ViDA nie jest już propozycją. To obowiązujące prawo UE. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 została przyjęta 11 marca 2025 r., opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 25 marca 2025 r. i weszła w życie 14 kwietnia 2025 r. [1]. Jednocześnie weszło w życie rozporządzenie Rady (UE) 2025/517 w sprawie współpracy administracyjnej [2]. Reforma będzie wdrażana etapami do 2035 r. [3]. W przypadku Twojej firmy trzy daty są kluczowe: 1 stycznia 2027 r. (wyjaśnienia dotyczące OSS/IOSS), 1 lipca 2028 r. (platformy i jednolita rejestracja VAT) oraz 1 lipca 2030 r., kiedy transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B stanie się domyślnym wymogiem [1][3]. Obowiązek ten nie jest uzależniony od progu obrotów, ale od statusu podatnika VAT i rodzaju transakcji. Rok 2030 nie jest odległą obietnicą, ale terminem prawnym.

Cała oś czasu w jednej tabeli

Data Jakie zmiany?
1.01.2027 Rozwiązanie OSS obejmuje ładowanie elektryczne B2C; wyjaśnienia dla użytkowników OSS i IOSS [1][3]
1.07.2028 Zasady dotyczące “dostawców uznawanych za dostawców” na platformie w przypadku krótkoterminowego zakwaterowania i transportu pasażerów; kluczowe reformy jednolitej rejestracji VAT (SVR) i obowiązkowego odwrotnego obciążenia dla dostawców niebędących rezydentami [1][3]
1.07.2029 Punkt przejścia technicznego: zmiany w ustaleniach dotyczących zapasów typu call-off i sprawozdaniach podsumowujących [1]
1.07.2030 Rozpoczyna się transgraniczne raportowanie cyfrowe B2B (DRR); ustrukturyzowana faktura elektroniczna staje się domyślnym sposobem fakturowania; objęta ochroną faktura transgraniczna musi zostać wystawiona w ciągu 10 dni [1][3]

Do 2035 r. kraje, które prowadzą własny system raportowania w czasie rzeczywistym, muszą dostosować go do systemu UE [3].

Jakie zmiany dotyczą zwykłej transgranicznej faktury B2B?

Rozważmy konkretny przypadek. Twoja estońska firma zarejestrowana jako podatnik VAT sprzedaje usługę klientowi zarejestrowanemu jako podatnik VAT na Łotwie. To transakcja wewnątrzwspólnotowa B2B, dokładnie taka, jaką obejmuje rozporządzenie z 2030 roku.

Od 1 lipca 2030 r. faktura tego typu musi być wystawiana w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (zgodnie z normą EN 16931), a nie jako zwykły plik PDF lub załącznik do wiadomości e-mail [1]. E-faktura staje się domyślną metodą, a dane z faktury muszą zostać przekazane do urzędu skarbowego [1]. Dodatkowo termin wystawienia faktury transgranicznej objętej ubezpieczeniem skraca się do 10 dni [1].

Zobacz zakres tutaj: Rok 2030 nie oznacza, że każda Twoja faktura stanie się obowiązkowo fakturą elektroniczną. Dotyczy to transgranicznych transakcji B2B w UE. Faktury krajowe podlegają przepisom każdego kraju. Plik PDF wysłany e-mailem nie jest fakturą elektroniczną w rozumieniu ViDA.

Jakie zmiany zaszły wcześniej — w odniesieniu do platform, OSS i rejestracji?

Najważniejszym wydarzeniem w dziedzinie e-faktur jest rok 2030, ale przedtem nadejdą dwie fale zmian.

Od 1 stycznia 2027 r. OSS obejmuje sektor ładowania elektrycznego B2C, a użytkownicy OSS i IOSS otrzymają wyjaśnienia prawne [1][3]. Jeśli już dziś sprzedajesz za pośrednictwem OSS lub IOSS, to ta data jest dla Ciebie najważniejsza.

Od 1 lipca 2028 r. platformy oferujące krótkoterminowe zakwaterowanie i transport drogowy pasażerów będą musiały stosować nowe zasady dotyczące “dostawców uznawanych za dostawców”, a także zaczną obowiązywać kluczowe reformy jednolitej rejestracji VAT, w tym obowiązkowe odwrotne obciążenie dla dostawców niemających siedziby [1][3]. Jeśli sprzedajesz za pośrednictwem platformy lub jesteś zarejestrowany w kilku państwach członkowskich, to jest Twoja data.

Jak wygląda sytuacja w krajach bałtyckich: w Estonii, na Łotwie i Litwie?

Lokalne wymogi dotyczące faktur elektronicznych nie są takie same, więc nie zakładaj, że termin ustalony przez sąsiada dotyczy także Ciebie.

W Estonii od 1 lipca 2025 r. podmiot zobowiązany do prowadzenia księgowości, wpisany jako odbiorca faktury elektronicznej w rejestrze przedsiębiorstw, może żądać od sprzedawcy faktury elektronicznej [4]. Norma EN 16931-1 jest uznawana za zgodną, chociaż strony mogą uzgodnić inną normę [4]. W Estonii nie ma jeszcze ogólnego obowiązku wystawiania faktur elektronicznych B2B.

Na Łotwie faktury elektroniczne B2G, G2B i G2G zaczęto stosować od 1 stycznia 2025 r., dane z faktur elektronicznych będą przekazywane do VID od 1 stycznia 2026 r., a obowiązkowe fakturowanie elektroniczne B2B zostało przesunięte z 1 stycznia 2026 r. na 1 stycznia 2028 r. [5]. Jeśli handlujesz z partnerem łotewskim, wpisz ten rok 2028 do kalendarza.

Na Litwie system fakturowania sektora publicznego SABIS został uruchomiony w 2024 r., a dostawcy muszą przesyłać elektroniczne dokumenty księgowe do organów sektora publicznego za pośrednictwem SABIS, niezależnie od kwoty faktury [6].

Jak przygotować się na lata 2026–2028?

Zamień oś czasu w działania. Zacznij teraz, nie w 2029 roku.

  • Zmapuj przepływy faktur: określ, które z Twoich faktur dotyczą transgranicznych transakcji B2B w UE, ponieważ to one podlegają pod 2030 r. [1].
  • Sprawdź numery VAT: zarówno Twój własny numer VAT, jak i numer VAT Twoich klientów muszą być ważne i poprawne, ponieważ zakres ubezpieczenia zależy od statusu zarejestrowanego podatnika VAT [1].
  • Test EN 16931 i zdolność Peppol: upewnij się, że Twoje oprogramowanie może zarówno wysyłać, jak i odbierać ustrukturyzowane e-faktury [4][5].
  • Sprawdź kanały sektora publicznego: eAdres/VID na Łotwie, SABIS na Litwie. Jeśli sprzedajesz do sektora publicznego, muszą one działać już dziś. [5][6].
  • Dostosuj termin wystawienia faktury: 10-dniowy termin wystawiania faktur transgranicznych objętych ubezpieczeniem sprawia, że proces staje się bardziej sprawny [1].
  • Obejrzyj lokalną transpozycję: Termin B2B na Łotwie upływa 1 stycznia 2028 r. [5]; należy śledzić kolejne kroki Estonii i Litwy.

Często zadawane pytania

Kiedy ViDA weszła w życie i jakie są trzy daty bazowe dla MŚP w krajach bałtyckich?

Ustawa ViDA weszła w życie 14 kwietnia 2025 r. Trzy daty bazowe to 1 stycznia 2027 r. (wyjaśnienia dotyczące OSS/IOSS), 1 lipca 2028 r. (platformy i jednolita rejestracja VAT) oraz 1 lipca 2030 r. (obowiązek transgranicznego fakturowania elektronicznego B2B).

Czy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych od 2030 r. dotyczy wszystkich faktur?

Nie, obowiązek e-faktury B2B od 2030 roku dotyczy wyłącznie objętych nim transgranicznych transakcji B2B w UE. Faktury krajowe nadal podlegają przepisom każdego kraju, na przykład na Łotwie obowiązek e-faktury B2B wchodzi w życie 1 stycznia 2028 roku.

Co powinien zrobić estoński przedsiębiorca w latach 2026–2028, aby przygotować się na ViDA?

Mapuj transgraniczny przepływ faktur, weryfikuj numery VAT, testuj możliwości normy EN 16931 i Peppol, aktualizuj terminy płatności faktur do 10 dni i monitoruj wdrażanie rozwiązań na szczeblu lokalnym, w szczególności łotewski termin dla sektora B2B przypadający na 1 stycznia 2028 r.

Jakie są różnice w obowiązkach dotyczących fakturowania elektronicznego pomiędzy krajami bałtyckimi?

W Estonii e-fakturowanie będzie możliwe od 1 lipca 2025 r., ale nie ma ogólnego obowiązku dla firm (B2B). Na Łotwie obowiązek e-fakturowania dla firm (B2B) wchodzi w życie 1 stycznia 2028 r. Na Litwie system fakturowania sektora publicznego SABIS obowiązuje od 2024 r.