Nē, Latvijā nav atsevišķa obligāta e-rēķina formāta, kas PEPPOL BIS Billing 3.0 aizstātu. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 nosaka, ka VID (Latvijas Nodokļu pārvaldei) iesniedzamā e-rēķina XML struktūrai ir jāatbilst divām prasībām vienlaikus: tai jābūt rakstītai UBL 2.1 sintaksē (Universal Business Language, t. i., specifiskā XML faila formātā) un jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijas noteikumiem. Latvijas Nodokļu pārvalde apstiprina jūsu e-rēķina lapā, ka nav plānu paplašināt šo formātu. Katram uzņēmumam ir jāpielāgo sava sistēma PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem, nevis otrādi. B2G jeb uzņēmumu savstarpējās valdības e-rēķini un to datu iesniegšana VID jau ir obligāta, savukārt pienākums attiecībā uz B2B jeb uzņēmumu savstarpējās valdības rēķiniem stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī.

Īsā atbilde: vai Latvijā ir e-rēķina formāts, kas aizstāj PEPPOL?

Izplatīts nepareizs uzskats ir tāds, ka Latvijai ir savs “nacionālais” e-rēķina formāts, kas atšķiras no PEPPOL standarta. Patiesībā ir tieši pretēji. Noteikumi Nr. 749 norādīt, ka VID risinājumā saņemtā e-rēķina XML failam jābūt rakstītam UBL 2.1 sintaksē un jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumiem. Citiem vārdiem sakot, Latvija neradīja konkurējošu formātu, bet gan pieņēma PEPPOL BIS Billing 3.0 kā savu oficiālo profilu. Ja jūsu grāmatvedības programmatūra jau var izveidot PEPPOL atbilstošus e-rēķinus, tehniskā bāze Latvijas prasību izpildei jau ir izveidota. Trūkst tikai pareiza datu pārraides kanāla uz VID, kas tiks apspriests turpmāk.

Trīs slāņi, kurus bieži jauc: EN 16931, UBL un PEPPOL

Neskaidrības rodas tāpēc, ka šie trīs termini apraksta trīs dažādus e-rēķinu slāņus, nevis trīs konkurējošas lietas.

  • EN 16931 ir semantisks datu modelis, t. i., apraksts par to, kuriem datu laukiem jābūt rēķinā: pārdevēja un pircēja informācija, PVN, maksājuma termiņš, summas. Grāmatvedības tiesības Šis standarts definē strukturētus e-rēķinus: rēķinam jāatbilst LVS EN 16931-1:2017 standartam.
  • UBL 2.1 ir XML sintakse, specifisks failu formāts un iezīmēšanas valoda, kurā tiek rakstīti EN 16931 datu lauki. Pats UBL vēl neko nesaka par to, vai rēķins atbilst Latvijas prasībām; tā ir vienkārši “valoda”, kurā rēķins ir rakstīts.
  • PEPPOL BIS norēķinu sistēma 3.0 ir tā sauktā CIUS jeb Core Invoice Usage Specification, sašaurināta lietotāja rokasgrāmata, kurā norādīts, kā precīzi lietot EN 16931 datu modeli UBL 2.1 sintaksē, un pievienoti validācijas noteikumi. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentācija apstiprina, ka visi dokumenti saskaņā ar šo specifikāciju automātiski atbilst arī Eiropas standartam EN 16931.

Iedomājieties rēķinu par 1500 eiro. EN 16931 nosaka, kuriem datu laukiem jābūt šajā rēķinā, piemēram, summām un rēķina pusēm. UBL 2.1 norāda, kurā XML elementā šī summa ir. PEPPOL BIS Billing 3.0 pievieno noteikumu, ka šai summai ir jāatbilst rēķina rindām un PVN summai. Pretējā gadījumā rēķina validācija neizdosies.

Kuri formāti teorētiski atbilst ES standartam un ko Latvijas VID faktiski akceptē?

ES līmenī gan UBL 2.1, gan UN/CEFACT CII D16B ir piemērotas kā EN 16931 sintakse. Eiropas Komisijas pārskats izsauc abus atbilstošo sintaksi. Tāpēc teorētiski Eiropā ir vairāk nekā viens pieļaujams ceļš.

Taču Latvijā šī izvēle jau ir izdarīta jūsu vietā. Noteikumi Nr. 749 īpaši pieminēt UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 kombināciju kā VID risinājuma formātu. VID apstiprina jūsu e-rēķina lapā, ka Latvijas nacionālajam standartam ir jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai un aģentūrai nav plānu paplašināt šo formātu.

Tas sniedz tiešu atbildi uz jautājumu, vai parasts UBL 2.1 XML fails atbilst Latvijas prasībām: neatbilst. UBL 2.1 sintakse ir pareiza, taču bez PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumiem tā ir puse no darba, līdzīgi kā teikums, kas atbilst pareizrakstības noteikumiem, bet kam trūkst gramatikas. Jūsu programmatūrai ir jāspēj izveidot failu, kas iztur gan UBL 2.1 shēmas pārbaudi, gan PEPPOL BIS Billing 3.0 validācijas noteikumus.

Vai PEPPOL specifikācija un PEPPOL tīkls ir viens un tas pats?

Šeit atkal vairums cilvēku apjūk. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir dokuments. formāts prasība. Tas nenozīmē, ka rēķinam ir jānosūta PEPPOL tīkls, izmantojot tā sauktos piekļuves punktus. Noteikumi Nr. 749 skaidri uzskaitiet, kādus pārraides kanālus Latvijas uzņēmumi var izmantot: oficiālo e-pasta adresi vai oficiālo Latvijas valsts elektronisko pastkasti (ja uzņēmumam ir aktivizēts e-pasta konts), pakalpojumu sniedzēja vai operatora kanālu vai citu elektronisko kanālu, piemēram, integrāciju starp sistēmām, e-pastu vai kādu citu elektroniskās pārraides metodi.

Puses vienojas par kanālu. Ja izmantojat oficiālu e-pasta adresi, tās informācijas sistēma automātiski pārsūtīs e-rēķina ziņojumu un datus VID. Ja izmantojat operatoru vai citu kanālu, XML fails VID ir jāiesniedz atsevišķi, izmantojot EDS vai elektroniskās deklarēšanas sistēmu, kas... Saskaņā ar VID. pieņem failus tikai XML formātā vai izmantojot grāmatvedības programmatūras lietojumprogrammu saskarni (API), ko VID sauc par E-rēķinu API V2, ja šāda saskarne pastāv.

Latvijas termiņi: kas jau ir obligāti 2026. gadā un kas sāksies 2028. gadā?

Grafiks ir sadalīts trīs posmos, un katrs posms attiecas uz citu pusi.

No 2025. gada 1. janvāra e-rēķini būs obligāti G2G, B2G un G2B segmentos, t.i., rēķiniem starp valsts iestādēm un rēķiniem starp uzņēmumiem un valsts iestādēm, apstiprina. VID. Budžeta iestādēm adresētie rēķini, par kuriem līgumi noslēgti pirms 2024. gada 31. decembra, saņemti likums ievērot pārejas periodu līdz 2026. gada 1. janvārim.

No 2026. gada 1. janvāra e-rēķinu datu iesniegšana VID būs obligāta tiem pašiem G2G, B2G un G2B segmentiem. Sākot ar to pašu termiņu, no 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim, B2B uzņēmumi var brīvprātīgi iesniegt datus VID, pagaidām pienākuma nav, taču iespēja jau pastāv (Noteikumi Nr. 749).

No 2028. gada 1. janvāra B2B kļūs obligāts arī: VID apstiprina, ka Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem rēķini apmaksai ir jāsagatavo kā e-rēķini un vienlaikus jāiesniedz tie VID. Šis noteikums ir Grāmatvedība Ir pieļauti daži izņēmumi, piemēram, darījumi, ko atbalsta kases aparāts, dokumenti, kas ģenerēti noteiktās sabiedrības veselības vai nodarbinātības iestāžu sistēmās, un drošības un tiesībaizsardzības iestāžu iekšējie dokumenti.

Praktisks kontrolsaraksts norēķinu programmatūrai

Pirms 2028. gada termiņa ir lietderīgi pārskatīt savu programmatūru jau šodien, nevis tuvojoties termiņam.

  • UBL 2.1 eksports: Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības vai pārdošanas programmatūra var izveidot rēķinus UBL 2.1 XML formātā, ne tikai PDF rēķinus.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 validācija: jautājiet piegādātājam, vai izsniegtais XML fails ir apstiprināts PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumi, ne tikai vispārējā UBL shēma.
  • Saņēmēja identifikatori: Pārliecinieties, vai sistēma var saglabāt un izmantot klienta e-pasta adresi vai citus PEPPOL identifikatorus, ne tikai vārdu un adresi.
  • Pārraides kanāls: izlemiet, kuru no kanāliem, kas uzskaitīti noteikumos Nr. 749 Kas jums ir piemērots — e-pasta adrese, operators vai tieša integrācija —, un vienojieties par to ar klientu.
  • VID iesniegšana: Pārbaudiet, vai kanāls automātiski pārsūta datus uz VID (piemēram, e-pasta adresi) vai arī tas ir jādara atsevišķi, izmantojot EDS vai API.
  • Termiņi: Atcerieties, ka e-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas. Sistēmas kļūmes gadījumā pēc kļūmes novēršanas ir trīs darba dienu termiņš; cita iemesla dēļ kavēšanās gadījumā par to jāinformē VID EDS, un rēķini jāiesniedz 30 kalendāro dienu laikā pēc iemesla atklāšanas (Noteikumi Nr. 749).

Ja jūsu uzņēmumā jau šodien, 2026. gada vasarā, ir ieviesti B2G rēķini vai brīvprātīga VID iesniegšana, tad pāreja 2028. gadā drīzāk būs iestatījumu validācija, nevis jauns projekts. Tomēr, ja visi rēķini joprojām ir PDF formātā un tiek sūtīti manuāli, programmatūras izvēli ir vērts sākt jau tagad, nevis 2028. gada janvārī.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai Latvijas e-rēķina formāts būs obligāts 2026. gadā?

Latvijas Nodokļu pārvalde (VID) pieprasa, lai e-rēķinu XML tiktu rakstīts UBL 2.1 sintaksē un atbilstu PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem. Šis nav atsevišķs nacionālais formāts, bet gan PEPPOL standarta ieviešana.

Kāda ir atšķirība starp EN 16931, UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 ir semantisks datu modelis, kas nosaka, kuriem datu laukiem jābūt rēķinā. UBL 2.1 ir XML faila formāts, kurā šie dati tiek reģistrēti. PEPPOL BIS Billing 3.0 pievieno ierobežojumus un validācijas noteikumus, nodrošinot, ka rēķins precīzi atbilst prasībām.

Kad B2B e-rēķini kļūs obligāti Latvijā?

Pienākums izmantot uzņēmumu (B2B) e-rēķinus stāsies spēkā 2028. gada 1. janvārī. No 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim uzņēmumi var brīvprātīgi iesniegt datus VID.

Vai PEPPOL BIS Billing 3.0 nozīmē, ka rēķinam ir jāceļo caur PEPPOL tīklu?

Nē. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir dokumenta formāta prasība, nevis piegādes kanāls. Rēķinu var piegādāt pa e-pastu, ar mobilo sakaru operatoru vai tiešās integrācijas palīdzību, taču XML failam ir jāatbilst PEPPOL validācijas noteikumiem.