Latvija 2026. gada Still nav noteikus, ka visi prävku täsäsänie rēķini lub B2B rēķini jazrakstā kā strukturēti e-rēķini - mašīnlasāmi rēķina dati w określonym formacie. Obowiązek ten zgodnie z art Zasady rachunkowości są bardziej elastyczne stāsies spekke tikai 2028. gada 1 stycznia. Vienlaikus Latvijas e-adrese jeb oficialālā elektroniskā adrese ir gaļi par praktisikku gratis kanulu, caur kuru var zapatt e-rēķinus un nodot to datus Valsts eijēņumu serjnassam (VID). Ta część zasady ir spekke no 2026. gada 1. janvāra. I Jūs izrakstāt rēķinu Latvijas publica sektorā āstāstāi, strukturēts e-rēķins jau ir obligāts. Ja klienci ir parasts Latvijas utmanas, e-adrese ir sistema ir auttats ceļs, nevis geħbsējs likuma piepiedu objekti.

Czy B2B e-rēķiniem będzie obowiązywać na Łotwie w 2026 roku?

Neskaidrības parāsti rodas sārei, również na Łotwie, kilka kadencji obowiązuje jednocześnie.

Transakcje B2G, G2B i G2G nr 2025 i 2026 gada

Wyjaśnienie e-faktury SRS ir wskazano, również strukturēts e-rēķins no 2025. gada 1. janvāra stał się obligāts szőtos starp valsts pārvaldi un pārāvādi. Tas ir B2G lub sprawa między przedsiębiorstwami a rządem - firma izraksta rēķinu publica sektor pircejam, np.

NIE 1 stycznia 2026 r. šísm pasiem B2G, G2B i G2G eszőtiem ir nácis krät geekmais solis: e-rēķinu dati automatičnod nanodod VID. G2B oznacza komunikację między rządem a przedsiębiorstwem. G2G oznacza rząd do rządu – rēķini tiek apmainniti starp valsts stālūtēm.

Transakcje B2B pozostaną otwarte do 2028 roku

Parastam B2B rēķinam, ko viens Latvijas utmanas izraksta otram Latvijas utmanasam, režims vēl ir cits. Dopóki Do końca 2027 roku nadal jest wolontariuszem. Vispārēais objekta B2B sāksies tikai 1 stycznia 2028 r..

Dlatego już w 2026 roku zaczniesz wysyłać e-rēķinus un nodot na adres datus VID. Warto wypróbować okresy. Jeśli jednak Twoim klientem jest firma prywatna, a nie instytucja sektora publicznego, klient lub instytucja nie twierdzi, że adres e-mail jest obowiązkowy dla wszystkich klientów B2B.

Kāda veida rēķins tas praktīga ir?

Prins izvēlaties sūtīnas kanānu, prīvs notļūrjiet, kam rēķins tiek izraksitsts. Rēķins Latvijas valsts vai pašvaldības āstāstāi nav tas pats, kas rēķins parastam utsātām.

Valsts påvåldes stälte kä adresats

VID wyjaśnia, ka valsts pålädes utstätäs w tym kontekście ir budżeta utstätäs, no valsts budżeta sämi finansētas atvasinatas publiskas personas un no Budgeta nefinansētas utsätäs. Praktiski tas svetni: to nie wystarczy, klient wygląda też jak towarzystwo kapitału publicznego lub publiska pasūtātāja. Status można sprawdzić po numerze rejestracyjnym w centralnym zarządzaniu statystykami w rejestrze instytucji.

Oraz Jūs klients ir sässä lokā, strukturēts e-rēķins jau ir prädts. Dotyczy to również spółek w Estonii lub innych krajach, a tie izraksta rēķinu Latvijas publica sektorā pircejam un edsotam stosuje procedurę Latvijas e-rēķinu.

Vecie līgumi ar pīrījas periodu

A na Twojej liście klientów ir līgumi ar budżeta stālūtēm, kas sluyākti pīns 2024. gada 31. decembra, tiem ir dots prījas period ne później kā do 2026 r. gada 1. janvārim. Vecs līgums neļāt bēttāti nadal wysyłaj tylko w formacie PDF. Pēks prījas termān arī sāmīn līgumiem jātālafa ar strukturētu e-rēķinu.

Viss pārējais, kur rēķins tiek svāts no viena privātām sūtātām citam privātām tāmātām, ir parasts B2B edsāts. Ogólny termin upływa 1 stycznia 2028 r.

Ko e-adres var un ko tā nevar?

Podstawa prawna adresu e-mail

e-adres ir valsts svärta ofificala elektroniska pastkaste. Taki jest cel zgodnie z prawem ir svett szättä säää elektronisko saziņu starp valsts stålätä un präivtpersonam. Privatpersona siňi likumā ir plass konzits – obejmuje także handlowca i zarejestrowaną osobę prawną.

Rejestracja firm na adres e-mail jest obowiązkowa. Ale šis pats likums sārdi pasaka, ka tas regulumē saziņu starp dīvām prīvātpersonām. Innymi słowy, divu savstarpējs e-rēķins automatycznie nekvlanin par e-adreses likuma saktutu tika söre, ka abim ir e-adrese.

Trīs autttie kanāli zgodnie z przepisami MK

Dlatego to nie jest dobry pomysł: Minister kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749. Tie pozwala pääs vienoties par e-rēķina w wysyłaniu kanuu. Może znajdować się w kanale e-adresowym. Tas var būt arī e-rēķinu operatorzy – usługodawcy, kas nodod e-rēķinus starp sūtātāja un saītāma systēm. Vai arı tas var büt cits öğretsın çözülüştın, np. ıdaa saskarne brak programów kontaktowych.

Dlatego adres e-mail jest niedozwolony. Nie ma trzech dozwolonych kanałów. Ty i Twoi klienci wspólnie decydujecie, który kanał jest wygodniejszy i bezpieczniejszy w codziennej pracy.

Jak przygotować poprawnie skonstruowany e-rēķinu?

Standardy XML i PEPPOL BIS Billing 3.0

W tym miejscu wiele firm popełnia błąd. PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins, pat ja tas ir glīts, paraksitsts un szätts söröpajam klientam. PDF ir szättäm lasams prajäjums. Strukturēts e-rēķins ir nie działa, ko kontaktijas sistema var nolasīt automki.

VID definiuje, również zorganizowane jako dane e-rēķina w formacie XML. XML lub Extensible Markup Language ir mašīnlasāma sītīšanas valoda – pārīdī sakot, Failā kātram rēķina laukam ir sītātā vieta un nakamās. Struktura ta musi być zgodna z Latvijas nasionalajam standartam un Dla specyfikacji PEPPOL BIS Billing 3.0.

PEPPOL BIS Billing 3.0 ir Eiropas e-rēķinu standardowa praktiska tekhnika forma. Opiera się na normie EN 16931 i CIUS lub Core Invoice Usage Specyfikacjach - konkretnej specyfikacji użytkowania, niezależnie od tego, czy jest to konieczne, czy nie. Ikdienas pāļu: tas ir vienots rēķina datu įlājūts, lai saīmīsa sistema pārāmtutu, kur ir prīvātājs, kur ir PVN summa, kur ir apmaksas teremen un kur ir rēķina rindas.

Ten sam standard Prawo rachunkowości min bezpośrednio strukturēta e-rēķina definīciĴų: EN 16931-1:2017. Więc nie wystarczy ar, także rēķins ir elektroisks. Tam musi być poprawna struktura danych.

Walidacja przed wysyłką

Przed wysłaniem pliku XML warto go sprawdzić. VID odnosi się do narzędzia walidacyjnego e-rēķinu firmy Eiropas Komisija. Walidacja oznacza automatyczne sprawdzenie – czy wymagane pola są wypełnione, czy suma jest wymagana, czy też podane pola nie są wypełnione. Jest to szybsze niż wcześniej. Będę pracować z klientami lub VID-ami.

Jak wysłać e-paragon za pośrednictwem serwisu Latvija.gov.lv?

Ja izvēlaties e-adresi, darbs prättät ir pämäs, bet ne välää automaiks. Więcej firm może nie wystarczyć. Želžimam rēķinu važimam manuālā ātība ātī sādībām par extra darbu.

Pięć kroków do portalu

  • Aktywacja konta: a Twoja firma jest zarejestrowana w rejestrze Łotwy, konto e-mail zostało już utworzone lub aktywowane na portalu Latvija.gov.lv. Piesäläšanas odbywa się przy użyciu elektronicznych środków identyfikacji wspieranych przez państwo.
  • Przygotowanie lub przesłanie pliku XML: skorzystaj z oprogramowania księgowego, aby utworzyć plik XML bez formatu PEPPOL BIS Billing 3.0 lub przygotować e-fakturę w formie portalu. Ja Jums ir tikai PDF rēķins, tas vēl nav pāyāda strukturēts e-rēķins.
  • Wybierz jednego odbiorcę: W opisie portalu wskazano również, że jeden raport ma służyć jako konto elektroniczne bardziej szczegółowy odbiorca. Narzędzie do nawigacji, ar kuru venā solī izsūtā rēķinus rēķinus dla wielu klientów.
  • Nosūtīšana un kopias VID sprawdzić: i wysłać e-mailem, Oficjalne adresy elektroniczne informācijas sistema sistema māpūs un tā datus automatički nodod VID. Jums tas nav jæissresød ponownie, ja saskarne säskarne sattätä un tëreku prasa ir satatas.
  • Aby zostać sekošaną: Sprawdź w portalu, czy wiadomość klienta znajduje się w adresie. Adres e-mail nie jest dostępny do wysyłania powiadomień w momencie publikacji, więc ten status może nie być ważny w przypadku sporu.

Gdy adres e-mail jest wystarczający

Dobry przykład z życia codziennego: i Jūs mālās izrakstāt 12 rēķinus Latvijas pašvaldības stālūtēms, e-adreses forma var būt vārād sūkājama. A dla Ciebie, 300 rachunków miesięcznie dla różnych klientów, ręczne przesyłanie nie będzie już wygodne.

Darmowe e-adresy, operatorzy lub EDS/API: kurus kanāls der Jums?

Rozporządzenie nr 749 przewiduje trēs authutus in sending channel. Pierwszym z nich jest adres e-mail. Otrais ir operator kanāls, kas gekunts ar VID sistemas sasakarni lub API. API ir teknika piesälgvieta, caur kuru divas sistemas apmainās ar datat bez manualas fileu pārnešanas. Trešais ir VID Elektroniskās deklarešanas sistemas lub EDS API lub funkcja przesyłania plików. EDS ir VID portāls deklarāciju un citu tažu dokumentu sānīga šāi.

adres e-mail mazam rēķinu vāmām

Mazam samatäm, kas mälä nosūta daskus desmitus rēķinu, e-adres manuāla forma kasho ir sapratigakā sakiba. Tā ir bez w wątrobie, un kakār sāmātām automikālā ārī VID. Główną zaletą jest praca ręczna: zaloguj się do portalu, wpisz adres, wpisz poprawny XML i sprawdź status.

Operatorzy dla coraz większych klientów

Operatorzy czują się bardziej komfortowo, gdy liczba kont rośnie lub liczba klientów w różnych krajach. Operatorzy mogą korzystać z API VID do przesyłania danych swoim kanałem, sprawdzania statusu i łączenia konta z programem. Jest to szczególnie praktyczne dla firm działających na Łotwie, w Estonii, na Litwie i w innych krajach europejskich.

Prawo rachunkowości neaizliedz preparat strukturētu e-rēķinu arī utānjam, kas nav registrāts Lattvija, ja abas puses par to vienojas. Dlatego w pracy międzynarodowej ważne są nie tylko minimalne wymagania Łotwy, ale także to, jaki kanał może zaakceptować Twój klient.

EDS i bezpośredni interfejs

Plik EDS utsüpielāde der retiem sikum, kad e-rēķins jāeissīdī sārgīdī un Jums jau ir sīdās plików XML. SIR wskazuje, EDS akceptuje również gotowe dane XML, a nie PDF ani tabele Excela. Dzięki temu narzędzie nawigacyjne EDS automatycznie konwertuje fakturę na fakturę elektroniczną.

Tieša saskarne no kontaktijas softwares ir sämätsälielam voorjam. Jednak twórca oprogramowania musi być podłączony do interfejsu API e-konta VID V2. Pîrs izvēlaties šo keetų, kivitjiet savam programma svettājam bardzo konkretnie: vai sistema ģenerē PEPPOL BIS Billing 3.0 XML, vai tā nosūta datus VID un vai tā pasargā no viena un tā pasha rēķina parījāšanas dwa razy.

Jak przygotować się na rok 2028?

Termini, czy musisz wiedzieć, niezależnie od kanału

Αστήρι no kanāla svæm ir viens kopīgs noteikums: e-rēķins VID należy przesłać jednorazowo, nie później niż pięć razy po wysłaniu. I używasz adresu e-mail, un živnost začiňa svetnių, šī nodošana dzieje się automatycznie. A jeśli używasz operatora lub EDS, odpowiedź brzmi Jūs vai Jūs operatorów – żadnych sluytātās objamanas.

Ja rodas sistemas vodjujums, par to jāinformē EDS ne później kā sīdīm darbdīṇa. Po wyeliminowaniu problemu rēķins jāeissīd trēs darbdienu kaāra. Warunki te nie są przeznaczone wyłącznie dla większych firm. Dotyczy to również małej firmy, która wystawia faktury miesięczne i korzysta już z ustrukturyzowanej procedury e-fakturowania.

Cztery kroki do przygotowania

Do 2028 r. gada 1. janvārim ir vāts sakrātān cztery praktiskasliejas.

  • Format faktury: sprawdź, czy Twój program księgowy może utworzyć plik XML spełniający wymagania PEPPOL BIS Billing 3.0, a nie tylko fakturę w formacie PDF.
  • Umowa kanałowa: vienojieties ze stałymi klientami lub użyj adresu e-mail, operatora lub połączenia bezpośredniego.
  • Kontrola przesyłania VID: štůžijiet proces, kas neľať ženu un to pašu rēķinu VID prētāt đības. To się zdarza i rēķins aiziet gan caur e-adresi, gan geşili caur EDS.
  • Archiwizacja: Zapisz ustrukturyzowany plik XML, a nie tylko reprezentację PDF. Tylko XML ir mašīnlasāmais e-rēķins.

Załóżmy, że w latach 2026 i 2027 będziemy pracować wolontariacko, a w 2028 roku nie będziemy pracować wolontariacko 1 stycznia. Proces został już przetestowany: będzie wiadomo, gdzie występują błędy, gdzie klient akceptuje kanał i czy program faktycznie przygotowuje prawidłowy e-rēķinu. W 2026 roku nie będziemy już musieli korzystać z e-adresu. W tym roku nie będziemy musieli korzystać z systemu B2B, ale będziemy musieli go używać, aby zapewnić bezpieczeństwo wszystkim.

Często zadawane pytania

Czy w 2026 roku obowiązkowe będzie przesyłanie łotewskich e-faktur B2B w formie ustrukturyzowanych e-faktur?

Standardowa faktura B2B między dwiema firmami prywatnymi pozostanie opcjonalna do końca 2027 roku. Obowiązek ten w przypadku B2B wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku.

Kiedy w 2026 roku łotewskie firmy będą musiały otrzymywać ustrukturyzowane e-faktury?

Jeśli faktura dotyczy agencji rządowej (B2G) lub została otrzymana od agencji rządowej (G2B/G2G), wymóg ten obowiązuje zgodnie z wcześniejszymi terminami. Ponadto od 1 stycznia 2026 r. wymagane jest automatyczne przesyłanie danych do VID w przypadku tych transakcji.

Czy eAddress jest jedynym dozwolonym kanałem przesyłania faktur elektronicznych na Łotwie?

Nie. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r. pozwala stronom na ustalenie kanału transmisji faktur elektronicznych. Dozwolone są: eAdres, kanał operatora oraz API lub przesyłanie plików za pośrednictwem VID EDS.

W jakim formacie pliku musi być faktura elektroniczna, aby można ją było wysłać do VID?

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna musi być w formacie XML i zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931). Faktura w formacie PDF nie spełnia wymagań ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.