No, Peppol ei ole lakisääteinen vaatimus laskujen lähettämiseen Viron julkisen sektorin ostajille. Pakollinen on strukturoitu sähköinen lasku, koneellisesti luettava laskumuoto, jonka kirjanpito- ja toiminnanohjausjärjestelmät voivat käsitellä ilman manuaalista syöttöä, kun rekisteröitynyt ostaja sitä pyytää. Peppol on vain yksi tekninen kanava sen toimittamiseen, ei ainoa. Viron kirjanpitolain muutos, joka hyväksyttiin 18. syyskuuta 2024 ja tuli voimaan 1. heinäkuuta 2025, kumosi vanhan säännön, joka pakotti toimittajat lähettämään sähköisiä laskuja julkisille elimille automaattisesti, ja korvasi sen ostajan oikeudella pyytää niitä. Valtiovarainministeriö, jokainen julkisen sektorin toimija on jo rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi, joten käytännössä strukturoitu sähköinen lasku on edelleen oletusarvo. Ostajat voivat nyt kuitenkin myöntää poikkeuksia ja hyväksyä laskuja myös muissa muodoissa.
Mikä oikeastaan muuttui 1. heinäkuuta 2025?
Viro otti käyttöön tyhjän e-laskuvaltakirjan julkisen sektorin ostajille vuonna 2019. Myyjien oli lähetettävä sellainen hinnalla millä hyvänsä. Valtuutus oli korvattu vuonna 2025 "Ostaja päättää" -periaatteella, jota sovelletaan nyt myös yksityisellä sektorilla: mikä tahansa sähköisen laskun vastaanottajaksi rekisteröitynyt kirjanpitoyksikkö voi vaatia sitä toimittajiltaan. Julkisyhteisöjen osalta käytännön tulos ei juurikaan muuttunut, koska ne olivat jo rekisteröityneet joka tapauksessa. Muutos oli se, että niitä ei enää estetä tekemästä poikkeuksia ja hyväksymästä laskuja muissa muodoissa, kun se heille sopii.
Mitä eroa on Peppolilla, EN 16931 -standardilla ja Viron omalla verkkolaskuformaatilla?
EN 16931 on eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi. Se määrittelee, mitä tietokenttiä laskun on sisällettävä, ei sitä, miten lasku itse asiassa toimitetaan. Peppol sitä vastoin on verkko ja joukko teknisiä määritelmiä, jotka siirtävät laskun myyjän järjestelmästä ostajan järjestelmään sertifioidun yhdyskäytävän, Access Pointin, kautta. Peppol BIS Billing 3.0 on kyseisen verkon päälle rakennettu laskuformaatti. noudattaa EN 16931 -standardin vaatimuksia. Virolla on myös oma kotimainen sähköisen laskun formaatti, joka oli yleinen standardi ennen EN 16931 -standardin käyttöönottoa. Viron laki käsittelee laskua oikein myönnetty kun se täyttää EN 16931 -standardin, mutta osapuolet voivat myös vapaasti sopia keskenään eri standardista. Mikään tässä ei edellytä Peppolia erikseen.
Mistä selvität, tarvitseeko tietty ostaja Peppolia?
Ennen laskun lähettämistä tarkista ostajan rekisterinumero ja mikä se on palveluntarjoaja tai vastaanottokanava on merkitty sitä vastapäätä Viron kaupparekisteriin. Se kertoo tarkalleen, minne laskun on päädyttävä ja missä muodossa. Kannattaa myös kysyä suoraan ostajalta sopimusviitettä, ostotilauksen numeroa ja ostajan viitetietoja. Monet julkiset elimet haluavat nämä erillisiksi kentiksi itse laskulle riippumatta siitä, mitä kautta se lähetetään.
Mitä PDF-laskut, ViDA ja määräajat oikeastaan edellyttävät?
Pelkkä PDF-tiedosto ei ole verkkolasku, koska se ei ole koneellisesti luettava riittävän automaattinen käsittely. PDF-tiedosto voi kulkea strukturoidun sähköisen laskun rinnalla kohteliaisuuskopiona, mutta se ei yleensä korvaa ostajan sitä, kun tämä on sitä tarvinnut. EU:n Direktiivi 2014/55/EU velvoittaa julkiset hankintaviranomaiset hyväksymään EN 16931 -standardin mukaisia laskuja. Siinä ei koskaan mainita Peppolia pakollisena verkostona. Digitaalisen aikakauden arvonlisäveropaketti, joka tunnetaan nimellä ViDA, oli hyväksytty 11. maaliskuuta 2025, ja sen digitaalinen raportointivelvoite alkaa koskea rajat ylittäviä yritysten välisiä liiketoimia eli eri maissa sijaitsevien yritysten välisiä laskuja 1. heinäkuuta 2030 alkaen. Tällä ei ole vaikutusta Viron nykyisiin yritysten ja julkisen sektorin välisiin laskutussääntöihin. Peppol-verkossa jo toimiville yrityksille uudempi BIS Billing 3.0 -versiosta tulee pakollinen 17. elokuuta 2026 alkaen, mutta kyseessä on verkon sisäinen tekninen versiopäivitys, ei Viron lain luoma uusi velvoite.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Peppol pakollinen Viron julkisissa hankinnoissa?
Ei, Peppol ei ole pakollinen. Strukturoitu e-lasku on pakollinen ostajan pyynnöstä – Peppol on vain yksi tekninen kanava sen toimittamiseen. 1. heinäkuuta 2025 alkaen sovelletaan ostajan valintaperiaatetta.
Mikä muuttui 1. heinäkuuta 2025?
Aiempi yleinen velvollisuus lähettää laskuja sähköisesti on korvattu ostajan valintaperiaatteella. Julkisen sektorin ostajat rekisteröidään edelleen sähköisten laskujen vastaanottajiksi, mutta ne voivat nyt poikkeuksellisesti vastaanottaa laskuja muissa muodoissa.
Mitä eroa on Peppolilla, EN 16931 -standardilla ja Viron verkkolaskulla?
EN 16931 on eurooppalainen standardi, joka määrittelee, mitä tietoja laskun on sisällettävä. Peppol on laskujen välittämiseen tarkoitettu verkko, Viron e-lasku on paikallinen formaatti. Laki edellyttää EN 16931 -standardin noudattamista, mutta osapuolet voivat sopia eri standardista.