Cóż. W 2026 roku zasadniczo nie można wysłać faktury do litewskiego odbiorcy z sektora publicznego (ministerstwa, gminy, szkoły) pocztą elektroniczną. Zgodnie z procedurą określoną przez litewski rząd Rozporządzenie nr 405, Dokument zgodny z europejskim standardem e-faktury musi przejść przez sieć PEPPOL (międzynarodową sieć wymiany e-faktur) od 1 stycznia 2025 r. lub, jeśli nie jest to technicznie możliwe, musi zostać wprowadzony ręcznie do portalu SABIS. SABIS to litewski centralny system fakturowania. Zastąpił on starszy system e-kont. 1 września 2024 r.. Wysyłanie plików PDF e-mailem jest dozwolone tylko w jednym, wąskim przypadku: zagraniczny dostawca nie ma dostępu do systemu SABIS, PEPPOL nie spełnia wymagań danej sytuacji, a kupujący zgadza się na otrzymywanie wiadomości e-mail.

Czy plik PDF dołączony do wiadomości e-mail jest traktowany jako e-faktura?

Otóż nie. Dyrektywa 2014/55/UE jest w tej kwestii szczery: plik, który jest w zasadzie obrazem, taki jak zeskanowana faktura papierowa lub zwykły plik PDF, nie jest e-fakturą dla celów zamówień publicznych, mimo że jest przesyłany elektronicznie. W tym kontekście e-faktura oznacza określony, ustrukturyzowany format zgodny z europejską normą dotyczącą e-faktury (EN 16931-1:2017), która Rozporządzenie nr 405 odniesienia są obowiązkowe. Twój starannie sformatowany plik PDF może być w pełni ważną fakturą na własnych warunkach, ale wysłany do instytucji zamawiającej pocztą elektroniczną nie spełnia wymogów prawnych.

SABIS czy PEPPOL: który kanał wybrać?

Różnica tkwi w możliwościach technicznych, a nie w osobistych preferencjach. Jeśli Twoje oprogramowanie księgowe lub operator e-faktur jest już połączony z siecią PEPPOL, faktura jest automatycznie przesyłana do… Rozporządzenie nr 405. Jeśli nie masz automatycznego połączenia z PEPPOL, wprowadzasz fakturę za pośrednictwem SABIS. Ten sam przepis stanowi rozwiązanie awaryjne, a nie wygodę, którą sam wybierasz. Własne rozwiązanie SABIS Często zadawane pytania potwierdza, że istnieją trzy sposoby uzyskania danych: ręczne wprowadzenie ich do portalu lub zaimportowanie pliku XML, skorzystanie z uniwersalnego interfejsu oprogramowania księgowego lub automatyczne przesłanie jako członek sieci PEPPOL.

A co jeśli nie masz połączenia z PEPPOL ani oprogramowania księgowego?

Odpowiedź jest prosta: zaloguj się do portalu SABIS i wprowadź fakturę ręcznie. Logowanie odbywa się za pośrednictwem usługi identyfikacyjnej VIISP, tej samej, która jest używana w szerokiej gamie litewskich usług e-administracji. Po pierwszym zalogowaniu musisz zarejestrować swoją organizację, ponieważ… Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS Poprowadzi Cię przez proces. Stamtąd, w zależności od Twojej roli, możesz wprowadzać, przesyłać i śledzić faktury. Nie kosztuje Cię to nic poza Twoim czasem, ale wymaga, aby szczegóły umowy istniały już w SABIS, zanim spróbujesz wystawić fakturę na ich podstawie (więcej na ten temat poniżej).

Czy wyjątek dotyczący umowy ustnej wynoszącej 1000 euro nadal obowiązuje?

Cóż. Wyjątek, który pozwalał firmom wystawiać faktury na podstawie umów ustnych o wartości do 1000 euro bez VAT, miał być jedynie tymczasowy i zakończył się 31 grudnia 2024 r.. Od 1 stycznia 2025 r. faktura wystawiona na podstawie umowy ustnej, niezależnie od kwoty, musi przejść przez SABIS, tak jak każda inna. Jedyną różnicą jest procedura: w przypadku faktury wystawionej na podstawie umowy ustnej wybiera się w SABIS osobny typ “faktura przychodząca ustna” i nie trzeba jej łączyć z żadnym rekordem umowy, ponieważ Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS Wyjaśnia. Stary próg 1000 euro był zasadą obowiązującą w okresie przejściowym. Nie ma on wpływu na to, jak będzie to wyglądać w 2026 roku.

Kiedy zagraniczny dostawca może wystawić fakturę e-mailem?

Ten wyjątek został stworzony specjalnie dla dostawców transgranicznych, a nie dla firm litewskich. Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS mówi wprost, że na razie zagraniczni dostawcy towarów, usług lub robót budowlanych nie mogą w ogóle zalogować się do portalu SABIS. Ich główną drogą jest przesyłanie faktur za pośrednictwem sieci PEPPOL, z wyborem punktu dostępu (punktu połączenia) odpowiedniego usługodawcy. Jeśli PEPPOL nie jest rozsądnym rozwiązaniem, na przykład dla małej estońskiej firmy wysyłającej pojedynczą fakturę do litewskiej gminy, faktura może zostać przesłana w dowolny sposób, który kupujący zaakceptuje, a e-mail jest jedną z takich opcji. Nie jest to jednak uniwersalna zgoda dla wszystkich. To rozwiązanie jest ustalane z kupującym z wyprzedzeniem, na potrzeby konkretnej sytuacji transgranicznej.

Jakie dane kontraktowe muszą być zgodne w systemie SABIS?

W przypadku faktury powiązanej z pisemną umową SABIS sprawdza trzy rzeczy: umowa musi już istnieć w systemie, musi być powiązana ze sprzedawcą wystawiającym fakturę, a numer umowy podany na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi zarejestrowanemu w systemie SABIS, zgodnie z Przewodnik dostawców SABIS. Prawidłowe wprowadzenie umowy to zadanie kupującego, a nie dostawcy. Jeśli umowa nie jest w systemie SABIS, nie można w ogóle wystawić faktury. Jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest bezpośredni kontakt z kupującym, zanim upłynie termin płatności faktury.

W prawie nadal obowiązuje jeden wyjątek: Artykuł 12(12) ustawy Prawo zamówień publicznych nr 22, Faktura może być nieelektroniczna tylko wtedy, gdy SABIS lub PEPPOL faktycznie uległ awarii podczas mobilizacji, wojny lub ogłoszonego stanu wyjątkowego. Samo ogłoszenie stanu wyjątkowego nie wystarczy. Awaria musi być rzeczywista i mieć faktyczne przyczyny. To wyjątek, a nie rutynowy plan awaryjny, i w codziennym fakturowaniu raczej nigdy się z nią nie spotkasz.

Często zadawane pytania

Czy plik PDF załączony do wiadomości e-mail jest uważany za e-fakturę?

Nie ma to znaczenia. Dyrektywa 2014/55/UE stanowi, że zeskanowana faktura papierowa lub zwykły plik PDF nie jest fakturą elektroniczną na potrzeby zamówień publicznych, nawet jeśli jest przesyłana elektronicznie.

Czy w 2026 roku na Litwie faktury sektora publicznego będzie można wysyłać e-mailem?

Zasadniczo nie. Od 1 stycznia 2025 r. dokument zgodny z europejskim standardem e-faktury musi zostać przesłany za pośrednictwem sieci PEPPOL lub, w przypadku braku takiej możliwości, ręcznie do portalu SABIS.

Który kanał jest właściwy: SABIS czy PEPPOL?

W zasadzie nie ma tu swobody wyboru: jeśli istnieje interfejs PEPPOL, faktura zostanie przesłana automatycznie. Jeśli nie ma połączenia PEPPOL, dane należy wprowadzić za pomocą narzędzi SABIS.

Kiedy zagraniczny dostawca może wysłać fakturę e-mailem?

E-mail stanowi wyjątek, mający zastosowanie do dostawców transgranicznych i tylko w przypadkach uzgodnionych z kupującym. Główną drogą jest PEPPOL; w przypadku niezgodności z PEPPOL kupujący może zaakceptować e-mail.