Latvija nav noteikusi e-rēķinu obligātu izmantošanu parastajiem uzņēmumu savstarpējiem (B2B) darījumiem 2026. gadā. Šī prasība stājas spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī saskaņā ar Latvijas pārejas noteikumiem. Grāmatvedības likums. Mainījies ir tas, ka Latvijas oficiālā elektroniskā adrese, kas pazīstama kā eAdrese, ir kļuvusi par praktisku, bezmaksas kanālu e-rēķinu nosūtīšanai, kas automātiski ziņo rēķinu datus Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Šī noteikumu daļa stājās spēkā 2026. gada 1. janvārī. Ja jūs izrakstāt rēķinus Latvijas valsts iestādēm, strukturēts e-rēķins jau ir obligāts. Ja jūsu klients ir parasts privāts uzņēmums, e-adrese ir viens no pieejamajiem veidiem, kas vēl nav juridisks pienākums.
Kas īsti attiecas uz B2B e-rēķiniem Latvijā 2026. gadā?
Lielākā daļa neskaidrību rodas tāpēc, ka Latvija vienlaikus ievēro trīs termiņus, nevis vienu. Saskaņā ar VID e-rēķinu lapa, strukturēti e-rēķini jau kļuva obligāti 2025. gada 1. janvārī darījumiem starp uzņēmumiem un valdību (B2G), kas nozīmē, ka Latvijas uzņēmums izraksta rēķinus budžeta finansētai valsts iestādei. 2026. gada 1. janvārī tam tika pievienots vēl viens slānis: rēķinu dati no tiem pašiem B2G, valdības un uzņēmumu (G2B) un valdības un valdības (G2G) darījumiem tagad ir jāziņo VID automātiski, nevienam to nedarot manuāli. Parasts B2B rēķins, kurā viens Latvijas uzņēmums izraksta rēķinu otram, paliek spēkā. brīvprātīgi līdz 2027. gada beigām. Faktiskā B2B prasība stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī. Tātad praksē jūs jau varēsiet sūtīt strukturētus e-rēķinus un VID datus 2026. gadā, ja vēlaties to apsteigt. Tomēr neviens jūs nevarēs piespiest to darīt, ja vien jūsu klients ir privāts uzņēmums.
Ar kāda veida rēķinu jūs faktiski strādājat?
Pirms izvēlaties kanālu, noskaidrojiet, kas ir saņēmējs. Rēķins, kas nosūtīts valsts iestādei (B2G) vai saņemts no tās (G2B), tiek apstrādāts pēc cita laika nekā rēķins starp diviem privātiem uzņēmumiem.
B2G un G2B rēķini: jau obligāti
VID skaidro ka "valdības iestāde" šeit aptver budžeta finansētas iestādes, atvasinātas publiskas personas, kas daļēji finansētas no valsts budžeta, un iestādes, kas vispār nesaņem valsts finansējumu. To varat pārbaudīt, salīdzinot iestādes reģistrācijas numuru Centrālās statistikas pārvaldes reģistrā. Ja jūsu klients ietilpst šajā kategorijā, strukturēts e-rēķins jau ir nepieciešams, punkts. Ja daži no jūsu publiskā sektora līgumiem tika parakstīti pirms 2024. gada 31. decembra, a piemēro pārejas termiņu — 2026. gada 1. janvāri vēlākais; veca līguma esamība nedod jums beztermiņa atbrīvojumu.
Parastie B2B rēķini: joprojām brīvprātīgi līdz 2028. gadam
Viss pārējais starp diviem privātiem uzņēmumiem ir parasts B2B darījums, un tieši to aptver 2028. gada termiņš.
Ko eAddress īsti var darīt un ko tā nevar darīt?
eAdrese ir oficiāla pasta kastīte, ko pārvalda Latvijas valsts. Saskaņā ar likumu, tā mērķis ir droša elektroniska saziņa starp valsts iestādēm un privātpersonām. Uzņēmumiem, kas reģistrēti komercreģistrā, ir jābūt šādam reģistram, taču pats likums skaidri norāda, ka tas neregulē saziņu starp divām privātpersonām, kas nozīmē, ka rēķins, ko viens uzņēmums nosūta otram, automātiski neietilpst šī likuma vispārējā darbības jomā. Tieši tāpēc bija jāizstrādā atsevišķs noteikums: Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749, kas ļauj abām darījuma pusēm vienoties par to, kā e-rēķins faktiski tiek piegādāts. Tā varētu būt e-adrese, bet tikpat labi tā varētu būt operatora kanāls vai kāds cits saskaņots iestatījums, piemēram, tiešs savienojums no jūsu grāmatvedības programmatūras. Jūs un jūsu klients kopīgi izlemjat, kurš kanāls darbojas. e-adrese nav juridiski piespiests vienots maršruts. Tā ir viena no trim atļautajām iespējām.
Kā sagatavot pareizi strukturētu e-rēķinu?
Šeit lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku kļūdās. PDF rēķins, lai cik kārtīgs tas izskatītos, nav strukturēts e-rēķins.
XML formāts, kas nepieciešams Latvijai
VID definē strukturēts e-rēķins pēc tā faila formāta: XML (Extensible Markup Language, mašīnlasāms iezīmēšanas formāts), kas veidots, lai atbilstu gan Latvijas valsts standartam, gan PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija, kur PEPPOL apzīmē Pan-European Public Procurement Online tīklu. PEPPOL BIS Billing 3.0 savukārt ir tehniska ieviešana, ko sauc par pamata rēķinu lietošanas specifikāciju (CIUS), plašākam Eiropas standartam EN 16931. Vienkārši sakot: tā ir koplietojama veidne rēķinu datu sakārtošanai XML failā, lai jebkura saņēmēja sistēma to varētu automātiski nolasīt bez cilvēka nepieciešamības to pārrakstīt. Latvijas sistēma... Grāmatvedības likums tieši savā strukturēta e-rēķina definīcijā nosauc to pašu standartu — EN 16931-1:2017.
Apstiprināt pirms nosūtīšanas
Pirms jebkādu dokumentu nosūtīšanas veiciet faila pārbaudi. VID novirza uzņēmumus uz Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku, kas atrod kļūdas obligātajos laukos un aprēķinos, pirms klients jeb VID nosūta visu dokumentu jums atpakaļ.
Kā nosūtīt e-rēķinu, izmantojot Latvija.gov.lv eAdresi?
Ja izlemjat, ka eAddress ir piemērota jūsu uzņēmumam, praktiskā darbplūsma izskatās šādi:
- Aktivizējiet savu kontu: Ja jūsu uzņēmums ir reģistrēts Latvijā, jums, iespējams, jau ir e-adreses konts vai arī varat to aktivizēt, izmantojot portāls latvia.gov.lv.
- Izveidojiet vai augšupielādējiet XML failu: izmantojiet grāmatvedības programmatūru, kas var ģenerēt PEPPOL BIS Billing 3.0 saderīgu XML failu, vai arī izveidojiet rēķinu tieši portāla veidlapā.
- Izvēlieties vienu saņēmēju: saskaņā ar portāla dokumentāciju, viena ziņojuma e-rēķina pielikums ir paredzēts viens konkrēts saņēmējs. Šis nav rīks masveida sūtījumu sūtīšanai vairākiem klientiem vienlaikus.
- Nosūtiet to un ļaujiet VID automātiski saņemt tā kopiju: kad jūs sūtāt, izmantojot e-adresi, Oficiālās elektroniskās adreses informācijas sistēma automātiski pārsūta ziņojumu un tā datus VID.. Šī darbība nav jāveic atsevišķi, ja vien integrācija ir atjaunināta.
- Izsekojiet piegādes apstiprinājumu: Pārbaudiet portālā, vai klients ir atvēris ziņojumu. Saskaņā ar e-adreses noteikumiem paziņojuma izlasīšana tiek uzskatīta par oficiālu rēķina saņemšanu.
Vai jums vajadzētu izmantot bezmaksas e-adresi, operatoru vai EDS/API?
Noteikumos Nr. 749 ir uzskaitīti trīs atļautie piegādes kanālieAdrese — operatora kanāls, kas integrēts ar VID sistēmu, izmantojot lietojumprogrammu saskarni (API), vai VID elektroniskās deklarēšanas sistēma (EDS), izmantojot vai nu API, vai vienkāršu failu augšupielādes funkciju. Mazam uzņēmumam, kas mēnesī nosūta pāris desmitus rēķinu, manuālā eAdreses veidlapa ir saprātīga izvēle. Tā ir bezmaksas, un katrs ziņojums automātiski sasniedz VID. Kad rēķinu apjoms pieaug vai jums ir jāizraksta rēķini klientiem, kas reģistrēti ārpus Latvijas, ir vērts apsvērt operatoru, kas jau ir pieslēgts VID API. Grāmatvedības likums neliedz jums izrakstīt strukturētu e-rēķinu uzņēmumam, kas reģistrēts ārpus Latvijas, ja vien abas puses tam piekrīt. Manuāla augšupielāde, izmantojot EDS, ir saprātīgāka atsevišķiem gadījumiem, jo EDS pieņem tikai pabeigtu XML failu, nevis PDF fails, nevis Excel izklājlapa. Tiešs savienojums no jūsu grāmatvedības programmatūras ir ērtākais risinājums, kad apjomi pieaug, taču tas ir atkarīgs no tā, vai jūsu programmatūras nodrošinātājs jau ir izveidojis integrāciju ar VID e-rēķinu API V2.
Kā jūs gatavojaties 2028. gada pilnvarām?
Neatkarīgi no izvēlētā kanāla, uz visiem attiecas viens noteikums: e-rēķinam ir jānonāk VID tieši vienu reizi piecu darba dienu laikā dienā, kad to nosūtāt. Ja izmantojat e-adresi ar pašreizējo integrāciju, tas notiek pats no sevis. Ja izmantojat operatoru vai EDS, šī termiņa ievērošana ir jūsu vai jūsu operatora atbildība. Ja rodas sistēmas kļūme, jums par to jāziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darba dienā un pēc tam jāiesniedz rēķins trīs darba dienu laikā pēc kļūmes novēršanas. Pirms 2028. gada iestāšanās ir vērts pārbaudīt četras lietas: vai jūsu grāmatvedības programmatūra patiešām var ģenerēt XML, kas atbilst PEPPOL BIS Billing 3.0, vai esat vienojies par piegādes kanālu ar katru pastāvīgo klientu, vai jūsu process izslēdz viena un tā paša rēķina iesniegšanu VID divreiz un vai jūs arhivējat pašus strukturētos XML failus, nevis tikai to PDF atveidojumu. Uzņēmumiem, kas brīvprātīgi izveido šos ieradumus 2026. un 2027. gadā, 2028. gada 1. janvārī nekas nebūs jāmaina vienas nakts laikā. Līdz tam laikam sistēma jau darbosies pati.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai 2026. gadā Latvijas B2B e-rēķini būs obligāti jāiesniedz kā strukturēti e-rēķini?
Standarta B2B rēķins starp diviem privātiem uzņēmumiem paliks neobligāts līdz 2027. gada beigām. Pienākums attiecībā uz B2B stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī.
Kad 2026. gadā Latvijas uzņēmumiem būs nepieciešami strukturēti e-rēķini?
Ja rēķins ir saistīts ar valsts iestādi (B2G) vai rēķins, kas saņemts no valsts iestādes (G2B/G2G), prasība ir piemērojama saskaņā ar agrākajiem termiņiem. Turklāt no 2026. gada 1. janvāra šiem darījumiem ir nepieciešama automātiska datu pārraide uz VID.
Vai eAdrese ir vienīgais atļautais e-rēķinu sūtīšanas kanāls Latvijā?
Nē. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 ļauj pusēm vienoties par e-rēķinu nosūtīšanas kanālu. Ir atļauta e-adrese, operatora kanāls un API vai failu augšupielāde, izmantojot VID EDS.
Kādā faila formātā jābūt e-rēķinam, lai to varētu nosūtīt uz VID?
Strukturētam e-rēķinam ir jābūt XML formātā un jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) specifikācijai. PDF rēķins nav formāts, kas atbilst strukturēta e-rēķina prasībām.