Odpowiedź na fakturę Peppol to ustrukturyzowana wiadomość, którą kupujący wysyła do sprzedawcy na temat statusu jedna konkretna faktura lub nota kredytowa. Różni się to od zwykłego potwierdzenia doręczenia, które jedynie potwierdza dotarcie wiadomości do sieci, nie wpływając na to, co dzieje się później z fakturą. Nikt nie jest automatycznie zobowiązany do korzystania z tego potwierdzenia. Stan na 17 sierpnia 2026 r., Wersja 3.0.21 systemu Peppol BIS Billing stała się obowiązkowa w całej sieci, a wraz z nią pojawił się opcjonalny profil o nazwie “Rozliczenia z odpowiedzią”, który posiada własny identyfikator i wymaga osobnej rejestracji. Jeśli Twoja firma pozostanie przy standardowym profilu fakturowania, nic się nie zmieni: odpowiedzi na faktury będą potrzebne tylko wtedy, gdy Ty lub Twój klient celowo przełączycie się na ten konkretny profil.

Czym różni się odpowiedź na fakturę od potwierdzenia dostarczenia?

Potwierdzenie doręczenia przemieszcza się wewnątrz sieci Peppol i jedynie potwierdza, że wiadomość dotarła. Nie mówi nic o tym, czy ktoś na nią zareagował. Odpowiedź na fakturę znajduje się o poziom wyżej: to wiadomość na poziomie biznesowym, w której kupujący informuje sprzedawcę, czy faktura została zaakceptowana, warunkowo zatwierdzona, zakwestionowana, czy już opłacona. Wiadomość przepływa tylko w jedną stronę – od kupującego do sprzedającego – a sprzedawca nie ma możliwości automatycznego jej wystawienia.

Specyfikacja jest wyraźna.:ani kupujący ani sprzedający nie są zobowiązani do korzystania z odpowiedzi na fakturę. Dyrektywa 2014/55/UE wymaga od nabywców z sektora publicznego akceptacji faktur elektronicznych zgodnych ze standardem, ale nie nakłada obowiązku odsyłania komunikatów o statusie. W Estonii Ustawa o rachunkowości przyznaje każdej firmie zarejestrowanej jako odbiorca faktur elektronicznych prawo do żądania faktur elektronicznych od 1 lipca 2025 r., ale prawo to nie ma nic wspólnego z jakimkolwiek obowiązkiem odpowiedzi na fakturę. Dyrektywa ViDA wprowadza transgraniczne raportowanie cyfrowe od 1 lipca 2030 r., ale nie zmusza małych firm do stosowania profilu faktury-odpowiedzi.

Co tak naprawdę zmieniło się 17 sierpnia 2026 r.?

OpenPeppol opublikował wersja 3.0.21 została wydana 20 maja 2026 r. i stała się obowiązkowa od 17 sierpnia 2026 r. W tym wydaniu dodano Profil 02, “Rozliczenie z odpowiedzią”, Zgodnie z nim kupujący musi wysłać co najmniej jedną odpowiedź na każdą otrzymaną fakturę. Każdy, kto pozostaje na standardowym profilu rozliczeniowym, nie jest objęty tym wymogiem.

Jakie statusy mają zastosowanie i co się stanie, jeśli faktura zostanie odrzucona?

Stałe statusy Są to AB (zaakceptowane), IP (w trakcie przetwarzania), UQ (w trakcie zapytania), CA (zatwierdzone warunkowo), RE (odrzucone), AP (zatwierdzone) i PD (zapłacone). Kupujący obsługujący profil musi mieć możliwość wysłania co najmniej AB, RE i AP. W przypadku UQ, CA i RE kupujący dodaje kod lub tekst wyjaśniający, co sprzedawca musi poprawić. RE i PD mają statusy ostateczne. Po dotarciu faktury do AP, tylko PD może ją przesłać.

Czy termin trzech dni roboczych można uznać za termin płatności?

Zasada procesu Zgodnie z ustawą kupujący musi wysłać pierwszą odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych. Jest to wewnętrzna zasada Peppol, a nie estoński ustawowy termin płatności. Wysłanie odpowiedzi nie zmienia samej faktury ani nie zwalnia kupującego z obowiązku zapłaty wynikającego z umowy.

Co sprawdzić przed włączeniem profilu

Zapytaj swój punkt dostępowy Peppol, czy obsługuje funkcję “Rozliczania z Reakcją” i jaki identyfikator zarejestruje dla Twojej firmy. Uzgodnij z partnerem handlowym, jakie opcjonalne statusy (UQ, CA i PD) będą faktycznie potrzebne każdej ze stron, i sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe może automatycznie dopasować przychodzący komunikat o statusie do oryginalnej faktury.

Często zadawane pytania

Czym różni się odpowiedź na fakturę od potwierdzenia dostawy?

Potwierdzenie doręczenia potwierdza jedynie, że wiadomość dotarła do sieci, a nie, że jej treść została przetworzona. Odpowiedź na fakturę to wiadomość na poziomie biznesowym, w której kupujący informuje, czy faktura została potwierdzona, zatwierdzona warunkowo, zakwestionowana lub opłacona. Odpowiedź jest przesyłana od kupującego do sprzedawcy i nie może być automatycznie żądana przez sprzedającego.

Czy korzystanie z odpowiedzi na fakturę jest obowiązkowe z mocy prawa?

Nie. Specyfikacja Peppoli wyraźnie stanowi, że ani kupujący, ani sprzedawca nie muszą korzystać z odpowiedzi na fakturę. Dyrektywa 2014/55/UE nakłada na instytucje zamawiające obowiązek akceptowania e-faktur, ale nie nakłada obowiązku przesyłania statusów faktur. Ani estońska ustawa o rachunkowości, ani dyrektywa ViDA nie nakładają obowiązku przesyłania odpowiedzi na fakturę.

Co tak naprawdę zmieniło się 17 sierpnia 2026 r.?

OpenPeppol wydał wersję 3.0.21, która stała się obowiązkowa 17 sierpnia 2026 roku. Dodano profil „Rozliczenie z odpowiedzią”, który wymaga od kupującego wysłania co najmniej jednej odpowiedzi na każdą otrzymaną fakturę. Użytkownicy korzystający ze standardowego profilu rozliczeniowego nie podlegają temu obowiązkowi.

Czy termin płatności wynosi trzy dni robocze?

Nie. Przepisy procesowe stanowią, że kupujący musi przesłać pierwszą odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych, ale jest to wewnętrzna zasada Peppol, a nie termin płatności zgodnie z prawem estońskim. Odpowiedź nie zmienia faktury ani nie zwalnia kupującego z bieżącego obowiązku płatności.