Nu, Latvijai nav sava obligātā e-rēķina formāta, kas to aizstātu. PEPPOL BIS norēķinu sistēma 3.0. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 nosaka, ka jebkura VID (Latvijas Valsts ieņēmumu dienestam) iesniegtā e-rēķina XML struktūrai ir jāatbilst divām prasībām vienlaikus: tai jābūt rakstītai UBL 2.1 sintaksē (Universal Business Language, specifisks XML faila formāts) un tai jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijas noteikumiem. VID apstiprina savā e-rēķina lapā ka tai nav plānu paplašināt vai aizstāt šo formātu. Katram uzņēmumam ir jāpielāgo sava sistēma PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem, nevis otrādi. B2G e-rēķini (uzņēmumu savstarpējā saziņa ar valdību) un šo datu ziņošana VID jau ir obligāta. B2B pienākums, uzņēmumu savstarpējā saziņā, stājas spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī.

Īsā atbilde: vai Latvijā ir e-rēķina formāts, kas aizstāj PEPPOL?

Izplatīts nepareizs uzskats ir tāds, ka Latvijai ir savs “nacionālais” e-rēķina formāts, kas ir atdalīts no PEPPOL standarta. Patiesībā ir citādi. Noteikumi Nr. 749 nosaka, ka XML nolaišanās VID sistēmā ir jāraksta UBL 2.1 sintaksē un tai jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumiem. Citiem vārdiem sakot, Latvija neizveidoja konkurējošu formātu. Tā pieņēma PEPPOL BIS Billing 3.0 kā savu oficiālo profilu. Ja jūsu grāmatvedības programmatūra jau zina, kā ģenerēt PEPPOL atbilstošus e-rēķinus, tehniskais pamats Latvijas prasību izpildei jau ir izveidots. Joprojām trūkst pareizā piegādes kanāla VID, par ko mēs runāsim tālāk.

Trīs slāņi, kas tiek sajaukti: EN 16931, UBL un PEPPOL

Rodas apjukums, jo šie trīs termini apraksta trīs dažādus e-rēķina slāņus, nevis trīs konkurentus, kas konkurē par vienu un to pašu darbu.

  • EN 16931 ir semantiskais datu modelis: apraksts par to, kādiem datu laukiem jābūt iekļautiem rēķinā, tostarp pārdevēja un pircēja dati, PVN, maksājuma termiņš un summas. Grāmatvedības likums precīzi definē strukturētu e-rēķinu ar šī standarta palīdzību: rēķinam jāatbilst standartam LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 ir XML sintakse: konkrētais faila formāts un iezīmēšanas valoda, kurā tiek ierakstīti EN 16931 datu lauki. UBL pati par sevi neko nepasaka par to, vai rēķins atbilst Latvijas prasībām; tā vienkārši ir “valoda”, kurā rēķins ir rakstīts.
  • PEPPOL BIS norēķinu sistēma 3.0 ir tā sauktā CIUS (Core Invoice Usage Specification — pamata rēķinu lietošanas specifikācija) — sašaurināta lietošanas rokasgrāmata, kurā precīzi izklāstīts, kā lietot EN 16931 datu modeli UBL 2.1 sintaksē, kā arī savi validācijas noteikumi. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentācija apstiprina, ka jebkurš dokuments, kas atbilst šai specifikācijai, automātiski atbilst arī Eiropas standartam EN 16931.

Iztēlojieties rēķinu par 1500 eiro. EN 16931 nosaka, kuri datu lauki rēķinam vispār ir nepieciešami, piemēram, summas un darījuma puses. UBL 2.1 nosaka, kurā XML elementā šī summa atrodas. PEPPOL BIS Billing 3.0 pievieno noteikumu, ka kopsummai ir jāatbilst rēķina rindu un PVN summai. Ja to neizdodas izdarīt, validācija neizdodas.

Kuri formāti teorētiski atbilst ES standartam, un ko Latvijas VID faktiski akceptē?

Ko ES noteikumi teorētiski atļauj

ES līmenī gan UBL 2.1, gan UN/CEFACT CII D16B atbilst EN 16931 prasībām kā sintakses. Eiropas Komisijas pārskats abus nosaukumus kā derīgas sintakses. Teorētiski visā Eiropā ir vairāk nekā viens pieņemts maršruts.

Kas patiesībā ir nepieciešams Latvijas VID?

Tomēr Latvijā šī izvēle jau ir izdarīta jūsu vietā. Noteikumi Nr. 749 īpaši nosauc UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 kombināciju kā VID sistēmas formātu. VID apstiprina tās e-rēķina lapa ka Latvijas nacionālajam standartam ir jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai un ka tai nav plānu paplašināt šo formātu.

Tas sniedz tiešu atbildi uz jautājumu, vai vienkāršs UBL 2.1 XML fails atbilst Latvijas prasībām: neatbilst. UBL 2.1 sintakse ir pareiza, taču bez PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumiem, kas ir uzslāņoti virsū, tas ir tikai puse no darba, līdzīgi kā teikums ar pareizu pareizrakstību, bet bez gramatikas. Jūsu programmatūrai ir jāizveido fails, kas iztur gan UBL 2.1 shēmas pārbaudi, gan PEPPOL BIS Billing 3.0 validācijas noteikumus.

Vai PEPPOL specifikācija un PEPPOL tīkls ir viens un tas pats?

Šeit vairums cilvēku otro reizi apjūk. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir prasība attiecībā uz dokumentu. formāts. Tas nenozīmē, ka rēķinam ir jānonāk caur pašu PEPPOL tīklu, izmantojot tā sauktos piekļuves punktus. Noteikumi Nr. 749 precīzi nosaka, kādus piegādes kanālus Latvijas uzņēmumi var izmantot: oficiālo e-adresi (Latvijas valsts pārvaldīto oficiālo elektronisko pastkastīti, kas ir pieejama, tiklīdz uzņēmumam ir aktīvs e-adreses konts), pakalpojumu sniedzēja vai operatora kanālu vai citu elektronisko kanālu, piemēram, sistēmu integrāciju, e-pastu vai kādu citu elektronisku piegādes metodi.

Abas puses savā starpā vienojas par kanālu. Ja izmantojat oficiālo e-adresi, tās informācijas sistēma automātiski pārsūta e-rēķina paziņojumu un datus VID. Ja izmantojat operatoru vai citu kanālu, XML fails ir jāiesniedz VID atsevišķi, izmantojot EDS (elektronisko deklarēšanas sistēmu), kas VID apstiprina, pieņem failus tikai XML formātā vai, izmantojot grāmatvedības programmatūras API, VID izsauc E-Invoice API V2, ja šāda saskarne pastāv.

Latvijas termiņi: kas jau ir obligāts 2026. gadā, un kas stājas spēkā 2028. gadā?

Laika skala norit trīs posmos, un katrs posms skar atšķirīgu pušu kopumu.

Jau obligāti: 2025. un 2026. gadā

Kopš 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti G2G, B2G un G2B segmentiem (rēķini starp valsts iestādēm un starp uzņēmumiem un valsts iestādēm), apstiprina VID. Rēķiniem, kas izrakstīti budžeta finansētām iestādēm saskaņā ar līgumiem, kas parakstīti pirms 2024. gada 31. decembra, tika piemērots pārejas periods saskaņā ar likums darbojas līdz 2026. gada 1. janvārim.

No 2026. gada 1. janvāra e-rēķinu datu iesniegšana VID kļūst obligāta tiem pašiem G2G, B2G un G2B segmentiem. No tā paša datuma, no 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim, B2B uzņēmumi var brīvprātīgi iesniegt datus VID. Pagaidām nav pienākuma, taču iespēja jau pastāv (Noteikumi Nr. 749).

Sākot ar 2028. gadu: B2B kļūs obligāts

No 2028. gada 1. janvāra arī B2B kļūs obligāts: VID apstiprina, ka Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem būs jāizraksta apmaksas rēķini kā e-rēķini un vienlaikus jāiesniedz tie VID. Daži izņēmumi neietilpst šī noteikuma darbības jomā saskaņā ar Grāmatvedības likumspiemēram, ar kases aparātu atbalstīti darījumi, noteikti dokumenti, kas ģenerēti valsts veselības vai nodarbinātības aģentūru sistēmās, un drošības un tiesībaizsardzības iestāžu iekšējie dokumenti.

Praktisks kontrolsaraksts jūsu rēķinu izrakstīšanas programmatūrai

Ir vērts pārskatīt savu programmatūru jau šodien, krietni pirms 2028. gada termiņa, nevis gaidīt, līdz tas būs tuvu.

  • UBL 2.1 eksports: Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības vai pārdošanas programmatūra var ģenerēt rēķinus UBL 2.1 XML formātā, ne tikai PDF rēķinus.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 validācija: jautājiet savam pakalpojumu sniedzējam, vai tā izveidotais XML fails patiešām atbilst prasībām. PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumi, ne tikai vispārīga UBL shēmas pārbaude.
  • Saņēmēja identifikatori: pārliecinieties, vai sistēma var saglabāt un izmantot klienta e-adresi vai citus PEPPOL identifikatorus, ne tikai vārdu un pasta adresi.
  • Piegādes kanāls: izlemt, kurš no kanāli, kas uzskaitīti Noteikumos Nr. 749 kas jums ir piemērots: e-pasta adrese, operators vai tieša integrācija, un vienojieties par to ar savu klientu.
  • Iesniegums VID: Pārbaudiet, vai jūsu kanāls automātiski pārsūta datus uz VID (tāpat kā e-adrese) vai arī tas ir jādara atsevišķi, izmantojot EDS vai API.
  • Termiņi: Atcerieties, ka e-rēķinam ir jānonāk VID vienreiz, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas. Ja rodas sistēmas kļūme, jums ir trīs darba dienas pēc tās novēršanas; jebkuras citas kavēšanās gadījumā jums ir jāpaziņo VID, izmantojot EDS, un jāiesniedz rēķini 30 kalendāro dienu laikā pēc cēloņa atklāšanas.Noteikumi Nr. 749).

Ja jūsu uzņēmums jau šodien, 2026. gada vasarā, apstrādā B2G rēķinus vai brīvprātīgi iesniedz VID, tad 2028. gada pāreja drīzāk ir jūsu iestatījumu apstiprinājums, nevis jauns projekts. Taču, ja katrs jūsu nosūtītais rēķins joprojām ir ar roku drukāts PDF fails, ir vērts sākt programmatūras izvēli jau tagad, nevis 2028. gada janvārī.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai Latvijas e-rēķina formāts būs obligāts 2026. gadā?

Latvijas Nodokļu pārvalde (VID) pieprasa, lai e-rēķinu XML tiktu rakstīts UBL 2.1 sintaksē un atbilstu PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem. Šis nav atsevišķs nacionālais formāts, bet gan PEPPOL standarta ieviešana.

Kāda ir atšķirība starp EN 16931, UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 ir semantisks datu modelis, kas nosaka, kuriem datu laukiem jābūt rēķinā. UBL 2.1 ir XML faila formāts, kurā šie dati tiek reģistrēti. PEPPOL BIS Billing 3.0 pievieno ierobežojumus un validācijas noteikumus, nodrošinot, ka rēķins precīzi atbilst prasībām.

Kad B2B e-rēķini kļūs obligāti Latvijā?

Pienākums izmantot uzņēmumu (B2B) e-rēķinus stāsies spēkā 2028. gada 1. janvārī. No 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim uzņēmumi var brīvprātīgi iesniegt datus VID.

Vai PEPPOL BIS Billing 3.0 nozīmē, ka rēķinam ir jāceļo caur PEPPOL tīklu?

Nē. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir dokumenta formāta prasība, nevis piegādes kanāls. Rēķinu var piegādāt pa e-pastu, ar mobilo sakaru operatoru vai tiešās integrācijas palīdzību, taču XML failam ir jāatbilst PEPPOL validācijas noteikumiem.