Kuram rēķinam 2026. gadā vajadzīgs XML?
Latvijas budžeta iestāde ir publiska iestāde, kuru finansē no valsts vai pašvaldības budžeta. Ja Latvijas uzņēmums izraksta rēķinu šādai iestādei, 2026. gadā šim rēķinam jābūt strukturētam e-rēķinam XML formātā (teksta datu formāts, ko dators var automātiski nolasīt un apstrādāt, atšķirībā no PDF, kas domāts cilvēka acij), un tā dati jānosūta Valsts ieņēmumu dienestam (VID) ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas, kā noteikts Ministru kabineta noteikumos Nr. 749. Ja rēķina saņēmējs ir ārvalstu komercklients, piemēram, uzņēmums Igaunijā, Lietuvā vai Somijā, šis 2026. gada iekšzemes pienākums uz Jums neattiecas: VID apstiprina, ka e-rēķinu apmaiņa ar ārvalstu uzņēmumiem plānota no 2030. gada. Tātad, vai Jūsu rēķinam nepieciešams XML formāts, ir jautājums nevis par to, vai pircējs strādā publiskajā vai privātajā sektorā, bet par to, kāds ir tā juridiskais statuss.
Trīs datumi, kurus nedrīkst sajaukt: 2025, 2026 un 2028
Latvijas e-rēķinu reforma virzās trīs atsevišķos posmos, un tieši šie trīs datumi rada visvairāk neskaidrību. Pirmais termiņš: sākot no 2025. gada 1. janvāra, Latvijas uzņēmumam, kas izraksta rēķinu budžeta iestādei kā preces vai pakalpojuma saņēmējai, jāizsniedz strukturēts e-rēķins. Šis noteikums nav saistīts vienīgi ar publiskā iepirkuma līgumiem, tas darbojas jebkurā darījumā ar šādu iestādi. Otrais termiņš: sākot no 2026. gada 1. janvāra, šo rēķinu dati papildus jāiesniedz VID. Pienākums attiecas uz darījumiem starp valsti un Latvijas uzņēmumiem trīs kategorijās: G2G, kas nozīmē darījumus starp valsts iestādēm, B2G, kas nozīmē uzņēmuma darījumus ar valsts iestādi, un G2B, kas nozīmē valsts iestādes darījumus ar uzņēmumu. Trešais datums ir Latvijas iekšējais uzņēmums–uzņēmums (B2B) strukturēta e-rēķina vispārējais pienākums, kas skar rēķinus citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam. Sākotnēji tas bija paredzēts 2026. gadam, taču Saeima to atlika līdz 2028. gada 1. janvārim. Līdz šim termiņam parastam Latvijas komercklientam varat turpināt sūtīt PDF rēķinu, un nav pienākuma to pārvērst mašīnlasāmā XML formātā.
Budžeta iestāde: pārbaudiet pircēja statusu, nevis nosaukumu
Lielākā praktiskā kļūda ir pieņemt, ka jebkura „ar valsti saistīta” iestāde automātiski nozīmē e-rēķina pienākumu. Latvijas Grāmatvedības likums šajā kategorijā ietver budžeta iestādi, no valsts budžeta daļēji finansētu publisku atvasinātu personu, kā arī ārpusbudžeta iestādi Latvijas Likuma par budžetu un finanšu vadību izpratnē. Šīs kategorijas definētas likuma jēdzienu sarakstā. Tas nozīmē, ka vienkārši valstij piederoša kapitālsabiedrība, piemēram, komerciālos apstākļos strādājošs valsts kapitālsabiedrības uzņēmums, automātiski šajā grupā neietilpst. Tā ir parasta komercsabiedrība, un Jūsu rēķins tai seko B2B loģikai, nevis B2G loģikai.
Pirms rēķina sagatavošanas ir vērts pārbaudīt divas lietas: vai pircējs ir minēts valsts vai pašvaldības budžeta iestāžu sarakstā, un vai tas Jūsu darījumā darbojas kā preces vai pakalpojuma saņēmējs, nevis vienkārši kā starpnieks. Ir vērts zināt, ka Latvijas noteikumi šim pienākumam nenosaka ne minimālo rēķina summu, ne PVN maksātāja sliekšņa robežu, tāpēc arī 15 eiro rēķins nelielai pašvaldības iestādei jāizraksta kā strukturēts e-rēķins.
Kā nosūtīt rēķinu un paziņot VID: e-adrese, operators vai API?
Strukturēts e-rēķins nav e-pasts ar PDF pielikumu, bet XML fails, kas atbilst standartam UBL 2.1 un specifikācijai PEPPOL BIS Billing 3.0. UBL ir starptautiski atzīts elektronisko dokumentu datu apraksts, bet PEPPOL BIS Billing 3.0 ir konkrēts noteikumu kopums, kas nosaka, kādi lauki rēķinā jāatrodas un kādā kārtībā. Rēķinam, kas adresēts Latvijas valsts iestādei, Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 paredz, ka Latvijā reģistrēta piegādātāja rēķinam papildus Eiropas standartam jāatbilst tieši PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Tas ir obligāts datu formāts, bet tie paši noteikumi atļauj rēķina nosūtīšanai izmantot vairākus kanālus: oficiālo e-adresi (valsts elektronisko adresācijas sistēmu), pircēja mājaslapā publicētu e-pasta adresi vai citu, līgumā saskaņotu kanālu. Tātad PEPPOL tīkls pats par sevi nav vienīgais iespējamais ceļš.
Rēķinu apstrādes vispārīgie noteikumi izriet no Ministru kabineta noteikumiem Nr. 749, kas spēkā no 2025. gada 13. decembra. Ja e-rēķina apmaiņai izmantojat oficiālo e-adresi, sistēma pati automātiski pārsūta rēķinu un tā datus VID sākot no 2026. gada 1. janvāra, un Jums šajā gadījumā nekas papildus nav jādara. Ja uzņēmums e-rēķina apmaiņai izmanto citu, pušu savstarpēji izvēlētu kanālu, piemēram, sistēmu savienojumu vai e-pastu, uzņēmums iesniedz e-rēķinu VID caur EDS (VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas) API vai augšupielādē XML formāta e-rēķinu EDS sistēmā.
Piecu darbdienu termiņš un rīcības plāns kļūdu gadījumā
Neatkarīgi no izvēlētā kanāla, ir spēkā viens skaidrs noteikums: e-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja šis termiņš tiek nokavēts, turpmākā rīcība atkarīga no kavēšanās iemesla.
Ko darīt, ja kļūda radusies IT sistēmas darbības traucējumu dēļ?
Sistēmas darbības traucējuma gadījumā Jums vai operatoram (e-rēķinu pakalpojuma sniedzējam, kas nodrošina rēķinu nosūtīšanu) jāpaziņo VID EDS sistēmā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc termiņa iestāšanās, norādot neiesniegšanas iemeslu, un rēķins jāiesniedz triju darbdienu laikā pēc traucējuma novēršanas.
Ko darīt, ja kļūda radusies citu iemeslu dēļ?
Ja kavēšanās iemesls ir citāds, arī tad EDS sistēmā jāpaziņo, par kādu periodu un kāpēc rēķini nav iesniegti, un tie jāiesniedz 30 kalendāro dienu laikā pēc iemesla konstatēšanas. Neviens no šiem termiņiem pienākumu nedzēš, tas tikai tiek pārcelts uz vēlāku laiku.
Ārvalstu pircējs: ko Latvijā nepiemēro un ko tomēr pārbaudīt?
Ja Jūsu klients ir reģistrēts ārpus Latvijas, piemēram, Igaunijā, Lietuvā, Somijā vai citur, šodien darbojas citāda loģika. Latvijas iekšējais B2B strukturēta e-rēķina pienākums nepārprotami attiecas uz rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, nevis pārrobežu darījumu. VID to apstiprina tiešā tekstā: 2026. gada 1. janvāra noteikums attiecas vienīgi uz Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, komersantiem un valsts vai pašvaldības iestādēm. Tā pati loģika darbojas arī otrādi: ja ārvalstu uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas valsts iestādei, tam nav pienākuma to sagatavot XML formātā vai iesniegt VID.
Tas nenozīmē, ka pārrobežu rēķina gadījumā drīkst aizmirst visus noteikumus. Sūtot rēķinu Somijas vai Igaunijas uzņēmumam, pārbaudiet trīs lietas atsevišķi: ko nosaka pircēja mītnes valsts pašas likumi, piemēram, vietējā PVN rēķina prasība; ko nosaka Jūsu līgums ar pircēju, jo daļa lielāku klientu jau šodien vēlas saņemt rēķinu PEPPOL formātā brīvprātīgi; un ko nosaka pircēja pašas grāmatvedības sistēma. Latvijas valsts Jūs 2026. gadā vienkārši nespiež to darīt, jo šis lēmums pagaidām paliek komerciāls, ne juridisks pienākums.
| Rādītājs | Latvijas budžeta iestāde (2026) | Ārvalstu komercpircējs (2026) |
|---|---|---|
| Strukturēta e-rēķina pienākums | Jā, no 1.01.2025 | Nē, Latvijas iekšēja mandāta nav |
| Dati VID | Jā, no 1.01.2026 | Nepiemēro |
| Nepieciešamais standarts | UBL 2.1 + PEPPOL BIS Billing 3.0 | Pēc vienošanās, bieži vēl PDF |
| Iesniegšanas termiņš | 5 darbdienas pēc nosūtīšanas | Nav noteikts |
| Kad var mainīties | Latvijas iekšējais B2B attiecas no 1.01.2028 | VID apsver pārrobežu apmaiņu no 2030. gada |
Skats uz 2030. gadu: Latvijas plāns un ES ViDA
Divas atsevišķas lietas sāk pārklāties vienā laika periodā, un tās nedrīkst sajaukt. Pirmkārt, tas ir Latvijas iekšējs plāns, ne vēl spēkā esošs noteikums: VID savās vadlīnijās norāda, ka obligāta e-rēķinu apmaiņa ar ārvalstu uzņēmumiem pašlaik plānota no 2030. gada, un precīzāka informācija sekos, tuvojoties spēkā stāšanās brīdim. Otrkārt, neatkarīgi no Latvijas pašas grafika, Eiropas Savienības līmenī stājas spēkā VAT in the Digital Age (ViDA) jeb PVN digitālajā laikmetā paketes digitālās ziņošanas prasības pārrobežu B2B darījumiem no 2030. gada 1. jūlija. Tās balstās uz obligātu e-rēķinu un ietekmē visas dalībvalstis, tostarp Latviju, vienlaicīgi.
Praktiskais secinājums 2026. gada skatījumā: Jūsu rēķiniem Latvijas budžeta iestādei XML formāts un paziņošana VID nepieciešama jau šodien, Jūsu rēķiniem Latvijas biznesa partnerim tas būs nepieciešams no 2028. gada, un Jūsu pārrobežu rēķini pagaidām paliek vienošanās jautājums: Latvija ārvalstu uzņēmumu apmaiņai pašlaik plānojusi termiņu 2030. gadā, kamēr ES ViDA prasības pārrobežu B2B darījumiem apstiprināti stājas spēkā 2030. gada 1. jūlijā.
FAQ
Kas on 2026. aastal Läti e-arve kohustuse erinevus budžetiasutuse ja välisostja vahel?
Alates 1. jaanuarist 2026 peab Läti budžetiasutusele esitatav arve olema struktureeritud e-arve XML-vormingus ja andmed tuleb saata VID-ile viie tööpäeva jooksul. Välisriigi ärikliendile see kohustus ei laiene, sest piiriülene e-arvete käive on plaanis alles alates 2030. aastast.
Millal kehtib 2026. aastal B2B e-arve kohustus Lätis?
Läti-sisene B2B struktureeritud e-arve üldkohustus lükati edasi 1. jaanuarile 2028. Seega kuni 2028. aastani võib tavalisele Läti äriettevõttele saata PDF-arve ilma XML-vorminguta.
Kuidas saata struktureeritud e-arve Läti budžetiasutusele?
Arve peab vastama standardile UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0. Edastamiseks võib kasutada ametlikku e-aadressi (e-adrese), ostja veebilehel avaldatud e-posti või lepingus kokkulepitud kanalit. Kui kasutatakse e-adrese’i, saadab süsteem andmed automaatselt VID-ile.
Mis juhtub, kui e-arve esitamine VID-ile hilineb?
Kui viivitus on tingitud IT-süsteemi rikkest, tuleb VID-i teavitada EDS-is hiljemalt järgmisel tööpäeval ja esitada arve kolme tööpäeva jooksul pärast rikke kõrvaldamist. Muudel põhjustel hilinemise korral tuleb arved esitada 30 kalendripäeva jooksul pärast põhjuse tuvastamist.