i.SAF nie jest tym samym, co wysłanie faktury do klienta

i.SAF to podsystem Państwowej Inspekcji Podatkowej (VMI), litewskiego organu podatkowego, za pośrednictwem którego podatnicy VAT składają rejestr danych za wystawione i otrzymane faktury VAT. Znajduje się on w i.MAS, inteligentnym systemie administracji podatkowej VMI, a konkretnie jako moduł danych faktur. i.SAF nie wysyła faktury do klienta automatycznie: nadal wystawiasz ją w swoim oprogramowaniu księgowym, w Excelu lub ręcznie i dostarczasz ją klientowi w standardowy sposób. i.SAF otrzymuje dopiero po tym dane podsumowane. Podmioty prawne przesyłają te dane za każdy miesiąc kalendarzowy do… 20-tego dnia następnego miesiąca, co oznacza, że rejestr za lipiec 2026 r. należy złożyć do 20 sierpnia 2026 r. Od 1 maja 2025 r. obowiązek ten nie dotyczy już podatników VAT którzy korzystają z programu dla małych firm na Litwie. Istnieje również odrębna, węższa funkcja i.SAF – usługa e-faktury VMI, którą omówimy na końcu artykułu.

Kto musi przesyłać dane i.SAF w 2026 r.?

Każdy podatnik wystawiający i/lub odbierający faktury VAT musi prowadzić ewidencję, niezależnie od tego, czy jest zarejestrowany jako podatnik VAT. Obowiązek faktycznego przekazywania tych danych do VMI spoczywa jednak wyłącznie na tych, którzy: zarejestrowani jako podatnicy VAT w Republice Litewskiej. To rozróżnienie ma znaczenie: samo wystawienie faktury nie powoduje obowiązku jej złożenia. Wyjątkiem są podatnicy VAT, którzy wybrano do zastosowania programu dla małych przedsiębiorstw (SBS) na Litwie. Od 1 maja 2025 r. nie przesyłają w ogóle danych i.SAF, ani dla wystawionych, ani otrzymanych faktur. W tym miejscu ludzie mylą się z Próg 45 000 euro:ta liczba decyduje, kto jest odpowiedni Wybór statusu SBS, a nie obowiązek przesyłania danych i.SAF przez daną firmę, decyduje o tym status rejestracyjny, a nie obroty: standardowy podatnik VAT przesyła dane, uczestnik SBS nie.

Terminy: dlaczego 20. dzień miesiąca ma znaczenie dla większości firm

W przypadku osób prawnych okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy, a dane należy złożyć do 20-tego dnia następnego miesiąca. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych termin zależy od przypisanego im okresu rozliczeniowego VAT: jeśli jest on miesięczny, obowiązuje ta sama zasada – 20. dzień następnego miesiąca; jeśli jest półroczny, termin przypada na 20. dzień pierwszego miesiąca kolejnego półrocza. W praktyce daje to jedną konkretną liczbę do zapamiętania: podmiot prawny zamykający działalność w lipcu musi złożyć ten rejestr do 20 sierpnia 2026 r. Jest to stała data, a nie “kiedyś przed końcem miesiąca, kiedy tylko będzie to dogodne”.”

Co należy uwzględnić w rejestrach faktur zakupu i sprzedaży?

Rejestr faktur sprzedaży faktury wystawione nabywcom w okresie rozliczeniowym za dostarczone towary i świadczone usługi, wraz z notami kredytowymi, notami debetowymi i fakturami zaliczkowymi. Rejestr faktur zakupu rejestruje odpowiednio faktury VAT otrzymane od dostawców oraz wszelkie otrzymane noty kredytowe. Od 1 maja 2025 r. wydawane e-paragonów Również muszą trafić do rejestru sprzedaży. Dotyczy to tylko firm, które faktycznie wystawiają tego rodzaju paragony. Zasada praktyczna: Twoje rejestry muszą zawierać te same dane kontrahentów, kwoty i daty, które widnieją w Twojej księgowości. i.SAF nie jest oddzielnym, równoległym systemem: musi być zgodny z tym, co już widnieje w Twoich księgach.

Jak właściwie przesłać plik i.SAF: ręcznie, za pomocą pliku XML czy poprzez integrację?

Tam są trzy sposoby Aby wprowadzić dane do i.SAF: ręcznie wypełnij rejestr bezpośrednio w systemie, prześlij przygotowany plik danych faktury VAT (XML, standardowy format pliku używany do wymiany ustrukturyzowanych danych między systemami) lub skorzystaj z usługi sieciowej i.SAF, na której opiera się większość oprogramowania księgowego do automatycznego transferu. Dla małej firmy, która wystawia, powiedzmy, jedną fakturę miesięcznie na 1200 euro, ręczne wprowadzanie danych jest rzeczywiście najpraktyczniejszą metodą: imię i nazwisko nabywcy, numer i data faktury, wartość podlegająca opodatkowaniu oraz kwota VAT. Nawet jeśli w danym okresie nie otrzymałeś ani nie wystawiłeś żadnej faktury, nadal musisz przesłać rejestr, tylko pusty lub taki, w którym odnotowano brak faktur.

Błędy, poprawki i kontrole krzyżowe w i.SAF

Jeśli po przesłaniu formularza zauważysz swój błąd (nieprawidłowa kwota, pominięta faktura, nieprawidłowy kod kupującego), musisz przesłać formularz skorygowane dane za ten sam okres podatkowy Zamiast czekać, aż VMI to wykryje. Ale jeśli i.SAF zgłosi niezgodność między Twoimi danymi a danymi kontrahenta wyłącznie z powodu błędu kontrahenta, a Twój rejestr jest poprawny, nie musisz zmieniać swoich danych. Warto o tym wiedzieć, aby nie przepisywać rachunków z powodu czyjegoś błędu. Sprawdź najpierw, która strona faktycznie nie zgadza się z danymi na fakturze.

Kiedy warto skorzystać z usługi e-faktury i.SAF?

Oprócz ogólnego obowiązku składania rejestrów, i.SAF uruchamia również odrębną, węższą funkcję: usługa wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Tylko jednoosobowi przedsiębiorcy (osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą) mogą wystawiać faktury za jego pośrednictwem, natomiast zarówno jednoosobowi przedsiębiorcy, jak i spółki zarejestrowane jako płatnicy VAT na Litwie mogą je otrzymywać. Warunek jest jeden: faktura dotrze do odbiorcy w systemie i.SAF tylko wtedy, gdy odbiorca ten wyraził wcześniej zgodę na otrzymywanie e-faktur za pośrednictwem i.SAF i figuruje w rejestrze podatników. W przeciwnym razie sprzedawca może jedynie wydrukować fakturę i dostarczyć ją w zwykły sposób. Warto więc wybrać tę usługę tylko wtedy, gdy obie strony transakcji korzystają już z systemu i.SAF i wyraziły na to zgodę; dla wszystkich pozostałych wysłanie faktury do klienta i zgłoszenie do rejestru i.SAF w systemie VMI to dwa zupełnie odrębne kroki.

Często zadawane pytania

Czy muszę przesyłać dane i.SAF w 2026 roku?

Wszystkie osoby zarejestrowane jako płatnicy VAT na Litwie, które wystawiają i/lub otrzymują faktury VAT, muszą przesyłać dane do rejestrów i.SAF. Wyjątkiem są osoby zarejestrowane jako płatnicy VAT, które wdrażają Program dla Małych Przedsiębiorstw (SVS) – nie będą one przesyłać danych do i.SAF od 1 maja 2025 r.

Kiedy upływa termin przesyłania danych i.SAF w 2026 r.?

Osoby prawne przesyłają dane za dany miesiąc kalendarzowy do 20. dnia następnego miesiąca. Przykładowo, deklaracje za lipiec 2026 r. należy złożyć najpóźniej do 20 sierpnia 2026 r. W przypadku osób fizycznych termin ten zależy od okresu, za który złożyli deklarację VAT.

Jak przesłać dane i.SAF?

Dane można przesłać na trzy sposoby: ręcznie wypełniając rejestr w systemie, przesyłając plik XML lub za pośrednictwem usługi webowej i.SAF, która jest najczęściej wykorzystywana przez programy księgowe do automatycznego przesyłania danych. Jeśli w danym okresie nie ma żadnych faktur, należy nadal przesłać pusty rejestr.

Co zrobić, jeśli w danych przesłanych do i.SAF zostanie wykryty błąd?

W przypadku wykrycia błędu należy złożyć skorygowane dane za ten sam okres podatkowy. Jeśli rozbieżność wynika z błędu drugiej strony, a nie Ciebie, nie musisz korygować swojego rejestru – najpierw sprawdź, która strona popełniła błąd.