ViDA jeb PVN digitālajā laikmetā ir ES PVN reforma, kas padara pārrobežu B2B rēķinu izrakstīšanu strukturētu un automatizētu. Padomes Direktīva (ES) 2025/516, kas stājās spēkā 2025. gada 14. aprīlī, nosaka, ka noteikumi par pārrobežu digitālo pārskatu sniegšanu un e-rēķinu izrakstīšanu jāievieš no 2030. gada 1. jūlija. Šis termiņš attiecas uz PVN maksātājiem, kas veic preču piegādes, iegādes vai apgrieztās maksāšanas pakalpojumus Kopienas iekšienē uzņēmumam citā dalībvalstī. Tas automātiski neattiecas uz visiem rēķiniem. Līdz tam laikam ViDA nepiespiedīs Igaunijas mazos uzņēmumus mainīt PDF rēķinu nosūtīšanu vienas nakts laikā, taču ir vērts rēķinu datus sakārtot agrāk, jo 2030. gadā tam vairs nebūs laika.

Uz ko attiecas 2030. gada 1. jūlija prasība?

Prasība attiecas uz konkrētiem darījumu veidiem, nevis uz visu norēķinu ciklu. Direktīvas teksts uzskaita preču piegādes un iegādes Kopienas ietvaros, kā arī apliekamos preču un pakalpojumu apgrieztās maksāšanas darījumus. Apgrieztā maksāšana ir procedūra, kurā PVN aprēķina un deklarē pircējs, nevis pārdevējs. Šis konkrētais termiņš neattiecas uz vietējiem rēķiniem Igaunijas klientiem un parasto B2C pārdošanas apjomu. Šeit nav atbrīvojuma sliekšņa, pamatojoties uz mazo uzņēmumu apgrozījumu – ViDA galīgais teksts saista piemērojamību ar darījuma veidu un pušu PVN saistībām, nevis ar uzņēmuma lielumu.

Ko darīt 2026. gadā un kas mainīsies 2030. gadā?

Šie trīs termiņi nav viens un tas pats, un tos bieži jauk. Direktīva 2025/516 stājās spēkā 2025. gada 14. aprīlis. No šī brīža dalībvalstis var sākt gatavoties obligātajai valsts mēroga e-rēķinu ieviešanai, bet ES pārrobežu pamatpienākums stāsies spēkā atsevišķi, 2030. gada 1. jūlijā. Latvija šajā ziņā ir priekšā ES vidējiem rādītājiem: B2B darījumi jāformalizē kā e-rēķini un jānosūta VID no 2028. gada 1. janvāra, 2026.–2027. gadā datu iesniegšana būs brīvprātīga. Igaunijā grāmatvedības subjekts varēs no 2025. gada 1. jūlija reģistrēties komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmējam un pēc tam pieprasīt e-rēķinu apmaksai. Pašlaik tās ir tiesības, nevis vispārējs pienākums ikvienam.

Kāpēc PDF rēķins neatbilst ViDA prasībām?

Pa e-pastu nosūtītais PDF fails izskatās pēc rēķina, bet Saskaņā ar ViDA, e-rēķins ir jāizsniedz, jānosūta un jāsaņem strukturētā elektroniskā formātā., kas ļauj automātiski apstrādāt datus. Cilvēkam lasāms PDF fails neatbilst šai prasībai. Rēķiniem, uz kuriem attiecas pārrobežu ziņošanas saistības, ir jāatbilst Eiropas e-rēķinu standartam. EN 16931, kas apraksta vienotu rēķinu datu semantisko modeli jeb vienošanos par to, kurus laukus un kādā formātā rēķins satur. Peppol ir izplatīts tīkls šo datu drošai pārsūtīšanai, taču pati ViDA tieši nepieprasa Peppol izmantošanu. Tas ir viens no darba ceļiem, nevis vienīgā oficiālā prasība.

ViDA rēķinu datu kontrolsaraksts mazajiem uzņēmumiem

Direktīvā norādītais datu sastāvs atkarīgs no darījuma veida, bet vairumā gadījumu šie lauki tiek atkārtoti:

  • Rēķina numurs: Saskaņā ar PVN likuma 37. panta 7. punkta 1. apakšpunktu Rēķinā jāiekļauj sērijas numurs un izrakstīšanas datums; likums tieši neparedz nepārtrauktu numerāciju.
  • Datumi: rēķina izrakstīšanas datums un darījuma (apgrozījuma) datums.
  • Puses: pārdevēja un pircēja vārds un PVN numurs katram.
  • Preču vai pakalpojumu apraksts: saturs un daudzums.
  • Apliekamā vērtība: summa, no kuras tiek aprēķināts PVN.
  • Nodokļu režīms: nodokļu atbrīvojuma vai apgrieztās maksāšanas atsauce.
  • Labojošā rēķina atsauce: uz kuru sākotnējo rēķinu attiecas kredīta nota.
  • Maksājumu konta ID: kur tiek veikts maksājums.

Lai arī cik vienkāršs šis saraksts varētu šķist, tieši šeit trūkst informācijas lielākajai daļai mazo uzņēmumu. PVN reģistrācijas numuri ir novecojuši, rēķinu numuri katru mēnesi tiek atdalīti ar jaunu tabulu, un kredīta piezīmē nav atsauces uz sākotnējo rēķinu.

Kā padarīt rēķinu izrakstīšanas procesu uzticamāku?

Mēneša beigu rokdarbu vietā ir vērts izveidot pastāvīgu darbplūsmu:

  • PVN numura pārbaude: veikts pirms rēķina izrakstīšanas, nevis pēc tam.
  • Rēķina numuru secība: viena bloķēta loģika visu gadu, nevis sākšana no jauna katru mēnesi.
  • Kredītrēķina savienojums: Katrs labojuma rēķins attiecas uz konkrētu sākotnējo rēķinu.
  • Strukturētais fails tiek uzturēts: Mašīnlasāms rēķina formāts (piemēram, XML), ne tikai PDF kopija.
  • Atbildība uz vietas: Ja rēķinus jūsu vārdā nosūta operators vai programmatūra, ir skaidrs, kurš ir atbildīgs par datu precizitāti.

Piemērs: 1200 eiro pakalpojumu rēķins no Igaunijas uzņēmuma Latvijas klientam

Igaunijas konsultāciju uzņēmums pārdod pakalpojumu Latvijas PVN maksātājam klientam par 1200 eiro. Šis ir apgrieztās maksāšanas pārrobežu darījums, kurā PVN aprēķina Latvijas klients. No No 2030. gada 1. jūlija šāds rēķins jāizraksta ne vēlāk kā 10 dienu laikā pēc apgrozījuma rašanās., avansa maksājuma gadījumā — 10 dienas pēc avansa maksājuma saņemšanas. Pārdevējam dati jāiesniedz nodokļu iestādei rēķina izrakstīšanas brīdī; pircējam parasti ir līdz piecas dienas pēc rēķina saņemšanas, lai gan dalībvalsts dažiem darījumiem var atcelt šo pircēja pienākumu. Igaunijas tehniskais kanāls, caur kuru pārdevējs faktiski nosūtīs šos datus nodokļu iestādēm 2030. gadā, vēl nav oficiāli publicēts, un to nevar pieminēt, kamēr tas nav apstiprināts.

Baltijas valstu rīcības plāns: Igaunija, Latvija un Lietuva

Igaunijā izmantot to, ka grāmatvedības iestāde var no 2025. gada 1. jūlija reģistrēties komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmējam un rēķins, kas atbilst standarta EN 16931-1 prasībām, jau tiek pieņemts par atbilstošu. Latvijā ir skaidrāks grafiks: B2B e-rēķini un to iesniegšana VID kļūs obligāta no 2028. gada 1. janvāra, pirms tam datus var sniegt brīvprātīgi. Lietuvā ko piedāvā nodokļu iestāde e-rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas pakalpojums i.SAF apakšsistēmā, taču vispārējais iekšzemes B2B pienākums, kas izriet no ViDA, tur vēl nav noteikts. Tikmēr ir laiks, lai līdz 2030. gadam ieviestu avota datus, PVN numurus un rēķinu numuru loģiku.

Bieži uzdotie jautājumi

Uz ko attiecas ViDA 2030 prasība?

Šī prasība attiecas uz piegādēm, iegādēm Kopienas ietvaros un apgrieztās maksāšanas darījumiem. Šis termiņš neattiecas uz iekšzemes rēķiniem un uzņēmumu savstarpējo pārdošanu.

Kāpēc PDF rēķins neatbilst ViDA prasībām?

ViDA ir nepieciešams strukturēts elektronisks formāts (EN 16931), kas ļauj automātiski apstrādāt datus. PDF nav mašīnlasāms un neatbilst prasībām.

Kas jāiekļauj likumprojektā no 2030. gada?

Rēķinā jāiekļauj rēķina numurs, datumi, puses un to PVN numuri, preču/pakalpojumu apraksts, apliekamā vērtība, nodokļu režīms, labojuma rēķina atsauce un maksājuma konta identifikators.