Krótka odpowiedź: który Życie (VAT w erze cyfrowej) termin, który obowiązuje w przypadku Twojej sprzedaży, zależy od rodzaju transakcji, a nie od samej daty kalendarzowej. 1 lipca 2028 r. obejmuje przede wszystkim platformy cyfrowe (zakwaterowanie krótkoterminowe, transport pasażerski) i uproszczenia w zakresie rejestracji VAT; nie jest to ogólny, ustrukturyzowany obowiązek fakturowania elektronicznego. 1 lipca 2030 r. jest datą, kiedy, zgodnie z Dyrektywa Rady (UE) 2025/516, Ustrukturyzowane e-faktury i raportowanie danych transakcyjnych staną się obowiązkowe dla transgranicznych transakcji B2B w UE, w szczególności wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i usług w ramach odwrotnego obciążenia. Jeśli wystawisz fakturę łotewskiej firmie na kwotę 1200 euro za usługę doradztwa IT, to Ty będziesz musiał się martwić przepisami z 2030 roku, a nie z 2028 roku. Krajowe przepisy dotyczące B2B, takie jak na Łotwie. zorganizowany obowiązek e-rēķins, wylądować wcześniej i siedzieć zupełnie niezależnie od obowiązujących w całej UE zasad.

Krótko mówiąc: dopasuj termin do rodzaju sprzedaży

Najprostszym sposobem uniknięcia nieporozumień jest zwrócenie uwagi na to, komu sprzedajesz i gdzie dokonujesz sprzedaży, a nie na to, kiedy ona następuje.

Rodzaj sprzedaży Obowiązujący termin Jakie zmiany?
Transgraniczne transakcje B2B w UE (towary lub usługi z odwrotnym obciążeniem) 1 lipca 2030 r. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna + raport danych transakcyjnych
Krajowy B2B Prawo krajowe (np. Łotwa: 1 stycznia 2028 r.) Zależy od państwa członkowskiego, a nie od jednej wspólnej daty w UE
Sprzedaż B2C Obowiązek fakturowania elektronicznego ViDA nie sięga tutaj Obowiązujące przepisy dotyczące podatku VAT nadal obowiązują
Zakwaterowanie krótkoterminowe (do 30 nocy) lub transport pasażerski z wykorzystaniem platformy 1 lipca 2028 r. Platforma może stać się “domniemanym dostawcą”

Jeśli Twoja sprzedaż nie wpisuje się idealnie w żadną z tych czterech kategorii, warto rozdzielić dwa pytania: czy transakcja ma charakter transgraniczny i czy Twój klient jest zarejestrowanym podatnikiem VAT? To te dwa fakty decydują o tym, czy ma zastosowanie zasada 2030, a nie wielkość lub obroty Twojej firmy.

Co tak naprawdę zmieni się 1 lipca 2028 r.?

Rok 2028, będący połową okresu obowiązywania ViDA, to nie termin wprowadzenia e-faktur. To przede wszystkim reforma platformy i rejestracji. Artykuł 3 dyrektywy wchodzi w życie 1 lipca 2028 r. i wprowadza dwie zmiany.

Zasada “dostawcy uznawanego za dostawcę” platformy

Unijne platformy oferujące krótkoterminowe zakwaterowanie (do 30 nocy) i transport drogowy pasażerów, takie jak Airbnb, Booking czy usługi w stylu Bolt, mogą zostać “domniemanym dostawcą” usługi, jeśli dostawca nie przekaże platformie wymaganych informacji dotyczących podatku VAT.

Reforma jednolitej rejestracji VAT

Drugą zmianą jest pakiet Jednolitej Rejestracji VAT: rozszerzenie systemu OSS (One Stop Shop), który umożliwia firmom rozliczanie VAT od sprzedaży transgranicznej za pośrednictwem jednego portalu zamiast rejestracji w każdym kraju, a także obowiązkowe odwrotne obciążenie dla firm niezarejestrowanych jako VAT w kraju, w którym ma miejsce sprzedaż. Zgodnie z Własny przegląd Komisji Europejskiej, to jest w zasadzie wszystko, co obejmuje 2028: zasady dotyczące platformy i uproszczenie rejestracji.

Warto zwrócić uwagę na jeden niuans: państwa członkowskie mogą opóźnić wprowadzenie zasady “dostawcy uznawanego za dostawcę” platformy, ale tylko do 1 stycznia 2030 r. i tylko w odniesieniu do tego jednego elementu. Nie jest to ogólne przesunięcie terminu ViDA 2028. Według… Ogłoszenie Ministerstwa Finansów Estonii, Estonia podczas negocjacji zapewniła sobie prawo do nienakładania dodatkowych podatków na małe przedsiębiorstwa sprzedające za pośrednictwem platform, ale dotyczy to samego rozliczania VAT, a nie terminu wystawienia faktury elektronicznej.

Jakie zmiany w sprzedaży transgranicznej B2B nastąpią 1 lipca 2030 r.?

To jest ta część ViDA, która faktycznie ma wpływ na codzienne fakturowanie.

Które transakcje są objęte

Artykuł 5 dyrektywy Wchodzi w życie 1 lipca 2030 r. i przepisuje artykuł 262 obowiązującej dyrektywy VAT, tak aby obejmował dwa rodzaje transakcji: wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (artykuł 138, dotyczący towarów przemieszczanych między państwami członkowskimi UE) oraz transakcje, w których to kupujący, a nie sprzedawca, rozlicza VAT na podstawie artykułów 194–197. W praktyce są to usługi odwrotnego obciążenia, które zna już większość firm B2B. Nie ma progu opartego na obrotach ani wartości faktury. Obowiązuje rodzaj transakcji i sposób rozliczania VAT, a nie jej kwota.

Konkretny przykład

Twoja estońska firma sprzedaje usługę konsultingową o wartości 1200 euro klientowi z Łotwy, zarejestrowanemu jako podatnik VAT, fakturowanemu w ramach odwrotnego obciążenia. Transakcja ta podlega przepisom z 2030 roku, niezależnie od jej wielkości. Sprzedaj tę samą usługę klientowi z Estonii, a będzie to transakcja krajowa, więc przepisy ViDA dotyczące transgraniczności jej nie obejmą. A jeśli sprzedasz tę samą usługę osobie prywatnej w innym państwie członkowskim, będzie to sprzedaż B2C, której obowiązek e-fakturowania ViDA nigdy nie obejmuje.

Jakie wymagania musi spełniać Twój proces fakturowania od 2030 roku?

W przypadku transakcji objętych tą regułą samo wysłanie faktury w formacie PDF pocztą elektroniczną nie będzie wystarczające.

Wymagania dotyczące formatu strukturalnego

Definicja dyrektywy wymaga, aby faktura była wystawiana, wysyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który można automatycznie przetworzyć. Sam plik PDF nie spełnia tego wymogu. Przywołany standard to Norma EN 16931, gdzie dopuszczalne formaty techniczne (takie jak UBL lub UN/CEFACT CII, dwie ustrukturyzowane składnie danych, które maszyny mogą odczytać bez konieczności ponownego wpisywania czegokolwiek przez człowieka) są wymienione w specyfikacji technicznej CEN/TS 16931-2:2017.

Dwie oddzielne zasady pomiaru czasu

Warto rozróżnić dwie reguły czasowe. Sama faktura musi zostać wystawiona nie później niż 10 dni po zajściu zdarzenia podlegającego opodatkowaniu, a ta sama 10-dniowa reguła dotyczy kwalifikujących się zaliczek. Raportowanie danych transakcyjnych do urzędu skarbowego odbywa się jednak według innego harmonogramu: sprzedawca raportuje w momencie wystawienia faktury (lub w momencie powstania obowiązku jej wystawienia), podczas gdy dane dotyczące dostaw rozliczanych samodzielnie i nabycia po stronie kupującego zazwyczaj zmieniają się w ciągu 5 dni. W związku z tym obie strony tej samej transakcji mogą raportować z różną prędkością. To nie jest wada systemu, a raczej sposób, w jaki zbudowana jest ta reguła.

Sprzedaż krajowa to decyzja krajowa, a nie wspólny termin UE

ViDA nie zmusza każdego państwa członkowskiego do wprowadzenia krajowego systemu raportowania w czasie rzeczywistym. Jeśli jednak kraj zdecyduje się na taką drogę, musi przestrzegać ram określonych w artykułach 271a–271b dyrektywy. Kraje, które miały już taki system wdrożony, zatwierdzony lub uchwalony przed 1 stycznia 2024 r., mają czas do 1 stycznia 2035 r. na dostosowanie go do modelu UE.

Wcześniejszy termin dla Łotwy

Przykład bałtycki jest tu zarówno bardziej oczywisty, jak i wcześniejszy niż zasada obowiązująca w całej UE. Według Ministerstwo Finansów Łotwy, ustrukturyzowana faktura elektroniczna (e-rēķins) i raportowanie jej danych do Państwowego Urzędu Skarbowego (Valsts eižumenu dienests, VID) staje się obowiązkowe dla transakcji B2B między łotewskimi firmami od 1 stycznia 2028 r., dwa i pół roku przed unijnym terminem transgranicznego raportowania do 2030 roku. To prawo łotewskie, a nie bezpośrednia konsekwencja ustawy ViDA, i dotyczy ono wyłącznie transakcji między firmami zarejestrowanymi na Łotwie. Łotewskie Ministerstwo Finansów twierdzi, że jego raportowanie cyfrowe opiera się na e-fakturach i ma na celu przede wszystkim dostosowanie się do unijnego raportowania transgranicznego zaplanowanego na 1 lipca 2030 roku, ale Komunikat Ministerstwa Finansów Estonii nie potwierdza jednoznacznie, czy Estonia wprowadziła, czy też jeszcze nie wprowadziła, podobnych przepisów krajowych.

Jak przygotować się na lata 2026–2030?

Dwa i pół roku to wystarczająco dużo czasu, jeśli zaczniesz od klasyfikowania sprzedaży zamiast kupowania oprogramowania.

  • Posortuj sprzedaż według kategorii: Oznacz każdy rodzaj sprzedaży jako transgraniczną B2B, krajową B2B, B2C lub wspieraną przez platformę. Ten podział decyduje, który termin (2028, 2030 czy krajowy) faktycznie Cię dotyczy.
  • Zbierz teraz numer VAT swojego klienta i sprawdź jego status w ramach odwrotnego obciążenia: dane te trafiają bezpośrednio do raportu za rok 2030, a ich późniejsza utrata oznacza konieczność ręcznego wprowadzania korekt po fakcie.
  • Przetestuj dane wyjściowe normy EN 16931: sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe rzeczywiście potrafi wygenerować ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, a nie tylko wyeksportować plik PDF, który wygląda jak faktura.
  • Potwierdź harmonogram raportowania dostawcy oprogramowania: zapytaj bezpośrednio, czy i kiedy planują obsłużyć 10-dniowy termin wystawiania faktur i przesyłania danych transakcyjnych do urzędu skarbowego.
  • Śledź osobno zasady obowiązujące w Twoim lokalnym urzędzie podatkowym: Zobowiązanie między firmami łotewskimi rozpoczyna się 1 stycznia 2028 r.; Estonia i Litwa mogą ogłosić własne przepisy krajowe później. ViDA nie ustala dla nich tego harmonogramu.

Jeśli sprzedajesz wyłącznie na rynku krajowym i konsumentom, możesz obserwować terminy na lata 2028 i 2030 z wygodnej odległości. Jeśli wystawiasz transgraniczne faktury B2B, nawet okazjonalnie i na skromną kwotę, jak na przykład 1200 euro w Łotwie, Twoje oprogramowanie i system gromadzenia danych muszą być gotowe przed 1 lipca 2030 roku, ponieważ ViDA nie przewiduje okresu przejściowego na późniejsze nadrobienie zaległości.

Często zadawane pytania

Który termin ViDA obowiązuje w przypadku mojej sprzedaży – 2028 czy 2030?

Zależy to od rodzaju transakcji. 1 lipca 2028 r. dotyczy głównie platform (zakwaterowanie, transport pasażerski) oraz uproszczeń w zakresie rejestracji VAT. Od 1 lipca 2030 r. obowiązuje obowiązek ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego i raportowania danych transakcyjnych dla transgranicznych transakcji B2B w UE.

Czy termin upływający w 2028 r. oznacza obowiązek stosowania faktur elektronicznych?

Nie. Reforma ViDA z 2028 roku nie wprowadzi ogólnego obowiązku e-fakturowania. Skoncentruje się ona na przepisach dotyczących dostawców platform i zmianach w Jednolitej Rejestracji VAT.

Które transakcje podlegają obowiązkowi fakturowania elektronicznego od 2030 r.?

Przepisy z 2030 r. mają zastosowanie do transgranicznych transakcji B2B w UE: wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (art. 138) oraz transakcji, w których nabywca jest podatnikiem VAT (usługi rozliczane w ramach odwrotnego obciążenia). Mają one zastosowanie niezależnie od kwoty faktury.

Czy krajowe transakcje B2B są objęte przepisami ViDA 2030?

Nie. Krajowe transakcje B2B nie są objęte transgranicznymi przepisami ViDA 2030. Każde państwo członkowskie może wprowadzić własny obowiązek fakturowania elektronicznego w kraju, np. Łotwa, od 1 stycznia 2028 r.