Łotwa nie wprowadziła obowiązku fakturowania elektronicznego w przypadku zwykłych transakcji między firmami (B2B) w 2026 r. Wymóg ten wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 r. na mocy przepisów przejściowych łotewskiej ustawy o fakturowaniu elektronicznym. Prawo rachunkowości. Zmieniło się to, że oficjalny adres elektroniczny Łotwy, znany jako eAddress (oficiālā elektroniskā adrese), stał się praktycznym, bezpłatnym kanałem do wysyłania e-faktur, który automatycznie przekazuje dane faktur do Państwowego Urzędu Skarbowego (VID). Ta część przepisów weszło w życie 1 stycznia 2026 r.. Jeśli wystawiasz faktury łotewskim organom rządowym, ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest już obowiązkowa. Jeśli Twoim klientem jest zwykła firma prywatna, e-adres jest jedną z dostępnych opcji, ale nie jest jeszcze wymogiem prawnym.

Jakie zmiany będą obowiązywać w roku 2026 w kontekście e-faktur B2B na Łotwie?

Większość zamieszania wynika z faktu, że Łotwa ma trzy terminy jednocześnie, a nie jeden. Według Strona faktury elektronicznej VID, Ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne stało się obowiązkowe już 1 stycznia 2025 r. w przypadku transakcji między przedsiębiorstwami a administracją publiczną (B2G), co oznacza, że łotewska firma wystawia fakturę instytucji publicznej finansowanej z budżetu. Od 1 stycznia 2026 r. dodano do tego drugą warstwę: dane z tych samych transakcji B2G, między administracją publiczną a administracją publiczną (G2B) i między administracją publiczną a administracją publiczną (G2G) muszą być teraz automatycznie raportowane do VID, bez konieczności ręcznego wykonywania tych czynności. Zwykła faktura B2B, wystawiana przez jedną łotewską firmę na rachunek innej, pozostaje… dobrowolne do końca 2027 r.. Faktyczny obowiązek B2B wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku. W praktyce więc, jeśli chcesz wyprzedzić ten termin, możesz już w 2026 roku wysyłać ustrukturyzowane e-faktury i dane VID. Nikt jednak nie może Cię do tego zmusić, o ile Twoim klientem jest firma prywatna.

Z jakim rodzajem faktury masz właściwie do czynienia?

Zanim wybierzesz kanał, ustal, kto jest odbiorcą. Rachunek wysłany do organu publicznego (B2G) lub otrzymany od niego (G2B) jest rozliczany według innego zegara niż faktura między dwiema firmami prywatnymi.

Faktury B2G i G2B: już obowiązkowe

VID wyjaśnia Termin “organ rządowy” obejmuje tutaj instytucje finansowane z budżetu, podmioty publiczne częściowo finansowane z budżetu państwa oraz podmioty, które w ogóle nie otrzymują dofinansowania z budżetu państwa. Można to sprawdzić, porównując numer rejestracyjny instytucji z rejestrem Głównego Urzędu Statystycznego. Jeśli Twój klient należy do tej kategorii, wymagana jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna – kropka. Jeśli niektóre z Twoich umów z sektorem publicznym zostały podpisane przed 31 grudnia 2024 r., obowiązuje termin przejściowy 1 stycznia 2026 r. najpóźniej; posiadanie starej umowy nie daje ci nieograniczonego zwolnienia.

Zwykłe faktury B2B: nadal dobrowolne do 2028 r.

Cała reszta relacji pomiędzy dwoma prywatnymi firmami to zwykłe relacje B2B i to właśnie obejmuje termin 2028.

Co eAddress właściwie potrafi, a czego nie?

eAddress jest oficjalną skrzynką pocztową prowadzoną przez państwo łotewskie. Zgodnie z prawem, Jego celem jest bezpieczna komunikacja elektroniczna między organami publicznymi a podmiotami prywatnymi. Firmy wpisane do rejestru handlowego są zobowiązane do jego posiadania, ale sama ustawa wyraźnie wskazuje, że nie reguluje ona komunikacji między dwoma podmiotami prywatnymi, co oznacza, że faktura wysłana przez jedną firmę do drugiej nie podlega automatycznie ogólnemu zakresowi tej ustawy. Właśnie dlatego konieczne było stworzenie osobnego przepisu: Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r., który pozwala obu stronom umowy uzgodnić sposób dostarczenia faktury elektronicznej. Może to być eAdres, ale równie dobrze kanał operatora lub inna uzgodniona konfiguracja, na przykład bezpośrednie połączenie z oprogramowaniem księgowym. Ty i Twój klient wspólnie decydujecie, który kanał będzie odpowiedni. eAdres nie jest prawnie narzuconą jedyną drogą. To jedna z trzech dozwolonych opcji.

Jak przygotować poprawnie skonstruowaną e-fakturę?

To właśnie tutaj większość właścicieli firm popełnia błąd. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak schludnie wygląda, nie jest ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.

Łotwa wymaga formatu XML

VID definiuje ustrukturyzowana faktura elektroniczna według formatu pliku: XML (Extensible Markup Language, format znaczników czytelny dla maszyn), opracowana tak, aby odpowiadała zarówno łotewskiemu standardowi krajowemu, jak i Specyfikacja PEPPOL BIS Billing 3.0, PEPPOL oznacza Paneuropejską Sieć Zamówień Publicznych Online. PEPPOL BIS Billing 3.0 to z kolei techniczna implementacja, zwana Specyfikacją Podstawowego Użytkowania Faktur (CIUS), szerszej europejskiej normy EN 16931. Mówiąc prościej: jest to współdzielony szablon do porządkowania danych faktur w pliku XML, dzięki czemu system dowolnego odbiorcy może je odczytać automatycznie, bez konieczności przepisywania czegokolwiek przez człowieka. Łotewski Prawo rachunkowości wymienia bezpośrednio tę samą normę, EN 16931-1:2017, bezpośrednio w swojej definicji ustrukturyzowanej e-faktury.

Sprawdź przed wysłaniem

Zanim cokolwiek wyślesz, sprawdź plik. VID poleca firmom narzędzie Komisji Europejskiej do weryfikacji e-faktur, które wychwytuje błędy w obowiązkowych polach i obliczeniach, zanim Twój klient, czyli VID, odeśle Ci całość.

Jak wysłać fakturę elektroniczną za pośrednictwem adresu e-mail Latvija.gov.lv?

Jeśli zdecydujesz, że eAddress jest rozwiązaniem odpowiednim dla Twojej firmy, praktyczny przebieg prac wygląda następująco:

  • Aktywuj swoje konto: jeśli Twoja firma jest zarejestrowana na Łotwie, możesz już mieć konto eAddress lub możesz je aktywować za pośrednictwem Portal latvia.gov.lv.
  • Utwórz lub prześlij plik XML: skorzystaj z oprogramowania księgowego, które może wygenerować plik XML zgodny ze standardem PEPPOL BIS Billing 3.0 lub utwórz fakturę bezpośrednio w formularzu portalu.
  • Wybierz jednego odbiorcę: zgodnie z dokumentacją samego portalu, załącznik e-faktury do jednej z wiadomości przeznaczony jest dla jeden konkretny odbiorca. Nie jest to narzędzie do wysyłania masowych wiadomości do wielu klientów jednocześnie.
  • Wyślij go, a VID automatycznie otrzyma jego kopię: gdy wysyłasz przez eAddress, System informacji o oficjalnych adresach elektronicznych automatycznie przekazuje wiadomość i jej dane do VID. Nie musisz wykonywać tego kroku osobno, o ile integracja jest aktualna.
  • Śledź potwierdzenie dostawy: Sprawdź w portalu, czy klient otworzył wiadomość. Zgodnie z zasadami eAddress, odczytanie powiadomienia jest równoznaczne z oficjalnym otrzymaniem faktury.

Czy powinieneś używać bezpłatnego eAddress, operatora czy EDS/API?

Rozporządzenie nr 749 wymienia trzy dozwolone kanały dostawy: eAddress, kanał operatora zintegrowany z systemem VID poprzez interfejs API (Application Programming Interface), lub własny System Deklaracji Elektronicznych (EDS) VID, zarówno poprzez API, jak i prostą funkcję przesyłania plików. Dla małej firmy wysyłającej kilkadziesiąt faktur miesięcznie, ręczny formularz eAddress to rozsądny wybór. Jest darmowy, a każda wiadomość dociera do VID automatycznie. Gdy liczba faktur wzrośnie lub będziesz musiał wystawić fakturę klientom zarejestrowanym poza Łotwą, warto rozważyć operatora już podłączonego do API VID. Prawo o rachunkowości Nie uniemożliwia wystawienia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej firmie zarejestrowanej poza Łotwą, o ile obie strony się na to zgodzą. Ręczne przesyłanie za pośrednictwem EDS ma sens w przypadku pojedynczych, sporadycznych przypadków, ponieważ EDS akceptuje tylko gotowy plik XML, nie PDF, nie arkusz Excela. Bezpośrednie połączenie z oprogramowaniem księgowym to najwygodniejsza opcja, gdy wolumen rośnie, ale zależy to od dostawcy oprogramowania, który zintegrował je z API e-faktur VID V2.

Jak przygotowujecie się do mandatu na rok 2028?

Niezależnie od wybranego kanału, obowiązuje jedna zasada: faktura elektroniczna musi dotrzeć do VID dokładnie raz, w ciągu pięciu dni roboczych dnia wysłania. Jeśli korzystasz z eAddress z aktualną integracją, dzieje się to samoistnie. Jeśli korzystasz z operatora lub EDS, dotrzymanie tego terminu zależy od Ciebie lub Twojego operatora. Jeśli wystąpi awaria systemu, musisz zgłosić ją w EDS najpóźniej następnego dnia roboczego, a następnie przesłać fakturę w ciągu trzech dni roboczych od jej usunięcia. Przed nadejściem roku 2028 warto sprawdzić cztery rzeczy: czy Twoje oprogramowanie księgowe faktycznie generuje XML zgodny z PEPPOL BIS Billing 3.0, czy uzgodniłeś kanał dostawy z każdym stałym klientem, czy Twój proces wyklucza dwukrotne przesłanie tej samej faktury do VID oraz czy archiwizujesz same ustrukturyzowane pliki XML, a nie tylko ich renderowanie w formacie PDF. Firmy, które dobrowolnie wyrobią sobie te nawyki w latach 2026 i 2027, nie będą musiały niczego zmieniać z dnia na dzień 1 stycznia 2028 roku. Do tego czasu system będzie już działał samodzielnie.

Często zadawane pytania

Czy w 2026 roku obowiązkowe będzie przesyłanie łotewskich e-faktur B2B w formie ustrukturyzowanych e-faktur?

Standardowa faktura B2B między dwiema firmami prywatnymi pozostanie opcjonalna do końca 2027 roku. Obowiązek ten w przypadku B2B wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku.

Kiedy w 2026 roku łotewskie firmy będą musiały otrzymywać ustrukturyzowane e-faktury?

Jeśli faktura dotyczy agencji rządowej (B2G) lub została otrzymana od agencji rządowej (G2B/G2G), wymóg ten obowiązuje zgodnie z wcześniejszymi terminami. Ponadto od 1 stycznia 2026 r. wymagane jest automatyczne przesyłanie danych do VID w przypadku tych transakcji.

Czy eAddress jest jedynym dozwolonym kanałem przesyłania faktur elektronicznych na Łotwie?

Nie. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r. pozwala stronom na ustalenie kanału transmisji faktur elektronicznych. Dozwolone są: eAdres, kanał operatora oraz API lub przesyłanie plików za pośrednictwem VID EDS.

W jakim formacie pliku musi być faktura elektroniczna, aby można ją było wysłać do VID?

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna musi być w formacie XML i zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931). Faktura w formacie PDF nie spełnia wymagań ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.