Cóż, Peppol nie jest wymogiem prawnym do wysyłania faktur do estońskich nabywców z sektora publicznego. Obowiązkowa jest ustrukturyzowana e-faktura, czyli format faktury nadający się do odczytu maszynowego, który systemy księgowe i ERP mogą przetwarzać bez ręcznego wprowadzania danych, gdy zarejestrowany nabywca o nią poprosi. Peppol to tylko jeden z technicznych kanałów jej dostarczania, a nie jedyny. nowelizacja estońskiej ustawy o rachunkowości, Ustawa, uchwalona 18 września 2024 r. i obowiązująca od 1 lipca 2025 r., zniosła dotychczasową zasadę, która zmuszała dostawców do automatycznego wysyłania faktur elektronicznych do organów publicznych, zastępując ją prawem kupującego do żądania ich wystawienia. Zgodnie z Ministerstwo Finansów, Każda jednostka sektora publicznego jest już zarejestrowana jako odbiorca e-faktury, więc w praktyce domyślna pozostaje ustrukturyzowana e-faktura. Jednak kupujący mogą teraz przyznawać wyjątki i akceptować faktury również w innych formatach.
Co tak naprawdę zmieniło się 1 lipca 2025 r.?
W 2019 roku Estonia wprowadziła obowiązek wystawiania pustych faktur elektronicznych dla nabywców z sektora publicznego. Sprzedawcy musieli je wysyłać bez względu na okoliczności. Obowiązek ten był zastąpiony w 2025 roku z zasadą “kupujący decyduje”, która obecnie obowiązuje również w sektorze prywatnym: każdy podmiot księgowy zarejestrowany jako odbiorca e-faktury może jej wymagać od swoich dostawców. W przypadku organów publicznych praktyczny rezultat praktycznie się nie zmienił, ponieważ i tak były już zarejestrowane. Zmieniło się natomiast to, że nie mają już one zakazu robienia wyjątków i akceptowania faktur w innych formatach, gdy im to odpowiada.
Jaka jest różnica pomiędzy formatem faktury elektronicznej Peppol, normą EN 16931 i estońskim formatem faktury elektronicznej?
EN 16931 to europejski standard dotyczący e-faktur. Określa on, jakie pola danych musi zawierać faktura, a nie sposób jej faktycznego dostarczenia. Peppol to z kolei sieć i zestaw specyfikacji technicznych, które przesyłają fakturę z systemu sprzedawcy do systemu kupującego poprzez certyfikowaną bramkę zwaną punktem dostępu. Peppol BIS Billing 3.0 to format faktury zbudowany na bazie tej sieci, który… spełnia wymagania normy EN 16931. Estonia ma również własny krajowy format faktury elektronicznej, który był powszechnym standardem przed wprowadzeniem normy EN 16931. Prawo estońskie traktuje fakturę jako poprawnie wydane po spełnieniu normy EN 16931, ale obie strony mogą również uzgodnić między sobą inną normę. Żaden z tych warunków nie wymaga od Peppolu spełnienia konkretnych wymagań.
Jak dowiedzieć się, czy konkretny nabywca potrzebuje Peppolu?
Przed wysłaniem faktury sprawdź kod rejestru kupującego i sprawdź, który jest jego numerem. dostawca usług lub kanał odbiorczy jest wymieniony w estońskim rejestrze działalności gospodarczej. Zawiera on dokładne informacje o tym, gdzie i w jakim formacie faktura powinna trafić. Warto również zapytać kupującego bezpośrednio o numer umowy, numer zamówienia i dane referencyjne kupującego. Wiele organów publicznych wymaga, aby te dane znajdowały się w osobnych polach na samej fakturze, niezależnie od kanału, którym jest ona przesyłana.
Czego tak naprawdę wymagają faktury PDF, ViDA i terminy?
Zwykły plik PDF nie jest fakturą elektroniczną, ponieważ nią nie jest wystarczająco czytelne maszynowo, aby można je było automatycznie przetwarzać. Plik PDF może być przesyłany wraz ze strukturą faktury elektronicznej jako kopia grzecznościowa, ale generalnie nie może jej zastąpić, gdy kupujący jej zażąda. Dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje instytucje zamawiające do akceptowania faktur zgodnych z normą EN 16931. Nigdy nie wymienia Peppol jako obowiązkowej sieci. VAT w pakiecie ery cyfrowej, znanym jako ViDA, został… przyjęte 11 marca 2025 r., a jego obowiązek raportowania cyfrowego zaczyna obowiązywać w przypadku transgranicznych transakcji B2B, czyli faktur między firmami w różnych krajach, od 1 lipca 2030 r. Nie ma to wpływu na obowiązujące obecnie w Estonii przepisy dotyczące fakturowania między firmami a rządem. Dla firm już działających w sieci Peppol nowsze Wersja BIS Billing 3.0 staje się obowiązkowa od 17 sierpnia 2026 r., ale jest to techniczna aktualizacja wersji wewnątrz samej sieci, a nie nowy obowiązek wynikający z prawa estońskiego.
Często zadawane pytania
Czy Peppol jest obowiązkowy w estońskich zamówieniach publicznych?
Nie, Peppol nie jest obowiązkowy. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest obowiązkowa na życzenie kupującego – Peppol to tylko jeden z technicznych kanałów jej dostarczania. Od 1 lipca 2025 roku obowiązuje zasada wyboru kupującego.
Co zmieniło się 1 lipca 2025 r.?
Poprzedni ogólny obowiązek wystawiania faktur elektronicznych został zastąpiony zasadą wyboru kupującego. Nabywcy z sektora publicznego nadal są rejestrowani jako odbiorcy faktur elektronicznych, ale teraz, w drodze wyjątku, mogą akceptować faktury w innych formatach.
Jaka jest różnica pomiędzy Peppol, EN 16931 i estońską e-fakturą?
EN 16931 to europejska norma określająca, jakie dane musi zawierać faktura. Peppol to sieć do przesyłania faktur, a estońska e-faktura ma format lokalny. Prawo wymaga zgodności z EN 16931, ale strony mogą uzgodnić inny standard.