Na. 2026 m. sąskaitos faktūros Lietuvos viešojo sektoriaus pirkėjui (ministerijai, savivaldybei, mokyklai) el. paštu siųsti paprastai negalima. Pagal Lietuvos vyriausybės įstatyme nustatytą tvarką Reglamentas Nr. 405, Nuo 2025 m. sausio 1 d. Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą atitinkantis dokumentas turėjo būti pateiktas per PEPPOL tinklą (tarptautinį elektroninių sąskaitų faktūrų mainų tinklą) arba, jei tai techniškai neįmanoma, ranka įvestas į SABIS portalą. SABIS yra centrinė Lietuvos sąskaitų faktūrų sistema. Ji pakeitė senesnę elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą. 2024 m. rugsėjo 1 d.. PDF failo siuntimas el. paštu leidžiamas tik vienu siauru atveju: užsienio tiekėjas negali patekti į SABIS, PEPPOL netinka situacijai, o pirkėjas sutinka priimti el. laišką.

Ar prie el. laiško pridėtas PDF failas laikomas elektronine sąskaita faktūra?

Na, taip nėra. Direktyva 2014/55/ES tiesiai šviesiai kalba: failas, kuris iš esmės yra paveikslėlis, pavyzdžiui, nuskaityta popierinė sąskaita faktūra arba įprastas PDF failas, nėra elektroninė sąskaita faktūra viešųjų pirkimų tikslais, net jei ji perduodama elektroniniu būdu. Elektroninė sąskaita faktūra šiame kontekste reiškia konkretų struktūrizuotą formatą, atitinkantį Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą (EN 16931-1:2017), kuris Reglamentas Nr. 405 nuorodos yra privalomos. Taigi, jūsų kruopščiai suformatuotas PDF failas gali būti visiškai galiojanti sąskaita faktūra savaime, bet išsiųstas perkančiajai organizacijai el. paštu, jis neįvykdo teisinės prievolės.

SABIS ar PEPPOL: kurį kanalą turėtumėte naudoti?

Skirtumas čia yra techniniai pajėgumai, o ne asmeniniai pageidavimai. Jei jūsų apskaitos programinė įranga arba el. sąskaitų faktūrų operatorius jau prijungtas prie PEPPOL tinklo, sąskaita faktūra automatiškai nukreipiama per... Reglamentas Nr. 405. Jei neturite automatinio PEPPOL prisijungimo, sąskaitą faktūrą įvedate per SABIS. Tas pats reglamentas tai nustato kaip atsarginį variantą, o ne patogumą, kurį pasirenkate patys. SABIS sistema. DUK patvirtina, kad duomenis galima gauti trimis būdais: rankiniu būdu įvedant juos į portalą arba importuojant XML failą, naudojant universalią sąsają iš savo apskaitos programinės įrangos arba automatiškai pateikiant kaip PEPPOL tinklo nariui.

O jeigu neturite nei PEPPOL jungties, nei apskaitos programinės įrangos?

Tuomet atsakymas paprastas: prisijunkite prie SABIS portalo ir ranka įveskite sąskaitą faktūrą. Prisijungimas vyksta per VIISP identifikavimo paslaugą, tą pačią, kuri naudojama daugelyje Lietuvos e. valdžios paslaugų. Po pirmojo prisijungimo turėsite užregistruoti savo organizaciją, nes SABIS DUK apžvelgia. Iš ten, priklausomai nuo jūsų vaidmens, galite įvesti, pateikti ir sekti sąskaitas faktūras. Tai jums nieko nekainuoja, išskyrus jūsų laiką, tačiau prieš bandant išrašyti sąskaitas faktūras pagal jas, sutarties duomenys jau turi būti SABIS sistemoje (plačiau apie tai toliau).

Ar vis dar taikoma 1 000 eurų žodinės sutarties išimtis?

Na. Išimtis, leidusi įmonėms išrašyti sąskaitas faktūras pagal žodinius susitarimus, kurių vertė neviršija 1000 eurų be PVM, turėjo būti tik laikina ir baigėsi 2013 m. 2024 m. gruodžio 31 d.. Nuo 2025 m. sausio 1 d. pagal žodinį susitarimą išrašyta sąskaita faktūra, nepriklausomai nuo sumos, turi būti pateikta per SABIS kaip ir bet kuri kita. Vienintelis tikras skirtumas yra procedūrinis: žodinio susitarimo sąskaitai faktūrai SABIS sistemoje pasirenkate atskirą “žodinės gaunamos sąskaitos faktūros” tipą ir jums nereikia jos susieti su jokiu sutarties įrašu, nes SABIS DUK paaiškina. Senoji 1000 eurų riba buvo pereinamojo laikotarpio taisyklė. Ji neturi jokios įtakos tam, kaip viskas veiks 2026 m.

Kada užsienio tiekėjas gali išrašyti sąskaitas faktūras el. paštu?

Ši išimtis yra sukurta specialiai tarpvalstybiniams tiekėjams, o ne Lietuvos įmonėms. SABIS DUK tiesiai šviesiai sakoma, kad kol kas užsienio prekių, paslaugų ar darbų tiekėjai iš viso negali prisijungti prie SABIS portalo. Jų pagrindinis būdas yra pateikti sąskaitas faktūras per PEPPOL tinklą, pasirenkant tinkamą paslaugų teikėjo prieigos tašką (prisijungimo tašką, kuris nukreipia jūsų sąskaitą faktūrą į tinklą). Jei PEPPOL nėra protingas pasirinkimas, tarkime, maža Estijos įmonė, siunčianti vienkartinę sąskaitą faktūrą Lietuvos savivaldybei, sąskaitą faktūrą galima pateikti bet kokiu pirkėjui priimtinu būdu, o el. paštas yra vienas iš tokių variantų. Tai nėra visuotinis leidimas visiems. Tai iš anksto su pirkėju suderintas sprendimas, skirtas vienai konkrečiai tarpvalstybinei situacijai.

Kokie sutarties duomenys turi sutapti SABIS sistemoje?

Sąskaitos faktūros, susietos su rašytine sutartimi, atveju SABIS patikrina tris dalykus: sutartis jau turi būti sistemoje, ji turi būti susieta su pardavėju, pateikiančiu sąskaitą faktūrą, ir sąskaitoje faktūroje nurodytas sutarties numeris turi tiksliai atitikti SABIS užregistruotą numerį, kaip nurodyta. SABIS tiekėjų vadovas. Teisingas sutarties sudarymas yra pirkėjo, o ne tiekėjo darbas. Jei sutarties nėra SABIS sistemoje, sąskaitos faktūros pateikti iš viso negalima. Vienintelis protingas žingsnis – susisiekti su pirkėju tiesiogiai, kol dar nesibaigė sąskaitos faktūros pateikimo terminas.

Viena išimtis vis dar galioja įstatyme: pagal Viešųjų pirkimų įstatymo Nr. 22 12(12) straipsnis, Sąskaita faktūra gali būti neelektroninė tik tada, kai SABIS arba PEPPOL sistemos sugedo mobilizacijos, karo ar paskelbtos nepaprastosios padėties metu. Vien nepaprastosios padėties paskelbimo nepakanka. Sutrikimas turi būti realus ir faktinis. Tai išimtis, o ne įprastas atsarginis planas, ir kasdieniame sąskaitų faktūrų išrašyme vargu ar su tuo susidursite.

DUK

Ar prie el. laiško pridėtas PDF failas laikomas elektronine sąskaita faktūra?

Tai neskaičiuojama. Direktyvoje 2014/55/ES teigiama, kad nuskaityta popierinė sąskaita faktūra arba įprasta PDF versija nėra laikoma elektronine sąskaita faktūra viešųjų pirkimų tikslais, net jei ji perduodama elektroniniu būdu.

Ar 2026 m. Lietuvos viešojo sektoriaus sąskaitas faktūras bus galima siųsti el. paštu?

Paprastai ne. Nuo 2025 m. sausio 1 d. dokumentas, atitinkantis Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, turi būti siunčiamas per PEPPOL tinklą arba, jei tai neįmanoma, rankiniu būdu į SABIS portalą.

Kuris kanalas yra tinkamas: SABIS ar PEPPOL?

Iš esmės pasirinkimo laisvės nėra: jei yra PEPPOL sąsaja, sąskaita faktūra bus perduota automatiškai. Jei PEPPOL ryšio nėra, duomenis reikia įvesti naudojant SABIS įrankius.

Kada užsienio tiekėjas gali siųsti sąskaitą faktūrą el. paštu?

Išimtis taikoma el. paštui, taikoma tarptautiniams tiekėjams ir tik su pirkėju suderintais atvejais. Pagrindinis maršrutas yra per PEPPOL, o PEPPOL nesuderinamumo atveju pirkėjas gali priimti el. laišką.