ViDA, czyli VAT w erze cyfrowej, to unijna reforma podatku VAT, która usprawnia i automatyzuje transgraniczne fakturowanie B2B. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516, która weszła w życie 14 kwietnia 2025 r., stanowi, że przepisy dotyczące transgranicznego raportowania cyfrowego i fakturowania elektronicznego muszą zostać wdrożone od 1 lipca 2030 r. Termin ten dotyczy podatników VAT dokonujących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, zakupów lub usług w ramach odwrotnego obciążenia na rzecz przedsiębiorstw w innym państwie członkowskim. Nie obejmuje to automatycznie wszystkich faktur. Do tego czasu ViDA nie będzie zmuszać estońskich małych firm do zmiany sposobu wysyłania faktur w formacie PDF z dnia na dzień, ale warto uporządkować dane na fakturach wcześniej, ponieważ w 2030 r. nie będzie na to czasu.

Kogo dotyczy wymóg 1 lipca 2030 r.?

Wymagania te odnoszą się do konkretnych typów transakcji, a nie do całego cyklu rozliczeniowego. Tekst dyrektywy Zawiera listę wewnątrzwspólnotowych dostaw i nabyć towarów oraz opodatkowanych transakcji odwrotnego obciążenia towarów i usług. Odwrotne obciążenie to procedura, w której VAT jest naliczany i deklarowany przez kupującego, a nie sprzedającego. Faktury krajowe dla klientów estońskich i standardowa sprzedaż B2C nie podlegają temu konkretnemu terminowi. Nie obowiązuje tu próg zwolnienia oparty na obrotach małych przedsiębiorstw – Ostateczny tekst ViDA łączy stosowalność z rodzajem transakcji i odpowiedzialnością stron w zakresie podatku VAT, a nie z wielkością przedsiębiorstwa.

Co robić w 2026 roku i co zmieni się w 2030 roku?

Te trzy terminy nie są tożsame i często są mylone. Dyrektywa Weszło w życie rozporządzenie 2025/516 14 kwietnia 2025 r. Od tego momentu państwa członkowskie mogą rozpocząć przygotowania do obowiązkowego krajowego fakturowania elektronicznego, ale podstawowy obowiązek transgraniczny UE zacznie obowiązywać osobno, 1 lipca 2030 r.. Łotwa wyprzedza pod tym względem średnią UE: Od 1 stycznia 2028 r. transakcje B2B muszą być sformalizowane w formie faktur elektronicznych i przesyłane do VID, W latach 2026–2027 przekazywanie danych będzie dobrowolne. W Estonii podmiot księgowy będzie mógł od 1 lipca 2025 r. zarejestruj się w rejestrze przedsiębiorców jako odbiorca faktur elektronicznych a następnie zażądać e-faktury do zapłaty. Obecnie jest to prawo, a nie ogólny obowiązek dla każdego.

Dlaczego faktura PDF nie spełnia wymagań ViDA?

Plik PDF wysłany e-mailem wygląda jak faktura, ale Według ViDA faktura elektroniczna musi być wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym., który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych. Plik PDF czytelny dla człowieka nie spełnia tego wymogu. Faktury podlegające transgranicznym obowiązkom raportowania muszą być zgodne z europejskim standardem e-fakturowania. EN 16931, który opisuje ujednolicony model semantyczny danych fakturowych, czyli porozumienie dotyczące pól i formatu, w jakim faktura się znajduje. Peppol to wspólna sieć do bezpiecznego przesyłania tych danych, ale sama ViDA nie wymaga wprost korzystania z Peppol. Jest to jedna ze ścieżek roboczych, a nie jedyny oficjalny wymóg.

Lista kontrolna danych fakturowych ViDA dla małych firm

Skład danych wymieniony w dyrektywie zależy od typu transakcji, ale w większości przypadków pola te są powtarzane:

  • Numer faktury: Zgodnie z § 37 ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT Faktura musi zawierać numer seryjny i datę wystawienia; prawo nie stanowi wprost, że numeracja musi być nieprzerwana.
  • Daty: datę wystawienia faktury i datę dokonania transakcji (obrotu).
  • Strony: nazwa sprzedawcy i kupującego oraz numer VAT każdego z nich.
  • Opis towarów lub usług: treść i ilość.
  • Wartość podlegająca opodatkowaniu: kwota, od której naliczany jest podatek VAT.
  • Opodatkowanie: zwolnienie z podatku lub odwrotne obciążenie.
  • Numer referencyjny faktury korygującej: do której oryginalnej faktury odnosi się nota kredytowa.
  • Identyfikator konta płatniczego: gdzie dokonywana jest płatność.

Choć lista wydaje się prosta, to właśnie tutaj brakuje większości małych firm. Numery VAT są nieaktualne, numery faktur są co miesiąc dzielone na nowe tabele, a nota kredytowa nie zawiera odniesienia do oryginalnej faktury.

Jak uczynić proces fakturowania wiarygodnym?

Zamiast zajęć rękodzielniczych na koniec miesiąca, warto ustalić sobie stały przepływ pracy:

  • Sprawdzenie numeru VAT: wykonane przed wystawieniem faktury, a nie po.
  • Sekwencja numerów faktur: jedna zamknięta logika przez cały rok, nie zaczynanie od nowa każdego miesiąca.
  • Połączenie z notą kredytową: Każda faktura korygująca odnosi się do konkretnej faktury oryginalnej.
  • Ustrukturyzowany plik jest utrzymywany: Format faktury możliwy do odczytania przez maszynę (np. XML), a nie tylko kopia PDF.
  • Obowiązki na miejscu: Jeśli faktury wysyłane są w Twoim imieniu przez operatora lub oprogramowanie, jasne jest, kto odpowiada za prawidłowość danych.

Przykład: faktura za usługi na kwotę 1200 euro wystawiona przez estońską firmę dla klienta z Łotwy

Estońska firma konsultingowa sprzedaje usługę klientowi zarejestrowanemu jako podatnik VAT na Łotwie za 1200 euro. Jest to transakcja transgraniczna z odwrotnym obciążeniem, w której łotewski klient nalicza podatek VAT. Od Od 1 lipca 2030 r. fakturę taką należy wystawić nie później niż w terminie 10 dni od dnia dokonania obrotu., W przypadku płatności z góry, 10 dni od daty otrzymania zaliczki. Sprzedawca zobowiązany jest przekazać dane do urzędu skarbowego w momencie wystawienia faktury; kupujący ma co do zasady czas do pięć dni po otrzymaniu faktury, chociaż państwo członkowskie może zwolnić kupującego z tego obowiązku w przypadku niektórych transakcji. Estoński kanał techniczny, za pośrednictwem którego sprzedawca będzie faktycznie przekazywał te dane organom podatkowym w 2030 roku, nie został jeszcze oficjalnie opublikowany i nie można o nim mówić do momentu potwierdzenia.

Plan działania dla państw bałtyckich: Estonia, Łotwa i Litwa

W Estonii skorzystać z faktu, że jednostka księgowa może od 1 lipca 2025 r. zarejestruj się w rejestrze przedsiębiorców jako odbiorca faktur elektronicznych a faktura zgodna z wymogami normy EN 16931-1 jest uznawana za zgodną. Na Łotwie istnieje jaśniejszy harmonogram: E-faktury B2B i ich przesyłanie do VID staną się obowiązkowe od 1 stycznia 2028 r., wcześniej podanie danych może być dobrowolne. Na Litwie oferowane przez organ podatkowy usługa wystawiania i odbioru faktur elektronicznych w podsystemie i.SAF, ale ogólny krajowy obowiązek B2B wynikający z ViDA nie został jeszcze tam ustanowiony. W międzyczasie jest czas na wprowadzenie danych źródłowych, numerów VAT i logiki numerów faktur przed 2030 rokiem.

Często zadawane pytania

Kogo dotyczą wymogi ViDA 2030?

Wymóg ten dotyczy dostaw wewnątrzwspólnotowych, nabyć i transakcji z odwrotnym obciążeniem. Faktury krajowe i sprzedaż B2C nie są objęte tym terminem.

Dlaczego faktura PDF nie spełnia wymagań ViDA?

ViDA wymaga ustrukturyzowanego formatu elektronicznego (EN 16931), który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych. Format PDF nie nadaje się do odczytu maszynowego i nie spełnia tych wymagań.

Co musi zawierać ustawa od 2030 roku?

Faktura musi zawierać numer faktury, daty, strony i ich numery VAT, opis towarów/usług, wartość podlegającą opodatkowaniu, sposób opodatkowania, numer referencyjny faktury korygującej oraz identyfikator rachunku płatniczego.