelty verkkolasku?
Tässä kohtaa useimmat yrittäjät kompastuvat. PDF-lasku, olipa se kuinka siisti tahansa, ei ole strukturoitu verkkolasku.
Latvian vaatima XML-muoto
VID määrittelee tiedostomuotonsa mukainen jäsennelty sähköinen lasku: XML (Extensible Markup Language, koneellisesti luettava merkintämuoto), joka on rakennettu vastaamaan sekä Latvian kansallista standardia että PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaatio, jossa PEPPOL on lyhenne sanoista Pan-European Public Procurement Online Network. PEPPOL BIS Billing 3.0 on puolestaan tekninen toteutus, jota kutsutaan Core Invoice Usage Specificationiksi (CIUS), laajemmasta eurooppalaisesta standardista EN 16931. Yksinkertaisesti sanottuna: se on jaettu malli laskutietojen järjestämiseen XML-tiedoston sisällä, jotta minkä tahansa vastaanottajan järjestelmä voi lukea sen automaattisesti ilman, että ihminen kirjoittaa mitään uudelleen. Latvian oma Kirjanpitolaki mainitsee saman standardin suoraan, EN 16931-1:2017, strukturoidun sähköisen laskun määritelmässään.
Vahvista ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät mitään, tarkista tiedosto. VID ohjaa yritykset Euroopan komission sähköisen laskun validointityökaluun, joka havaitsee virheet pakollisissa kentissä ja laskelmissa ennen kuin asiakkaasi eli VID lähettää koko tiedoston takaisin sinulle.
Miten lähetän sähköisen laskun Latvija.gov.lv:n sähköisen osoitteen kautta?
Jos päätät, että eAddress sopii yrityksellesi, käytännön työnkulku näyttää tältä:
- Aktivoi tilisi: Jos yrityksesi on rekisteröity Latviassa, sinulla saattaa jo olla eAddress-tili tai voit aktivoida sellaisen palvelun kautta. latvia.gov.lv-portaali.
- Luo tai lataa XML-tiedosto: käytä kirjanpito-ohjelmistoa, joka pystyy luomaan PEPPOL BIS Billing 3.0 -yhteensopivan XML-tiedoston, tai luo lasku suoraan portaalin omaan lomakkeeseen.
- Valitse yksi vastaanottaja: portaalin oman dokumentaation mukaan yhden viestin verkkolaskun liite on tarkoitettu yksi tietty vastaanottaja. Tämä ei ole työkalu useiden asiakkaiden joukkolähetykseen kerralla.
- Lähetä se ja anna VID:n hakea kopio automaattisesti: kun lähetät eAddressin kautta, Virallisen sähköisen osoitteen tietojärjestelmä välittää viestin ja sen tiedot VIDille automaattisesti. Sinun ei tarvitse tehdä tätä vaihetta erikseen, kunhan integraatio on ajan tasalla.
- Seuraa toimitusvahvistusta: Tarkista portaalista, onko asiakkaasi avannut viestin. Sähköisen osoitteen sääntöjen mukaan ilmoituksen lukeminen katsotaan laskun viralliseksi vastaanottamiseksi.
Pitäisikö sinun käyttää ilmaista eOsoitetta, operaattoria vai EDS/API:a?
Asetuksessa nro 749 luetellaan kolme sallittua jakelukanavaaeOsoite, operaattorin kanava, joka on integroitu VIDin järjestelmään sovellusohjelmointirajapinnan (API) kautta, tai VIDin oma sähköinen ilmoitusjärjestelmä (EDS), joko API:n tai pelkän tiedostojen lataustoiminnon kautta. Pienelle yritykselle, joka lähettää pari tusinaa laskua kuukaudessa, manuaalinen eOsoitelomake on järkevä valinta. Se on ilmainen, ja jokainen viesti saapuu VIDille automaattisesti. Kun laskumääräsi kasvaa tai sinun on laskutettava Latvian ulkopuolella rekisteröityjä asiakkaita, kannattaa tutustua VIDin API:in jo liitettyyn operaattoriin. Kirjanpitolaki ei estä sinua lähettämästä strukturoitua verkkolaskua Latvian ulkopuolella rekisteröidylle yritykselle, kunhan molemmat osapuolet sopivat siitä. Manuaalinen lataus EDS:n kautta on järkevämpää satunnaisille tapauksille, koska EDS hyväksyy vain valmiin XML-tiedoston, ei PDF-tiedostoa eikä Excel-taulukkoa. Suora yhteys kirjanpito-ohjelmistostasi on mukavin vaihtoehto, kun volyymit kasvavat, mutta se riippuu siitä, onko ohjelmistotoimittajasi jo rakentanut integraation VID:n verkkolaskujen API V2:een.
Miten valmistautua vuoden 2028 mandaattiin?
Valitsitpa minkä tahansa kanavan, yksi sääntö koskee kaikkia: verkkolaskun on saavutettava VID täsmälleen kerran, viiden arkipäivän kuluessa sinä päivänä, kun lähetät sen. Jos käytät eAddressia ja sinulla on voimassa oleva integraatio, se tapahtuu itsestään. Jos käytät operaattoria tai EDS:ää, määräajan noudattaminen on sinun tai operaattorisi vastuulla. Jos järjestelmävika estää laskun lähettämisen, sinun on ilmoitettava siitä EDS:ään viimeistään seuraavana arkipäivänä ja lähetettävä lasku kolmen arkipäivän kuluessa vian korjaamisesta. Ennen vuotta 2028 kannattaa tarkistaa neljä asiaa: pystyykö kirjanpito-ohjelmistosi todella luomaan PEPPOL BIS Billing 3.0:aa vastaavan XML:n, oletko sopinut toimituskanavasta jokaisen kanta-asiakkaan kanssa, estääkö prosessisi saman laskun lähettämisen VID:lle kahdesti ja arkistoitko itse strukturoidut XML-tiedostot, etkä vain niiden PDF-versiota. Yritysten, jotka omaksuvat nämä käytännöt vapaaehtoisesti vuosina 2026 ja 2027, ei tarvitse muuttaa mitään yhdessä yössä 1. tammikuuta 2028. Siihen mennessä järjestelmä toimii jo itsenäisesti.
Usein kysytyt kysymykset
Tuleeko Latvian yritysten välisten verkkolaskujen lähettäminen strukturoituina verkkolaskuina pakolliseksi vuonna 2026?
Kahden yksityisen yrityksen välinen vakiomuotoinen B2B-lasku on valinnainen vuoden 2027 loppuun asti. Yritysten välistä laskutusta koskeva velvoite tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028.
Milloin latvialaiset yritykset tarvitsevat strukturoituja sähköisiä laskuja vuonna 2026?
Jos lasku liittyy valtion virastoon (B2G) tai valtion virastolta vastaanotettuun laskuun (G2B/G2G), vaatimusta sovelletaan aikaisempien määräaikojen mukaisesti. Lisäksi 1. tammikuuta 2026 alkaen näiden tapahtumien osalta vaaditaan tietojen automaattinen siirto VID:lle.
Onko eOsoite ainoa sallittu kanava verkkolaskujen lähettämiseen Latviassa?
Ei. Ministeriön 9. joulukuuta 2025 antama asetus nro 749 sallii osapuolten sopia sähköisten laskujen lähetyskanavasta. Sallittuja ovat sähköinen osoite, operaattorikanava ja API tai tiedostojen lataus VID EDS:n kautta.
Missä tiedostomuodossa verkkolaskun tulee olla, jotta sen voi lähettää VIDille?
Rakenteisen verkkolaskun on oltava XML-muodossa ja sen on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) -spesifikaation mukainen. PDF-lasku ei ole muoto, joka täytä strukturoidulle verkkolaskulle asetettuja vaatimuksia.