Ne, 2026 m. sąskaitos faktūros Lietuvos viešojo sektoriaus klientams (ministerijai, savivaldybei, mokyklai) paprastai negali būti siunčiamos el. paštu. Lietuvos vyriausybė 405 reglamentas Nustatyta tvarka numato, kad nuo 2025 m. sausio 1 d. Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą atitinkantis dokumentas turi būti siunčiamas per PEPPOL tinklą (tarptautinį sąskaitų faktūrų tarpininkų tinklą) arba, jei tai techniškai neįmanoma, rankiniu būdu įvedamas per SABIS portalą. SABIS yra centrinė Lietuvos sąskaitų faktūrų informacinė sistema, kuri nuo Nuo 2024 m. rugsėjo 1 d. pakeitė senąją E. säätä sistemą. PDF failą siųsti el. paštu leidžiama tik kaip siaurą išimtį: jei užsienio tiekėjas negali prisijungti prie SABIS ir PEPPOL netinka, el. paštas gali būti naudojamas gavus pirkėjo sutikimą.
Ar prie el. laiško pridėtas PDF failas laikomas elektronine sąskaita faktūra?
Neskaičiuojant. Direktyva 2014/55/ES tiesiogiai nurodoma, kad vaizdą vaizduojantis failas, pavyzdžiui, nuskaityta popierinė sąskaita faktūra arba įprastas PDF failas, nėra laikomas elektronine sąskaita faktūra viešųjų pirkimų tikslais, net jei ji perduodama elektroniniu būdu. Elektroninė sąskaita faktūra čia reiškia konkretų struktūrizuotą formatą, atitinkantį Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą (EN 16931-1:2017), kurio nuoroda buvo paskelbta 405. reglamente privaloma. Taigi, jūsų gražus, ranka suformatuotas PDF failas gali būti visiškai teisingas kaip sąskaita faktūra, bet kai jis siunčiamas el. paštu tiekėjui, jis neįvykdo teisinės prievolės.
SABIS ar PEPPOL: kurį kanalą naudoti?
Skirtumas yra techniniuose pajėgumuose, o ne pasirinkimo laisvėje. Jei jūsų apskaitos programinė įranga arba e. sąskaitų operatorius yra sujungti su PEPPOL tinklu, sąskaita faktūra bus... 405-asis reglamentas automatiškai per ten. Jei nėra automatinio PEPPOL prisijungimo, sąskaitos faktūros duomenys turi būti įvesti naudojant SABIS, nes tai yra atsarginis sprendimas, numatytas tame pačiame reglamente, o ne patogumas, kurį galima pasirinkti savarankiškai. Pats SABIS DUK patvirtina, kad duomenis galima įvesti trimis būdais: rankiniu būdu portale arba importuojant XML failą, iš įmonės verslo programinės įrangos per universalią sąsają arba automatiškai kaip PEPPOL tinklo narys.
Jei neturite PEPPOL sąsajos ar apskaitos programinės įrangos
Tuomet atsakymas paprastas: eikite į SABIS portalą ir rankiniu būdu įveskite sąskaitą faktūrą. Prisijungimas atliekamas per VISP autentifikavimo paslaugą. Ta pati autentifikacija plačiau naudojama ir Lietuvos elektroninėse paslaugose, o po pirmojo prisijungimo organizacija turi būti užregistruota, kaip aprašyta SABIS DUK. Iš ten galite įvesti, pateikti ir sekti sąskaitas faktūras pagal pareigas. Tai jums nieko nekainuoja, išskyrus jūsų darbo laiką, tačiau reikia, kad sutarties duomenys jau būtų įvesti į SABIS (apie tai plačiau toliau).
Ar vis dar taikoma 1000 eurų žodinės sutarties išimtis?
Netaikoma. Ši išimtis, leidusi atleisti žodines sutartis iki 1 000 EUR nuo PVM, buvo numatyta tik laikinai ir nebegaliojo. 2024 m. gruodžio 31 d.. Nuo 2025 m. sausio 1 d. sąskaitos faktūros, pateikiamos pagal žodinius susitarimus, nepriklausomai nuo sumos, taip pat turi būti siunčiamos per SABIS. Vienintelis skirtumas yra tas, kad žodinėms sąskaitoms faktūroms SABIS pasirenkate atskirą “žodinės gaunamos sąskaitos faktūros” tipą ir jums nereikia sąskaitos faktūros susieti su jokiu sutarties įrašu, kaip paaiškinta. SABIS DUK. Senoji 1000 eurų riba buvo pereinamojo laikotarpio taisyklė, o ne 2026 metų realybė.
Kada užsienio tiekėjas gali siųsti sąskaitą faktūrą el. paštu?
Tai išimtis, taikoma būtent tarpvalstybiniams tiekėjams, o ne Lietuvos įmonėms. SABIS DUK tiesiogiai nurodo, kad užsienio prekių, paslaugų ar darbų tiekėjai trumpą laiką negalės prisijungti prie SABIS portalo. Jų pagrindinis būdas – pateikti sąskaitą faktūrą per PEPPOL tinklą, pasirenkant tinkamą paslaugų teikėjo prieigos tašką. Jei PEPPOL nėra pagrįstas sprendimas, pavyzdžiui, jei maža Estijos įmonė pateikia vieną sąskaitą faktūrą Lietuvos savivaldybei, sąskaitą faktūrą galima pateikti pirkėjui priimtinu būdu, o vienas iš tokių variantų yra el. paštas. Tai nėra bendras leidimas visiems, o iš anksto su pirkėju suderintas sprendimas konkrečiam tarpvalstybiniam atvejui.
Kokie sutarties duomenys turi sutapti SABIS sistemoje?
Kai sąskaita faktūra pateikiama pagal rašytinę sutartį, SABIS patikrina tris dalykus: sutarties duomenys jau turi būti sistemoje, jie turi būti susieti su sąskaitą faktūrą pateikiančiu tiekėju ir sutarties numeris sąskaitoje faktūroje turi tiksliai atitikti SABIS užregistruotą numerį, kaip aprašyta SABIS tiekėjo vadovas. Pirkėjo, o ne tiekėjo, pareiga yra sudaryti sutartį ir užtikrinti jos tikslumą. Jei sutarties nėra SABIS sistemoje, sąskaitos faktūros pateikti iš viso negalima, o vienintelis protingas veiksmas – susisiekti su pirkėju pačiam, kol neatėjo sąskaitos faktūros apmokėjimo terminas.
Viena išimtis įstatyme vis dar galioja: Viešųjų pirkimų įstatymo 22 straipsnio 12 dalis Pagal įstatymą, sąskaita faktūra gali būti neelektroninė tik tuo atveju, jei SABIS arba PEPPOL sistemos buvo faktiškai sutrikdytos mobilizacijos, karo ar nepaprastosios padėties metu. Vien paskelbti nepaprastąją padėtį nepakanka, sutrikdymas turi būti faktinis. Tai išimtis, o ne įprastas atsarginis planas, ir praktiškai tai neturės įtakos jūsų kasdienėms sąskaitoms faktūroms.
DUK
Ar prie el. laiško pridėtas PDF failas laikomas elektronine sąskaita faktūra?
Tai neskaičiuojama. Direktyvoje 2014/55/ES teigiama, kad nuskaityta popierinė sąskaita faktūra arba įprasta PDF versija nėra laikoma elektronine sąskaita faktūra viešųjų pirkimų tikslais, net jei ji perduodama elektroniniu būdu.
Ar 2026 m. Lietuvos viešojo sektoriaus sąskaitas faktūras bus galima siųsti el. paštu?
Paprastai ne. Nuo 2025 m. sausio 1 d. dokumentas, atitinkantis Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, turi būti siunčiamas per PEPPOL tinklą arba, jei tai neįmanoma, rankiniu būdu į SABIS portalą.
Kuris kanalas yra tinkamas: SABIS ar PEPPOL?
Iš esmės pasirinkimo laisvės nėra: jei yra PEPPOL sąsaja, sąskaita faktūra bus perduota automatiškai. Jei PEPPOL ryšio nėra, duomenis reikia įvesti naudojant SABIS įrankius.
Kada užsienio tiekėjas gali siųsti sąskaitą faktūrą el. paštu?
Išimtis taikoma el. paštui, taikoma tarptautiniams tiekėjams ir tik su pirkėju suderintais atvejais. Pagrindinis maršrutas yra per PEPPOL, o PEPPOL nesuderinamumo atveju pirkėjas gali priimti el. laišką.