PEPPOL ir viešojo sektoriaus sąskaitos faktūros: ar tai privaloma?

Trumpas atsakymas: Estijos viešojo sektoriaus pirkėjas tikisi kompiuterio nuskaitomos elektroninės sąskaitos faktūros, tačiau PEPPOL, visos Europos sąskaitų faktūrų pristatymo tinklas, pats savaime nėra teisinis reikalavimas. Nuo 2025 m. liepos 1 d. Apskaitos įstatyme vadovaujamasi “pirkėjo sprendimo” taisykle: Apskaitos subjektas, registruotas kaip e. sąskaitų gavėjas e. verslo registre, gali pareikalauti iš pardavėjo e. sąskaitos faktūros (§ 7¹ (7)), o sąskaita faktūra, atitinkanti Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą EN 16931-1, laikoma atitinkančia reikalavimus. Šalys gali susitarti dėl kito atitinkamo standarto. Finansų ministerija teigia, kad kiekvienas viešojo sektoriaus subjektas yra registruotas įmonių registre kaip elektroninių sąskaitų gavėjas, nors pirkėjas dabar gali taikyti išimtis. Taigi PDF failo siuntimas el. paštu ministerijai, miesto valdžiai ar universitetui nėra saugus numatytasis sprendimas. PEPPOL yra vienas iš įprastų kanalų tokiai sąskaitai faktūrai pristatyti. Tai nėra savarankiška taisyklė.

Kodėl el. paštu išsiųstas PDF failas nėra saugus pagal numatytuosius nustatymus?

Finansų ministerija aiškiai išdėsto: elektroninė sąskaita faktūra nėra sąskaitos faktūros paveikslėlis, o kompiuterio skaitomas failas, sukurtas pagal vieną standartą, kuris iš pardavėjo programinės įrangos perkeliamas į pirkėjo programinę įrangą be rankinio įvedimo. PDF formatu to negalima padaryti. Viešojo sektoriaus apskaita laukia struktūrizuoto failo, o PDF failas atsiduria šalia jo, kad žmogus galėtų jį perskaityti.

Taip, nuo 2025 m. viešojo sektoriaus pirkėjas Gegužė padaryti išimtį. Tačiau tai jų, o ne jūsų sprendimas. Jei sutartis iš tiesų yra PDF formatu, pateikite ją tokią vietą, į kurią galėtumėte atkreipti dėmesį, pavyzdžiui, sutartį arba el. laiškų giją. Pagal § 7¹ (1) formatą šalys turi susitarti tik tais atvejais, kai joks kitas teisės aktas nenumato kitaip.

PEPPOL, EN 16931, elektroninė sąskaita faktūra: kas tai?

EN 16931 yra Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas: jis apibrėžia, kokius duomenų laukus turi sąskaita faktūra ir ką kiekvienas iš jų reiškia. PEPPOL (Visos Europos viešųjų pirkimų sistema internete) – tai tinklas ir techninis susitarimas, skirtas sąskaitai faktūrai perduoti iš vieno operatoriaus kitam. Tarp jų yra specifikacija: „Peppol BIS Billing 3.0“ yra EN 16931, pagrindinės sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacijos, diegimo vadovas.. Taigi, atitinkanti sąskaita faktūra taip pat atitinka EN 16931 standartą.

Todėl Estijoje žmonės, turėdami omenyje Europos standarto sąskaitą faktūrą, sako “Peppol sąskaita faktūra”. Ministerija tuo pačiu pabrėžia, kad leidžiamas tiek Estijos, tiek Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas – galioja formato laisvės principas.

Ar sąskaitos faktūros suma ką nors keičia?

Registro įrašas galioja e. sąskaitos gavėjas ir jo apdorotojo identifikatorius arba kiti gavimo kanalo duomenys (§ 7¹ (3)). Peržiūrėtose nuostatose nėra nustatyta jokia pinigų riba: nėra minimalios sąskaitos faktūros vertės, nėra apyvartos ribos, nėra pirkimo-pardavimo sutarties ribos. 120 EUR ir 120 000 EUR sąskaitoms faktūroms taikoma ta pati taisyklė. Taigi, reikia patikrinti pirkėją, o ne bendrą sumą.

Truputis konteksto. 2019 m. Estija įvedė bendrą įpareigojimą teikti elektronines sąskaitas faktūras viešojo sektoriaus pirkėjams; 2025 m. ši prievolė buvo pakeista pirkėjo pasirinkimo teise ir išplėsta taip pat ir privačiajam sektoriui. ES pusėje..., Direktyva 2014/55/ES įpareigoja viešąsias perkančiąsias organizacijas priimti elektronines sąskaitas faktūras, kurios atitinka Europos standartą..

Ką reikia patikrinti prieš siunčiant

• Teisėtas pirkėjas ir jo registracijos kodas: Sąskaita faktūra siunčiama įstaigai, o ne skyriui ar projekto vadovui. Kitam žingsniui reikės registracijos kodo.
• Registro įrašas: tas Elektroninių sąskaitų gavėjų užklausa elektroniniame verslo registre, prieinama nuo 2017 m. gegužės 1 d. ir nereikalaujanti sutarties, grąžina registro kodą, pavadinimą, paslaugų teikėjo identifikatorių ir būseną. “Gerai” reiškia, kad nuoroda aktyvi.
• Nuorodos: sutarties numeris, pirkimo ar pirkimo užsakymo nuoroda. Nė vienas iš peržiūrėtų šaltinių nenustatė vieno privalomo nuorodos lauko visoje šalyje, todėl prieš išrašydami pirmąją sąskaitą faktūrą, paprašykite pirkėjo pateikti šiuos duomenis.
• Siuntimo kanalas: savo apskaitos programinę įrangą arba elektroninių sąskaitų operatorių. Ministerija elektroninių sąskaitų operatorių įtraukia į Estijos operatorių sąrašą. Jums nereikia savo PEPPOL prieigos taško, kuris yra įėjimo taškas, jungiantis operatorių prie tinklo.

Pavyzdys: 1 200 eurų sąskaita faktūra trims viešojo sektoriaus klientams

Ta pati mokymo paslauga, tie patys 1 200 eurų, trys pirkėjai: ministerija, kaimo savivaldybės valdžia ir universitetas. Visi trys yra registruoti e. sąskaitų gavėjai, tačiau jų paslaugų teikėjai gali skirtis. Jūs to nepasirenkate. Jūsų operatorius arba jūsų programinė įranga nukreipia sąskaitą į kasoje rodomą kanalą.

Verta nepamiršti vieno niuanso. Jei sutartyje nurodyta, kad naudojate Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, sąskaita faktūra išsiunčiama tokiu formatu, nes sutartis pateikiama anksčiau nei PEPPOL. O jei užklausa negrąžina būsenos “Gerai” tam pirkėjui, tai nėra automatinis leidimas siųsti PDF failą. Paklauskite pirkėjo, kokio formato jis nori ir kokiu kanalu jis turėtų atvykti.

Kas jau įvyko, o kas dar bus?

„Peppol BIS Billing“ 3.0.21 versija buvo paskelbta 2026-05-20 ir yra privaloma nuo 2026-08-17.. Pasikeitė patvirtinimo taisyklės ir kodų sąrašai, bet tai jūsų operatoriaus arba programinės įrangos, o ne jūsų darbas. Jei siunčiate sąskaitas faktūras per tiesioginę sąsają, paprašykite teikėjo patvirtinti, kad versija buvo atnaujinta.

Kitas svarbus žymuo yra tarpvalstybinis: Tarybos direktyva (ES) 2025/516 nustatomos elektroninių sąskaitų faktūrų ir skaitmeninio ataskaitų teikimo taisyklės ES vidaus sandoriams nuo 2030 m. liepos 1 d.

Estijos teisėje nėra bendros B2B elektroninių sąskaitų faktūrų prievolės. Galioja principas “pirkėjas nusprendžia”, o registracija kaip gavėjo yra pačios įmonės sprendimas. Jei kas nors bando jums parduoti sprendimą remdamasis “įsipareigojimu, įsigaliojančiu dabar”, paprašykite jų skyriaus numerio.

Taip pat galima įsigyti šiomis kalbomis: estų kalba

Paskutinį kartą peržiūrėta: 2026 m. rugsėjo 14 d.

DUK

Ar PEPPOL naudojimas yra privalomas teikiant sąskaitas faktūras Estijos vyriausybinėms agentūroms?

Ne, pats PEPPOL nėra tiesioginis teisinis reikalavimas, o techninis teikimo kanalas. Pagal Apskaitos įstatymą, viešajam sektoriui turi būti teikiama kompiuterio skaitoma elektroninė sąskaita faktūra, atitinkanti EN 16931 standartą arba Estijos standartą.

Ar galiu el. paštu išsiųsti sąskaitą faktūrą vyriausybinei įstaigai PDF formatu?

Pagal numatytuosius nustatymus tai neleidžiama, nes viešojo sektoriaus institucijos tikisi kompiuterio skaitomo failo ir yra registruotos kaip elektroninių sąskaitų gavėjos. PDF formato sąskaitos faktūros siuntimas yra teisiškai leidžiamas tik tuo atveju, jei pirkėjas padarė išimtį ir šalys dėl to aiškiai susitarė.

Ar sąskaitos faktūros piniginė suma turi įtakos reikalavimui pateikti e. sąskaitą faktūrą?

Ne, įstatyme nėra nustatytų minimalių sandorių sumų ar pirkimų apribojimų. Jums reikia patikrinti pirkėjo statusą elektroniniame verslo registre, o ne sąskaitos faktūros sumą, nes taisyklė taikoma bet kokio dydžio sąskaitoms faktūroms.