Ei, 2026. aastal ei tohi Leedu avaliku sektori tellijale (ministeeriumile, omavalitsusele, koolile) arvet üldjuhul e-kirjaga saata. Leedu valitsuse 405. määrusega kehtestatud kord näeb ette, et alates 1. jaanuarist 2025 tuleb Euroopa e-arve standardile vastav dokument saata PEPPOL-võrgu (rahvusvahelise arvete-vahendusvõrgu) kaudu või, kui see tehniliselt ei õnnestu, sisestada käsitsi SABIS-e portaali kaudu. SABIS on Leedu keskne arvete infosüsteem, mis alates 1. septembrist 2024 asendas vana E. sąskaita süsteemi. E-kirjaga PDF-i saatmine on lubatud vaid kitsa erandina: kui välismaine tarnija ei saa SABIS-esse siseneda ja PEPPOL ei sobi, võib ostja nõusolekul kasutada e-posti.

Kas meilile lisatud PDF loetakse e-arveks?

Ei loeta. Direktiiv 2014/55/EL ütleb otse, et pilti kujutav fail, näiteks skaneeritud paberarve või tavaline PDF, ei ole avaliku hanke tähenduses e-arve, isegi kui see liigub elektrooniliselt. E-arve tähendab siin konkreetset struktureeritud vormingut, mis vastab Euroopa e-arve standardile (EN 16931-1:2017), mille viide avaldati 405. määruses kohustuslikuna. Nii et Sinu ilus, käsitsi vormistatud PDF võib olla arvena täiesti korrektne, aga hankijale saadetuna meilina see ei täida seadusest tulenevat kohustust.

SABIS või PEPPOL: kumba kanalit kasutada?

Vahe on tehnilises võimekuses, mitte valikuvabaduses. Kui Sinu raamatupidamistarkvara või e-arve operaator on liidestatud PEPPOL-võrguga, läheb arve 405. määruse järgi automaatselt sealt läbi. Kui automaatset PEPPOL-ühendust ei ole, tuleb arve andmed sisestada SABIS-e vahenditega, sest see on samas määruses ette nähtud varulahendus, mitte omal käel valitav mugavus. SABIS-e enda KKK kinnitab, et andmeid saab sisestada kolmel viisil: portaalis käsitsi või XML-faili importides, ettevõtte majandustarkvarast universaalse liidese kaudu, või PEPPOL-võrgu liikmena automaatselt.

Kui Sul pole PEPPOL-liidest ega raamatupidamisprogrammi

Siis on vastus lihtne: mine SABIS-e portaali ja sisesta arve käsitsi. Sisselogimine käib VIISP tuvastusteenuse kaudu. Seesama tuvastus on kasutusel laiemalt Leedu e-teenustes, ja pärast esimest sisselogimist tuleb organisatsioon registreerida, nagu kirjeldab SABIS-e KKK. Sealt edasi saad rolli järgi arveid sisestada, esitada ja jälgida. See ei maksa Sulle midagi lisaks Sinu enda tööajale, kuid see eeldab, et lepingu andmed on eelnevalt SABIS-esse juba jõudnud (sellest allpool).

Kas €1000 suulise lepingu erand veel kehtib?

Ei kehti. See erand, mis lubas kuni 1000 eurot käibemaksuta suulisi lepinguid, oli sätestatud vaid ajutiselt ja lõppes 31. detsembril 2024. Alates 1. jaanuarist 2025 tuleb ka suulise kokkuleppe alusel esitatud arve, olenemata summast, saata SABIS-e kaudu. Erinevus on vaid selles, et suulise arve puhul valid SABIS-es eraldi “suulise sissetuleva arve” tüübi ja Sul ei ole vaja arvet ühegi lepingukirjega siduda, nagu selgitab SABIS-e KKK. Vana €1000 künnis oli üleminekuperioodi reegel, mitte 2026. aasta reaalsus.

Millal saab välismaine tarnija arve e-postiga saata?

See on erand, mis kehtib konkreetselt piiriülestele tarnijatele, mitte Leedu ettevõtetele. SABIS-e KKK ütleb otse, et lühiajaliselt ei saa välismaa kaupade, teenuste või tööde tarnijad SABIS-e portaali sisse logida. Nende peamine tee on esitada arve PEPPOL-võrgu kaudu, valides endale sobiva teenusepakkuja pöördepunkti (Access Point). Kui PEPPOL ei ole mõistlik lahendus, näiteks kui väike Eesti ettevõte esitab Leedu omavalitsusele ühe üksiku arve, võib arve esitada viisil, mille ostja aktsepteerib, ja üheks selliseks võimaluseks on e-post. See ei ole üldine luba kõigile, vaid ostjaga eelnevalt kokku lepitud lahendus konkreetsele piiriülesele juhtumile.

Millised lepinguandmed peavad SABIS-es kattuma?

Kirjaliku lepingu alusel esitatava arve juures kontrollib SABIS kolme asja: lepingu andmed peavad süsteemis juba olemas olema, need peavad olema seotud arvet esitava müüjaga, ja arvel märgitud lepingunumber peab täpselt kattuma SABIS-es registreeritud numbriga, nagu kirjeldab SABIS-e tarnija juhis. Lepingu sisestamine ja õigsuse tagamine on ostja, mitte tarnija kohustus. Kui lepingut SABIS-es ei ole, ei saa Sa arvet üldse esitada, ja ainus mõistlik käik on pöörduda ostja poole ise, enne kui arve tähtaeg lähemale jõuab.

Üks erand jääb seaduses veel alles: Riigihangete seaduse 22 artikli 12. lõike järgi tohib arve olla mitte-elektrooniline vaid siis, kui SABIS või PEPPOL on mobilisatsiooni, sõja või eriolukorra ajal reaalselt katkenud. Pelgalt eriolukorra väljakuulutamisest üksi ei piisa, katkestus peab olema faktiline. See on erand, mitte tavapärane B-plaan, ja praktikas ei puutu Sinu igapäevased arved sellega kokku.

FAQ

Kas meilile lisatud PDF loetakse e-arveks?

Ei loeta. 2014/55/EL direktiiv ütleb, et skaneeritud paberarve või tavaline PDF ei ole avaliku hanke tähenduses e-arve, isegi kui see liigub elektrooniliselt.

Kas 2026. aastal tohib Leedu avaliku sektori arve saata e-postiga?

Üldjuhul ei tohi. 1. jaanuarist 2025 tuleb Euroopa e-arve standardile vastav dokument saata PEPPOL-võrgu kaudu või, kui see ei õnnestu, SABIS-e portaali käsitsi.

Kumb on õigem kanal: SABIS või PEPPOL?

Valikuvabadust sisuliselt pole: kui PEPPOL-liides on olemas, liigub arve automaatselt. Kui PEPPOL-ühendust pole, tuleb andmed sisestada SABIS-e vahenditega.

Millal võib välismaine tarnija arve saata e-postiga?

E-post on erand, mis kehtib piiriülestele tarnijatele ja ainult ostjaga kokkulepitud juhtudel. Peamine tee on PEPPOL-i kaudu, PEPPOL-i mittesobivuse korral võib ostja aktsepteerida e-posti.