ViDA (VAT w erze cyfrowej, reforma UE dotycząca rozliczania VAT i przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego) zostanie wdrożona w czterech etapach: 1 stycznia 2027 r., 1 lipca 2028 r., 1 lipca 2030 r. i 1 stycznia 2035 r. Dyrektywa (UE) 2025/516 została przyjęta 11 marca 2025 r. i weszła w życie 14 kwietnia 2025 r.; Komisja Europejska Przegląd ViDA potwierdza, że pakiet będzie wdrażany stopniowo do stycznia 2035 r. Estonia, Łotwa i Litwa miały obowiązek transponować i opublikować pierwszy zestaw przepisów krajowych do 31 grudnia 2026 r., a ich wejście w życie nastąpiło 1 stycznia 2027 r. Jednak termin, który ma znaczenie dla małych firm, to 1 lipca 2030 r., kiedy to cyfrowe raportowanie stanie się obowiązkowe w przypadku transgranicznej wewnątrzunijnej sprzedaży towarów i usług B2B.

Jak w skrócie wygląda harmonogram ViDA: 2027, 2028, 2030 i 2035?

Najłatwiejszy sposób na zapamiętanie: rok 2027 wprowadza drobne korekty techniczne dla firm korzystających z systemu OSS, rok 2028 rozszerza jednolitą rejestrację VAT i nakłada nowe obowiązki na platformy, rok 2030 to faktyczny obowiązek e-fakturowania i raportowania danych dla transgranicznego handlu B2B, a rok 2035 dotyczy tylko krajów, które już prowadzą własny krajowy system raportowania w czasie rzeczywistym. Pierwsze trzy daty mają bezpośrednie znaczenie dla Ciebie jako właściciela firmy. Ostatnia data to głównie problem zgodności między organami podatkowymi, a nie coś, co będziesz odczuwać na co dzień.

Jakie zmiany nastąpią 1 stycznia 2027 r.: pierwsze zmiany w sprzedaży OSS i platformach?

Od tej daty korekty w Dyrektywa 2025/516 Obowiązują one i dotyczą głównie firm korzystających z systemu One Stop Shop (OSS) i Import One Stop Shop (IOSS), uproszczonych systemów, które pozwalają firmie rozliczać VAT od sprzedaży transgranicznej w UE za pośrednictwem jednego zeznania podatkowego zamiast rejestrować się w każdym kraju, do którego prowadzi sprzedaż. Są to poprawki techniczne, a nie ogólny wymóg e-fakturowania. Jeśli Twoja firma nie korzysta z OSS ani IOSS, ten krok może Cię ominąć, nawet jeśli tego nie zauważysz.

Jakie zmiany nastąpią 1 lipca 2028 r.: jednolita rejestracja VAT i odpowiedzialność platformy?

Tutaj sprawy zaczynają się robić poważne. Rozszerza się system OSS, nowy specjalny system obejmuje przewóz własnych towarów do innego państwa członkowskiego, a obowiązkowe odwrotne obciążenie wchodzi w życie, gdy sprzedawca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT w kraju docelowym, co oznacza, że to kupujący, a nie sprzedawca, rozlicza się z VAT. Platformy oferujące krótkoterminowe zakwaterowanie lub usługi przewozu osób podlegają zasadzie domniemanego dostawcy: pobyty do 30 kolejnych nocy liczą się jako krótkoterminowe, a w takich przypadkach sama platforma może zostać obciążona podatkiem VAT, tak jakby to ona dokonała sprzedaży. Państwa członkowskie mogą odroczyć stosowanie tej konkretnej zasady dotyczącej platform do 1 stycznia 2030 r. Szczegóły techniczne dotyczące danych rejestracyjnych znajdują się w Rozporządzenie wykonawcze 2026/1869, przyjęte 27 lipca 2026 r.

Co wydarzy się 1 lipca 2030 r.: prawdziwy punkt zwrotny dla wewnątrzunijnego elektronicznego fakturowania B2B i cyfrowego raportowania?

Od tej daty wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów zwolnione z VAT oraz niektóre transakcje sprzedaży towarów lub usług z odwrotnym obciążeniem podlegają obowiązkowi raportowania elektronicznego. Faktura musi zostać wystawiona nie później niż 10 dni po zajściu zdarzenia podlegającego opodatkowaniu (lub 10 dni po otrzymaniu zaliczki); sprzedawca przesyła dane dotyczące transakcji do urzędu skarbowego nie później niż w terminie płatności faktury; a w przypadku samofakturowania (czyli wystawiania faktury przez nabywcę w imieniu sprzedawcy), termin ten skraca się do pięciu dni. Wszystko to wynika bezpośrednio z… Dyrektywa 2025/516. Warto sprecyzować zakres: obowiązek ten nie obejmuje automatycznie sprzedaży krajowej, na przykład gdy estońska firma wystawia fakturę estońskiemu klientowi. Jest on ukierunkowany wyłącznie na transgraniczny handel B2B z przedsiębiorstwem w innym państwie członkowskim UE.

Jakie są faktyczne wymagania ViDA w odniesieniu do norm EN 16931, UBL i Peppol?

Prawo wymaga, aby faktura była zgodna z europejskim standardem faktury elektronicznej określonym w Decyzja wykonawcza Komisji 2017/1870:EN 16931, norma dokładnie określająca, jakie pola danych musi zawierać faktura odczytywalna maszynowo, od kwot VAT po identyfikatory nabywcy i sprzedawcy. Akceptowane formaty to UN/CEFACT CII XML i UBL 2.1 (Universal Business Language, format oparty na XML do strukturyzowania dokumentów biznesowych). Peppol (paneuropejska sieć zamówień publicznych online służąca do wymiany e-faktur między firmami a ich oprogramowaniem) to jeden ze sposobów przesyłania tych faktur, ale dyrektywa nie wymaga tego w sposób wyraźny. Tak naprawdę liczy się to, czy oprogramowanie może wygenerować i odczytać fakturę odczytywalną maszynowo zgodną z normą EN 16931, a nie to, która sieć ją obsługuje.

Co się stanie między rokiem 2032 a 2035: ocena, przejście i ograniczenie systemów krajowych?

Kolejny kamień milowy pod Rozporządzenie 2025/517, z dniem 1 lipca 2032 r., dotyczy współpracy administracyjnej między państwami członkowskimi i wymiany danych za pośrednictwem VIES, systemu wymiany informacji o VAT, którego organy podatkowe używają do weryfikacji numerów VAT w różnych krajach. Nie jest to nowy termin wystawiania faktur dla przedsiębiorstw. 1 stycznia 2035 r. wymaga harmonizacji jedynie w państwach członkowskich, które już prowadzą własne krajowe systemy raportowania transakcji w czasie rzeczywistym, więc ta data nie nakłada na każde państwo członkowskie nowego, automatycznego obowiązku.

Jaka jest lista kontrolna dla MŚP z krajów bałtyckich do roku 2030?

  • Zmapuj, jaka część Twoich przychodów trafia do firmy w innym państwie członkowskim UE. To są cele grupy na rok 2030.
  • Sprawdź u swojego dostawcy oprogramowania księgowego lub ERP, czy jest on w stanie wygenerować fakturę elektroniczną zgodną z normą EN 16931.
  • Zacznij zbierać numery VAT swoich klientów już teraz, ponieważ zasada odwrotnego obciążenia z 2028 r. zależy od ich dokładnego podania.
  • Śledź działania organów podatkowych swojego kraju w zakresie wdrażania aktów prawnych między 2026 a 2027 rokiem. Szczegóły krajowe zostaną sfinalizowane przed 1 stycznia 2027 r.

Często zadawane pytania

Jakie będą punkty zwrotne dla ViDA w latach 2027–2035?

Kluczowe daty w harmonogramie ViDA to 1 stycznia 2027 r., 1 lipca 2028 r., 1 lipca 2030 r. i 1 stycznia 2035 r. Daty te określają, kiedy zaczną obowiązywać różne etapy fakturowania elektronicznego i raportowania cyfrowego.

Co oznacza 1 lipca 2030 r. dla fakturowania elektronicznego?

Od 1 lipca 2030 r. wewnątrzunijna sprzedaż towarów i usług B2B będzie w niektórych przypadkach podlegać raportowaniu cyfrowemu. Faktura musi zostać wystawiona nie później niż 10 dni po wystąpieniu zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego.

Czy EN 16931 i Peppol to te same wymagania?

Nie. ViDA wymaga, aby faktura była zgodna z europejską normą dotyczącą faktur elektronicznych EN 16931. Peppol jest jednym z możliwych kanałów transmisji, ale dyrektywa nie ustanawia go oddzielnie.

Czy 1 stycznia 2035 r. automatycznie spowoduje powstanie nowego obowiązku dla wszystkich krajów?

Ustawa nr 1 stycznia 2035 r. zharmonizuje przede wszystkim przepisy tych państw członkowskich, które już posiadają krajowy system raportowania transakcji w czasie rzeczywistym. Nie oznacza to zatem automatycznie nowego obciążenia dla wszystkich.