ViDA eli VAT digitaalisella aikakaudella on EU:n arvonlisäverouudistus, joka tekee rajat ylittävästä yritysten välisestä laskutuksesta jäsenneltyä ja automatisoitua. Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516, joka tuli voimaan 14. huhtikuuta 2025, määrää, että rajat ylittävää digitaalista raportointia ja sähköistä laskutusta koskevat säännöt on pantava täytäntöön 1. heinäkuuta 2030 alkaen. Määräaika koskee arvonlisäverovelvollisia, jotka tekevät yhteisömyyntejä tavaroista, hankinnoista tai käänteisen verovelvollisuuden alaisia palveluita toisessa jäsenvaltiossa sijaitsevalle yritykselle. Tämä ei automaattisesti koske kaikkia laskuja. Siihen asti ViDA ei pakota virolaisia pienyrityksiä muuttamaan PDF-laskujen lähetystään yhdessä yössä, mutta laskutiedot kannattaa saada järjestykseen aiemmin, sillä tähän ei ole aikaa vuonna 2030.

Ketä koskee 1. heinäkuuta 2030 voimaan tuleva vaatimus?

Vaatimus koskee tietyntyyppisiä tapahtumia, ei koko laskutussykliä. Direktiivin teksti luettelee tavaroiden yhteisöluovutukset ja -hankinnat sekä verolliset tavaroiden ja palveluiden käänteisen verovelvollisuuden liiketoimet. Käänteinen verovelvollisuus on menettely, jossa arvonlisäveron laskee ja ilmoittaa ostaja, ei myyjä. Kotimaiset laskut virolaisille asiakkaille ja normaali B2C-myynti eivät kuulu tämän erityisen määräajan piiriin. Tässä ei ole pienyrityksen liikevaihtoon perustuvaa verovapauskynnystä – ViDA:n lopullinen teksti yhdistää sovellettavuuden liiketoimen tyyppiin ja osapuolten arvonlisäverovelvollisuuteen, ei yrityksen kokoon.

Mitä tehdä vuonna 2026 ja mikä muuttuu vuonna 2030?

Nämä kolme määräaikaa eivät ole sama asia ja ne sekoitetaan usein toisiinsa. 2025/516 tuli voimaan 14. huhtikuuta 2025. Siitä hetkestä lähtien jäsenvaltiot voivat alkaa valmistautua pakolliseen kansalliseen sähköiseen laskutukseen, mutta EU:n rajat ylittävä ydinvelvoite alkaa erikseen, 1. heinäkuuta 2030. Latvia on tässä EU:n keskiarvon yläpuolella: Yritysten väliset liiketoimet on virallistettava sähköisinä laskuina ja toimitettava VID:lle 1. tammikuuta 2028 alkaen., vuosina 2026–2027 tietojen toimittaminen on vapaaehtoista. Virossa kirjanpitovelvollinen voi 1. heinäkuuta 2025 alkaen rekisteröidy kaupparekisteriin sähköisen laskun vastaanottajaksi ja sitten vaatia maksua varten e-laskua. Tämä on tällä hetkellä oikeus, ei yleinen velvollisuus kaikille.

Miksi PDF-lasku ei täytä ViDA:n vaatimuksia?

Sähköpostitse lähetetty PDF näyttää laskulta, mutta ViDA:n mukaan sähköinen lasku on lähetettävä, lähetettävä ja vastaanotettava jäsennellyssä sähköisessä muodossa., joka mahdollistaa tietojen automaattisen käsittelyn. Ihmisen luettavassa muodossa oleva PDF-tiedosto ei täytä tätä vaatimusta. Rajat ylittävän raportoinnin piiriin kuuluvien laskujen on oltava eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin mukaisia. EN 16931, joka kuvaa laskutietojen yhtenäistä semanttista mallia eli sopimusta siitä, mitä kenttiä ja missä muodossa lasku sisältää. Peppol on yleinen verkko näiden tietojen turvalliseen siirtämiseen, mutta ViDA itsessään ei nimenomaisesti vaadi Peppolin käyttöä. Se on yksi työskentelypoluista, ei ainoa virallinen vaatimus.

ViDA-laskutietojen tarkistuslista pienyrityksille

Direktiivissä lueteltu datan koostumus riippuu tapahtumatyypistä, mutta useimmissa tapauksissa nämä kentät toistuvat:

  • Laskun numero: ALV-lain § 37(7)(1) mukaan Laskun on sisällettävä sarjanumero ja -päivämäärä; laki ei nimenomaisesti määrää keskeytymätöntä numerointia.
  • Päivämäärät: laskun antamispäivämäärä ja tapahtuman (liikevaihdon) päivämäärä.
  • Osapuolet: myyjän ja ostajan nimet ja kummankin ALV-numerot.
  • Tavaroiden tai palveluiden kuvaus: sisältö ja määrä.
  • Verotettava arvo: määrä, josta arvonlisävero lasketaan.
  • Verokohtelu: verovapauden tai käänteisen verovelvollisuuden viite.
  • Korjaavan laskun viite: mihin alkuperäiseen laskuun hyvityslasku liittyy.
  • Maksutilin tunnus: missä maksu suoritetaan.

Vaikka tämä lista saattaa vaikuttaa yksinkertaiselta, useimmilla pienyrityksillä tämä puuttuu. ALV-numerot ovat vanhentuneita, laskunumerot poistetaan uudella taulukolla joka kuukausi, eikä hyvityslaskussa ole viittausta alkuperäiseen laskuun.

Miten laskutusprosessista tehdään luotettava?

Kuukauden lopun askartelujen sijaan kannattaa luoda pysyvä työnkulku:

  • ALV-numeron tarkistus: tehty ennen laskun lähettämistä, ei sen jälkeen.
  • Laskun numerosarja: yksi lukittu logiikka koko vuodeksi, ei alusta joka kuukausi.
  • Hyvityslaskun yhteys: Jokainen korjauslasku viittaa tiettyyn alkuperäiseen laskuun.
  • Rakenteisen tiedoston ylläpito: Laskun koneellisesti luettava muoto (esim. XML), ei pelkkä PDF-kopio.
  • Vastuu paikallaan: Jos operaattori tai ohjelmisto lähettää laskut puolestasi, on selvää, kuka on vastuussa tietojen oikeellisuudesta.

Esimerkki: 1 200 euron palvelulasku virolaiselta yritykseltä latvialaiselle asiakkaalle

Virolainen konsulttiyritys myy palvelua latvialaiselle arvonlisäverovelvolliselle asiakkaalle 1 200 eurolla. Kyseessä on käänteisen verovelvollisuuden mukainen rajat ylittävä kauppa, jossa latvialainen asiakas laskee arvonlisäveron. 1. heinäkuuta 2030 alkaen tällainen lasku on annettava viimeistään 10 päivän kuluessa liikevaihdon tapahtumisesta., ennakkomaksun tapauksessa 10 päivää ennakkomaksun vastaanottamisen jälkeen. Myyjä toimittaa tiedot veroviranomaiselle laskun laatimisen yhteydessä; ostajalla on yleensä enintään viiden päivän kuluessa laskun vastaanottamisesta, vaikka jäsenvaltio voi myöntää ostajalle tämän velvoitteen vapautuksen joissakin liiketoimissa. Viron teknistä kanavaa, jonka kautta myyjä tosiasiallisesti toimittaa nämä tiedot veroviranomaisille vuonna 2030, ei ole vielä virallisesti julkaistu, eikä sitä voida mainita ennen vahvistusta.

Baltian maiden toimintasuunnitelma: Viro, Latvia ja Liettua

Virossa hyödyntää sitä, että kirjanpitoyksikkö voi 1. heinäkuuta 2025 alkaen rekisteröidy kaupparekisteriin sähköisen laskun vastaanottajaksi ja laskun, joka täyttää standardin EN 16931-1 vaatimukset, oletetaan jo olevan vaatimusten mukainen. Latviassa on selkeämpi aikataulu: Yritysten väliset verkkolaskut ja niiden lähettäminen VIDille tulevat pakollisiksi 1. tammikuuta 2028, ennen sitä tietoja voidaan antaa vapaaehtoisesti. Liettuassa veroviranomaisen tarjoama i.SAF-alijärjestelmän verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottopalvelu, mutta ViDAsta johtuvaa yleistä kotimaista B2B-velvoitetta ei ole vielä vahvistettu siellä. Sillä välin on aikaa saada lähdetiedot, ALV-numerot ja laskunumerologiikka käyttöön ennen vuotta 2030.

Usein kysytyt kysymykset

Ketä ViDA 2030 -vaatimus koskee?

Vaatimus koskee yhteisöluovutuksia, -hankintoja ja käänteisen verovelvollisuuden alaisia liiketoimia. Kotimaiset laskut ja B2C-myynti eivät kuulu tämän määräajan piiriin.

Miksi PDF-lasku ei täytä ViDA:n vaatimuksia?

ViDA vaatii jäsennellyn sähköisen muodon (EN 16931), joka mahdollistaa tietojen automaattisen käsittelyn. PDF ei ole koneellisesti luettava eikä täytä vaatimuksia.

Mitä lakiesityksen tulee sisältää vuodesta 2030 alkaen?

Laskun tulee sisältää laskun numero, päivämäärät, osapuolet ja heidän ALV-numeronsa, tavaroiden/palveluiden kuvaus, verotettava arvo, verokohtelu, korjauslaskun viitenumero ja maksutilin tunniste.