Nie, w 2026 roku faktury dla litewskich klientów sektora publicznego (ministerstwa, gminy, szkoły) nie będą mogły być wysyłane e-mailem. Rząd Litwy Rozporządzenie 405 Zgodnie z ustaloną procedurą od 1 stycznia 2025 r. dokument zgodny z europejskim standardem e-faktury musi być wysyłany za pośrednictwem sieci PEPPOL (międzynarodowej sieci pośredników fakturowania) lub, jeśli jest to technicznie niemożliwe, wprowadzany ręcznie za pośrednictwem portalu SABIS. SABIS to centralny system informacji fakturowej Litwy, który od Od 1 września 2024 r. zastąpił stary system E. säätä. Wysyłanie pliku PDF e-mailem jest dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach: jeśli zagraniczny dostawca nie ma dostępu do SABIS, a PEPPOL nie jest odpowiedni, można skorzystać z poczty elektronicznej za zgodą kupującego.
Czy plik PDF załączony do wiadomości e-mail jest uważany za e-fakturę?
Nie liczone. Dyrektywa 2014/55/UE stwierdza wprost, że plik reprezentujący obraz, taki jak zeskanowana faktura papierowa lub zwykły plik PDF, nie jest e-fakturą dla celów zamówień publicznych, nawet jeśli jest przesyłany elektronicznie. Przez e-fakturę rozumie się tu określony, ustrukturyzowany format zgodny z europejską normą dotyczącą e-faktury (EN 16931-1:2017), do której odniesienie zostało opublikowane. 405. w rozporządzeniu Obowiązkowe. Twój piękny, ręcznie sformatowany plik PDF może być w pełni poprawny jako faktura, ale wysłany e-mailem do dostawcy nie spełnia obowiązku prawnego.
SABIS czy PEPPOL: który kanał wybrać?
Różnica tkwi w możliwościach technicznych, a nie w swobodzie wyboru. Jeśli Twoje oprogramowanie księgowe lub operator e-faktur jest zintegrowany z siecią PEPPOL, faktura będzie… 405. regulacja Automatycznie przez to. Jeśli nie ma automatycznego połączenia z PEPPOL, dane faktury należy wprowadzić za pomocą SABIS, ponieważ jest to rozwiązanie awaryjne przewidziane w tym samym rozporządzeniu, a nie wygoda, którą można wybrać samodzielnie. Sam SABIS CZP potwierdza, że dane można wprowadzać na trzy sposoby: ręcznie w portalu lub importując plik XML, z oprogramowania biznesowego firmy za pośrednictwem uniwersalnego interfejsu lub automatycznie, jako członek sieci PEPPOL.
Jeśli nie posiadasz interfejsu PEPPOL lub oprogramowania księgowego
Odpowiedź jest prosta: przejdź do portalu SABIS i wprowadź fakturę ręcznie. Logowanie odbywa się za pomocą usługi uwierzytelniania VISP. Ta sama metoda uwierzytelniania jest powszechnie stosowana w litewskich e-usługach, a po pierwszym zalogowaniu organizacja musi zostać zarejestrowana, zgodnie z opisem. Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS. Stamtąd możesz wprowadzać, przesyłać i śledzić faktury według roli. Nie kosztuje Cię to nic poza Twoim własnym czasem pracy, ale wymaga wcześniejszego wprowadzenia danych o umowie do SABIS (więcej na ten temat poniżej).
Czy wyjątek dotyczący umowy ustnej o wartości 1000 euro nadal obowiązuje?
Nie dotyczy. Ten wyjątek, który pozwalał na zwolnienie z VAT umów ustnych o wartości do 1000 EUR, był przewidziany jedynie tymczasowo i wygasł. 31 grudnia 2024 r.. Od 1 stycznia 2025 r. faktury składane na podstawie umów ustnych, niezależnie od kwoty, muszą być również wysyłane za pośrednictwem systemu SABIS. Jedyną różnicą jest to, że w przypadku faktur ustnych należy wybrać w systemie SABIS osobny typ “ustna faktura przychodząca” i nie trzeba łączyć faktury z żadnym rekordem umowy, jak wyjaśniono w Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS. Poprzedni próg 1000 euro był zasadą przejściową, a nie rzeczywistością roku 2026.
Kiedy zagraniczny dostawca może wysłać fakturę e-mailem?
Jest to wyjątek, który dotyczy w szczególności dostawców transgranicznych, a nie przedsiębiorstw litewskich. Najczęściej zadawane pytania dotyczące SABIS W dokumencie tym wyraźnie stwierdzono, że zagraniczni dostawcy towarów, usług lub robót budowlanych nie będą mogli przez krótki czas logować się do portalu SABIS. Ich główną drogą jest przesyłanie faktur za pośrednictwem sieci PEPPOL, z wyborem punktu dostępu odpowiedniego usługodawcy. Jeśli PEPPOL nie jest rozsądnym rozwiązaniem, na przykład jeśli mała estońska firma wystawi jedną fakturę do litewskiej gminy, faktura może zostać przesłana w sposób akceptowany przez kupującego, a jedną z takich opcji jest e-mail. Nie jest to jednak rozwiązanie ogólne, ale uzgodnione z kupującym w konkretnym przypadku transgranicznym.
Jakie dane umowy muszą być zgodne w systemie SABIS?
Gdy faktura jest składana na podstawie pisemnej umowy, SABIS sprawdza trzy rzeczy: szczegóły umowy muszą już istnieć w systemie, muszą być powiązane z dostawcą wystawiającym fakturę oraz numer umowy na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi zarejestrowanemu w SABIS, zgodnie z opisem w Przewodnik dostawców SABIS. Obowiązkiem kupującego jest zawarcie umowy i zapewnienie jej poprawności, a nie dostawcy. Jeśli umowa nie znajduje się w systemie SABIS, nie można w ogóle wystawić faktury, a jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest skontaktowanie się z kupującym osobiście przed upływem terminu płatności faktury.
W prawie istnieje nadal jeden wyjątek: Artykuł 22 ust. 12 ustawy Prawo zamówień publicznych Zgodnie z prawem, faktura może być wystawiona w formie nieelektronicznej tylko wtedy, gdy działanie SABIS lub PEPPOL zostało faktycznie przerwane podczas mobilizacji, wojny lub stanu wyjątkowego. Samo ogłoszenie stanu wyjątkowego nie wystarczy, przerwa musi być faktyczna. Jest to wyjątek, a nie standardowy plan B, i w praktyce Twoje codzienne faktury nie zostaną na to naruszone.
Często zadawane pytania
Czy plik PDF załączony do wiadomości e-mail jest uważany za e-fakturę?
Nie ma to znaczenia. Dyrektywa 2014/55/UE stanowi, że zeskanowana faktura papierowa lub zwykły plik PDF nie jest fakturą elektroniczną na potrzeby zamówień publicznych, nawet jeśli jest przesyłana elektronicznie.
Czy w 2026 roku na Litwie faktury sektora publicznego będzie można wysyłać e-mailem?
Zasadniczo nie. Od 1 stycznia 2025 r. dokument zgodny z europejskim standardem e-faktury musi zostać przesłany za pośrednictwem sieci PEPPOL lub, w przypadku braku takiej możliwości, ręcznie do portalu SABIS.
Który kanał jest właściwy: SABIS czy PEPPOL?
W zasadzie nie ma tu swobody wyboru: jeśli istnieje interfejs PEPPOL, faktura zostanie przesłana automatycznie. Jeśli nie ma połączenia PEPPOL, dane należy wprowadzić za pomocą narzędzi SABIS.
Kiedy zagraniczny dostawca może wysłać fakturę e-mailem?
E-mail stanowi wyjątek, mający zastosowanie do dostawców transgranicznych i tylko w przypadkach uzgodnionych z kupującym. Główną drogą jest PEPPOL; w przypadku niezgodności z PEPPOL kupujący może zaakceptować e-mail.