PEPPOL ja julkisen sektorin laskut: onko se pakollinen?

Lyhyt vastaus: virolainen julkinen ostaja odottaa koneellisesti luettavaa sähköistä laskua, mutta PEPPOL, yleiseurooppalainen laskujen toimitusverkosto, ei itsessään ole lakisääteinen vaatimus. 1.7.2025 alkaen kirjanpitolaki noudattaa "ostaja päättää" -sääntöä: sähköiseen kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi rekisteröitynyt kirjanpitovelvollinen voi vaatia myyjältä verkkolaskun (§ 7¹ (7)), ja eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan vaatimustenmukaiseksi. Osapuolet voivat sopia muusta asiaankuuluvasta standardista. Valtiovarainministeriö sanoo jokainen julkisen sektorin yksikkö rekisteröidään kaupparekisteriin sähköisen laskun vastaanottajaksi, vaikka ostaja voi nyt myöntää poikkeuksia. Joten PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse ministeriölle, kaupungille tai yliopistolle ei ole turvallinen oletusarvo. PEPPOL on yksi yleinen kanava kyseisen laskun toimittamiseen. Se ei ole oma sääntönsä.

Miksi sähköpostitse lähetetty PDF ei ole oletusarvoinen turvallinen tiedosto?

Valtiovarainministeriö ilmaisee asian suoraan: sähköinen lasku ei ole kuva laskusta, vaan koneellisesti luettava, yhteen standardiin rakennettu tiedosto, joka siirtyy myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon ilman manuaalista kirjoittamista. PDF ei tee tätä. Julkishallinnon kirjanpito odottaa strukturoitua tiedostoa, ja PDF päätyy sen viereen ihmisen luettavaksi.

Kyllä, vuodesta 2025 lähtien julkinen ostaja Toukokuu tehdä poikkeus. Mutta se on heidän päätösvaltansa, ei sinun. Jos sopimus todella on PDF-muodossa, hanki se jostain, mihin voit osoittaa, kuten sopimuksesta tai sähköpostiketjusta. Pykälän 7¹ (1) mukaan muoto on osapuolten sopima asia vain, jos mikään muu laki ei toisin määrää.

PEPPOL, EN 16931, verkkolasku: mikä se on?

EN 16931 on eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi: se määrittelee, mitä tietokenttiä lasku sisältää ja mitä kukin niistä tarkoittaa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) on verkko ja tekninen sopimus laskun siirtämiseksi toimijalta toiselle. Näiden kahden välillä on erittely: Peppol BIS Billing 3.0 on käyttöönotto-opas standardille EN 16931, joka on laskujen käytön ydinspesifikaatio.. Lasku, joka vastaa sitä, on siten myös standardin EN 16931 mukainen.

Siksi Virossa puhutaan "Peppol-laskusta", kun tarkoitetaan eurooppalaisen standardin mukaista laskua. Ministeriö korostaa samalla, että sekä Viron että eurooppalaisen e-laskustandardin mukaan laskut ovat sallittuja – muotovapauden periaate pätee.

Muuttuuko laskun summa jotenkin?

Rekisterimerkintä pitää sisällään verkkolaskun vastaanottaja ja sen käsittelijän tunniste tai muut vastaanottokanavan tiedot (§ 7¹ (3)). Tarkastetuissa säännöksissä ei ole asetettu rahamääräistä ylärajaa: ei laskun vähimmäisarvoa, ei liikevaihdon kynnysarvoa eikä hankintasopimuksen kynnysarvoa. 120 euron lasku ja 120 000 euron lasku noudattavat samaa sääntöä. Joten tarkistettava on ostaja, ei kokonaissumma.

Taustaa. Vuonna 2019 Viro otti käyttöön yleisen velvollisuuden toimittaa sähköisiä laskuja julkisen sektorin ostajille; vuonna 2025 tämä korvattiin ostajan valintaoikeudella, ja se laajennettiin koskemaan myös yksityistä sektoria. EU:n puolella, Direktiivi 2014/55/EU velvoittaa hankintaviranomaiset hyväksymään eurooppalaisen standardin mukaiset sähköiset laskut.

Mitä tarkistaa ennen lähettämistä

• Oikeudellinen ostaja ja sen rekisterinumero: Lasku menee oppilaitokselle, ei osastolle tai projektipäällikölle. Tarvitset rekisterikoodin seuraavaa vaihetta varten.
• Rekisterimerkintä: the Verkkolaskun vastaanottajan kysely yritysrekisteristä, joka on ollut käytettävissä 01.05.2017 lähtien eikä vaadi sopimusta, palauttaa rekisterikoodin, nimen, palveluntarjoajan tunnuksen ja tilan. "OK" tarkoittaa, että linkki on aktiivinen.
• Viitteet: sopimusnumero, hankinta- tai ostotilausviite. Yksikään tarkastelluista lähteistä ei asettanut yhtä pakollista viitekenttää koko maassa, joten kysy ostajalta nämä ennen ensimmäistä laskuasi.
• Lähetyskanava: oma kirjanpito-ohjelmistosi tai verkkolaskuoperaattori. Ministeriö listaa verkkolaskutuksen Viron operaattoreiden joukkoon. Et tarvitse omaa PEPPOL-tukiasemaa, joka on operaattorin verkkoon yhdistävä sisäänkäyntipiste.

Esimerkki: 1 200 euron lasku kolmelle julkisen sektorin asiakkaalle

Sama koulutuspalvelu, samat 1 200 euroa, kolme ostajaa: ministeriö, kunta ja yliopisto. Kaikki kolme ovat rekisteröityjä verkkolaskun vastaanottajia, mutta niiden palveluntarjoajat voivat hyvinkin vaihdella. Et sinä sitä valitse. Operaattorisi tai ohjelmistosi reitittää laskun rekisterissä näkyvään kanavaan.

Yksi vivahde on syytä pitää mielessä. Jos sopimuksessa sanotaan, että käytät Viron e-laskustandardia, lasku lähetetään tässä muodossa, koska sopimus tulee ennen PEPPOLia. Ja jos kysely ei palauta ostajalle tilaa "OK", se ei ole automaattinen lupa lähettää PDF-tiedostoa. Kysy ostajalta, missä muodossa hän haluaa ja missä kanavassa sen tulisi saapua.

Mitä on jo tapahtunut, ja mitä on vielä tulossa?

Peppol BIS Billing -versio 3.0.21 julkaistiin 20.05.2026 ja se on pakollinen 17.08.2026 alkaen.. Vahvistussäännöt ja koodilistat ovat muuttuneet, mutta se on operaattorisi tai ohjelmistosi tehtävä, ei sinun. Jos lähetät laskuja suoran rajapinnan kautta, pyydä palveluntarjoajaa vahvistamaan, että versio on päivitetty.

Seuraava merkittävä tekijä on rajat ylittävä: Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516 vahvistaa EU:n sisäisten liiketoimien sähköisen laskutuksen ja digitaalisen raportoinnin säännöt 1.7.2030 alkaen.

Viron lainsäädännössä ei ole yleistä yritysten välistä verkkolaskutusvelvoitetta. "Ostaja päättää" -periaatetta sovelletaan, ja vastaanottajaksi rekisteröityminen on yrityksen oma päätös. Jos joku yrittää myydä sinulle ratkaisua "heti voimaan tulevan velvoitteen" perusteella, kysy heiltä osionumeroa.

Saatavilla myös: viroksi

Viimeksi arvosteltu: 14. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Onko PEPPOLin käyttö pakollista lähetettäessä laskuja Viron valtion virastoille?

Ei, PEPPOL ei itsessään ole suora lakisääteinen vaatimus, vaan tekninen toimituskanava. Kirjanpitolain mukaan julkiselle sektorille on toimitettava koneellisesti luettava sähköinen lasku, joka on EN 16931 -standardin tai Viron standardin mukainen.

Voinko lähettää laskun viranomaiselle PDF-tiedostona sähköpostitse?

Oletusarvoisesti se ei ole sallittua, koska julkisen sektorin laitokset odottavat koneellisesti luettavassa muodossa olevaa tiedostoa ja ne on rekisteröity sähköisten laskujen vastaanottajiksi. PDF-laskun lähettäminen on lain mukaan sallittua vain, jos ostaja on tehnyt poikkeuksen ja osapuolet ovat siitä selvästi sopineet.

Vaikuttaako laskun rahamäärä e-laskun lähettämisvaatimukseen?

Ei, laissa ei ole asetettu vähimmäistapahtumamääriä tai hankintarajoja. Sinun on tarkistettava ostajan tila sähköisestä kaupparekisteristä, ei laskun summaa, koska sääntö koskee kaikkia laskuja niiden koosta riippumatta.