Odpowiedź bezpośrednia: termin ViDA (VAT w erze cyfrowej) obowiązujący w przypadku Twojej sprzedaży zależy od rodzaju transakcji, a nie tylko od daty kalendarzowej. 1 lipca 2028 r. Dotyczy to głównie platform (zakwaterowanie, transport pasażerski) oraz uproszczeń w zakresie rejestracji VAT. Nie jest to ogólny, ustrukturyzowany obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. 1 lipca 2030 r. jest terminem, który przynosi Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 Przestrzegaj obowiązku raportowania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i danych transakcyjnych dla transgranicznych transakcji B2B w Unii Europejskiej, w szczególności w przypadku dostaw towarów do innego państwa członkowskiego i usług odwrotnego obciążenia. Jeśli sprzedasz fakturę za usługi informatyczne na kwotę 1200 euro firmie łotewskiej, będzie Cię dotyczyć zasada z 2030 roku, a nie z 2028 roku. Krajowe przepisy B2B, na przykład na Łotwie. ustrukturyzowana e-faktura obowiązek, pojawił się wcześniej i jest całkowicie niezależny od ogólnej zasady UE.

Krótko mówiąc: dopasuj termin do rodzaju sprzedaży

Najprostszym sposobem uniknięcia nieporozumień jest zwrócenie uwagi na to, komu i gdzie sprzedajesz, a nie kiedy.

Rodzaj sprzedaży Obowiązujący termin Jakie zmiany
Transgraniczne transakcje B2B w UE (towary lub usługi z odwrotnym obciążeniem) 1 lipca 2030 r. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna + raport danych transakcyjnych
Krajowy B2B Prawo własne kraju (np. Łotwa 1 stycznia 2028 r.) Zależy od państwa członkowskiego, nie ma jednolitej daty w UE
Sprzedaż B2C ViDA nie rozszerza obowiązku faktury elektronicznej Obowiązują obecnie obowiązujące przepisy dotyczące podatku VAT.
Zakwaterowanie za pośrednictwem platformy (do 30 noclegów) lub transport pasażerów 1 lipca 2028 r. Platforma może stać się „szanowanym sprzedawcą“

Jeśli Twoja sprzedaż nie wpisuje się w żadną z tych czterech kategorii, warto rozróżnić dwie rzeczy: czy transakcja ma charakter transgraniczny i czy nabywca podlega opodatkowaniu VAT. To właśnie te dwie cechy decydują o tym, czy ma zastosowanie zasada 2030, a nie wielkość czy obroty Twojej firmy.

Co tak naprawdę zmieni się 1 lipca 2028 roku?

Rok 2028, będący połową okresu obowiązywania ustawy ViDA, nie jest ostatecznym terminem wprowadzenia e-fakturowania. To przede wszystkim reforma platform i systemu rejestracji. Artykuł 3 dyrektywy Rozporządzenie wejdzie w życie 1 lipca 2028 r. i wprowadzi dwie zmiany. Po pierwsze, platformy oferujące krótkoterminowe zakwaterowanie (do 30 nocy) i transport drogowy osób w UE, takie jak Airbnb, Booking i Bolt, mogą stać się „poważanymi sprzedawcami“ usług, jeśli dostawca usług nie przekaże platformie wymaganych danych VAT. Po drugie, wejdą w życie zmiany w Jednolitej Rejestracji VAT: rozszerzenie systemu OSS (One Stop Shop) oraz obowiązkowe odwrotne obciążenie dla firm, które nie są zarejestrowane jako podatnik VAT w kraju sprzedaży. Przegląd Komisji Europejskiej Według niego prawdziwą treścią roku 2028 są właśnie te dwie zmiany: zasada platformy i uproszczenie rejestracji.

Jedno zastrzeżenie: państwa członkowskie mogą odroczyć wdrożenie przepisów dotyczących dostawców platform, ale tylko do 1 stycznia 2030 r. i tylko w tej części. Nie jest to ogólne odroczenie ViDA 2028. Estonia Komunikat Ministerstwa Finansów W wyniku negocjacji Estonia uzyskała prawo do niewprowadzania dodatkowego opodatkowania małych przedsiębiorstw za pośrednictwem platform, ale dotyczy to przepisów dotyczących VAT, a nie terminu wystawienia faktury elektronicznej.

Co zmieni się w sprzedaży transgranicznej B2B od 1 lipca 2030 r.?

Oto sedno ViDA, które naprawdę wpływa na codzienne rozliczenia. Artykuł 5 dyrektywy Wejdzie w życie 1 lipca 2030 r. i zmienia artykuł 262 obecnej dyrektywy VAT, obejmując dwa rodzaje transakcji: wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 138) oraz transakcje, w których podatnikiem VAT na podstawie art. 194–197 jest nabywca (a nie sprzedawca). W praktyce oznacza to usługi B2B z powszechnym odwrotnym obciążeniem. Nie ma progu obrotu ani kwoty faktury. Decydujące znaczenie ma rodzaj transakcji i system VAT, a nie jej kwota.

Konkretny przykład: Twoja estońska firma sprzedaje usługę doradczą o wartości 1200 euro łotewskiemu podatnikowi VAT, a faktura jest wystawiana z odwrotnym obciążeniem. Transakcja ta podlega przepisom z 2030 roku, niezależnie od kwoty. Ta sama estońska firma sprzedaje tę samą usługę estońskiemu klientowi. Jest to transakcja krajowa i transgraniczna zasada ViDA nie ma do niej zastosowania. Jeśli natomiast sprzedajesz tę samą usługę osobie prywatnej w innym państwie członkowskim, jest to sprzedaż B2C, która nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur elektronicznych ViDA.

Co musi być w stanie obsługiwać Twój proces rozliczeniowy w roku 2030?

W przypadku transakcji objętych zakresem dyrektywy, wysłanie faktury w formacie PDF pocztą elektroniczną nie jest wystarczające. Zgodnie z definicją dyrektywy, faktura musi zostać sporządzona, wysłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie. Sam format PDF nie spełnia tego wymogu. Przywołana norma to: EN 16931, gdzie odpowiednie składnie (np. UBL lub UN/CEFACT CII) są wymienione w specyfikacji technicznej CEN/TS 16931-2:2017.

Istnieją dwa terminy, o których warto pamiętać osobno. Faktura musi zostać wystawiona nie później niż 10 dni po zdarzeniu podlegającym opodatkowaniu. Ta sama 10-dniowa zasada dotyczy również kwalifikujących się przedpłat. Jednak raport z danymi transakcji jest przetwarzany z różną szybkością: sprzedawca przesyła dane do organów podatkowych w momencie wystawienia faktury (lub powstania obowiązku jej wystawienia), podczas gdy dane z faktury sprzedawcy i dane dotyczące nabycia kupującego są zazwyczaj przetwarzane w ciągu 5 dni. Zatem dwie strony tej samej transakcji mogą przesyłać dane z różną szybkością. Nie jest to błąd, a jedynie element reguły.

Sprzedaż krajowa to decyzja krajowa, a nie wspólny termin UE

ViDA nie zobowiązuje wszystkich państw członkowskich do wprowadzenia krajowego systemu raportowania w czasie rzeczywistym. Jeśli jednak dany kraj zdecyduje się na taki krok, musi przestrzegać ram określonych w artykułach 271a–271b dyrektywy. Kraje, które posiadały już taki system, zezwoliły na jego stosowanie lub zalegalizowały go przed 1 stycznia 2024 r., będą mogły dostosować swój system do modelu unijnego najpóźniej do 1 stycznia 2035 r.

Przykład bałtycki jest tu jasny i wcześniejszy niż ogólna zasada UE: Łotwa Strona Ministerstwa Finansów Zgodnie z ustawą, ustrukturyzowana faktura elektroniczna i jej przesyłanie danych do Urzędu Skarbowego (VID) staną się obowiązkowe dla transakcji B2B między łotewskimi firmami od 1 stycznia 2028 r. Jest to dwa i pół roku przed unijnym terminem transgranicznym 2030. Jest to prawo łotewskie, a nie bezpośrednia konsekwencja ViDA, i ma zastosowanie wyłącznie do transakcji między firmami zarejestrowanymi na Łotwie. Ministerstwo Finansów twierdzi, że raportowanie cyfrowe oparte na e-fakturach dotyczy przede wszystkim harmonizacji raportowania transakcji transgranicznych w UE i ma wejść w życie 1 lipca 2030 r., ale Komunikat Ministerstwa Finansów nie potwierdza wprost, że Estonia nie ustanowiła jeszcze takich przepisów krajowych.

Jak przygotować się na okres 2026–2030?

Dwa i pół roku to wystarczająco dużo czasu, jeśli zaczynasz od klasyfikacji, a nie od wyboru oprogramowania.

  • Sprzedaż różnorodna w kategoriach: Dla każdego rodzaju sprzedaży wskaż, czy jest to sprzedaż transgraniczna B2B, krajowa B2B, B2C czy za pośrednictwem platformy. To zestawienie określa, który termin (2028, 2030 czy krajowy) ma zastosowanie do Twojej sprzedaży.
  • Aktualny status wszystkich kodów VAT klientów i odwrotnego obciążenia: Dane te zostaną uwzględnione w raporcie za rok 2030, a ich brak w razie opóźnienia będzie wiązał się z koniecznością późniejszej ręcznej korekty.
  • Wyjście testu EN 16931: Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe potrafi generować ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, a nie tylko eksportować fakturę w formacie PDF.
  • Sprawdź możliwości raportowania oprogramowania: Zapytaj producenta oprogramowania, czy i kiedy planuje wprowadzić 10-dniowy okres rozliczeniowy i przesyłanie danych transakcyjnych do organów podatkowych.
  • Należy osobno stosować się do zasad lokalnego organu podatkowego: Zobowiązania między firmami łotewskimi zaczną obowiązywać 1 stycznia 2028 r., Estonia i Litwa mogą ogłosić swoje krajowe przepisy później. ViDA nie ustala tego harmonogramu.

Ci, którzy sprzedają wyłącznie na rynku krajowym i B2C, mogą spokojnie obserwować terminy na lata 2028 i 2030 z daleka. Ci, którzy wystawiają transgraniczne faktury B2B (nawet pojedyncze, nawet na niewielkie kwoty, jak w tym przykładzie z Łotwy na 1200 euro), muszą mieć gotowe oprogramowanie i system gromadzenia danych przed 1 lipca 2030 roku, ponieważ ViDA nie przewiduje okresu przejściowego w tym zakresie.

Często zadawane pytania

Który termin ViDA obowiązuje w przypadku mojej sprzedaży – 2028 czy 2030?

Zależy to od rodzaju transakcji. 1 lipca 2028 r. dotyczy głównie platform (zakwaterowanie, transport pasażerski) oraz uproszczeń w zakresie rejestracji VAT. Od 1 lipca 2030 r. obowiązuje obowiązek ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego i raportowania danych transakcyjnych dla transgranicznych transakcji B2B w UE.

Czy termin upływający w 2028 r. oznacza obowiązek stosowania faktur elektronicznych?

Nie. Reforma ViDA z 2028 roku nie wprowadzi ogólnego obowiązku e-fakturowania. Skoncentruje się ona na przepisach dotyczących dostawców platform i zmianach w Jednolitej Rejestracji VAT.

Które transakcje podlegają obowiązkowi fakturowania elektronicznego od 2030 r.?

Przepisy z 2030 r. mają zastosowanie do transgranicznych transakcji B2B w UE: wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (art. 138) oraz transakcji, w których nabywca jest podatnikiem VAT (usługi rozliczane w ramach odwrotnego obciążenia). Mają one zastosowanie niezależnie od kwoty faktury.

Czy krajowe transakcje B2B są objęte przepisami ViDA 2030?

Nie. Krajowe transakcje B2B nie są objęte transgranicznymi przepisami ViDA 2030. Każde państwo członkowskie może wprowadzić własny obowiązek fakturowania elektronicznego w kraju, np. Łotwa, od 1 stycznia 2028 r.