Krótka odpowiedź: faktura i faktura VAT to nie to samo, co dokument

Faktura (sąskaita faktūra) to dokument księgowy wystawiany przez sprzedawcę, który jest notatka zarejestrowanym podatnikom VAT wystawiającym towary lub usługi nabywcy. Sposób działania tego dokumentu opisano w Uchwała Rządu nr 780 z dnia 29 maja 2002 r.. Faktura VAT to inny dokument. Musi ją wystawić zarejestrowany podatnik VAT, ponieważ dodatkowo pokazuje Stawka VAT i obliczona kwota VAT. Zasada decyzyjna jest prosta: jeśli Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza (individuali veikla), mała spółka osobowa (MB) lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (UAB) nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT, wystawiasz klientowi zwykłą fakturę. Po zarejestrowaniu się jako podatnik VAT, na przykład po przekroczeniu Próg 45 000 EUR obliczony od 1 maja 2025 r. na podstawie bieżącego lub poprzedniego roku kalendarzowego musisz przejść na faktury VAT.

Te dwa dokumenty są stale mylone, głównie dlatego, że wszyscy nazywają je po prostu “fakturą”. Ich podstawa prawna jest jednak inna: zwykła faktura podlega przepisom wspomnianej powyżej, natomiast wymagane pola faktury VAT i moment jej wystawienia określa ustawa o podatku od towarów i usług (PVM įstatymas). Państwowa Inspekcja Podatkowa (VMI, litewski urząd skarbowy) wyjaśnia za pomocą przykładów Jak te zasady mają zastosowanie w praktyce? Poniżej dowiesz się, kiedy i jaki dokument zastosować, jakie terminy obowiązują i jak zmiany wprowadzone w 2025 roku zmieniły próg rejestracji VAT.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Decyzja o tym, czy w ogóle będziesz musiał wystawić dokument, a jeśli tak, to jaki, zależy od formy Twojej działalności i odbiorcy sprzedaży.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (indywidualna veikla), Wskazówki VMI mówi, że musisz użyć zwykłej faktury, faktury VAT, jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, paragonu z kasy fiskalnej, jeśli rejestrujesz przychód za pośrednictwem kasy fiskalnej, lub innego dokumentu księgowego, takiego jak paragon fiskalny.

Firmy MB i UAB stosują się do tych samych zasad. Dotyczą one wszystkich. Podmiot litewski prowadzący działalność w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz do każdego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą. W praktyce mała spółka osobowa lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stosuje dokładnie tę samą logikę fakturowania lub fakturowania VAT co osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.

Ważniejsze jest to, komu sprzedajesz. Jeśli dostarczasz towary lub usługi innemu podatnikowi lub osobie prawnej, która sama nie jest podatnikiem, sprzedawca zarejestrowany jako podatnik VAT musi wystawić fakturę VAT. Sprzedaż osobie prywatnej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, czasami wymaga jedynie paragonu z kasy fiskalnej, ale jeśli kupujący poprosi o fakturę VAT, musisz mu ją wydać, niezależnie od wielkości transakcji.

Pewna kwestia związana z czasem zaskakuje ludzi: jeśli płatność gotówką wpłynie po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, wystawić fakturę VAT w momencie wykonania usługi lub wydania towaru, zaznaczając, że zapłata nastąpi później, a potwierdzenie wpłaty wystawiasz osobno, gdy pieniądze faktycznie wpłyną.

Kiedy dokładnie wystawiana jest faktura VAT?

Faktura VAT jest zawsze powiązana z konkretnym momentem transakcji. Pięć sytuacji najczęściej pojawiających się w przypadku małych firm:

  • Dostawa towarów lub wykonanie usługi. Gdy płatność następuje w tym samym momencie, wystawiasz fakturę VAT od razu.
  • Płatności z góry. Zaliczka jest zazwyczaj dokumentowana fakturą VAT Jeśli pociąga to za sobą obowiązek naliczenia podatku VAT, wartość podlegająca opodatkowaniu usługi wykonanej później zostaje pomniejszona o tę zaliczkę. Zaliczki za towary wysyłane do innego państwa członkowskiego UE nie zawsze są rozliczane w ten sposób.
  • Usługi ciągłe. Czynsz, telekomunikacja i bieżące dostawy energii są rozliczane okresowo, a nie z osobna. Dokładny termin płatności znajduje się w następnej sekcji.
  • Dostawy do innego państwa członkowskiego UE. Nawet gdy przewożone są towary stawka VAT 0% lub kupujący sam rozlicza się z VAT w ich kraju nadal wymagana jest faktura VAT.
  • Samodzielne fakturowanie. W niektórych przypadkach kupujący lub jego upoważniony przedstawiciel może sporządzić dokument w Twoim imieniu, musisz jednak wyrazić na to wcześniej zgodę i uwzględnić tę informację w umowie.

Terminy: “bez opóźnień” nie oznacza zawsze tego samego dnia

Prawo nie określa jednej, uniwersalnej liczby dni dla każdego przypadku. Zasadą ogólną jest wystawienie faktury VAT. “bezzwłocznie” po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, czyli w najkrótszym realnie możliwym terminie. W praktyce oznacza to ten sam lub następny dzień roboczy, a nie moment, w którym uda się zamknąć księgi pod koniec tygodnia lub miesiąca.

Istnieją jednak dwie sytuacje, w których podano konkretny numer:

Pięciodniowa różnica między tymi dwoma terminami bywa większym problemem, niż można by się spodziewać: firma wysyłająca towary do Niemiec ma pięć dodatkowych dni, których nie ma firma wynajmująca powierzchnię biurową w Wilnie.

Co musi znaleźć się na fakturze?

Oto lista kontrolna wymaganych pól, podzielona według typu dokumentu.

Zwykła faktura

Uchwała nr 780 pozwala na uznanie dokumentu za podstawę rozpoznania kosztów wyłącznie, jeżeli zawiera:

  • nazwa i kod dostawcy, czyli kod podatnika VAT dla osoby fizycznej, a w razie jego braku – jego kod osobisty lub numer zaświadczenia o indywidualnej działalności gospodarczej;
  • nazwa i kod kupującego (klienta), zgodnie z tą samą logiką;
  • data wystawienia, numer dokumentu, opis towarów lub usług i cena.

Standardowa faktura VAT

Według Wyjaśnienie VMI z 27 kwietnia 2026 r., musi zawierać co najmniej:

  • data emisji, seria i numer;
  • dane dostawcy i kupującego;
  • opis i ilość towarów lub usług;
  • data dostawy lub świadczenia;
  • cena bez podatku VAT i wartość podlegająca opodatkowaniu;
  • Stawka VAT i kwota VAT, obliczone osobno.

Uproszczona faktura VAT

Możesz wydać jeden gdy całkowita wartość faktury, z VAT, nie przekracza 100 euro. Jeśli korzystasz z programu dla małych firm, ten limit nie obowiązuje, więc możesz skorzystać z uproszczonego formularza niezależnie od kwoty.

Przykład: załóżmy, że wykonałeś zlecenie konsultingowe IT dla klienta UAB, za które wystawiono fakturę na kwotę 1200 euro bez VAT. Ponieważ kwota ta znacznie przekracza próg 100 euro, uproszczona forma nie wchodzi w grę. Faktura musi zawierać pełną kwotę 1200 euro bez VAT, odpowiadającą jej wartość podlegającą opodatkowaniu, obowiązującą stawkę VAT oraz kwotę VAT podaną osobno, oprócz pól dostawcy, nabywcy, daty i opisu, o których już wspomniano.

Paragony, pliki PDF i faktury elektroniczne: co tak naprawdę sprawdza się w praktyce

Kiedy sprzedajesz osobie prywatnej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, fakturę VAT można czasami całkowicie pominąć; wystarczy paragon z kasy fiskalnej. Ale jeśli kupujący o niego poprosi, musisz go wystawić, nawet przy sprzedaży detalicznej.

Faktura w formacie PDF lub elektroniczna faktura VAT ma na Litwie taką samą moc prawną jak faktura papierowa. W praktyce wiąże się to z trzema obowiązkami: wymagana jest uprzednia zgoda kupującego na korzystanie z formy elektronicznej, a sam dokument musi gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Mówiąc wprost: dokument musi być jasny, kto go wydał, dane nie mogą być zmienione po wydaniu i musi być czytelny bez użycia specjalnego oprogramowania. Zwykły plik PDF wysłany e-mailem spełnia wszystkie trzy warunki, o ile klient wyraził na to zgodę, a plik jest przechowywany w sposób uniemożliwiający edycję po wysłaniu.

Kiedy podatek VAT musi zostać uwzględniony na fakturach?

Od 1 maja 2025 r., Zmienił się sposób obliczania progu rejestracji VAT: teraz bierze się pod uwagę bieżący lub poprzedni rok kalendarzowy, a nie jak dotychczas 12-miesięczny okres rozliczeniowy. W praktyce oznacza to śledzenie dochodów od 1 stycznia do 31 grudnia, a nie odliczanie wstecz od sprawdzanej daty.

Główny próg to 45 000 euro Łącznie z tytułu działalności opodatkowanej VAT prowadzonej na Litwie. Jeśli przekroczysz ten limit w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT i od tego momentu każda wystawiana faktura musi zawierać podatek VAT.

Kiedy obowiązek zapłaty VAT wchodzi w życie nawet poniżej progu

Zobowiązanie może powstać nawet przy nie przekroczeniu kwoty 45 000 euro:

Właściciele firm często pomijają jeden szczegół: zgodnie z wyjaśnieniami VMI dotyczącymi wymagań dotyczących faktur VAT, Każdy podatnik, niezależnie od tego, czy jest osobą fizyczną, czy prawną, musi od 1 stycznia 2026 r. oddzielnie wykazywać kwotę podatku VAT w dokumentach księgowych. Przed tą datą obowiązek ten, obowiązujący od 1 maja 2022 r., dotyczył wyłącznie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Warto też wiedzieć, co będzie się działo w dalszej perspektywie: Dyrektywa (UE) 2025/516 Przyjęto rozporządzenie wprowadzające nowe wymogi dotyczące raportowania cyfrowego oparte na fakturowaniu elektronicznym dla transgranicznych transakcji B2B od 1 lipca 2030 r. Nie zmienia to niczego w sposobie fakturowania w 2026 r., ale warto o tym pamiętać, planując systemy księgowe na dłuższą metę.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między fakturami VAT a fakturami PVM na Litwie?

Sąskaitą faktūrą rašo veļeddejas, kuris no PVM mokėtojas. Fakturę VAT należy wpisać do faktury VAT i obliczyć kwotę podatku VAT. Podstawą dokumentów jest spódnica (skiteringi teiseis aktai).

Kiedy faktura PVM została wystawiona „nedelsiant“?

Reguła Bendroji – fakturowanie PVM faktūrė išrašeti svečių po prikošų teļių ar služių učkimo, ty per trumpišų objeciviai įmanomą terminą. Praktikoje tai zwykle oznacza tä sämje arba kää darbo dienung.

Kokie konkretūs terminai takīm tākītīnīms paslaugoms ir ES tiekimams?

Testinėms paslaugoms (nooma, telekomunikacja, ciągłe dostawy energii) PVM aktauna faktūra turi būti išrasyuta ne Łieści kaip iki kito maslų 10 dienos. Tiekimams į inne ES valstbę narę su 0 proc. tarifu arba kai PVM appikőjja kūtaras - ne Łių kaip iki kito masluų 15 dienos.

Kada vietoj PVM sättä faktūros rašoma sätsätä äsätä faktūra?

Jeśli prowadzisz indywidualną działalność, MB ar UAB nie jest zarejestrowana do wystawiania faktur PVM, wystawisz fakturę klientowi. Tapus PVM mokėtoju, na przykład peržengus 45 000 EUR ribą, zwykle musisz udać się do prie PVM įinų faktūros.