Pakiet reformy VAT UE, oficjalnie dyrektywa Rady aktualizująca przepisy dotyczące VAT dla gospodarki cyfrowej i znana w Brukseli jako Pakiet ViDA, wprowadza nową, opcjonalną zasadę od 1 lipca 2028 r.: procedurę transferu towarów własnych. Umożliwia ona przedsiębiorstwu przenoszenie własnych zapasów lub towarów produkcyjnych z jednego państwa członkowskiego UE do innego bez konieczności rejestracji VAT w kraju docelowym. Załóżmy, że firma estońska, łotewska lub litewska wysyła towary o wartości 1200 euro do magazynu logistycznego w Polsce. Obecnie jest to traktowane jako dwie oddzielne transakcje i zazwyczaj powoduje lokalną rejestrację VAT. Dyrektywa ViDA od 1 lipca 2028 r. przekształca ten wewnętrzny ruch w pojedynczy miesięczny raport składany na podstawie numeru VAT kraju macierzystego, pod warunkiem że towary są objęte pełnym prawem do odliczenia, a ruch mieści się w granicach programu.

Schemat w jednym przykładzie

Wyobraź sobie, że Twój zarejestrowany w Tallinie sklep internetowy wysyła produkty o wartości 1200 euro do magazynu logistycznego w Polsce, aby być bliżej klientów. Obecnie oznacza to rejestrację VAT w Polsce i składanie tam deklaracji. Od 1 lipca 2028 r. tego rodzaju wewnętrzne przemieszczenia zapasów podlegają nowej sekcji 5 ustawy o VAT. Dyrektywa ViDA, rozdział poświęcony konkretnie transferom towarów własnych, i będziesz deklarować to w jednym miesięcznym zeznaniu podatkowym pod swoim krajowym numerem VAT. Polska strona ruchu jest zwolniona z VAT, ponieważ nic nie zostało faktycznie sprzedane nikomu; to tylko Twój własny adres zmiany zapasów.

Dla kogo jest przeznaczony ten program, a co nie?

Program obejmuje wyłącznie towary, które w kraju przeznaczenia objęte są pełnym prawem do odliczenia VAT naliczonego (prawo do zwrotu VAT zapłaconego przy zakupach biznesowych). Jeśli prawo to jest częściowe lub nie istnieje, przewóz nie podlega programowi i nadal wymaga standardowego traktowania, ponieważ dyrektywa określa. Nie ma progu obrotów ani wymogu minimalnej wielkości, więc jednoosobowy sklep internetowy kwalifikuje się na dokładnie takich samych zasadach jak duży producent. Po rejestracji musisz stosować się do programu do każdego kwalifikującego się transferu; nie możesz wybierać według kraju ani przesyłki. Istotna jest jedna różnica: program obejmuje przemieszczanie własnych towarów, a nie sprzedaż klientowi. Jeśli towary trafiają bezpośrednio do kupującego w innym państwie członkowskim, nadal obowiązują standardowe zasady sprzedaży na odległość lub B2B.

Jakie zmiany nastąpią 1 lipca 2028 r.?

Twój kraj członkowski identyfikacji, kraj, w którym jesteś zarejestrowany w programie i ogólnie kraj siedziby, pozostaje taki sam, jak ten, którego już używasz. Zgodnie z Dyrektywa ViDA, zachowasz dotychczasowy numer VAT kraju macierzystego, a jeśli jesteś już zarejestrowany w ramach systemu Union OSS (unijnego systemu rozliczania VAT w jednym miejscu, umożliwiającego rozliczanie transgranicznego podatku VAT w ramach jednego zeznania), kraj rejestracji również się nie zmieni. Odpowiednie wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w kraju docelowym jest zwolnione z VAT i samo w sobie nie nakłada tam obowiązku rejestracji. Właśnie to eliminuje dzisiejsze podwójne rozliczanie. Tekst dyrektywy Stanowi, że ten specjalny system ma zastosowanie do wszystkich transferów towarów własnych dokonywanych przez podatnika zarejestrowanego w tym systemie. Innymi słowy, po zarejestrowaniu się, stosujesz go w każdym przypadku, zamiast decydować indywidualnie, czy nadal potrzebujesz lokalnego numeru VAT.

Jak wygląda rejestracja, składanie miesięcznych deklaracji i prowadzenie dokumentacji — i jak się do tego teraz przygotować?

Jeśli zarejestrujesz się przed pierwszym transferem, ochrona rozpocznie się pierwszego dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli pierwszy transfer nastąpi przed Twoją rejestracją, ochrona nadal będzie obowiązywać dla tej transakcji, pod warunkiem powiadomienia stanu rejestracji do 10. dnia następnego miesiąca, ponieważ dyrektywa określa. Deklaracje są składane elektronicznie i co miesiąc, nawet jako deklaracja zerowa, jeśli nie wystąpiły żadne przelewy, do ostatniego dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Należy zgłosić kwotę netto podatku VAT z podziałem na kraj przeznaczenia oraz, w stosownych przypadkach, kraj wysyłki, jeśli różni się on od stanu macierzystego. Korekty zostaną uwzględnione w późniejszym zeznaniu, w ciągu trzech lat od pierwotnego terminu. Ewidencja musi być wystarczająco szczegółowa, aby organy podatkowe w kraju wysyłki, kraju przeznaczenia i kraju rejestracji mogły ją sprawdzić, i musi być przechowywana elektronicznie przez 10 lat od 31 grudnia roku, w którym nastąpił przelew.

Jakie pułapki czyhają na nas w przypadku zapasów na żądanie, sprzedaży lokalnej i zwrotów podatku VAT?

Umowy o zapasach typu call-off stock (mechanizm, w którym towary znajdują się w innym państwie członkowskim, ale własność zostaje przeniesiona dopiero po pobraniu ich przez klienta z zapasów) mogą być nadal ustanawiane na nowo do 30 czerwca 2028 r. Po tym terminie nie będą zawierane żadne nowe umowy, ale istniejące umowy będą obowiązywać na pierwotnych warunkach, w tym 12-miesięczny limit przeniesienia własności, do Artykuł 17a zostaje w całości uchylony z dniem 30 czerwca 2029 r.. Rejestracja lokalna nie znika wszędzie: dostawy z Cypru na Cypr lub z Bułgarii do Bułgarii nadal muszą być deklarowane w lokalnym cypryjskim lub bułgarskim zeznaniu VAT, ponieważ nie jest to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość. I jedna rzecz warta wyraźnego podkreślenia: raport o towarach własnych nie pozwala na odliczenie podatku VAT naliczonego zapłaconego w kraju docelowym. W tym celu nadal obowiązuje standardowa procedura zwrotu, chyba że jesteś już zarejestrowany w tym kraju w celu prowadzenia innej działalności gospodarczej. W takim przypadku odliczenie jest realizowane poprzez deklarację lokalną.

Plan działania dla przedsiębiorstw bałtyckich na lata 2026–2028

  • Mapuj każdy transgraniczny ruch Twoich towarów — do magazynów, zakładów produkcyjnych, na targi — zarówno w ruchu wychodzącym, jak i powrotnym.
  • Przypisz do każdego przemieszczania informacje o kraju wysyłki, kraju przeznaczenia i statusie praw do odliczeń, ponieważ to decyduje, czy kwalifikuje się ono w ogóle do objęcia programem.
  • Przejrzyj swoje umowy magazynowe i umowy dotyczące rynku. Sprawdź, czy zakładają one, że posiadasz lokalny numer VAT, który w ramach programu może być zbędny.
  • Przetestuj swoje oprogramowanie księgowe lub ERP: czy potrafi odróżnić transfery towarów własnych od sprzedaży i wygenerować raport z podziałem na kraje?
  • Wstrzymaj się z anulowaniem wszelkich istniejących zagranicznych rejestracji VAT do czasu, aż krajowe portale opublikują własne wytyczne. Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2026/1869, które dodaje program do systemu współpracy administracyjnej, wchodzi w życie w odniesieniu do danych rejestrowych 1 stycznia 2027 r., a w odniesieniu do głównych zasad – 1 lipca 2028 r.
  • Śledź Komisję zaktualizowane przewodniki OSS, opublikowane 24 lipca 2026 r., w którym opisano już wyjaśnienia, które mają wejść w życie w 2027 r.

Często zadawane pytania

Kiedy wejdzie w życie własny program transferu towarów ViDA?

System wejdzie w życie 1 lipca 2028 r. Umożliwi on przedsiębiorstwu przemieszczanie towarów z jednego państwa członkowskiego UE do innego bez konieczności rejestracji jako podatnik VAT w kraju przeznaczenia.

Dla kogo przeznaczony jest własny program towarowy ViDA?

Program jest przeznaczony dla wszystkich firm eksportujących swoje towary do innego państwa członkowskiego UE, gdzie towary te mają pełne prawo do odliczenia. Nie ma limitu kwotowego ani minimalnego progu obrotu.

Jak działa rejestracja i raportowanie w ramach własnego systemu obrotu towarami ViDA?

Rejestracja odbywa się przed pierwszym przelewem. Sprawozdanie jest elektroniczne i składane co miesiąc, z numerem VAT kraju macierzystego. Termin złożenia sprawozdania upływa ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.

Co się stanie z umowami o dostawę towarów konsumpcyjnych po 2028 roku?

Nowe umowy o dostawę na zasadzie call-off stock można zawierać do 30 czerwca 2028 r. Umowy zawarte wcześniej będą ważne do 30 czerwca 2029 r., kiedy to wygaśnie art. 17a.