Latvija 2026. gadā vēl nav noteikusi, ka visi uzņēmumu savstarpējie rēķini jeb B2B rēķini jāizraksta kā strukturēti e-rēķini – mašīnlasāmi rēķina dati noteiktā formātā. Šis pienākums saskaņā ar Grāmatvedības likuma pārejas noteikumiem stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī. Vienlaikus Latvijas e-adrese jeb oficiālā elektroniskā adrese ir kļuvusi par praktisku bezmaksas kanālu, caur kuru var nosūtīt e-rēķinus un nodot to datus Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Šī noteikumu daļa ir spēkā no 2026. gada 1. janvāra. Ja Jūs izrakstāt rēķinu Latvijas publiskā sektora iestādei, strukturēts e-rēķins jau ir obligāts. Ja klients ir parasts Latvijas uzņēmums, e-adrese šobrīd ir atļauts ceļš, nevis vispārējs likuma piespiedu pienākums.
Kas Latvijā 2026. gadā attiecas uz B2B e-rēķiniem?
Neskaidrības parasti rodas tāpēc, ka Latvijā vienlaikus darbojas vairāki termiņi.
B2G, G2B un G2G darījumi no 2025. un 2026. gada
VID e-rēķinu skaidrojumā ir norādīts, ka strukturēts e-rēķins no 2025. gada 1. janvāra kļuva obligāts darījumos starp valsts pārvaldi un uzņēmumiem. Tas ir B2G jeb business-to-government gadījums – uzņēmums izraksta rēķinu publiskā sektora pircējam, piemēram, budžeta iestādei.
No 2026. gada 1. janvāra šiem pašiem B2G, G2B un G2G darījumiem ir nācis klāt nākamais solis: e-rēķinu dati automātiski jānodod VID. G2B nozīmē government-to-business – rēķinu uzņēmumam izraksta valsts iestāde. G2G nozīmē government-to-government – rēķini tiek apmainīti starp valsts iestādēm.
B2B darījumi paliek brīvprātīgi līdz 2028. gadam
Parastam B2B rēķinam, ko viens Latvijas uzņēmums izraksta otram Latvijas uzņēmumam, režīms vēl ir cits. Līdz 2027. gada beigām tas joprojām ir brīvprātīgs. Vispārējais pienākums B2B darījumos sāksies tikai 2028. gada 1. janvārī.
Tāpēc 2026. gadā Jūs drīkstat sākt sūtīt e-rēķinus un nodot to datus VID jau tagad. Tas ir labs izmēģinājuma periods. Taču, ja Jūsu klients ir privāts uzņēmums, nevis publiskā sektora iestāde, klients vai iestāde nevar apgalvot, ka visiem B2B rēķiniem e-adrese jau ir obligāta pēc likuma.
Kāda veida rēķins tas patiesībā ir?
Pirms izvēlaties sūtīšanas kanālu, vispirms noskaidrojiet, kam rēķins tiek izrakstīts. Rēķins Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei nav tas pats, kas rēķins parastam uzņēmumam.
Valsts pārvaldes iestādes kā adresāts
VID skaidro, ka valsts pārvaldes iestādes šajā kontekstā ir budžeta iestādes, no valsts budžeta daļēji finansētas atvasinātas publiskas personas un no budžeta nefinansētas iestādes. Praktiski tas nozīmē: nepietiek ar to, ka klients izskatās pēc valsts kapitālsabiedrības vai publiska pasūtītāja. Statusu var pārbaudīt pēc reģistrācijas numura Centrālās statistikas pārvaldes iestāžu reģistrā.
Ja Jūsu klients ir šajā lokā, strukturēts e-rēķins jau ir prasīts. Tas attiecas arī uz uzņēmumiem no Igaunijas vai citām valstīm, ja tie izraksta rēķinu Latvijas publiskā sektora pircējam un darījumam piemēro Latvijas e-rēķinu kārtību.
Vecie līgumi ar pārejas periodu
Ja Jūsu klientu sarakstā ir līgumi ar budžeta iestādēm, kas noslēgti pirms 2024. gada 31. decembra, tiem ir dots pārejas periods ne vēlāk kā līdz 2026. gada 1. janvārim. Vecs līgums neļauj bezgalīgi turpināt sūtīt tikai PDF rēķinus. Pēc pārejas termiņa arī šādiem līgumiem jāstrādā ar strukturētu e-rēķinu.
Viss pārējais, kur rēķins tiek sūtīts no viena privāta uzņēmuma citam privātam uzņēmumam, ir parasts B2B darījums. Tam vispārējais termiņš ir 2028. gada 1. janvāris.
Ko e-adrese var un ko tā nevar?
e-adreses juridiskais pamats
e-adrese ir valsts uzturēta oficiāla elektroniskā pastkaste. Tās mērķis saskaņā ar likumu ir nodrošināt drošu elektronisko saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām. Privātpersona šajā likumā ir plašs jēdziens – tajā ietilpst arī komersanti un citas reģistrētas juridiskas personas.
Reģistrā ierakstītiem uzņēmumiem e-adreses lietošana ir obligāta. Taču šis pats likums skaidri pasaka, ka tas neregulē saziņu starp divām privātpersonām. Citiem vārdiem sakot, divu uzņēmumu savstarpējs e-rēķins automātiski nekļūst par e-adreses likuma jautājumu tikai tāpēc, ka abiem ir e-adrese.
Trīs atļautie kanāli pēc MK noteikumiem
Tieši tāpēc tika pieņemti atsevišķi noteikumi: Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749. Tie ļauj pusēm vienoties par e-rēķina nosūtīšanas kanālu. Tas var būt e-adreses kanāls. Tas var būt arī e-rēķinu operators – pakalpojumu sniedzējs, kas nodod e-rēķinus starp sūtītāja un saņēmēja sistēmām. Vai arī tas var būt cits saskaņots risinājums, piemēram, tieša saskarne no grāmatvedības programmas.
Tāpēc e-adrese nav vienīgais likumā atļautais ceļš. Tā ir viens no trim atļautajiem kanāliem. Jūs un Jūsu klients kopā izlemjat, kurš kanāls ir ērtāks un drošāks ikdienas darbam.
Kā sagatavot pareizu strukturētu e-rēķinu?
XML un PEPPOL BIS Billing 3.0 standarts
Šeit daudzi uzņēmumi kļūdās. PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins, pat ja tas ir glīts, parakstīts un nosūtīts pareizajam klientam. PDF ir cilvēkam lasāms attēlojums. Strukturēts e-rēķins ir fails, ko grāmatvedības sistēma var nolasīt automātiski.
VID definē, ka strukturēta e-rēķina datne ir XML formātā. XML jeb Extensible Markup Language ir mašīnlasāma iezīmēšanas valoda – vienkārši sakot, failā katram rēķina laukam ir noteikta vieta un nosaukums. Šai struktūrai jāatbilst Latvijas nacionālajam standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
PEPPOL BIS Billing 3.0 ir Eiropas e-rēķinu standarta praktiska tehniskā forma. Tas balstās uz EN 16931 standartu un tā CIUS jeb Core Invoice Usage Specification – konkrētu lietošanas specifikāciju, kas pasaka, kuri lauki ir obligāti un kā tie jāaizpilda. Ikdienas valodā: tas ir vienots rēķina datu izkārtojums, lai saņēmēja sistēma saprastu, kur ir piegādātājs, kur ir PVN summa, kur ir apmaksas termiņš un kur ir rēķina rindas.
To pašu standartu Grāmatvedības likums min tieši strukturēta e-rēķina definīcijā: EN 16931-1:2017. Tātad nepietiek ar to, ka rēķins ir elektronisks. Tam jābūt pareizā datu struktūrā.
Validācija pirms nosūtīšanas
Pirms nosūtīšanas XML failu ir vērts pārbaudīt. VID norāda uz Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku. Validācija nozīmē automātisku pārbaudi – vai obligātie lauki ir aizpildīti, vai summas saskan un vai fails atbilst noteiktajai struktūrai. Tas ir ātrāk nekā pēc tam labot rēķinu, ko klients vai VID ir noraidījis.
Kā nosūtīt e-rēķinu caur Latvija.gov.lv e-adresi?
Ja izvēlaties e-adresi, darbs praksē ir vienkāršs, bet ne pilnībā automātisks. Mazam uzņēmumam tas var būt pietiekami. Lielākam rēķinu apjomam manuālā darbība ātri kļūst par papildu darbu.
Pieci soļi portālā
- Konta aktivizēšana: ja Jūsu uzņēmums ir reģistrēts Latvijas reģistros, e-adreses konts Jums jau ir izveidots vai arī tas jāaktivizē portālā Latvija.gov.lv. Pieslēgšanās notiek ar valsts atbalstītiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem.
- XML faila sagatavošana vai augšupielāde: izmantojiet grāmatvedības programmatūru, kas prot izveidot PEPPOL BIS Billing 3.0 formāta XML failu, vai sagatavojiet e-rēķinu portāla formā. Ja Jums ir tikai PDF rēķins, tas vēl nav gatavs strukturēts e-rēķins.
- Viena adresāta izvēle: portāla aprakstā norādīts, ka viena ziņojuma e-rēķina pielikums ir paredzēts vienam konkrētam saņēmējam. Tas nav rīks, ar kuru vienā solī izsūtīt rēķinus daudziem klientiem.
- Nosūtīšana un VID kopijas pārbaude: ja sūtāt caur e-adresi, Oficiālās elektroniskās adreses informācijas sistēma ziņojumu un tā datus automātiski nodod VID. Jums tas nav jāiesniedz vēlreiz, ja saskarne darbojas pareizi un noteikumu prasības ir izpildītas.
- Saņemšanas statusa sekošana: portālā pārbaudiet, vai klients ziņojumu ir atvēris. e-adresē nosūtīta paziņojuma izlasīšana ir oficiāls saņemšanas brīdis, tāpēc šis statuss var būt svarīgs arī strīda gadījumā.
Kad e-adrese ir pietiekama
Labs ikdienas piemērs: ja Jūs mēnesī izrakstāt 12 rēķinus Latvijas pašvaldības iestādēm, e-adreses forma var būt pilnīgi pietiekama. Ja Jums katru mēnesi ir 300 rēķini dažādiem klientiem, manuāla augšupielāde vairs nebūs ērta.
Bezmaksas e-adrese, operators vai EDS/API: kurš kanāls der Jums?
Noteikumi Nr. 749 paredz trīs atļautus nosūtīšanas kanālus. Pirmais ir e-adrese. Otrais ir operatora kanāls, kas savienots ar VID sistēmas lietojumprogrammu saskarni jeb API. API ir tehniska pieslēgvieta, caur kuru divas sistēmas apmainās ar datiem bez manuālas failu pārnešanas. Trešais ir VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas jeb EDS API vai failu augšupielādes funkcija. EDS ir VID portāls deklarāciju un citu nodokļu dokumentu iesniegšanai.
e-adrese mazam rēķinu apjomam
Mazam uzņēmumam, kas mēnesī nosūta dažus desmitus rēķinu, e-adreses manuālā forma bieži ir saprātīgākā izvēle. Tā ir bez maksas, un katrs ziņojums automātiski nonāk arī VID. Galvenais mīnuss ir manuālais darbs: jāielogojas portālā, jāizvēlas adresāts, jāpievieno pareizais XML un jāpārbauda statuss.
Operators lielākam apjomam un starptautiskiem klientiem
Operators kļūst ērtāks tad, kad rēķinu skaits aug vai klienti ir dažādās valstīs. Operators var nodrošināt nosūtīšanu caur savu kanālu, glabāt statusus un savienot Jūsu grāmatvedības programmu ar VID API. Tas ir īpaši praktiski uzņēmumiem, kas strādā gan ar Latvijas, gan Igaunijas, Lietuvas vai citu Eiropas valstu klientiem.
Grāmatvedības likums neaizliedz sagatavot strukturētu e-rēķinu arī uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijā, ja abas puses par to vienojas. Tāpēc starptautiskā darbā svarīgs ir ne tikai Latvijas noteikumu minimums, bet arī tas, kādu kanālu spēj pieņemt Jūsu klients.
EDS un tieša saskarne
EDS failu augšupielāde der retiem gadījumiem, kad e-rēķins jāiesniedz atsevišķi un Jums jau ir gatavs XML fails. VID norāda, ka EDS pieņem gatavu XML datni, nevis PDF vai Excel tabulu. Tātad EDS nav rīks, kas parastu rēķinu automātiski pārvērš e-rēķinā.
Tieša saskarne no grāmatvedības programmatūras ir ērtākā lielam apjomam. Taču tad programmatūras izstrādātājam pašam jābūt pieslēgtam VID e-rēķinu API V2 risinājumam. Pirms izvēlaties šo ceļu, jautājiet savam programmas piegādātājam ļoti konkrēti: vai sistēma ģenerē PEPPOL BIS Billing 3.0 XML, vai tā nosūta datus VID un vai tā pasargā no viena un tā paša rēķina iesniegšanas divreiz.
Kā sagatavoties 2028. gada pienākumam?
Termiņi, kas jāzina neatkarīgi no kanāla
Neatkarīgi no kanāla visiem ir viens kopīgs noteikums: e-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja izmantojat e-adresi un savienojums darbojas atbilstoši, šī nodošana notiek automātiski. Ja izmantojat operatoru vai EDS, par termiņu atbildat Jūs vai Jūsu operators – atkarībā no noslēgtās vienošanās.
Ja rodas sistēmas traucējums, par to jāinformē EDS ne vēlāk kā nākamajā darbdienā. Pēc traucējuma novēršanas rēķins jāiesniedz trīs darbdienu laikā. Šie termiņi nav domāti tikai lieliem uzņēmumiem. Tie attiecas arī uz mazu uzņēmumu, kas mēnesī izraksta dažus rēķinus, ja tas jau izmanto strukturētu e-rēķinu kārtību.
Četri soļi sagatavošanai
Līdz 2028. gada 1. janvārim ir vērts sakārtot četras praktiskas lietas.
- Rēķina formāts: pārbaudiet, vai Jūsu grāmatvedības programma prot izveidot PEPPOL BIS Billing 3.0 prasībām atbilstošu XML failu, nevis tikai PDF rēķinu.
- Kanāla vienošanās: vienojieties ar pastāvīgajiem klientiem, vai izmantosiet e-adresi, operatoru vai tiešu saskarni.
- VID iesniegšanas kontrole: izveidojiet procesu, kas neļauj vienu un to pašu rēķinu VID iesniegt divreiz. Tas var notikt, ja rēķins aiziet gan caur e-adresi, gan atsevišķi caur EDS.
- Arhivēšana: glabājiet strukturēto XML failu, ne tikai tā PDF attēlojumu. Tieši XML ir mašīnlasāmais e-rēķins.
Uzņēmumiem, kas 2026. un 2027. gadā sāk strādāt brīvprātīgi, 2028. gada 1. janvāris nebūs pēkšņa pārslēgšanās. Process jau būs izmēģināts: būs zināms, kur rodas kļūdas, kurš klients pieņem kuru kanālu un vai Jūsu programma tiešām sagatavo pareizu e-rēķinu. Tas ir labākais iemesls e-adresi 2026. gadā uztvert nevis kā obligātu B2B prasību, bet kā bezmaksas izmēģinājuma ceļu uz sistēmu, kas drīz būs vajadzīga visiem.
FAQ
Kas 2026. aastal on Läti B2B e-arvete esitamine struktureeritud e-arvetena kohustuslik?
Tavaline B2B arve kahe eraettevõtte vahel jääb kuni 2027. aasta lõpuni vabatahtlikuks. Kohustus B2B-le jõustub alles 1. jaanuaril 2028.
Millal on struktureeritud e-arve Läti ettevõtete jaoks 2026. aastal juba nõutav?
Kui arve on seotud riigiasutusega (B2G) või riigiasutuselt saadud arvega (G2B/G2G), siis nõue kehtib varasemate tähtaegade järgi. Lisaks on 1. jaanuarist 2026 nõutud andmete automaatne edastamine VID-ile nende tehingute puhul.
Kas eAddress on ainus lubatud kanal e-arvete saatmiseks Lätis?
Ei. Ministrite Kabineti 9. detsembri 2025 määrus nr 749 lubab pooltel kokku leppida e-arve edastuskanali. Lubatud on eAddress, operaatori kanal ning VID EDS-i kaudu kasutatav API või failide üleslaadimine.
Mis peab olema e-arvel failiformaadilt, et seda saaks VID-ile saata?
Struktureeritud e-arve peab olema XML-vormingus ning vastama PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) spetsifikatsioonile. PDF-arve ei ole struktureeritud e-arve nõuetele vastav vorming.