Na, Latvija neturi savo privalomo elektroninės sąskaitos faktūros formato, kuris jį pakeistų. PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų tvarkymas 3.0. 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749 teigia, kad bet kurios VID (Latvijos valstybinei pajamų tarnybai) pateikiamos elektroninės sąskaitos faktūros XML struktūra turi atitikti du reikalavimus vienu metu: ji turi būti parašyta naudojant UBL 2.1 sintaksę (Universal Business Language, specialus XML failo formatas) ir turi atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikacijos taisykles. VID patvirtina savo el. sąskaitos faktūros puslapyje kad neplanuojama išplėsti ar pakeisti šio formato. Kiekviena įmonė turi pritaikyti savo sistemą prie PEPPOL BIS Billing 3.0 taisyklių, o ne atvirkščiai. B2G elektroninės sąskaitos faktūros (verslas vyriausybei) ir šių duomenų teikimas VID yra privalomi jau šiandien. B2B, verslo verslui, prievolė įsigalios tik 2028 m. sausio 1 d.

Trumpas atsakymas: ar Latvijoje yra elektroninių sąskaitų faktūrų formatas, kuris pakeistų PEPPOL?

Dažnas klaidingas supratimas yra tas, kad Latvija naudoja savo “nacionalinį” elektroninių sąskaitų faktūrų formatą, atskirą nuo PEPPOL standarto. Realybė yra priešinga. Reglamentas Nr. 749 diktuoja, kad XML failas VID sistemoje turi būti parašytas UBL 2.1 sintaksė ir turi atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 verslo ir patvirtinimo taisykles. Kitaip tariant, Latvija nesukūrė konkuruojančio formato. Ji priėmė PEPPOL BIS Billing 3.0 kaip oficialų profilį. Jei jūsų apskaitos programinė įranga jau žino, kaip generuoti PEPPOL reikalavimus atitinkančias elektronines sąskaitas faktūras, techniniai pagrindai Latvijos reikalavimams įvykdyti jau yra sukurti. Vis dar trūksta tinkamo pristatymo kanalo VID, apie kurį kalbėsime toliau.

Trys sluoksniai, kurie susimaišo: EN 16931, UBL ir PEPPOL

Kyla painiava, nes šie trys terminai apibūdina tris skirtingus elektroninės sąskaitos sluoksnius, o ne tris konkurentus, konkuruojančius dėl to paties darbo.

  • EN 16931 yra semantinis duomenų modelis: aprašymas, kokius duomenų laukus turi turėti sąskaita faktūra, įskaitant pardavėjo ir pirkėjo duomenis, PVM, mokėjimo terminą ir sumas. Latvijoje Apskaitos teisė šis standartas tiksliai apibrėžia struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą: sąskaita faktūra turi atitikti standartą LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 yra XML sintaksė: konkretus failo formatas ir žymėjimo kalba, kuria įrašomi EN 16931 duomenų laukai. Vien UBL nieko nepasako apie tai, ar sąskaita faktūra atitinka Latvijos reikalavimus; tai tiesiog “kalba”, kuria parašyta sąskaita faktūra.
  • PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų tvarkymas 3.0 yra vadinamasis CIUS (pagrindinės sąskaitos faktūros naudojimo specifikacija) – siauras naudojimo vadovas, kuriame tiksliai paaiškinama, kaip taikyti EN 16931 duomenų modelį UBL 2.1 sintaksėje, be to, pateikiamos jo pačios patvirtinimo taisyklės. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentacija patvirtina, kad bet kuris šią specifikaciją atitinkantis dokumentas automatiškai atitinka ir Europos standartą EN 16931.

Įsivaizduokite 1 500 EUR sąskaitą faktūrą. EN 16931 nustato, kokių duomenų laukų sąskaitai faktūrai apskritai reikia, pavyzdžiui, sumas ir sandorio šalis. UBL 2.1 nustato, kuriame XML elemente yra ta suma. PEPPOL BIS Billing 3.0 prideda taisyklę, kad bendra suma turi sutapti su sąskaitos faktūros eilučių ir PVM suma. Jei to nepastebėsite, patvirtinimas nepavyks.

Kurie formatai teoriškai atitinka ES standartą, o ką iš tikrųjų priima Latvijos VID?

Ką teoriškai leidžia ES taisyklės

ES lygmeniu tiek UBL 2.1, tiek UN/CEFACT CII D16B sintaksės atitinka EN 16931 reikalavimus. Europos Komisijos apžvalga abu pavadinimai yra galiojančios sintaksės. Teoriškai visoje Europoje yra daugiau nei vienas priimtinas maršrutas.

Ko iš tikrųjų reikalauja Latvijos VID

Tačiau Latvijoje šis pasirinkimas jau padarytas už jus. Reglamentas Nr. 749 konkrečiai įvardija UBL 2.1 ir PEPPOL BIS Billing 3.0 derinį kaip VID sistemos formatą. VID patvirtina jo elektroninės sąskaitos faktūros puslapis kad Latvijos nacionalinis standartas turi atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją ir kad ji neplanuoja išplėsti šio formato.

Tai tiesiogiai atsako į klausimą, ar paprastas UBL 2.1 XML failas atitinka Latvijos reikalavimus: neatitinka. UBL 2.1 sintaksė yra taisyklinga, tačiau be PEPPOL BIS Billing 3.0 verslo ir patvirtinimo taisyklių, tai tik pusė darbo, kaip sakinys su taisyklinga rašyba, bet be gramatikos klaidų. Jūsų programinė įranga turi sukurti failą, kuris atitiktų ir UBL 2.1 schemos patikrinimą, ir PEPPOL BIS Billing 3.0 patvirtinimo taisykles.

Ar PEPPOL specifikacija ir PEPPOL tinklas yra tas pats?

Būtent čia dauguma žmonių antrą kartą pasimeta. Dokumentui reikalingas „PEPPOL BIS Billing 3.0“. formatas. Tai nereiškia, kad sąskaita faktūra turi keliauti per patį PEPPOL tinklą, per vadinamuosius prieigos taškus. Reglamentas Nr. 749 tiksliai nurodoma, kokius pristatymo kanalus gali naudoti Latvijos įmonės: oficialų el. adresą (Latvijos valstybinę oficialią elektroninę pašto dėžutę, prieinamą, kai įmonė turi aktyvią el. adreso paskyrą), paslaugų teikėjo ar operatoriaus kanalą arba kitą elektroninį kanalą, pavyzdžiui, sistemų integraciją, el. paštą ar kitą elektroninio pristatymo būdą.

Abi šalys tarpusavyje susitaria dėl kanalo. Jei naudojate oficialų el. adresą, jo informacinė sistema automatiškai persiunčia el. sąskaitos faktūros pranešimą ir duomenis VID. Jei naudojate operatorių ar kitą kanalą, XML failas turi būti pateiktas VID atskirai, per EDS (elektroninę deklaravimo sistemą), kuri VID patvirtina. priima failus tik XML formatu arba per apskaitos programinės įrangos API, kurią VID vadina E-Invoice API V2, jei tokia sąsaja egzistuoja.

Latvijos terminai: kas jau privaloma 2026 m., o kas įsigalios 2028 m.?

Laiko juosta suskirstyta į tris etapus, ir kiekvienas etapas paveikia skirtingą šalių grupę.

Jau privaloma: 2025 ir 2026 m.

Nuo 2025 m. sausio 1 d. e. sąskaitų faktūrų išrašymas tapo privalomas G2G, B2G ir G2B segmentams (sąskaitoms faktūroms tarp vyriausybinių įstaigų ir tarp įmonių bei vyriausybinių įstaigų), patvirtina VID. Sąskaitoms, išrašytoms iš biudžeto finansuojamoms įstaigoms pagal sutartis, pasirašytas iki 2024 m. gruodžio 31 d., buvo taikomas pereinamasis laikotarpis. įstatymas galios iki 2026 m. sausio 1 d.

Nuo 2026 m. sausio 1 d. elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų teikimas VID tampa privalomas tiems patiems G2G, B2G ir G2B segmentams. Nuo tos pačios datos, nuo 2026 m. sausio 1 d. iki 2027 m. gruodžio 31 d., B2B įmonės gali savanoriškai teikti duomenis VID. Kol kas nėra jokios prievolės, tačiau galimybė jau yra (Reglamentas Nr. 749).

Nuo 2028 m.: B2B taps privalomas

Nuo 2028 m. sausio 1 d. B2B taip pat tampa privalomas: VID patvirtina. kad Latvijoje registruotos įmonės turės išrašyti apmokėjimo sąskaitas faktūras kaip elektronines sąskaitas faktūras ir tuo pačiu metu pateikti jas VID. Kelios išimtys nepatenka į šios taisyklės taikymo sritį pagal Apskaitos teisėpavyzdžiui, kasos aparatais atliekamos operacijos, tam tikri valstybinėse sveikatos ar įdarbinimo agentūrų sistemose sugeneruoti dokumentai ir saugumo bei teisėsaugos institucijų vidaus dokumentai.

Praktinis jūsų sąskaitų faktūrų programinės įrangos kontrolinis sąrašas

Verta peržiūrėti savo programinę įrangą šiandien, gerokai prieš 2028 m. terminą, o ne laukti, kol jis baigsis.

  • UBL 2.1 eksportas: Patikrinkite, ar jūsų apskaitos arba pardavimo programinė įranga gali generuoti sąskaitas faktūras UBL 2.1 XML formatu, o ne tik PDF formatu.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 patvirtinimas: paklauskite savo tiekėjo, ar jo sukurtas XML failas iš tikrųjų atitinka reikalavimus PEPPOL BIS Billing 3.0 verslo ir patvirtinimo taisyklės, ne tik bendras UBL schemos patikrinimas.
  • Gavėjo identifikatoriai: Įsitikinkite, kad sistema gali saugoti ir naudoti kliento el. pašto adresą ar kitus PEPPOL identifikatorius, o ne tik vardą, pavardę ir pašto adresą.
  • Pristatymo kanalas: nuspręskite, kuris iš 749 reglamente išvardyti kanalai Jums tinka: el. pašto adresas, operatorius arba tiesioginė integracija, ir susitarkite dėl to su savo klientu.
  • Pateikimas VID: Patikrinkite, ar jūsų kanalas automatiškai persiunčia duomenis į VID (kaip el. adresas), ar jums reikia tai daryti atskirai per EDS arba API.
  • Terminai: Atminkite, kad e. sąskaita faktūra turi pasiekti VID vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo. Jei įvyksta sistemos gedimas, jums lieka trys darbo dienos po gedimo pašalinimo; dėl bet kokio kito vėlavimo turite pranešti VID per EDS ir pateikti sąskaitas faktūras per 30 kalendorinių dienų nuo priežasties sužinojimo (Reglamentas Nr. 749).

Jei jūsų įmonė jau tvarko B2G sąskaitas faktūras arba savanoriškai teikia VID šiandien, 2026 m. vasarą, 2028 m. perėjimas labiau patvirtins jūsų įkūrimą nei naują projektą. Tačiau jei kiekviena jūsų siunčiama sąskaita faktūra vis dar yra ranka spausdintas PDF failas, verta pradėti programinės įrangos sprendimą dabar, o ne 2028 m. sausį.

DUK

Ar Latvijos e. sąskaitos faktūros formatas bus privalomas 2026 m.?

Latvijos mokesčių valdyba (VID) reikalauja, kad elektroninių sąskaitų faktūrų XML formatas būtų parašytas naudojant UBL 2.1 sintaksę ir atitiktų PEPPOL BIS Billing 3.0 taisykles. Tai nėra atskiras nacionalinis formatas, o PEPPOL standarto įgyvendinimas.

Kuo skiriasi EN 16931, UBL 2.1 ir PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 yra semantinis duomenų modelis, nurodantis, kurie duomenų laukai turi būti sąskaitoje faktūroje. UBL 2.1 yra XML failo formatas, kuriuo šie duomenys įrašomi. PEPPOL BIS Billing 3.0 prideda apribojimus ir patvirtinimo taisykles, užtikrindamas, kad sąskaita faktūra tiksliai atitiktų reikalavimus.

Kada Latvijoje B2B elektroninės sąskaitos faktūros taps privalomos?

Įpareigojimas B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo įsigalios 2028 m. sausio 1 d. Nuo 2026 m. sausio 1 d. iki 2027 m. gruodžio 31 d. įmonės gali savanoriškai teikti duomenis VID.

Ar PEPPOL BIS Billing 3.0 reiškia, kad sąskaita faktūra turi keliauti per PEPPOL tinklą?

Ne. „PEPPOL BIS Billing 3.0“ yra dokumento formato reikalavimas, o ne pristatymo kanalas. Sąskaita faktūra gali būti pristatyta el. paštu, per vežėją arba tiesiogiai integruojant, tačiau XML failas turi atitikti PEPPOL patvirtinimo taisykles.