No. Vuonna 2026 et yleensä voi lähettää laskua liettualaiselle julkisen sektorin ostajalle (ministeriö, kunta, koulu) sähköpostitse. Liettuan hallituksen asettaman menettelyn mukaisesti Asetus nro 405, Eurooppalaisen sähköisen laskun standardin mukaisen asiakirjan on täytynyt kulkea PEPPOL-verkoston (kansainvälinen sähköisen laskun vaihtoverkosto) kautta 1. tammikuuta 2025 lähtien tai, jos se ei ole teknisesti mahdollista, se on syötettävä käsin SABIS-portaaliin. SABIS on Liettuan keskitetty laskutusjärjestelmä. Se korvasi vanhemman sähköisen tilijärjestelmän 1. syyskuuta 2024. PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse on sallittua vain yhdessä kapeassa tapauksessa: ulkomainen toimittaja ei pääse SABIS-järjestelmään, PEPPOL ei sovi tilanteeseen ja ostaja suostuu hyväksymään sähköpostin.

Lasketaanko sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto verkkolaskuksi?

No ei se tee niin. Direktiivi 2014/55/EU on tässä asiassa suorasukainen: tiedosto, joka on pohjimmiltaan kuva, kuten skannattu paperilasku tai tavallinen PDF-tiedosto, ei ole sähköinen lasku julkisten hankintojen tarkoituksiin, vaikka se liikkuukin sähköisesti. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan tässä yhteydessä tiettyä jäsenneltyä muotoa, joka vastaa eurooppalaista sähköisen laskun standardia (EN 16931-1:2017), joka Asetus nro 405 viitteet pakollisina. Joten huolellisesti muotoiltu PDF-tiedostosi saattaa olla täysin pätevä lasku omilla ehdoillaan, mutta hankintaviranomaiselle sähköpostitse lähetettynä se ei täytä lakisääteistä velvoitetta.

SABIS vai PEPPOL: kumpaa kanavaa kannattaa käyttää?

Ero on tässä teknisessä kyvyssä, ei henkilökohtaisissa mieltymyksissä. Jos kirjanpito-ohjelmistosi tai verkkolaskuoperaattorisi on jo yhteydessä PEPPOL-verkkoon, lasku reititetään automaattisesti... Asetus nro 405. Jos sinulla ei ole automaattista PEPPOL-yhteyttä, syötät laskun SABISin kautta. Sama asetus asettaa tämän varajärjestelmäksi, ei itse valitsemaksi mukavuusvaihtoehdoksi. SABISin oma Usein kysytyt kysymykset vahvistaa, että tietoja voi saada kolmella tavalla: kirjoittamalla ne portaaliin manuaalisesti tai tuomalla XML-tiedoston, käyttämällä kirjanpito-ohjelmistosi yleiskäyttöistä käyttöliittymää tai lähettämällä ne automaattisesti PEPPOL-verkoston jäsenenä.

Entä jos sinulla ei ole PEPPOL-yhteyttä eikä kirjanpito-ohjelmistoa?

Sitten vastaus on yksinkertainen: kirjaudu SABIS-portaaliin ja syötä lasku käsin. Kirjautuminen tapahtuu VIISP-tunnistuspalvelun kautta, jota käytetään myös monissa Liettuan sähköisen hallinnon palveluissa. Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen sinun on rekisteröitävä organisaatiosi, koska SABIS-usein kysytyt kysymykset läpikäyvät laskut. Sieltä käsin voit roolistasi riippuen syöttää, lähettää ja seurata laskuja. Se ei maksa sinulle mitään oman aikasi lisäksi, mutta se edellyttää, että sopimustiedot ovat jo olemassa SABISissa ennen kuin yrität laskuttaa niitä vastaan (lisätietoja tästä alla).

Onko 1 000 euron suullisen sopimuksen poikkeus edelleen voimassa?

No. Poikkeus, jonka mukaan yritykset saivat laskuttaa suullisilla sopimuksilla jopa 1 000 euron arvosta ilman arvonlisäveroa, oli tarkoitettu vain väliaikaiseksi, ja se päättyi 31. joulukuuta 2024. 1. tammikuuta 2025 lähtien suullisen sopimuksen nojalla lähetetty lasku on summasta riippumatta lähetettävä SABISin kautta aivan kuten mikä tahansa muukin lasku. Ainoa todellinen ero on menettelyllinen: suullisen sopimuksen mukaiselle laskulle valitset SABISin sisällä erillisen "suullinen saapuva lasku" -tyypin, eikä sinun tarvitse linkittää sitä mihinkään sopimustietueeseen, koska SABIS-usein kysytyt kysymykset selittää. Vanha 1 000 euron raja oli siirtymäkauden sääntö. Sillä ei ole vaikutusta siihen, miten asiat toimivat vuonna 2026.

Milloin ulkomainen toimittaja voi lähettää laskun sähköpostitse?

Tämä poikkeus on tarkoitettu erityisesti rajat ylittäville toimittajille, ei liettualaisille yrityksille. SABIS-usein kysytyt kysymykset sanoo suoraan, että toistaiseksi ulkomaiset tavaroiden, palveluiden tai urakoiden toimittajat eivät voi kirjautua SABIS-portaaliin lainkaan. Heidän pääasiallinen reittinsä on lähettää lasku PEPPOL-verkon kautta ja valita sopivan palveluntarjoajan yhteyspisteen (yhteyspiste, joka reitittää laskusi verkkoon). Jos PEPPOL ei ole järkevä vaihtoehto, esimerkiksi pieni virolainen yritys, joka lähettää yksittäisen laskun liettualaiselle kunnalle, lasku voidaan lähettää ostajalle haluamallaan tavalla, ja sähköposti on yksi näistä vaihtoehdoista. Tämä ei ole yleinen lupa kaikille. Se on ostajan kanssa etukäteen sovittu ratkaisu yhtä tiettyä rajat ylittävää tilannetta varten.

Minkä sopimustietojen on täsmättävä SABISin sisällä?

Kirjalliseen sopimukseen liitetyn laskun osalta SABIS tarkistaa kolme asiaa: sopimuksen on oltava jo järjestelmässä, sen on oltava linkitetty laskun lähettävään myyjään ja laskulla olevan sopimusnumeron on oltava täsmälleen sama kuin SABISiin rekisteröity numero, kuten sopimuksessa on esitetty. SABIS-toimittajan opas. Sopimuksen syöttäminen oikein on ostajan, ei toimittajan, tehtävä. Jos sopimusta ei ole SABISissa, et voi lähettää laskua ollenkaan. Ainoa järkevä ratkaisu on ottaa yhteyttä ostajaan suoraan ennen laskun määräajan lähestymistä.

Yksi poikkeus on edelleen olemassa laissa: Julkisia hankintoja koskevan lain nro 22 12 §:n 12 momentin 12 momentti, Lasku voi olla ei-sähköinen vain, jos SABIS tai PEPPOL on tosiasiallisesti lakannut toimimasta mobilisaation, sodan tai julistetun hätätilan aikana. Pelkkä hätätilan julistaminen ei riitä. Katkoksen on oltava todellinen ja tosiasiallinen. Tämä on poikkeus, ei rutiininomainen varasuunnitelma, ja päivittäisessä laskutuksessa siihen tuskin törmäät.

Usein kysytyt kysymykset

Pidetäänkö sähköpostiin liitettyä PDF-tiedostoa verkkolaskuna?

Sitä ei lasketa. Direktiivissä 2014/55/EU todetaan, että skannattu paperilasku tai tavallinen PDF-tiedosto ei ole sähköinen lasku julkisissa hankinnoissa, vaikka se lähetettäisiin sähköisesti.

Saako Liettuan julkisen sektorin laskut lähettää sähköpostitse vuonna 2026?

Yleensä ei. 1. tammikuuta 2025 alkaen eurooppalaisen sähköisen laskun standardin mukainen asiakirja on lähetettävä PEPPOL-verkon kautta tai, jos se ei ole mahdollista, manuaalisesti SABIS-portaaliin.

Kumpi on oikea kanava: SABIS vai PEPPOL?

Valinnanvapautta ei ole käytännössä lainkaan: jos PEPPOL-rajapinta on olemassa, lasku siirtyy automaattisesti. Jos PEPPOL-yhteyttä ei ole, tiedot on syötettävä SABIS-työkaluilla.

Milloin ulkomainen toimittaja voi lähettää laskun sähköpostitse?

Sähköposti on poikkeus, jota sovelletaan rajat ylittäviin toimittajiin ja vain ostajan kanssa sovituissa tapauksissa. Pääasiallinen reitti on PEPPOLin kautta. Jos PEPPOL ei ole yhteensopiva, ostaja voi hyväksyä sähköpostin.