Cóż, Łotwa nie ma własnego obowiązkowego formatu faktury elektronicznej, który by ją zastąpił PEPPOL BIS Billing 3.0. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r. Stanowi, że struktura XML każdej faktury elektronicznej przesłanej do VID (łotewskiego Urzędu Skarbowego) musi spełniać jednocześnie dwa wymagania: musi być napisana w składni UBL 2.1 (Universal Business Language, określonego formatu pliku XML) oraz musi być zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0. potwierdza na swojej stronie z fakturą elektroniczną że nie planuje rozszerzać ani zastępować tego formatu. Każda firma musi dostosować swój system do zasad PEPPOL BIS Billing 3.0, a nie odwrotnie. E-faktury B2G (business-to-government) i raportowanie tych danych do VID są już obowiązkowe. Obowiązek B2B, czyli business-to-business, wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 r.

Krótka odpowiedź: czy Łotwa ma format faktury elektronicznej, który zastąpi PEPPOL?

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że Łotwa stosuje własny, “krajowy” format e-faktury, niezależny od standardu PEPPOL. Rzeczywistość jest jednak inna. Rozporządzenie nr 749 Zgodnie z tą dyrektywą, dane XML w systemie VID muszą być napisane w składni UBL 2.1 i spełniać wymogi biznesowe i walidacyjne PEPPOL BIS Billing 3.0. Innymi słowy, Łotwa nie stworzyła konkurencyjnego formatu. Przyjęła PEPPOL BIS Billing 3.0 jako swój oficjalny profil. Jeśli Twoje oprogramowanie księgowe potrafi już generować e-faktury zgodne z PEPPOL, to techniczne podstawy do spełnienia wymagań Łotwy już istnieją. Brakuje jednak odpowiedniego kanału dystrybucji do VID, o czym opowiemy poniżej.

Trzy warstwy, które się mieszają: EN 16931, UBL i PEPPOL

Powstaje zamieszanie, ponieważ te trzy terminy opisują trzy różne warstwy faktury elektronicznej, a nie trzech rywali konkurujących o to samo zadanie.

  • EN 16931 to semantyczny model danych: opis pól danych, które musi zawierać faktura, w tym dane sprzedawcy i kupującego, VAT, termin płatności i kwoty. na Łotwie Prawo rachunkowości Norma ta precyzyjnie definiuje ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną: faktura musi być zgodna z normą LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 to składnia XML: konkretny format pliku i język znaczników, w którym zapisywane są pola danych normy EN 16931. Sama składnia XML nie mówi nic o tym, czy faktura spełnia wymogi Łotwy; to po prostu “język”, w którym faktura jest sporządzona.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 to tak zwany CIUS (Core Invoice Usage Specification), czyli zawężony przewodnik użytkowania, który dokładnie opisuje, jak stosować model danych EN 16931 w składni UBL 2.1, a także jego własne reguły walidacji. Dokumentacja PEPPOL BIS Billing 3.0 potwierdza, że każdy dokument zgodny z niniejszą specyfikacją automatycznie spełnia również europejską normę EN 16931.

Wyobraź sobie fakturę na 1500 euro. Norma EN 16931 określa, które pola danych są w ogóle potrzebne na fakturze, na przykład kwoty i strony transakcji. UBL 2.1 określa, w którym elemencie XML znajduje się ta kwota. PEPPOL BIS Billing 3.0 dodaje regułę, zgodnie z którą suma musi odpowiadać sumie pozycji faktury i podatku VAT. Niedopełnienie tego warunku spowoduje niepowodzenie walidacji.

Które formaty teoretycznie spełniają standardy UE, a co faktycznie akceptuje łotewski VID?

Na co zezwalają przepisy UE w teorii

Na poziomie UE zarówno UBL 2.1, jak i UN/CEFACT CII D16B kwalifikują się jako składnie zgodne z normą EN 16931. Przegląd Komisji Europejskiej obie nazwy są poprawne. Teoretycznie istnieje więcej niż jedna akceptowana trasa przez Europę.

Czego tak naprawdę wymaga łotewski VID

Na Łotwie jednak wybór ten został już dokonany. Rozporządzenie nr 749 wyraźnie wskazuje kombinację UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0 jako format dla systemu VID. VID potwierdza to na strona z fakturą elektroniczną że łotewska norma krajowa musi być zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0 i że nie planuje rozszerzania tego formatu.

Daje to bezpośrednią odpowiedź na pytanie, czy zwykły plik XML UBL 2.1 spełnia wymagania Łotwy: nie. UBL 2.1 ma poprawną składnię, ale bez reguł biznesowych i walidacyjnych PEPPOL BIS Billing 3.0, to tylko połowa zadania, jak zdanie z poprawną pisownią, ale bez gramatyki. Oprogramowanie musi wygenerować plik, który przejdzie zarówno kontrolę schematu UBL 2.1, jak i reguły walidacyjne PEPPOL BIS Billing 3.0.

Czy specyfikacja PEPPOL i sieć PEPPOL to to samo?

Tutaj większość osób po raz kolejny się gubi. PEPPOL BIS Billing 3.0 to wymóg dotyczący dokumentu format. Nie oznacza to, że faktura musi przejść przez samą sieć PEPPOL, przez tzw. punkty dostępu. Rozporządzenie nr 749 szczegółowo określa, z jakich kanałów dostarczania mogą korzystać łotewskie przedsiębiorstwa: oficjalny adres e-mail (łotewska państwowa skrzynka pocztowa, dostępna po założeniu przez przedsiębiorstwo aktywnego konta e-mail), kanał dostawcy usług lub operatora, lub inny kanał elektroniczny, na przykład integracja między systemami, poczta e-mail lub jakaś inna elektroniczna metoda dostarczania.

Obie strony uzgadniają między sobą kanał. Jeśli korzystasz z oficjalnego adresu e-mail, jego system informatyczny automatycznie przekazuje powiadomienie o fakturze elektronicznej i dane do VID. Jeśli korzystasz z operatora lub innego kanału, plik XML należy przesłać do VID osobno, za pośrednictwem EDS (systemu deklaracji elektronicznych), który… VID potwierdza akceptuje wyłącznie pliki w formacie XML, lub poprzez API oprogramowania księgowego VID wywołuje E-Invoice API V2, jeżeli taki interfejs istnieje.

Terminy na Łotwie: co jest obowiązkowe w 2026 r., a co zacznie obowiązywać w 2028 r.?

Akcja rozgrywa się w trzech etapach, a każdy etap dotyczy innego zestawu stron.

Już obowiązkowe: 2025 i 2026

Od 1 stycznia 2025 r. fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe dla segmentów G2G, B2G i G2B (faktury między organami rządowymi oraz między przedsiębiorstwami a organami rządowymi), co potwierdza VID. Faktury wystawiane na instytucje finansowane ze środków budżetowych na podstawie umów podpisanych przed 31 grudnia 2024 r. uzyskały okres przejściowy zgodnie z prawo trwa do 1 stycznia 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. przesyłanie danych z e-faktur do VID stanie się obowiązkowe dla tych samych segmentów G2G, B2G i G2B. Od tego samego dnia, tj. od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r., firmy B2B będą mogły dobrowolnie przesyłać dane do VID. Nie ma jeszcze takiego obowiązku, ale taka opcja już istnieje (Rozporządzenie nr 749).

Od 2028 r.: B2B staje się obowiązkowe

Od 1 stycznia 2028 r. obowiązkowe stanie się również B2B: VID potwierdza że firmy zarejestrowane na Łotwie będą musiały wystawiać faktury do zapłaty w formie e-faktur i przesyłać je jednocześnie do VID. Kilka wyjątków nie podlega tej zasadzie na mocy Prawo rachunkowości: transakcje obsługiwane za pomocą kasy fiskalnej, niektóre dokumenty generowane w systemach państwowych służb zdrowia lub agencji zatrudnienia oraz wewnętrzne dokumenty organów bezpieczeństwa i egzekwowania prawa.

Praktyczna lista kontrolna dla Twojego oprogramowania do fakturowania

Warto przejrzeć oprogramowanie już dziś, na długo przed upływem terminu w 2028 r., zamiast czekać, aż ten termin minie.

  • Eksport UBL 2.1: sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe lub sprzedażowe może generować faktury w formacie UBL 2.1 XML, a nie tylko faktury PDF.
  • Walidacja PEPPOL BIS Billing 3.0: zapytaj swojego dostawcę, czy wygenerowany przez niego plik XML faktycznie przechodzi Zasady biznesowe i walidacyjne PEPPOL BIS Billing 3.0, a nie tylko ogólne sprawdzenie schematu UBL.
  • Identyfikatory odbiorców: upewnij się, że system może przechowywać i wykorzystywać adres e-mail klienta lub inne identyfikatory PEPPOL, a nie tylko jego imię i nazwisko oraz adres pocztowy.
  • Kanał dostawy: zdecyduj, który z kanały wymienione w rozporządzeniu nr 749 pasuje Ci: e-adres, operator lub integracja bezpośrednia i ustal to ze swoim klientem.
  • Zgłoszenie do VID: sprawdź, czy Twój kanał automatycznie przekazuje dane do VID (tak jak robi to adres e-mail), czy też musisz to zrobić osobno za pomocą EDS lub API.
  • Terminy: Pamiętaj, że e-faktura musi dotrzeć do VID jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od daty wysłania. W przypadku awarii systemu masz trzy dni robocze na jej naprawę; w przypadku innych opóźnień musisz powiadomić VID za pośrednictwem EDS i przesłać faktury w ciągu 30 dni kalendarzowych od momentu wykrycia przyczyny (Rozporządzenie nr 749).

Jeśli Twoja firma obsługuje już faktury B2G lub dobrowolne przesyłanie VID, latem 2026 roku przejście na 2028 rok będzie raczej potwierdzeniem poprawności konfiguracji niż nowym projektem. Jeśli jednak każda wysyłana faktura nadal będzie w formacie PDF wpisanym ręcznie, warto podjąć decyzję o oprogramowaniu już teraz, a nie w styczniu 2028 roku.

Często zadawane pytania

Czy łotewski format e-faktury będzie obowiązkowy w 2026 roku?

Łotewski Urząd Podatkowy (VID) wymaga, aby e-faktury w formacie XML były napisane w składni UBL 2.1 i zgodne z zasadami PEPPOL BIS Billing 3.0. Nie jest to odrębny format krajowy, lecz implementacja standardu PEPPOL.

Jaka jest różnica pomiędzy normami EN 16931, UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0?

Norma EN 16931 to semantyczny model danych, który określa, które pola danych muszą znajdować się na fakturze. UBL 2.1 to format pliku XML, w którym te dane są zapisywane. PEPPOL BIS Billing 3.0 dodaje ograniczenia i reguły walidacji, zapewniając, że faktura dokładnie spełnia wymagania.

Kiedy fakturowanie elektroniczne B2B stanie się obowiązkowe na Łotwie?

Obowiązek elektronicznego fakturowania B2B wejdzie w życie 1 stycznia 2028 r. Od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. firmy będą mogły dobrowolnie przekazywać dane do VID.

Czy PEPPOL BIS Billing 3.0 oznacza, że faktura musi przejść przez sieć PEPPOL?

Nie. PEPPOL BIS Billing 3.0 to wymóg dotyczący formatu dokumentu, a nie kanału dostawy. Faktura może zostać dostarczona pocztą elektroniczną, za pośrednictwem przewoźnika lub bezpośrednio, ale plik XML musi być zgodny z zasadami walidacji PEPPOL.