Od 21 lipca 2026 r. obowiązuje na Łotwie ustrukturyzowana faktura elektroniczna, lokalnie nazywana e-faktura, nie jest jeszcze obowiązkowe w przypadku transakcji B2B (business-to-business). Zgodnie z VID wytyczne zaktualizowane 21 maja 2026 r., VID (Valsts eizumenus dienests, łotewski urząd skarbowy) będzie wymagał przesyłania e-faktur B2B i ich danych dopiero od 1 stycznia 2028 r., a nie od 2026 r. W tym roku obowiązkowe są już faktury sektora publicznego: B2G (biznes-rząd), G2G (rząd-rząd) i G2B (rząd-biznes), których dane muszą być zgłoszone do VID od 1 stycznia 2026 r..
Jeśli sprzedajesz teraz tylko innym firmom łotewskim, jesteś w roku przygotowawczym, a nie w roku egzekwowania. Jeśli wystawiasz faktury instytucjom budżetowym, to już żyjesz.
Odpowiedź na rok 2026 w jednej tabeli
| Sytuacja | Obowiązkowe w 2026 roku? |
|---|---|
| B2G, G2G, G2B z łotewskimi instytucjami budżetowymi | Tak. E-faktury od 1 stycznia 2025 r., dane VID od 1 stycznia 2026 r.. |
| B2B między firmami łotewskimi | No cóż, na lata 2026-2027. Obowiązek zaczyna obowiązywać 1 stycznia 2028 r.. |
| B2C — sprzedaż konsumentom indywidualnym | Nie na mocy tej zasady B2B; VID określa obowiązek w oparciu o segmenty biznesowe i sektora publicznego. |
| Klienci biznesowi zagraniczni | Nie automatycznie. Można użyć ustrukturyzowanego e-rēķins. jeśli obie strony się na to zgodzą. |
Kogo tak naprawdę dotyczą przepisy Łotwy?
Zasada opiera się na dwóch kwestiach: czy podlegasz Rīgatvedības likums (łotewskiej ustawie o rachunkowości) i do kogo jest skierowana faktura? Dotyczy to zarówno łotewskich firm, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. VID stanowi wprost, że łotewska firma lub osoba samozatrudniona wystawiająca fakturę instytucji budżetowej musi używać e-faktura. Filtrem nie jest Twój status VAT ani roczny obrót, lecz odbiorca.
Co właściwie uznaje się za e-rēķins?
Ustrukturyzowany e-rēķins to nie faktura w formacie PDF. To plik XML, czyli plik danych nadający się do odczytu maszynowego, którego pola oprogramowanie może odczytać i przetworzyć automatycznie, bez konieczności ponownego wpisywania przez użytkownika. Łotewska ustawa o rachunkowości wiąże ten format z Normy LVS EN 16931-1:2017 i LVS CEN/TS 16931-2:2017, podczas gdy Rozporządzenie Gabinetowe nr 749 (przepis MK nr 749) określa, że XML używany w systemie VID musi być zgodny z Specyfikacja UBL 2.1 i Peppol BIS Billing 3.0 CIUS. Peppol BIS Billing 3.0, europejski profil faktury elektronicznej, który działa jako wspólna techniczna lista kontrolna dla transgranicznego fakturowania elektronicznego, został oficjalnie opisany w Dokumentacja Peppola. Sam dokument PDF, dokument Word lub zeskanowany obraz nie spełnia wymogów.
E-mail nie jest zabroniony jako metoda dostarczania. Jeśli wyślesz zgodny plik XML e-mailem i obie strony zaakceptują ten kanał, będzie on traktowany jako jeden ważny “inny kanał dostarczania”. Nie zwalnia to jednak z osobnego obowiązku przesłania danych z faktury do VID za każdym razem, gdy dana faktura podlega raportowaniu.
Jak wysyłać i raportować do VID w roku 2026?
Możesz wysłać e-rēķins za pośrednictwem e-adrese (oficjalnego łotewskiego systemu adresów elektronicznych), kanału operatora e-faktury (dostawcy usług, który zajmuje się wymianą techniczną w Twoim imieniu) lub dowolnego innego kanału, na który obie strony wyrażą zgodę. Przekazanie danych do VID może nastąpić za pośrednictwem adresu e-mail, API operatora (interfejsu maszyna-maszyna, który umożliwia bezpośrednią wymianę danych między dwoma systemami, bez konieczności ręcznego przesyłania), za pośrednictwem API EDS VID lub poprzez przesłanie pliku w EDS. E-rēķins należy przesłać. jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od daty wysłania. EDS, czyli Elektroniczny System Deklaracji, akceptuje wyłącznie Pliki faktur elektronicznych XML, i nic innego nie spełnia kryteriów.
Pułapki, w które wpadają małe firmy
Stara umowa B2G nie uratuje Cię przed zmianą. Dla każdego Transakcja B2G uzgodniona przed 31 grudnia 2024 r., migracja do e-fakturowania musiała zostać zakończona do 1 stycznia 2026 r. niezależnie od tego, co stanowi umowa. Warto również sprawdzić, czy Twój klient rzeczywiście jest instytucją budżetową; VID zaleca weryfikację poprzez kod rejestracyjny zamiast zakładać.
Faktura korygująca, w zasadzie nota kredytowa, również musi być ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną (e-rēķins), jeśli faktura, którą koryguje, była ustrukturyzowana, i musi zawierać numer oryginalnej faktury. Faktura zaliczkowa, w zasadzie żądanie przedpłaty, jest traktowana jako żądanie zapłaty; jej szczegółowe zasady zostały dodane poprzez… Rozporządzenie Gabinetowe nr 877. A jeśli masz do czynienia ze sprzedażą na kasie fiskalnej lub dokumentem z państwowego systemu specjalnego, sprawdź najpierw, czy ustawa o rachunkowości w ogóle uznaje go za fakturę, którą należy wystawić do zapłaty; czasami tak nie jest.
Co należy zrobić przed terminem końcowym B2B, który przypada na 1 stycznia 2028 r.?
Potraktuj lata 2026 i 2027 jako pas startowy, a nie ostateczny termin. Aktywuj swój adres e-mail, wyczyść kody rejestracyjne klientów, sprawdź, czy dane wyjściowe XML są zgodne z wymaganą specyfikacją, wybierz oprogramowanie lub operatora, który może wysyłać i odbierać ustrukturyzowane e-faktury, i zanotuj wewnętrznie, kto w Twojej firmie tworzy, wysyła i przesyła faktury do VID. Jeśli sprzedajesz innym firmom łotewskim, warto rozpocząć dobrowolne przesyłanie faktur VID już teraz, zamiast czekać, ponieważ raportowanie danych B2B jest… dobrowolne od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. i obowiązkowe od 1 stycznia 2028 r.. Uruchomienie procesu, gdy jest on opcjonalny, oznacza, że nie rozwiązujesz problemu w ramach obowiązującego terminu.
Często zadawane pytania
Czy w 2026 roku na Łotwie będą dostępne faktury elektroniczne?
E-faktura, czyli ustrukturyzowana e-faktura, to plik XML zgodny ze standardami LVS EN 16931-1:2017 i Peppol BIS Billing 3.0. Format PDF, DOCX lub skan nie są wystarczające.
Kiedy fakturowanie elektroniczne B2B stanie się obowiązkowe na Łotwie?
Zgodnie z zaktualizowanymi wytycznymi Łotewskiego Urzędu Podatkowego (VID) z dnia 21.05.2026 r. przesyłanie e-faktur B2B i ich danych do VID stanie się obowiązkowe dopiero od 01.01.2028 r., a nie od 2026 r.
Jak wysłać fakturę elektroniczną i przesłać dane do VID?
Fakturę elektroniczną można wysłać za pośrednictwem adresu e-mail, API operatora lub EDS. Dane należy przesłać do VID jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od daty wysłania.
Co zrobić przed terminem B2B 01.01.2028?
Aktywuj adresy e-mail, wyczyść kody rejestru klientów, przetestuj zgodność z XML i wybierz oprogramowanie lub operatora. Przesłanie danych B2B jest dobrowolne do 31.12.2027 r.