Automatyczne uzgadnianie sald bankowych wykonuje trzy czynności: samodzielnie pobiera transakcje bankowe do systemu, porównuje je z fakturami i wpisami oraz wyświetla tylko te pozycje, których nie udało się jednoznacznie dopasować. Transakcje docierają albo jako pliki bankowe, albo (coraz częściej) za pośrednictwem otwartej bankowości (usługi informacji o rachunkach zgodne z PSD2), co oznacza, że nikt już nie przesyła wyciągów. Logika dopasowywania jest wielopoziomowa: dokładne odniesienie do płatności daje pewne dopasowanie; bez odniesienia system dopasowuje kwotę, datę i wzorce kontrahenta; a gdy brakuje pewności, system nie zgaduje – oznacza daną pozycję jako wyjątek. Ta ostatnia cecha odróżnia narzędzie od zabawki.
Co system dopasowuje sam w sobie?
Rutynowa większość. Płatność klienta z prawidłowym numerem referencyjnym znajduje fakturę w ciągu kilku sekund. Płatności cykliczne (czynsz, licencje, usługi telekomunikacyjne) są zgodne według wzorca nawet bez numerów referencyjnych, ponieważ ta sama kwota od tego samego kontrahenta w tym samym dniu jest rozpoznawalna. W przypadku płatności kartą i opłat bankowych system uczy się na podstawie dotychczasowych praktyk, gdzie te wpisy się znajdują. Rezultat: codzienne uzgadnianie staje się przeglądem opartym na próbkach – ta sama zmiana 73% firm księgowych poczyniono w zakresie wdrażania automatyzacji.
Co pozostaje ludzkie: szczerze
Cztery klasyki. Płatności pakietowe: klient płaci trzy faktury jednym przelewem; system może zaproponować podział, ale potwierdzenie należy do Ciebie. Płatności częściowe: to, czy pozostała kwota stanowi rabat, należność, czy błąd, zależy od decyzji biznesowej. Niepowiązane, niewyjaśnione paragony: maszyna pokazuje kandydatów, a pracownik decyduje. I różnice kursowe: sposób księgowania różnic kursowych to reguła, którą ustalasz. Jeśli rozwiązanie twierdzi, że te przypadki również znikają, zapytaj “jak”: szczera odpowiedź zawiera słowo “potwierdź”.
Jak zacząć?
Połącz bank z bankowością otwartą, pozwól systemowi uczyć się na podstawie kilku tygodni historii, a następnie spójrz na listę wyjątków: to będzie Twój rzeczywisty nakład pracy ręcznej w przyszłości. Uzgadnianie najlepiej się komponuje z… Kodowanie faktur AI:dopasowana transakcja, która jest również poprawnie zakodowana, zamyka pętlę. Pełny obraz znajduje się w naszym plan działania automatyzacji.