ViDA nie jest już projektem, lecz obowiązującym prawem UE. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 została przyjęta 11 marca 2025 r., opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 25 marca 2025 r. i weszła w życie 14 kwietnia 2025 r. [1]. W tym samym czasie weszło w życie rozporządzenie Rady (UE) 2025/517 w sprawie współpracy administracyjnej. [2]. Reforma będzie wdrażana etapami do 2035 roku. [3]. Istnieją trzy daty graniczne dla Twojej działalności: 1 stycznia 2027 r. (wyjaśnienia dotyczące OSS/IOSS), 1 lipca 2028 r. (platformy i jednolita rejestracja VAT) oraz 1 lipca 2030 r., kiedy transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B stanie się obowiązkowe domyślnie. [1][3]. Obowiązek ten nie zależy od limitu obrotów, ale wynika ze statusu VAT i rodzaju transakcji. Rok 2030 nie jest odległą obietnicą, lecz terminem prawnym.

Harmonogram w jednej tabeli

Data Jakie zmiany
1.01.2027 Rozwiązanie OSS rozszerza się na ładowanie elektryczne B2C; wyjaśnienia dla użytkowników OSS i IOSS [1][3]
1.07.2028 Zasady dotyczące „dostawców uznawanych za dostawców“ na platformie w przypadku krótkoterminowego zakwaterowania i transportu pasażerów; kluczowe reformy jednolitej rejestracji VAT (SVR) i obowiązkowego odwrotnego obciążenia dla dostawców spoza kraju [1][3]
1.07.2029 Punkt przejścia technicznego: zmiany w procedurach dotyczących zapasów na żądanie i sprawozdawczości skonsolidowanej [1]
1.07.2030 Rozpoczęcie transgranicznego raportowania cyfrowego B2B (DRR); ustrukturyzowana faktura elektroniczna staje się domyślną metodą płatności; objęta nią faktura transgraniczna musi zostać wystawiona w ciągu 10 dni [1][3]

Do 2035 r. kraje posiadające własny system raportowania w czasie rzeczywistym muszą dostosować go do systemu UE [3].

Co się zmieni w przypadku standardowej transgranicznej faktury B2B?

Weźmy konkretny przykład. Twoja estońska firma zarejestrowana jako podatnik VAT sprzedaje usługę łotewskiej firmie zarejestrowanej jako podatnik VAT. Jest to wewnątrzwspólnotowa transakcja B2B, dokładnie taka, jaką obejmuje rozporządzenie z 2030 roku.

Od 1 lipca 2030 r. faktura taka musi zostać wystawiona w ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo formacie (zgodnie z normą EN 16931), a nie jako zwykła faktura w formacie PDF lub załącznik do wiadomości e-mail. [1]. E-faktura staje się domyślną metodą, a dane faktury muszą zostać przesłane do organów podatkowych [1]. Ponadto termin wystawienia faktury transgranicznej objętej ochroną zostanie skrócony do 10 dni. [1].

Ważne jest, aby model był prawidłowy: Rok 2030 nie oznacza, że wszystkie Twoje faktury staną się e-fakturami. Dotyczy to transgranicznych transakcji B2B w UE. Faktury krajowe podlegają przepisom każdego kraju. Plik PDF wysłany e-mailem nie jest fakturą elektroniczną w rozumieniu ViDA.

Co zmieni się w przyszłości w odniesieniu do platform, OSS i rejestracji?

Najważniejszym wydarzeniem w dziedzinie e-faktur jest rok 2030, ale wcześniej nastąpią dwie fale zmian.

Od 1 stycznia 2027 r. usługa OSS zostanie rozszerzona na sektor ładowania elektrycznego B2C, a użytkownikom OSS i IOSS zostaną udostępnione wyjaśnienia prawne. [1][3]. Jeżeli dziś sprzedajesz za pośrednictwem OSS lub IOSS, zmiany te w pierwszej kolejności dotkną Ciebie.

Od 1 lipca 2028 r. platformy w sektorach krótkoterminowego zakwaterowania i drogowego transportu pasażerskiego będą musiały dostosować się do nowych zasad dotyczących „dostawców uznawanych za dostawców“, a także zostaną wprowadzone kluczowe reformy jednolitej rejestracji VAT, w tym obowiązkowe odwrotne obciążenie dla dostawców niebędących rezydentami [1][3]. Jeśli sprzedajesz za pośrednictwem platformy lub jesteś zarejestrowany w wielu państwach członkowskich, jest to Twoja data.

Jak wygląda sytuacja w krajach bałtyckich: Estonii, Łotwie i Litwie?

Obowiązujące lokalnie przepisy dotyczące faktur elektronicznych różnią się, dlatego nie zakładaj, że termin obowiązujący w sąsiednim kraju dotyczy także Ciebie.

W Estonii od 1 lipca 2025 r. podmiot księgowy wpisany do rejestru handlowego jako odbiorca faktury elektronicznej może zażądać od sprzedawcy faktury elektronicznej. [4]. Za odpowiednią normę uznaje się normę EN 16931-1, chociaż strony mogą uzgodnić zastosowanie innej normy. [4]. W Estonii nie ma jeszcze ogólnego obowiązku elektronicznego fakturowania B2B.

Na Łotwie elektroniczne faktury B2G, G2B i G2G zaczęto wystawiać 1 stycznia 2025 r., przesyłanie danych z elektronicznych faktur do VID nastąpiło 1 stycznia 2026 r., a obowiązkowe elektroniczne faktury B2B przesunięto z 1 stycznia 2026 r. na 1 stycznia 2028 r. [5]. Jeśli prowadzisz interesy z partnerem łotewskim, wpisz ten rok 2028 do kalendarza.

Na Litwie system fakturowania sektora publicznego SABIS został uruchomiony w 2024 r., a dostawcy muszą przesyłać elektroniczną dokumentację księgową do instytucji sektora publicznego za pośrednictwem SABIS, niezależnie od kwoty faktury. [6].

Jak przygotować się na lata 2026–2028?

Zamień swój harmonogram w działanie. Zacznij teraz, nie w 2029 roku.

  • Mapa przepływów faktur: Sprawdź, które z Twoich faktur dotyczą transgranicznych transakcji B2B w UE, ponieważ to właśnie one przestaną obowiązywać w 2030 roku [1].
  • Sprawdź numery VAT: Zarówno Twój własny numer VAT, jak i numer VAT Twoich klientów muszą być ważne i poprawne, ponieważ ubezpieczenie zależy od statusu VAT [1].
  • Test EN 16931 i możliwości Peppol: Upewnij się, że Twoje oprogramowanie może wysyłać i odbierać ustrukturyzowane e-faktury. zaakceptować [4][5].
  • Sprawdź kanały sektora publicznego: eAdress/VID na Łotwie, SABIS na Litwie; jeśli sprzedajesz do sektora publicznego, muszą one działać już dziś [5][6].
  • Aktualizacja terminu wystawienia faktury: 10-dniowy termin wystawienia faktur transgranicznych przyspiesza proces [1].
  • Śledź lokalne przejęcie: Termin składania wniosków B2B na Łotwie upływa 1 stycznia 2028 r. [5]; śledź kolejne kroki Estonii i Litwy.

Często zadawane pytania

Kiedy ViDA weszła w życie i jakie są trzy daty bazowe dla MŚP w krajach bałtyckich?

Ustawa ViDA weszła w życie 14 kwietnia 2025 r. Trzy daty bazowe to 1 stycznia 2027 r. (wyjaśnienia dotyczące OSS/IOSS), 1 lipca 2028 r. (platformy i jednolita rejestracja VAT) oraz 1 lipca 2030 r. (obowiązek transgranicznego fakturowania elektronicznego B2B).

Czy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych od 2030 r. dotyczy wszystkich faktur?

Nie, obowiązek e-faktury B2B od 2030 roku dotyczy wyłącznie objętych nim transgranicznych transakcji B2B w UE. Faktury krajowe nadal podlegają przepisom każdego kraju, na przykład na Łotwie obowiązek e-faktury B2B wchodzi w życie 1 stycznia 2028 roku.

Co powinien zrobić estoński przedsiębiorca w latach 2026–2028, aby przygotować się na ViDA?

Mapuj transgraniczny przepływ faktur, weryfikuj numery VAT, testuj możliwości normy EN 16931 i Peppol, aktualizuj terminy płatności faktur do 10 dni i monitoruj wdrażanie rozwiązań na szczeblu lokalnym, w szczególności łotewski termin dla sektora B2B przypadający na 1 stycznia 2028 r.

Jakie są różnice w obowiązkach dotyczących fakturowania elektronicznego pomiędzy krajami bałtyckimi?

W Estonii e-fakturowanie będzie możliwe od 1 lipca 2025 r., ale nie ma ogólnego obowiązku dla firm (B2B). Na Łotwie obowiązek e-fakturowania dla firm (B2B) wchodzi w życie 1 stycznia 2028 r. Na Litwie system fakturowania sektora publicznego SABIS obowiązuje od 2024 r.