Vai B2B e-rēķins jau 2026. gadā ir obligāts?
Nē. 2026. gadā parasts B2B rēķins Latvijā, piemēram, rēķins, ko viens SIA izraksta citam SIA par pakalpojumu vai preci, strukturēta e-rēķina formā vēl nav obligāts. Šis pienākums stāsies spēkā tikai no 2028. gada 1. janvāra: Grāmatvedības likuma pārejas noteikumi paredz, ka no tā datuma ikviens Latvijā reģistrēts uzņēmums, kas izraksta rēķinu citam Latvijas uzņēmumam, to sagatavo kā strukturētu e-rēķinu un vienlaikus nodod datus Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Termiņš pārcelts no sākotnēji plānotā 2026. gada uz 2028. gadu ar grozījumiem, kas spēkā stājās 2025. gada 12. jūnijā. Rēķiniem, kas adresēti budžeta iestādēm, situācija ir cita: tur strukturēts e-rēķins obligāts jau kopš 2025. gada 1. janvāra, un datu nodošana VID obligāta kopš 2026. gada 1. janvāra.
Kļūda, ko pieļauj daudzi, ir šo divu datumu sajaukšana. No tā rodas secinājums, ka e-rēķins tagad ir obligāts visiem. Tā nav taisnība. Grāmatvedības likums pienākumu B2B uzņēmumiem iesniegt strukturēta e-rēķina datus VID paredz, sākot ar 2028. gada 1. janvāri. Likums tieši neapraksta, kas notiek līdz tam, taču no tā izriet, ka 2026. un 2027. gadā šāda pienākuma B2B darījumos vēl nav.
Kā pārbaudīt, vai pircējs ir B2B uzņēmums vai budžeta iestāde?
Pirms izlemjat, kā rēķinu noformēt, paskatieties, kam tas iet. Ja saņēmējs ir ministrija, pašvaldība vai cita budžeta iestāde, strukturēts e-rēķins jau šobrīd ir vienīgā pieņemamā forma. VID skaidro, ka budžeta iestāde Grāmatvedības likuma izpratnē ietver budžeta iestādes, daļēji no valsts budžeta finansētas atvasinātas publiskas personas un budžeta nefinansētas iestādes. Piederību var pārbaudīt Centrālās statistikas pārvaldes reģistrā pēc uzņēmuma reģistrācijas numura. Ja pircējs ir tikai SIA, AS vai pašnodarbinātais, tas ir, komersants, kas nav valsts pārvaldes iestāde, 2026. gadā drīkstat turpināt sūtīt PDF, un tas ir pilnīgi likumīgi.
Kas Latvijā skaitās par strukturētu e-rēķinu?
PDF pielikums e-pastā ir cilvēkam lasāms dokuments, nevis strukturēts e-rēķins. Lai cik glīti tas izskatītos, sistēma to automātiski apstrādāt nevar. Strukturēts e-rēķins savukārt ir dokuments, kas likuma izpratnē sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā XML formātā, tas ir, datu formātā, ko dators var nolasīt un apstrādāt bez cilvēka iejaukšanās, un atbilst Eiropas standartam EN 16931. Praktiski tas nozīmē, ka XML datnes struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai, tas ir, konkrētam tehniskam aprakstam, kas nosaka, kuri lauki rēķinā ir obligāti un kā tie sakārtoti. Šis ir tas pats formāts, kas jau darbojas starp valsts iestādēm. Ja jūsu grāmatvedības programmai šāda eksporta funkcija jau ir, 2026. gadā to var iedarbināt B2B rēķiniem, pat ja neviens likums to neprasa.
Kādi ir četri praktiski ceļi, kā 2026. gadā nosūtīt B2B e-rēķinu?
MK noteikumi Nr. 749, tas ir, Ministru kabineta noteikumi, paredz vairākus piegādes kanālus, un tos var kombinēt:
- Oficiālā elektroniskā adrese: ja jums ir aktivizēts e-adreses konts, taču šobrīd šī iespēja domāta primāri sazīsmei ar valsts iestādēm, ne diviem privātiem uzņēmumiem.
- Operatora vai PEPPOL kanāls: PEPPOL, Eiropas mēroga tīkls e-rēķinu apmaiņai, un pakalpojumu sniedzējs (operators), kas nogādā XML datni saņēmējam un vienlaikus var to nodot VID.
- Cits savstarpēji saskaņots kanāls: sistēmu integrācija starp divām grāmatvedības programmām vai vienkārši e-pasts ar XML pielikumu, ja abas puses par to vienojušās.
- VID EDS (Elektroniskās deklarēšanas sistēma): šis nav klienta piegādes kanāls, bet datu iesniegšanas rīks. EDS pieņem tikai XML datni, nevis PDF, un manuālu augšupielādi vai API izmanto tad, ja e-rēķinu datus izvēlaties nodot VID.
Kā e-adrese, VID un piecu darbdienu noteikums attiecas uz B2B rēķiniem?
Kanālu, ar kuru rēķini kursēs starp diviem uzņēmumiem, likums neuzspiež: uzņēmumiem jāvienojas savā starpā. Latvija.gov.lv e-adrese šobrīd nav universāls B2B risinājums: VDAA, tas ir, Valsts digitālās attīstības aģentūra, norāda, ka, izmantojot e-adresi, savā starpā nevar sazināties juridiskas personas, kas nav valsts iestādes. Tātad divi komersanti caur e-adresi rēķinus tieši viens otram sūtīt nevar. Ja B2B dati tomēr nonāk pie VID (2026. un 2027. gadā tas notiek brīvprātīgi, jo pienākuma vēl nav), tas notiek ar operatora vai EDS starpniecību, un tad spēkā ir viens iesniegšanas termiņš: e-rēķinu VID nodod ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja termiņu kavē sistēmas traucējums, par to jāpaziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darbdienā, un rēķinu iesniedz triju darbdienu laikā pēc traucējuma novēršanas.
Praktisks 2026. gada sagatavošanās saraksts 2028. gadam
Viss process nav jāpārkārto šodien, taču arī gadu pirms termiņa sākt nav vērts. Saprātīga secība izskatās šādi:
- Aptaujājiet trīs līdz piecus lielākos B2B klientus: pajautājiet, ar kādu kanālu viņi vēlētos saņemt strukturētu e-rēķinu, ja tāds jums būtu.
- Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības programma jau prot eksportēt XML atbilstoši EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 formātam.
- Izmēģiniet vienu nosūtīšanu vienam sadarbības partnerim. Labāk atrast kļūdas 2026. gadā, kad tas nav obligāts, nekā 2028. gadā, kad ir.
- Iestatiet VID datu plūsmu tikai tad, ja to abpusēji jau izmantojat, citādi tas ir lieks darbs bez ieguvuma.
- Paturiet PDF priekšskatījumu klientiem un darbiniekiem, kuriem cilvēkam lasāms rēķins joprojām ir ikdienas darba rīks. XML un PDF var pastāvēt paralēli.
FAQ
Kas B2B e-arve on 2026. aastal Lätis kohustuslik?
2026. aastal ei ole B2B e-arve Lätis kohustuslik. Kohustus algab 2028. aasta 1. jaanuaril. Erandiks on budjetiasutused, kellele struktureeritud e-arve on juba kohustuslik alates 2025. aastast.
Kuidas kontrollida, kas ostja on B2B ettevõte või budjetiasutus?
Kontrollige ettevõtte staatust Läti Keskstatistikaameti registris. Kui ostja on ministeerium, omavalitsus või muu budjetiasutus, peab e-arve olema struktureeritud. Kui ostja on SIA või FIE, kehtivad B2B reeglid.
Mis loetakse Lätis struktureeritud e-arvet?
Struktureeritud e-arve on masinloetav XML-fail, mis vastab EN 16931 standardile ja PEPPOL BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonile. PDF-faili e-posti manuses ei loeta struktureeritud e-arvet.
Millised on neli võimalust B2B e-arve saatmiseks 2026. aastal Lätis?
Võimalikud saatmiskanalid on: ametlik e-aadress (ei sobi kahe eraettevõtte vahel), operaatori või PEPPOLi kanal, muud vastastikku kokkulepitud kanalid (näiteks e-post koos XML-failiga) ja VID EDS (andmete esitamise tööriist, mitte kliendile saatmiseks).