ViDA ehk VAT in the Digital Age on ELi käibemaksureform, mis muudab piiriülese B2B arveldamise struktureerituks ja automaatseks. Nõukogu direktiiv (EL) 2025/516, mis jõustus 14. aprillil 2025, näeb ette, et piiriülese digitaalse aruandluse ja e-arvelduse reeglid tuleb rakendada alates 1. juulist 2030. Tähtaeg puudutab käibemaksukohustuslasi, kes teevad ühendusesiseseid kaubatarneid, -soetusi või pöördmaksustatavaid teenuseid teise liikmesriigi ettevõtjale. Kõiki arveid see automaatselt ei hõlma. Kuni selle ajani ei sunni ViDA Eesti väikeettevõtjat oma PDF-arvete saatmist üleöö muutma, kuid arveandmed tasub korda saada juba varem, sest 2030. aastal ei jää selleks aega.

Kellele kehtib 1. juuli 2030 nõue?

Nõue puudutab konkreetseid tehinguliike, mitte kogu arveringlust. Direktiivi tekst loetleb ühendusesisesed kaubatarned ja -soetused ning maksustatavad pöördmaksustatavaid kaupade ja teenuste tehingud. Pöördmaksustamine on kord, kus käibemaksu arvestab ja deklareerib ostja, mitte müüja. Kodumaine arve Eesti kliendile ega tavaline B2C müük ei kuulu selle konkreetse tähtaja alla. Väikeettevõtte käibel põhinevat vabastuskünnist siin ei ole – ViDA lõplik tekst seob kohaldumise tehingu liigiga ja osapoolte käibemaksukohustusega, mitte ettevõtte suurusega.

Mida teha 2026. aastal ja mis muutub 2030. aastal?

Kolm tähtaega ei ole sama asi ja neid aetakse tihti sassi. Direktiiv 2025/516 jõustus 14. aprillil 2025. Sellest hetkest tohivad liikmesriigid hakata riigisisest kohustuslikku e-arveldust ette valmistama, kuid ELi piiriülene põhikohustus käivitub eraldi, 1. juulil 2030. Läti on siin ELi keskmisest ees: B2B tehingud tuleb vormistada e-arvetena ja edastada VID-ile alates 1. jaanuarist 2028, aastatel 2026–2027 on andmete esitamine vabatahtlik. Eestis saab raamatupidamiskohustuslane alates 1. juulist 2025 lasta end äriregistrisse märkida e-arve vastuvõtjana ja seejärel nõuda tasumiseks e-arvet. See on praegu õigus, mitte üldine kohustus kõigile.

Miks PDF-arve ViDA nõuetele ei vasta?

E-kirjaga saadetud PDF näeb välja nagu arve, aga ViDA mõistes e-arve peab olema väljastatud, edastatud ja vastu võetud struktureeritud elektroonilises vormis, mis lubab andmeid automaatselt töödelda. Inimese silmale loetav PDF sellele nõudele ei vasta. Piiriüleste aruandluskohustusega arved peavad vastama Euroopa e-arvelduse standardile EN 16931, mis kirjeldab arve andmete ühtset semantilist mudelit ehk kokkulepet, milliseid välju ja millises vormingus arve sisaldab. Peppol on levinud võrgustik selle andmete turvaliseks edastamiseks, kuid ViDA ise ei nõua sõnaselgelt just Peppoli kasutamist. See on üks toimivaid teid, mitte ainus ametlik nõue.

ViDA arveandmete kontrollnimekiri väikeettevõttele

Direktiivis loetletud andmekoosseis sõltub tehinguliigist, kuid enamikul juhtudel korduvad need väljad:

  • Arve number: käibemaksuseaduse § 37 lõike 7 punkti 1 järgi tuleb arvele märkida arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev; seadus ei sätesta sõnaselgelt katkematut nummerdust.
  • Kuupäevad: arve väljastamise kuupäev ja tehingu (käibe tekkimise) kuupäev.
  • Osapooled: müüja ja ostja nimi ning kummagi käibemaksunumber.
  • Kauba või teenuse kirjeldus: sisu ja kogus.
  • Maksustatav väärtus: summa, millele käibemaks arvestatakse.
  • Maksukäsitlus: maksuerandi või pöördmaksustamise viide.
  • Parandusarve viide: millise algarve kohta krediitarve käib.
  • Maksekonto tunnus: kuhu makse tehakse.

Nii lihtne kui see loend tundub, on just siit enamikul väikeettevõtetel puudu. VAT-numbrid on aegunud, arvenumbrid katkevad kuupõhiselt uue tabeliga ja krediitarvel puudub viide algarvele.

Kuidas teha arveprotsess töökindlaks?

Kuu lõpu käsitöö asemel tasub üles seada püsiv töövoog:

  • VAT-numbri kontroll: tehtud enne arve väljastamist, mitte pärast.
  • Arvenumbrite jada: üks lukustatud loogika kogu aasta, ei alga iga kuu uuesti.
  • Krediitarve seotus: iga parandusarve viitab konkreetsele algarvele.
  • Struktureeritud fail säilitatud: arve masinloetav vorming (nt XML), mitte ainult PDF-koopia.
  • Vastutus paigas: kui arveid saadab operaator või tarkvara Sinu nimel, on selge, kes vastutab andmete õigsuse eest.

Näide: 1 200-eurone teenusearve Eesti ettevõttelt Läti kliendile

Eesti konsultatsiooniettevõte müüb 1 200 euro eest teenust Läti käibemaksukohustuslasest kliendile. Tegemist on pöördmaksustatava piiriülese tehinguga, kus käibemaksu arvestab Läti klient. Alates 1. juulist 2030 tuleb selline arve väljastada hiljemalt 10 päeva pärast käibe tekkimist, ettemakse korral 10 päeva pärast ettemakse laekumist. Andmed edastab müüja maksuhaldurile arve väljastamise ajal; ostja poolel on soetuse andmete esitamiseks üldjuhul kuni viis päeva pärast arve saamist, kuigi liikmesriik võib mõne tehingu puhul sellest ostja kohustusest loobuda. Eesti tehniline kanal, mille kaudu müüja need andmed 2030. aastal reaalselt maksuhaldurile edastab, ei ole seni ametlikult avaldatud, ja seda ei tohi enne kinnitust nimetada.

Balti riikide tegevusplaan: Eesti, Läti ja Leedu

Eestis kasuta ära, et raamatupidamiskohustuslane saab alates 1. juulist 2025 lasta end äriregistrisse märkida e-arve vastuvõtjana ja EN 16931-1 nõuetele vastavat arvet eeldatakse juba praegu nõuetekohasena. Lätis on selgem ajakava: B2B e-arved ja nende esitamine VID-ile muutuvad kohustuslikuks 1. jaanuaril 2028, enne seda saab andmeid vabatahtlikult esitada. Leedus pakub maksuhaldur i.SAF-i alamsüsteemis e-arve väljastamise ja vastuvõtu teenust, kuid üldist ViDA-st tulenevat siseriiklikku B2B kohustust seal veel kehtestatud ei ole. Seni jääb aega, et lähteandmed, VAT-numbrid ja arvenumbrite loogika enne 2030. aastat korda saada.

FAQ

Kellele kehtib ViDA 2030 nõue?

Nõue puudutab ühendusesiseseid kaubatarned, -soetused ja pöördmaksustatavad tehingud. Kodumaine arve ega B2C müük ei kuulu selle tähtaja alla.

Miks PDF-arve ei vasta ViDA nõuetele?

ViDA nõuab struktureeritud elektroonilist vormingut (EN 16931), mis võimaldab andmeid automaatselt töödelda. PDF ei ole masinloetav ega vasta nõuetele.

Mida peab arve sisaldama alates 2030. aastast?

Arve peab sisaldama arve numbrit, kuupäevi, osapooli ja nende käibemaksunumbreid, kauba/teenuse kirjeldust, maksustatavat väärtust, maksukäsitlust, parandusarve viidet ja maksekonto tunnust.