Lyhyt vastaus: onko sähköinen laskutus pakollista Suomessa?
Julkisen sektorin osalta vastaus on yksiselitteinen: Suomen valtion virastojen ja yhteishankintayksiköiden on täytynyt hyväksyä ja käsitellä eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja vuodesta 1. huhtikuuta 2019, ja muut julkiset ostajat seuraavat perässä 1. huhtikuuta 2020. B2B-myynti toimii eri tavalla. Samasta syystä 1. huhtikuuta 2020 päivämäärästä lähtien kaikki ostajat ja kaikki yli 10 000 euron liikevaihdon omaavat toimittajat saivat oikeuden vaatia verkkolaskua paperi- tai PDF-laskun sijaan. Kyseessä on oikeus pyytää, ei yleinen velvollisuus jokaiselle suomalaiselle pienyritykselle. Se ei koske yksityishenkilöille lähetettyjä laskuja., kuten Vero vahvistaa. Suomella ei ole vieläkään vahvistettua yleistä kotimaista yritysten välistä sähköisen laskutuksen velvoitetta 25. elokuuta 2026. Kyseessä on vain vaatimusoikeus, ei automaattinen täytäntöönpano.
Älä sekoita niitä: 10 000 euron verkkolaskukynnys ja 20 000 euron alv-kynnys
Nämä kaksi lukua elävät kahden eri lain alaisuudessa, ja niiden sekoittaminen on helppo virhe. 10 000 euron kynnysarvo sähköisessä laskutuksessa mitataan yrityksesi tilikauden liikevaihtoon nähden. 20 000 euron kynnysarvo Pakollisen arvonlisäverovelvollisen rekisteröinnin osalta se taas mitataan kalenterivuoden perusteella, ja sinun on tarkasteltava sekä kuluvaa että edellistä kalenterivuotta. Tämä tarkoittaa, että yrityksesi voi olla arvonlisäverovapaa, vaikka sillä olisi jo laillinen oikeus sekä pyytää että lähettää sähköisiä laskuja.
Miksi sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto ei ole suomalainen verkkolasku
Valtiokonttori, Valtiokonttori, sanoo sen suoraanSähköpostin liitteenä lähetetty PDF- tai kuvatiedosto ei ole verkkolasku. Aito verkkolasku on koneellisesti luettavassa muodossa olevaa jäsenneltyä dataa (tietokoneen suoraan lukemia lukuja ja kenttiä skannatun kuvan sijaan), joka siirtyy suoraan kirjanpito- tai pankkiohjelmistoon ja noudattaa eurooppalaista standardia EN 16931, joka on yhteinen tietomuoto, jota eurooppalaisten verkkolaskutusjärjestelmien on tuettava. Suomen arvonlisäverolaissa käytetään laajempaa termiä "sähköinen lasku", ja PDF-tiedosto täyttää teknisesti tämän vaatimuksen. Mutta se ei tee siitä verkkolaskua verkkolaskulain mukaan.
Miten lähetät ensimmäisen verkkolaskusi suomalaiselle asiakkaalle?
Ennen kuin lähetät mitään, tarkista asiakkaan Y-tunnus, EDI-verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus (EDI tarkoittaa tässä vain sähköistä osoitemuotoa, jota verkkolaskutusverkot käyttävät tiedoston reitittämiseen oikeaan postilaatikkoon) verkkolaskuosoite.fi-rekisterissä. Suuremmilla organisaatioilla on usein useampi kuin yksi osoite listattuna, joten varmista, että sinulla on oikea osoite laskutettavalle osastolle. Luo sitten lasku ohjelmistossa, joka tukee EN 16931 -standardia, ja anna operaattorisi (verkko, joka välittää verkkolaskuja lähettäjän ja vastaanottajan välillä, aivan kuten matkapuhelinoperaattorit yhdistävät puhelut eri verkkojen välillä) toimittaa se oikeassa muodossa.
Ilmainen portaali, kirjanpito-ohjelmisto vai operaattori?
Kertaluonteista laskua varten ilmainen portaali Asiakkaan tarjoama yhteys on yleensä riittävä: kirjoitat tiedot kerran ja lähetät ne. Normaalissa B2B-laskutuksessa kannattaa sen sijaan yhdistää kirjanpito- tai laskutusohjelmistosi suoraan verkkolaskuoperaattoriin. Jos ohjelmistossasi ei ole tätä yhteyttä sisäänrakennettuna, sinun on tehtävä erillinen sopimus operaattorin kanssa itse.
ALV-tiedot ja laskujen hylkäämiseen johtavat virheet
Oletetaan, että laskutat suomalaiselta yritykseltä 1 200 euroa palveluista. Laskun on lain mukaan sisällettävä laskun numero, laskun päivämäärä, myyjän ALV-numero, verotettava määrä ALV-kannoittain ja ALV-summa, ja jos käänteistä verovelvollisuutta sovelletaan (eli ostaja eikä myyjä maksaa arvonlisäveron), tästä on mainittava. Näiden tietojen väärin antaminen ei ole vain muotoiluongelma: huolimaton noudattamatta jättäminen voi johtaa sakko jopa 5 000 euroa.
Mitä sinun tulisi valmistautua rajat ylittävään sähköiseen laskutukseen vuonna 2030?
The ViDA-direktiivi (VAT in the Digital Age, EU:n digitaalisen alv-raportoinnin uudistus) asettaa tarkan päivämäärän: 1. heinäkuuta 2030 alkaen EU:n sisäiset 138 artiklan mukaiset tavarantoimitukset ja 194–197 artiklan mukaiset käänteisen verovelvollisuuden mukaiset tapahtumat on laskutettava 10 päivän kuluessa verotettavasta tapahtumasta, ja raportointivelvollisuuden alaisten tapahtumien laskut on laadittava verkkolaskuina. Jos myyt muihin EU-maihin, kannattaa valita EN 16931 -yhteensopiva ohjelmisto nyt sen sijaan, että odottaisi Suomen tarkempaa kansallista täytäntöönpanopäätöstä.
Usein kysytyt kysymykset
Onko sähköinen laskutus pakollista Suomessa?
Julkisella sektorilla sähköinen laskutus on pakollista vuosina 2019/2020. Yrityskaupassa ei ole yleistä velvoitetta, mutta toimittajalla ja yli 10 000 euron liikevaihdon omaavalla yrittäjällä on oikeus vaatia sitä 1. huhtikuuta 2020 alkaen. Tämä oikeus ei koske yksityishenkilöitä.
Mitä eroa on 10 000 euron verkkolaskurajalla ja 20 000 euron alv-rajalla?
E-laskulain 10 000 euron raja lasketaan tilikauden liikevaihdon perusteella, kun taas arvonlisäverovelvollisten 20 000 euron raja lasketaan kalenterivuoden perusteella. Yritys voi olla arvonlisäverovapaa, mutta sillä voi silti olla oikeus pyytää verkkolaskua.
Miksi PDF-tiedosto ei ole verkkolasku?
Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF- tai kuvatiedosto ei ole verkkolasku, koska verkkolasku on koneellisesti luettava, eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen strukturoitu tietojoukko, joka menee suoraan kirjanpito-ohjelmistoon.