No, Latvialla ei ole omaa pakollista sähköisen laskun muotoa, joka korvaisi sen. PEPPOL BIS Laskutus 3.0. Hallituksen asetus nro 749, annettu 9. joulukuuta 2025 toteaa, että kaikkien VID:lle (Latvian valtion verovirasto) toimitettavien verkkolaskujen XML-rakenteen on täytettävä kaksi vaatimusta kerralla: niiden on oltava kirjoitettu UBL 2.1 -syntaksilla (Universal Business Language, erityinen XML-tiedostomuoto) ja niiden on noudatettava PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation sääntöjä. VID vahvistaa sen verkkolaskusivullaan että sillä ei ole suunnitelmia laajentaa tai korvata tätä formaattia. Jokaisen yrityksen on mukautettava oma järjestelmänsä PEPPOL BIS Billing 3.0:n sääntöihin, ei päinvastoin. B2G-sähköiset laskut (yritysten ja julkisten viranomaisten väliset) ja niiden tietojen raportointi VID:lle ovat jo pakollisia. B2B-velvoite, yritysten välinen, tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028.

Lyhyt vastaus: onko Latviassa sähköinen laskuformaatti, joka korvaa PEPPOLin?

Yleinen harhaluulo on, että Latvialla on oma "kansallinen" sähköisen laskun formaatti, joka on erillinen PEPPOL-standardista. Todellisuus on kuitenkin päinvastainen. Asetus nro 749 sanelee, että VID:n järjestelmään tuleva XML-laskeutumistiedosto on kirjoitettava UBL 2.1 -syntaksilla ja sen on täytettävä PEPPOL BIS Billing 3.0:n liiketoiminta- ja validointisäännöt. Toisin sanoen Latvia ei rakentanut kilpailevaa formaattia. Se otti PEPPOL BIS Billing 3.0:n käyttöön virallisena profiilinaan. Jos kirjanpito-ohjelmistosi osaa jo tuottaa PEPPOL-yhteensopivia sähköisiä laskuja, tekninen perusta Latvian vaatimusten täyttämiseksi on jo olemassa. Vielä puuttuu oikea toimituskanava VID:lle, johon palataan jäljempänä.

Kolme sekoittuvaa kerrosta: EN 16931, UBL ja PEPPOL

Hämmennystä aiheuttaa se, että nämä kolme termiä kuvaavat verkkolaskun kolmea eri tasoa, eivätkä kolmea samasta työstä kilpailevaa toimijaa.

  • EN 16931 on semanttinen datamalli: kuvaus siitä, mitä tietokenttiä laskun on sisällettävä, mukaan lukien myyjän ja ostajan tiedot, ALV, maksupäivä ja summat. Latviassa Kirjanpitolaki määrittelee strukturoidun verkkolaskun tarkasti tämän standardin kautta: laskun on oltava standardin LVS EN 16931-1:2017 mukainen.
  • UBL 2.1 on XML-syntaksi: konkreettinen tiedostomuoto ja merkintäkieli, johon EN 16931 -standardin tietokentät kirjoitetaan. UBL yksinään ei kerro mitään siitä, täyttääkö lasku Latvian vaatimukset; se kertoo yksinkertaisesti "kielen", jolla lasku on kirjoitettu.
  • PEPPOL BIS Laskutus 3.0 on niin kutsuttu CIUS (Core Invoice Usage Specification), kapea käyttöopas, joka selittää tarkasti, miten EN 16931 -tietomallia sovelletaan UBL 2.1 -syntaksin sisällä, sekä omat validointisäännöt päälle. PEPPOL BIS Billing 3.0 -dokumentaatio vahvistaa, että kaikki tämän eritelmän mukaiset asiakirjat ovat automaattisesti myös eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisia.

Kuvittele 1 500 euron lasku. EN 16931 määrittää, mitä tietokenttiä lasku tarvitsee, esimerkiksi summat ja tapahtuman osapuolet. UBL 2.1 määrittää, missä XML-elementissä summa sijaitsee. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisää säännön, jonka mukaan loppusumman on vastattava laskurivien ja arvonlisäveron summaa. Jos tämä ei onnistu, validointi epäonnistuu.

Mitkä formaatit teoriassa täyttävät EU-standardin, ja mitä Latvian VID todellisuudessa hyväksyy?

Mitä EU-säännöt teoriassa sallivat

EU-tasolla sekä UBL 2.1 että UN/CEFACT CII D16B täyttävät EN 16931 -standardin mukaiset syntaksit. Euroopan komission yleiskatsaus molemmat nimet kelvollisina syntakseina. Teoriassa Euroopassa on useampi kuin yksi hyväksytty reitti.

Mitä Latvian VID oikeastaan vaatii

Latviassa tuo valinta on kuitenkin jo tehty puolestasi. Asetus nro 749 nimeää erityisesti UBL 2.1:n ja PEPPOL BIS Billing 3.0:n yhdistelmän VID:n järjestelmän formaatiksi. VID vahvistaa sen sähköisen laskun sivu että Latvian kansallisen standardin on vastattava PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaatiota eikä sillä ole suunnitelmia laajentaa kyseistä formaattia.

Tämä antaa suoran vastauksen kysymykseen, täyttääkö pelkkä UBL 2.1 XML -tiedosto Latvian vaatimukset: se ei täytä. UBL 2.1:n syntaksi on oikea, mutta ilman PEPPOL BIS Billing 3.0:n liiketoiminta- ja validointisääntöjä se on vain puolet työstä, kuin lause, jossa on oikeinkirjoitus, mutta kielioppivirheitä. Ohjelmistosi on tuotettava tiedosto, joka läpäisee sekä UBL 2.1 -skeematarkistuksen että PEPPOL BIS Billing 3.0:n validointisäännöt.

Ovatko PEPPOL-spesifikaatio ja PEPPOL-verkko sama asia?

Tässä kohtaa useimmat ihmiset hämmentyvät toisen kerran. PEPPOL BIS Billing 3.0 on asiakirjalle vaatimus. muoto. Se ei tarkoita, että laskun täytyy kulkea itse PEPPOL-verkon kautta niin sanottujen tukiasemien kautta. Asetus nro 749 täsmennetään tarkalleen, mitä toimituskanavia latvialaiset yritykset voivat käyttää: virallinen sähköpostiosoite (Latvian valtion ylläpitämä virallinen sähköinen postilaatikko, joka on käytettävissä, kun yrityksellä on aktiivinen sähköpostiosoitetili), palveluntarjoajan tai operaattorin kanava tai jokin muu sähköinen kanava, esimerkiksi järjestelmien välinen integraatio, sähköposti tai jokin muu sähköinen toimitustapa.

Osapuolet sopivat kanavasta keskenään. Jos käytät virallista sähköpostiosoitetta, sen tietojärjestelmä välittää verkkolaskuilmoituksen ja -tiedot automaattisesti VID:lle. Jos käytät operaattoria tai muuta kanavaa, XML-tiedosto on toimitettava VID:lle erikseen joko EDS:n (sähköisen ilmoitusjärjestelmän) kautta, joka VID vahvistaa, hyväksyy tiedostoja vain XML-muodossa tai kirjanpito-ohjelmiston API:n kautta, jota VID kutsuu nimellä E-Invoice API V2, jos tällainen rajapinta on olemassa.

Latvian määräajat: mikä on jo pakollista vuonna 2026 ja mikä alkaa vuonna 2028?

Aikajana kulkee kolmessa vaiheessa, ja jokainen vaihe osuu eri osapuoliin.

Jo pakollinen: 2025 ja 2026

Sähköinen laskutus on ollut pakollista G2G-, B2G- ja G2B-segmenteille (laskujen lähettäminen julkishallinnon yksiköiden välillä sekä yritysten ja julkishallinnon yksiköiden välillä) 1. tammikuuta 2025 alkaen, vahvistaa VIDEO. Ennen 31. joulukuuta 2024 allekirjoitettujen sopimusten mukaisille budjettirahoitteisille laitoksille osoitetuille laskuille myönnettiin siirtymäaika. laki voimassa 1. tammikuuta 2026 asti.

1. tammikuuta 2026 alkaen verkkolaskutietojen toimittaminen VID:iin tulee pakolliseksi samoille G2G-, B2G- ja G2B-segmenteille. Samasta päivästä alkaen, 1. tammikuuta 2026 ja 31. joulukuuta 2027 välisenä aikana, B2B-yritykset voivat toimittaa tietoja VID:iin vapaaehtoisesti. Velvoitetta ei vielä ole, mutta vaihtoehto on jo olemassa (Asetus nro 749).

Vuodesta 2028 alkaen: B2B-liiketoiminnasta tulee pakollista

1. tammikuuta 2028 alkaen myös B2B-sopimuksesta tulee pakollinen: VID vahvistaa, että Latviassa rekisteröityjen yritysten on lähetettävä maksulaskut sähköisinä laskuina ja toimitettava ne samanaikaisesti VID:lle. Muutamat poikkeukset jäävät tämän säännön ulkopuolelle Kirjanpitolakiesimerkiksi kassakoneella suoritettavat tapahtumat, tietyt valtion terveys- tai työvoimaviraston järjestelmissä luodut asiakirjat sekä turvallisuus- ja lainvalvontaviranomaisten sisäiset asiakirjat.

Käytännöllinen tarkistuslista laskutusohjelmistollesi

Ohjelmistosi kannattaa tarkistaa tänään, hyvissä ajoin ennen vuoden 2028 määräaikaa, sen sijaan, että odottaisi sen päättymiseen asti.

  • UBL 2.1 -vienti: Tarkista, pystyykö kirjanpito- tai myyntiohjelmistosi tuottamaan laskuja UBL 2.1 XML -muodossa, ei pelkästään PDF-laskuja.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 -validointi: kysy palveluntarjoajaltasi, läpäiseekö sen tuottama XML-tiedosto PEPPOL BIS Billing 3.0:n liiketoiminta- ja validointisäännöt, ei vain yleinen UBL-skeeman tarkistus.
  • Vastaanottajan tunnisteet: varmista, että järjestelmä voi tallentaa ja käyttää asiakkaan sähköpostiosoitetta tai muita PEPPOL-tunnisteita, ei pelkästään nimeä ja postiosoitetta.
  • Toimituskanava: päätä, kumpi niistä asetuksessa nro 749 luetellut kanavat sopii sinulle: sähköpostiosoite, operaattori tai suora integraatio, ja sovi siitä asiakkaasi kanssa.
  • Lähetys VID:lle: Tarkista, välittääkö kanavasi tiedot VID:lle automaattisesti (kuten sähköpostiosoite) vai pitääkö sinun tehdä se erikseen EDS:n tai API:n kautta.
  • Määräajat: Muista, että verkkolaskun on saavuttava VID kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämisestä. Jos järjestelmässä on vika, sinulla on kolme arkipäivää aikaa sen korjaamisen jälkeen; muista viivästyksistä sinun on ilmoitettava VID:lle EDS:n kautta ja lähetettävä laskut 30 kalenteripäivän kuluessa vian havaitsemisesta.Asetus nro 749).

Jos yrityksesi käsittelee jo B2G-laskuja tai vapaaehtoista videotietojen lähettämistä tänä päivänä, kesällä 2026, vuoden 2028 siirtymä on pikemminkin vahvistus yrityksesi toiminnasta kuin uusi projekti. Mutta jos jokainen lähettämäsi lasku on edelleen käsin kirjoitettu PDF-tiedosto, ohjelmistopäätös kannattaa aloittaa nyt, ei tammikuussa 2028.

Usein kysytyt kysymykset

Tuleeko Latvian e-laskumuoto pakolliseksi vuonna 2026?

Latvian verohallitus (VID) vaatii, että verkkolaskujen XML-tiedostot kirjoitetaan UBL 2.1 -syntaksilla ja että niiden on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 -sääntöjen mukaisia. Tämä ei ole erillinen kansallinen formaatti, vaan PEPPOL-standardin toteutus.

Mitä eroa on standardilla EN 16931, UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 on semanttinen datamalli, joka määrittää, mitkä tietokentät laskulla on oltava. UBL 2.1 on XML-tiedostomuoto, jossa nämä tiedot tallennetaan. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisää rajoituksia ja validointisääntöjä varmistaakseen, että lasku täyttää täsmälleen vaatimukset.

Milloin yritysten välinen sähköinen laskutus tulee pakolliseksi Latviassa?

Yritysten välinen verkkolaskutusvelvoite tulee voimaan 1. tammikuuta 2028. Yritykset voivat toimittaa tietoja VID:lle vapaaehtoisesti 1. tammikuuta 2026 ja 31. joulukuuta 2027 välisenä aikana.

Tarkoittaako PEPPOL BIS Billing 3.0, että laskun on kuljettava PEPPOL-verkon kautta?

Ei. PEPPOL BIS Billing 3.0 on asiakirjan muotovaatimus, ei toimituskanava. Lasku voidaan toimittaa sähköpostitse, operaattorin kautta tai suoran integraation kautta, mutta XML-tiedoston on oltava PEPPOL-validointisääntöjen mukainen.